企業(yè)檔案信息管理探究

魏艷

企業(yè)檔案管理工作的最終目的就是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，充分利用檔案的潛在價(jià)值為企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作獲得了更加廣闊的生存和發(fā)展空間，想著現(xiàn)代化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，但也面臨著諸多的挑戰(zhàn)。檔案工作者應(yīng)把握機(jī)遇，不斷推動企業(yè)檔案管理工作向前發(fā)展。

一、企業(yè)檔案信息管理工作的內(nèi)涵

1、檔案信息管理改變了企業(yè)傳統(tǒng)的工作模式。檔案信息化改變了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案利用方式，促進(jìn)了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和檔案室的管理工作向著高效率的現(xiàn)代化邁進(jìn)。傳統(tǒng)檔案管理的工作實(shí)質(zhì)就是一套手工作業(yè)，同時(shí)也形成了與其相適應(yīng)的思維定式。實(shí)現(xiàn)信息化管理，極大地提高了辦公效率，在這個(gè)變革過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被現(xiàn)代化的管理理念所代替，而檔案信息化建設(shè)對檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)、操作技能也提出了新的要求。在實(shí)際工作中，工作的內(nèi)容已不完全是對檔案實(shí)體的管理，還包括對檔案信息的管理，從而在檔案管理方面呈現(xiàn)了一個(gè)新的工作視角，這也是檔案管理工作進(jìn)步的標(biāo)志。

2、檔案信息化管理為企業(yè)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作賦予了新的含義。在信息化條件下，檔案業(yè)務(wù)工作的概念已不僅限于傳統(tǒng)檔案工作中收、管、用等傳統(tǒng)的工作方式，還增添了現(xiàn)代化技術(shù)手段及新的工作內(nèi)容，對電子檔案等新載體檔案盒一些特殊的實(shí)體檔案有著全新的管理方式和方法。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用越來越多地被應(yīng)用于企業(yè)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，各種應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫開發(fā)為檔案信息的利用提供了可靠的保證。探討和研究新的檔案管理模式，需要我們做大量的基礎(chǔ)性工作和研究性工作，以改變以往的思維方式，促使檔案工作實(shí)現(xiàn)多方位、多思路、高效率、高水平的管理新模式。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息管理的對策

1、自動上傳，收集歸檔。檔案部門可以改變傳統(tǒng)的收集模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到檔案館的服務(wù)器上進(jìn)行歸檔。檔案管理人員在接收電子檔案后，首先，應(yīng)對移交的電子檔案進(jìn)行驗(yàn)收、核對，在歸檔的服務(wù)器上注明卷宗號、文件名稱、移交人等，并對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換。其次，應(yīng)在計(jì)算機(jī)中分門別類地建立文件夾，將相應(yīng)的檔案存放在各自的文件夾下。

2、加強(qiáng)管理，保障安全。必須高度關(guān)注檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性問題，建立健全檔案信息管理體系，用制度管人、用制度管事，規(guī)范檔案信息管理操作規(guī)程，并采取有效措施，確保檔案信息的安全。

3、加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。

4、加強(qiáng)企業(yè)信息個(gè)性化服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)是在研究用戶的個(gè)性、習(xí)慣、興趣、知識結(jié)構(gòu)、心理傾向、信息需求和行為方式的基礎(chǔ)上，通過用戶的自助服務(wù)，使用戶接觸到所需的相關(guān)信息和感興趣的知識內(nèi)容，以節(jié)約查找時(shí)間，提高效率。（1）信息定制服務(wù)。根據(jù)用戶需求，對館藏的信息內(nèi)容和各類服務(wù)進(jìn)行分類，形成多個(gè)資源的、和服務(wù)模板，使用戶定制的目標(biāo)集中在這些模板上。（2）信息推送服務(wù)。運(yùn)用推送技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的一種個(gè)性化主動信息服務(wù)方式，其最大特點(diǎn)就是能實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)用戶一次輸入請求，定期地不斷地接受到最新的信息。（3）智能代理服務(wù)。通過跟蹤用戶在信息空間中的活動，自動捕捉用戶的興趣愛好，主動搜索可能引起用戶興趣的信息并提供給用戶。（4）信息自助檢索服務(wù)。用戶經(jīng)常需要通過與檢索系統(tǒng)動態(tài)交互來確定其提問，在交互過程中，形成相關(guān)的判斷，由此來調(diào)整他們的目標(biāo)。（5）信息數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)。從大型數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫和浩瀚的網(wǎng)絡(luò)信息空間中發(fā)現(xiàn)并提取隱藏在其中的信息，幫助重點(diǎn)用戶尋找數(shù)據(jù)間潛在的關(guān)聯(lián)，發(fā)現(xiàn)被忽略的要素，而這些信息對預(yù)測趨勢和決策行為也許是十分有用的。（6）信息呼叫中心服務(wù)。用戶可通過電話接入、傳真接入或?qū)拵Ы尤朐L問檔案館網(wǎng)站等多種方式進(jìn)入系統(tǒng)，在系統(tǒng)自動語音導(dǎo)航或人工坐席的幫助下訪問系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，獲取各種咨詢服務(wù)或完成相應(yīng)的事務(wù)處理。

三、加快企業(yè)檔案信息管理的方法

1、爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。首先，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。除提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度外，在知識結(jié)構(gòu)上也要注入新的內(nèi)容，要加快培訓(xùn)工作，更新檔案管理工作的理念，是檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理有一個(gè)明確的方向和目標(biāo)。要把檔案信息管理作為電子政務(wù)建設(shè)的一個(gè)有效內(nèi)容，構(gòu)建起檔案信息的平臺，利用檔案信息管理的操作系統(tǒng)，提高工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。其次，要提供人、財(cái)、物的全方位支持。檔案信息管理必須以一定的資金、技術(shù)和人才為基本條件。

2、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，在政府電子政務(wù)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，這樣，不僅可以提高工作效率，減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，還可以避免重復(fù)性的勞動。計(jì)算機(jī)在檔案的收集、整理、信息加工、編制索引等方面有效率高的特點(diǎn)，利用這些優(yōu)勢，借助綜合管理軟件，可進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。

3、提升檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)踐是開展檔案現(xiàn)代化、信息化管理的重要前提。所以，要提高企業(yè)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，使其能夠探索研究新形勢下檔案信息化管理模式，為企業(yè)檔案信息化管理提供人才保證。首先，按其所有的專業(yè)技能層次，分期舉辦專業(yè)技能培訓(xùn)，請高校的檔案專家、教授或本系統(tǒng)有豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員授課，傳授檔案專業(yè)知識。其次，聘請具有高學(xué)歷、高素質(zhì)、精通計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化高科技知識的復(fù)合型人才擔(dān)任檔案管理人員。其三，引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化、信息化管理人才，為企業(yè)檔案信息管理提供人才支撐。