機關檔案登記工作的基本形式探討

李茉

[摘 要]機關檔案登記就是對檔案的收進、移出以及整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用等情況，通過簿冊、單等形式加以記載，以揭示其過程、現(xiàn)狀和變化的檔案統(tǒng)計調查方法。檔案登記工作就是對檔案管理活動中所有重要的事實、行為和數據進行隨時隨地記錄的一項工作。其內容總體上可分為檔案狀況登記和檔案工作登記兩部分。

[關鍵詞]機關檔案；登記工作；基本形式

一、機關檔案狀況登記

機關檔案狀況一般可分解為檔案的數量、存在與保管狀態(tài)及其變化情況三個基本方面。對檔案數量、存在與保管狀態(tài)及其變化情況進行登記的具體形式主要有以下幾種。

（一）卷內文件目錄和案卷目錄

卷內文件目錄是對卷內文件按順序進行的登記。它是檔案管理工作中的一種編目，同時又對卷內文件起著固定順序和統(tǒng)計數量的作用。案卷目錄是登記每一案卷標題及卷內文件的起止日期、保管期限的簿冊，是統(tǒng)計已整理編目檔案的基礎材料。

（二）檔案收進登記簿

收進登記簿是檔案館記載檔案增長情況的一種總登記冊?；镜怯浄椒ㄊ且允者M檔案的次數為單位進行登記，即每收進一批檔案，無論其數量及全宗所屬情況如何，都要在收進登記簿上登記為一個條目，主要登記項目有收到日期、移交機關、移交數據、全宗名稱、檔案所屬年度、檔案數量、檔案狀況、全宗號等。

（三）全宗名冊

全宗名冊是登記檔案館所保存的每一個全宗的名冊。它是檔案館登記全宗和固定全宗排列順序及共號數所用的一種工具。主要登記項目有全宗號、全宗初次入館日期、全宗名稱、卷宗移出說明等。

（四）全宗卡片

全宗卡片是檔案行政管理部門要求檔案館報道的一種登記形式。目的是為了隨時掌握各檔案館所存檔案全宗的基本情況。登記項目主要有：檔案館名稱；全宗名稱及其塵化情況；立檔單位的性質及主要職能；全宗初次入館日期、檔案數量及統(tǒng)計日期等。

（五）檔案成分和數量變化情況報道表

它是檔案館按要求向檔案行政管理部門報道的一種檔案登記形式，旨在隨時報告所管檔案（以全宗為單位）的變化情況。檔案行政管理部門根據其報道內容.隨時在全宗卡片上進行補充登記。主要登記項目有全宗號、全宗名稱、新收進和調出檔案情況、年終全宗內檔案總數等。

（六）案卷目錄登記簿

它的主要作用是在固定案卷目錄順序號和統(tǒng)計檔案館各個全宗內案卷目錄的數量兩個方面。編制方法是按全宗以目錄的收進和編制次（冊）數為單位進行登記，每一全宗內的每一本目錄各編一個順序號。主要登記項目有順序號、全宗號、目錄號、目錄名稱、所屬年度、案卷數量、目錄頁數、目錄份數、移出說明、保管期限、備考等。

二、機關檔案工作登記

檔案工作登記是記錄檔案工作過程中發(fā)生的一些重要情況和一些平常的工作行為、事實、數字。其中提供利用工作是其登記的重點內容。一般的登記形式有以下幾種。

（一）工作日志

工作日志是許多行業(yè)中普遍采用的一種基本的工作登記形式，目的在于逐步記錄每—天的工作內容和進程以及存在的問題，積累詳盡的工作原始記錄，為日后的查考和總結提供素材。檔案工作日志一般是以每一位工作人員每天所進行的業(yè)務活動為基本登記內容，同時兼顧非業(yè)務方面。

（二）人員進出庫房登記

工作人員及其他人員每次進出庫房均應在登記薄上登記，登記項目有進出庫房人員姓名、日期、進入庫房時間（時刻）、進庫理由、出庫時間（時刻）等。

（三）檔案出入庫登記

它是庫房管理的一種手段。登記本應放在庫房入口處或庫房中固定位置。無論何種原因，只要從庫房中調出庫外或最終歸入庫房時，均應登記。具體的登記項目有檔案出庫的日期、時間（時刻）、檔號及數量、原因（用途）、歸入日期（時刻）、經手人等。

（四）檔案清點、檢查登記

它是對檔案進行定期或不定期的清點、檢查過程中及清點、檢查完畢之后進行的登記。登記項目有清點、檢查的日期、原因，清點檢查過程所發(fā)現(xiàn)的情況及問題，清點檢查的結果（結論），參加清點、檢查的工作人員姓名。

（五）庫房溫濕度登記

這是庫房管理必須進行的一項登記。登記采取表格式，主要登記項目有登記日期、溫度、濕度、采取措施等。有條件的單位采用了“溫濕度控制系統(tǒng)”，計算機自動控制庫房溫濕度和定時記錄溫濕度的度數，代替了手工操作，非常方便，使庫房的管理上了一個臺階。

（六）檔案利用登記簿

一種全面、系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式。它既是檔案館、檔案室記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時也是檔案館、檔案室向利用者具體提供檔案時履行交接手續(xù)的一種交接憑據。檔案室往往將其作為唯一的檔案利用登記手段使用。近年來，為了減少檔案室工作人員的勞動量，簡化利用程序，有將利用登記和利用效果登記合并在一起的趨勢，即在檔案利用登記簿上增加一欄“利用效果”就達到了一舉兩得的目的。具體登記項目有日期、利用者姓名、工作單位、職務、利用目的、利用方式、檔號、數量（卷）、利用者簽名、歸還日期、經手人等。

（七）利用者登記卡

這是檔案館對利用者進行記錄、掌握利用情況的一種登記形式。具體登記項目有利用者姓名、性別、年齡、閱覽證號、工作單位、職務、印鑒或簽字、填卡日期等。

（八）檔案借出登記薄

用于對檔案被借出檔案館、檔案室之外的情況進行登記的一種登記形式。具體登記項目有借出日期、借閱單位、利用目的、數量、全宗號、目錄號、案卷號、借閱期限、借出人簽字、歸還日期、簽字、備注等。

（九）檔案復制、摘抄登記

用于對檔案在利用中被復制、摘抄情況進行登記的一種登記形式。同時具有提出復制、摘抄申請、履行批準手續(xù)和確認復制、摘抄事實的憑據性質。具體登記項目有利用者姓名、單位、職務、擬復制摘抄文件標題、核號、份數、用途、審批意見、審批人、日期、復制摘抄人簽名等。

參考文獻：

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[2]劉艷霞.加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐[J].蘭臺內外，2010（02）.