淺談新形勢(shì)下檔案管理的有效性

邵明春+趙詠梅

[摘 要]檔案是歷史的真實(shí)記錄。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步，把檔案看成文件庫的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)正在被記憶庫和知識(shí)庫的認(rèn)識(shí)所取代。辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的結(jié)合，形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性、管理的規(guī)范性、利用的有效性。新形勢(shì)下如何做好檔案管理工作，給檔案管理工作提出了更高的要求。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì)；檔案管理；有效性

檔案管理是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的總稱，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。在高科技時(shí)代，現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，又分信息加工和信息輸出兩部分。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。為了更好地做到檔案工作的與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案信息化資源建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理從手工型向數(shù)字型、從封閉或半封閉型向開放型轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)變，筆者以為要從以下方面予以著手，才能切實(shí)提高檔案管理工作的有效性。

一、檔案管理概況

隨著科技的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用，檔案信息化管理越來越受到廣泛重視。在新形勢(shì)下，通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，建立了計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)編制了檔案的案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，可以有效地實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的交流（如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等）的無縫連接，由于檔案管理可以利用電子文件的實(shí)時(shí)物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為開展發(fā)展新形勢(shì)的規(guī)劃、運(yùn)行分析等各項(xiàng)活動(dòng)發(fā)揮了積極、重要的作用。

二、現(xiàn)代檔案管理的存在的問題

雖然隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)利用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案，使檔案管理工作取得了許多成績(jī)，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因，與檔案管理的現(xiàn)代化及今后社會(huì)發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。具體問題可以討論如下。

（一）檔案管理與社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展還不能有機(jī)融合

為實(shí)現(xiàn)檔案管理需要，我們?cè)S多單位都建立了一系列各種專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)可以承載著大量的管理信息，并且隨著社會(huì)的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時(shí)并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分或基本接收不到檔案。

（二）社會(huì)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

一直以來，對(duì)檔案的管理只是組織方面的工作，對(duì)社會(huì)的需要鮮為人知，因此，社會(huì)一些部門只注重物質(zhì)文明的建設(shè)，而忽視了的檔案建設(shè)。再加上部分的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，庫藏檔案資源不夠豐富，影響了在新形勢(shì)下為生產(chǎn)力的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使對(duì)于檔案的需求和對(duì)檔案的利用難以取得預(yù)期效果。

（三）檔案管理現(xiàn)代化體制機(jī)制還不健全

在檔案管理部門，由于檔案科室內(nèi)部分工不細(xì)，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動(dòng)，由于各部門的交流不夠，致使在檔案管理工作過程中，使其形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致檔案管理工作與其它工作相比相對(duì)滯后。

（四）檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展還不相適應(yīng)

由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位缺少專業(yè)人員，在一些單位，大都屬于人員安置型，造成目前檔案管理隊(duì)伍中整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。

三、加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理的建議

在新形勢(shì)下，為了提高檔案管理的有效性，應(yīng)做好以下的各方方面工作。第一，要按照檔案管理要求，定期整理打掃檔案室，做好檔案室環(huán)境工作和檔案信息的保護(hù)工作；第二，要與各部門溝通協(xié)調(diào)資料歸檔相關(guān)工作；第三，要做好電子數(shù)據(jù)的收集、整理，維護(hù)和利用好文書檔案管理系統(tǒng)，努力做到收一份文，及時(shí)存錄一份文件；第四，要按照檔案管理制度，對(duì)單位檔案室進(jìn)行常態(tài)化管理，專人管理，按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)已入庫檔案進(jìn)行保存，做好檔案的收藏和保密工作。第五，要嚴(yán)格按照檔案借閱制度，完善借閱程序，一般只限于在“檔案閱覽室”使用，并進(jìn)行登記。嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱者要認(rèn)真填寫《檔案借閱登記表》，不得轉(zhuǎn)借、涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布檔案內(nèi)容，確保檔案的保密、完整與安全。第六，要耐心細(xì)致，搞好檔案工作。檔案服務(wù)工作的內(nèi)容比較繁瑣，面對(duì)大量的日常性檔案保管工作和領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)，檔案管理人員要抓緊時(shí)間，提高自己的業(yè)務(wù)能力，掌握計(jì)算機(jī)和檔案學(xué)的知識(shí)，這樣才能高效、圓滿、妥善地辦理好檔案管理工作，使檔案管理在新時(shí)期，為更好地發(fā)揮人才的作用，做出共享，為檔案室工作的正常開展提供了有效保證。

四、結(jié)語

總之，檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)管理工作中都具有重要的意義，而且是推進(jìn)社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的重要文獻(xiàn)資料。加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理是具有總結(jié)過去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃未來的參考價(jià)值，檔案管理工作的好壞，直接反應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)建設(shè)的成果。因此，不斷夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，系統(tǒng)完善檔案管理辦法，持續(xù)加大檔案管理力度和優(yōu)化提高檔案管理人員素質(zhì)，有效地發(fā)揮檔案的功能和價(jià)值，就變得非常重要。

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