來(lái)華留學(xué)生檔案管理工作芻議

張廣磊　羅君

[摘 要]隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展水平日益提升，來(lái)華留學(xué)生規(guī)模發(fā)展迅速，如何科學(xué)高效的做好來(lái)華留學(xué)生檔案管理工作也顯得越發(fā)重要。本文通過探索來(lái)華留學(xué)生檔案管理工作的意義，發(fā)掘來(lái)華留學(xué)生檔案管理過程中的問題，以期找到解決辦法，為來(lái)華留學(xué)生教育事業(yè)的發(fā)展提供有益的參考。

[關(guān)鍵詞]來(lái)華留學(xué)生；檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全球化以及我國(guó)教育國(guó)際化水平的不斷提升，越來(lái)越多的來(lái)華留學(xué)生到中國(guó)高校學(xué)習(xí)。如何建立健全來(lái)華留學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)和高效穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，也顯得日趨重要。

一、來(lái)華留學(xué)生檔案工作的綜述

（一）檔案直白的表述就是歷史的記錄，而來(lái)華留學(xué)生的檔案的含義為“凡是記述和反映留學(xué)生來(lái)華學(xué)生、活動(dòng)，具有保存價(jià)值的，并按照一定的規(guī)律，集中保管起來(lái)的文件材料，都是留學(xué)生檔案?！盵1]由此可知，來(lái)華留學(xué)生入境前的成績(jī)證明、申請(qǐng)信以及推薦信等申請(qǐng)材料，入境后的學(xué)籍材料、考試成績(jī)單、簽證和居留許可材料、日常表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲證明，甚至離華后的相關(guān)材料等等都可以歸為留學(xué)生檔案。

（二）由于來(lái)華留學(xué)生群體有別于中國(guó)學(xué)生，留學(xué)生檔案的管理也具有特殊性。1、內(nèi)容的特殊性。由于留學(xué)生來(lái)自世界五大洲，地域廣泛，因而留學(xué)生檔案多種多樣，各不相同。比如，長(zhǎng)期生和短期生的檔案內(nèi)容不同，公費(fèi)生和自費(fèi)生的檔案內(nèi)容不同，專業(yè)學(xué)生與語(yǔ)言生的內(nèi)容亦不相同。2、語(yǔ)言的特殊性。留學(xué)生來(lái)自世界各地，隸屬不同語(yǔ)系，因?yàn)楦鱾€(gè)院校對(duì)申請(qǐng)材料的要求也不相同。所以，留學(xué)生的檔案由不同語(yǔ)言的文字構(gòu)成，這也給檔案的分類和管理帶來(lái)了困難。3、檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)不同。留學(xué)生檔案按照時(shí)間段劃分可以分為入學(xué)前，入學(xué)后以及畢業(yè)后檔案，按照學(xué)生類別又可以分為學(xué)歷生檔案和非學(xué)歷生檔案。按照在學(xué)時(shí)間劃分又可以分為長(zhǎng)期生檔案和短期生檔案。

（三）留學(xué)生檔案的管理工作具有重要的意義。1、留學(xué)生檔案工作對(duì)于來(lái)華留學(xué)生的招生工作具有重要的指導(dǎo)意義。分析留學(xué)生的生源來(lái)源，可以很好的指導(dǎo)招生宣傳工作，使招生工作做到有的放矢，事半功倍。2、留學(xué)生檔案工作對(duì)于留學(xué)生教育教學(xué)工作具有指導(dǎo)意義。通過了解留學(xué)生的學(xué)習(xí)和成績(jī)分布狀態(tài)，可以很好反哺教學(xué)。3、留學(xué)生檔案工作對(duì)于政府層面的決策提供重要依據(jù)。國(guó)家對(duì)于政府獎(jiǎng)學(xué)金的分配，專業(yè)的分配以及院校的分布，都需要從留學(xué)生檔案中尋求數(shù)據(jù)支撐。4、從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，在畢業(yè)生離校后對(duì)其進(jìn)行追蹤記錄，不斷充實(shí)留學(xué)生檔案信息，這對(duì)于學(xué)校甚至是國(guó)家都是非常大的潛在收益。

二、來(lái)華留學(xué)生檔案工作面臨的主要問題

（一）留學(xué)生檔案管理專職人員缺失。由于多數(shù)院校對(duì)于留學(xué)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，很少有院校配備專職的檔案管理人員，而且留學(xué)生檔案的管理人員本身的自身素質(zhì)還有待加強(qiáng)，留學(xué)生檔案管理人員職業(yè)性不夠。在我國(guó)的高等學(xué)校中大多數(shù)的留學(xué)生檔案管理人員都不是檔案學(xué)專業(yè)出身的專業(yè)技術(shù)人員，而是學(xué)校自身的行政管理人員轉(zhuǎn)變的，或者是由管理人員兼職的，很難保證檔案工作有序高效進(jìn)行。

（二）留學(xué)生檔案來(lái)源分散，分類模糊。由于來(lái)華留學(xué)生檔案來(lái)源多樣、層次不一、專業(yè)分散，所以檔案的載體和形式很難進(jìn)行統(tǒng)一的類別劃分。這也造成了檔案比較混亂，檢索費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

（三）留學(xué)生檔案的電子化和信息化程度不高。國(guó)內(nèi)很多院校都在使用“來(lái)華留學(xué)生信息管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)中許多信息可以作為留學(xué)生檔案直接保存，但很多高校在使用過程中沒有錄入學(xué)生的完整信息，許多高校僅僅使用了該系統(tǒng)中的“基本信息”一項(xiàng)[2]。

三、做好來(lái)華留學(xué)生檔案工作的主要措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，建立一支盡職的高校的留學(xué)生檔案管理隊(duì)伍。隨著留學(xué)生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，留學(xué)形式和留學(xué)層次多種多樣，留學(xué)生檔案的重要性日益凸顯。留學(xué)生檔案的工作難度和工作量度成倍增加。以往的靠留學(xué)生管理人員兼職的檔案管理模式也日益不能滿足檔案工作發(fā)展的需要。盡快建立一支盡職的高校的專職檔案管理隊(duì)伍也必須提上日程。同時(shí)，還需要對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，以提高檔案管理隊(duì)伍的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。

（二）不斷優(yōu)化和改善留學(xué)生檔案的分類，提高檔案的管理效率。1994年以后，有些高校的檔案按照《實(shí)體分類法》歸檔。在《實(shí)體分類法》中，外事檔案作為第五個(gè)二級(jí)類別，它的類目代號(hào)為WS15，此歸檔范圍過于籠統(tǒng)和簡(jiǎn)單。有效的方法是在原有的二級(jí)類目WS15下面增設(shè)三級(jí)類目，每個(gè)類目下面明確列出歸檔范圍[3]。

（三）不斷提高留學(xué)生檔案管理的電子化和信息化水平。利用網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的先進(jìn)技術(shù)，在源頭上把好關(guān)。在學(xué)生入校前的申請(qǐng)階段，提醒學(xué)生使用“來(lái)華留學(xué)生信息管理系統(tǒng)”進(jìn)行申請(qǐng)，并自行錄入相關(guān)信息，保證信息的完整性和正確性。盡量使留學(xué)生在入校前，學(xué)習(xí)中，畢業(yè)后都能完整一致的使用該系統(tǒng)，為檔案的保存和管理工作提供精確無(wú)誤的信息。

（四）切實(shí)做好電子檔案的保密管理工作。由于電子檔案自身的存在形式，決定了如果電子檔案信息一旦外泄會(huì)形成短時(shí)間、大規(guī)模泄密的災(zāi)難性后果。所以一定要做好電子檔案的安全保衛(wèi)工作，對(duì)于電子檔案的存放地點(diǎn)要做到有專人看管。出入都要有記錄可供查詢，有視頻監(jiān)控等現(xiàn)代化門禁監(jiān)控系統(tǒng)的配備。同時(shí)，要有專門值班制度，要嚴(yán)格管理電子檔案的整個(gè)流轉(zhuǎn)過程。

參考文獻(xiàn)：

[1]王利偉.建立來(lái)華留學(xué)生檔案追蹤機(jī)制探析[J].蘭臺(tái)世界.2011.（4）.

[2]楊保樂.廣西高校留學(xué)生檔案管理探析[J].檔案研究.2014.（1）.

作者簡(jiǎn)介：張廣磊（1977-），男，江蘇贛榆人，碩士，講師，研究方向高等教育管理；羅君（1980-），男，籍貫四川內(nèi)江，碩士，助理研究員，研究方向主要是高等教育管理。

課題項(xiàng)目：本文系南京信息工程大學(xué)濱江學(xué)院黨建與思政研究課題（項(xiàng)目編號(hào)：2012DJSZ012），南京信息工程大學(xué)濱江學(xué)院教學(xué)建設(shè)與改革研究課題（項(xiàng)目編號(hào)：2014JY11，2014JY04）