檔案管理工作之我見(jiàn)

周冰蓮

[摘 要]當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展時(shí)期，檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)；針對(duì)目前檔案管理中存在的問(wèn)題，要實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展，就必須深化檔案管理意識(shí)、創(chuàng)新管理方式、提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，這也是目前提高檔案管理效率的重要任務(wù)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。它是了解一個(gè)組織或個(gè)人具體情況的十分重要的資料，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和事業(yè)單位改革的不斷深入，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理提出了越來(lái)越高的要求，如新課題的研究，單位領(lǐng)導(dǎo)的管理決策等都需要檔案管理員及時(shí)準(zhǔn)確地提供相關(guān)的檔案資料，為加快單位的發(fā)展建設(shè)提供有力的保障。

一、目前檔案管理中存在的問(wèn)題

1、檔案管理力度不夠

一直以來(lái)，不少人認(rèn)為檔案管理工作只是一種抄抄寫(xiě)寫(xiě)，保管東西性質(zhì)的工作，不是主要工作，不能創(chuàng)造出實(shí)質(zhì)性的效益。對(duì)檔案工作沒(méi)有形成正確的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有給予足夠的重視。還有一些人認(rèn)為，管理檔案只要不出現(xiàn)丟失、泄密等重大事故，能夠應(yīng)付外調(diào)、查檔、不丟失就行。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，在檔案管理投入相對(duì)較少，軟硬件設(shè)施不齊，并且由于人員崗位的頻繁變動(dòng)，管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識(shí)淡薄，以至檔案資料不能及時(shí)整理歸檔，檔案利用率不高。

2、檔案管理模式落后

傳統(tǒng)的檔案保存方式主要是以紙質(zhì)文檔的形式保存，實(shí)行目錄式管理，這種方式耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，且查閱檔案極其不便，同時(shí)檔案文件容易損壞，不能得到有效保存。目前部分單位仍在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行升級(jí)，沒(méi)及時(shí)接受檔案管理電子信息化，而只一味地強(qiáng)調(diào)檔案的原始性和安全性。

3、檔案管理人員素質(zhì)偏低

隨著檔案管理工作不斷發(fā)展，對(duì)從事檔案管理的相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也就提出了更高的要求。目前從事檔案管理的許多工作人員不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，特別是部分管理員不熟悉檔案內(nèi)容，而能對(duì)檔案信息具有進(jìn)行深層次分析與開(kāi)發(fā)能力的人才又十分匱乏。

4、檔案管理信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理中已得到普遍應(yīng)用。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使得對(duì)檔案信息的提取、加工和管理都更加方便、快捷，大大提高了工作效率。電子文檔的信息也更便于保存，提高了檔案的使用率，降低了管理成本。雖然檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)成功開(kāi)發(fā)，但仍有部分單位還在使用老舊的檔案管理模式，不能跟上時(shí)代的步伐，這樣即不利于檔案的保存，也不利于工作效率的提高，也影響了檔案管理為決策提供資料的效率。

二、對(duì)檔案管理工作目前存在的問(wèn)題的解決方法

1、深化檔案管理意識(shí)

隨著時(shí)代的進(jìn)步以及事業(yè)單位改革的加深，檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展都具有十分重要的作用，各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，并將其納入議事日程。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類(lèi)指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2、強(qiáng)化檔案管理手段

信息化的迫切需求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門(mén)提出了更高的要求和一些亟待解決的問(wèn)題。檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來(lái)。當(dāng)前，在單位信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案部門(mén)有不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門(mén)要知難而上，積極參與單位信息化建設(shè)，使檔案管理成為單位信息化的一個(gè)重要組成部分。

3、健全管理制度

規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量。制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；創(chuàng)新收集手段，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門(mén)尋求等形式，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合；把握時(shí)間要求，遵循各類(lèi)檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集；豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。

4、提高檔案綜合開(kāi)發(fā)利用

檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。

5、加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人員培訓(xùn)

盡管科技的進(jìn)步給我們的工作方式帶來(lái)了巨大變化，但決定一切的關(guān)鍵因素還是人。推進(jìn)檔案工作進(jìn)步，首先要注意人才的引進(jìn)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍；其次就是要加大對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度，使他們不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)修養(yǎng)和技能，以便讓工作人員能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。

新時(shí)期，社會(huì)各界對(duì)檔案工作越來(lái)越重視，而檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣而重要的工作，檔案管理工作者應(yīng)緊緊圍繞黨的中心工作，堅(jiān)持正確的政治方向與輿論方向，突出檔案工作的重點(diǎn)，發(fā)揮檔案館藏的優(yōu)勢(shì)，采取多種宣傳形式，為新時(shí)期事業(yè)發(fā)展和精神文明建設(shè)服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)會(huì)借助現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，不斷學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，擺脫老舊的檔案管理模式，提高檔案管理工作的效率，力爭(zhēng)使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

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