淺析藥品檔案管理中的保密工作

朱麗英

[摘 要]本文將從藥品檔案管理保密工作的必要性，以及如何搞好藥品檔案保密工作等兩方面入手，闡述自己的觀點，以供相關人員或相關部門參考，進一步提高藥品檔案管理保密工作的能力與水平，不斷促進藥品檔案管理中的保密工作逐步向科學化、制度化等方向發(fā)展。

[關鍵詞]藥品檔案；檔案管理；保密工作

近年來，我國步入社會主義發(fā)展的關鍵期，社會主義各項事業(yè)的發(fā)展取得了顯著成績，隨著我國成為全球第二大經(jīng)濟體以及綜合國力的提高，國家對科教文衛(wèi)等各項事業(yè)的投入力度不斷加大，為使社會主義建設朝著可持續(xù)發(fā)展的方向奮斗。在眾多領域中，藥品安全是關系著國民生命健康的大事，一方面制藥體系在國家的監(jiān)督下不斷完善，但另一方面已存在著許多問題，比如藥品檔案泄露，不僅對國民的生命健康帶來危害，更是對國家社會主義事業(yè)的破壞。

1.淺析藥品檔案管理保密工作的必要性

1.1藥品檔案庫房管理保密工作

藥品檔案管理的保密工作是一個企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關鍵所在。對一個企業(yè)而言，藥品檔案保密的重點在于檔案的庫房管理，庫房管理是搞好藥品檔案管理保密工作的基礎。一般而言，藥品檔案庫房的建筑規(guī)模、建筑模式等應與國家規(guī)定的相關標準一致，對于一些基本條件不完備的單位，藥品檔案庫房也應盡可能設立在辦公樓內，不僅克服了條件限制，也保證了藥品檔案管理保密工作的展開。在建立藥品檔案管理庫房時，應注意以下幾個方面：首先，應慎重選擇藥品檔案管理庫房，不是任意地點都能作為藥品檔案管理庫房的，在選址的時候，應盡可能遵循保密原則，還要盡可能的不將辦公樓的最底層設為庫房所在地，一般而言，庫房所在地的門窗要盡可能的加固加厚，以保證藥品檔案的安全；其次，庫房要盡可能的與辦公室、閱覽室、休閑室等分開，以減少人流量，對于藥品檔案管理尤其是一些新型藥品的檔案管理的保密工作有著重要意義；再次，加派專人負責管理藥品檔案庫房，并制定與單位相一致的規(guī)章制度來管理藥品檔案，禁止無關人員進入藥品檔案管理庫房，不斷促進藥品檔案管理保密工作的能力與水平的提高，進一步搞好藥品檔案管理工作，實現(xiàn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1.2絕密藥品檔案管理與保密

眾所周知，制藥企業(yè)的核心秘密是絕密藥品檔案，它是企業(yè)商業(yè)機密的關鍵所在，也是企業(yè)利益獲取的重要途徑。隨著經(jīng)濟全球化的不斷推進，尤其是在當前復雜多變的市場競爭機制下，如何搞好絕密藥品檔案的管理與保密，成為制藥企業(yè)的重要工作，筆者認為搞好絕密藥品檔案管理與保密工作主要有以下幾個方面：首先，學會分類，將非絕密藥品檔案與絕密藥品檔案分別存檔保管，從保管條件入手，不斷提高保管設施的保管力度，設保險柜、保險鎖、防盜器等，以硬件設施來確保絕密檔案的安全；其次，提高藥品檔案管理人員的素質，尤其是絕密藥品檔案管理人員的素質，絕密藥品檔案的重要性決定了絕密藥品檔案管理人員的特殊身份與地位，由于長期與絕密藥品檔案打交道，使得絕密藥品檔案管理人員具有知密多、知密早、知密深的特點。這就要求絕密藥品檔案管理人員的素質一定要有很強的責任意識、事業(yè)心與保密意識，要有良好的工作作風，絕密藥品檔案管理人員在做事的時候要嚴格按照規(guī)章制度辦事，做到頭頭是道，有理有據(jù)，手續(xù)清楚。值得注意的是，制藥企業(yè)要防止絕密藥品檔案管理人員的“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露；最后，加強藥品絕密檔案的日常管理，藥品絕密檔案的調閱、移除等都應該嚴格按照規(guī)定的手續(xù)辦理，要經(jīng)相關領導人審核簽字，并做好登記，任何人不得擅自查閱藥品絕密檔案，對于絕密藥品檔案的泄露問題，要及時查清原因，進行補救，以期使損失達到最小化[1]。

2.藥品檔案管理保密工作的有效措施探析

2.1搞好檔案的保密期限與保管期限的區(qū)分工作

區(qū)分藥品檔案的管理期限與保密期限是搞好藥品檔案管理保密工作的重要途徑。制藥企業(yè)應該立足于藥品檔案內容的現(xiàn)實作用與歷史作用，根據(jù)該企業(yè)的需求，估量藥品檔案的保存價值，準確無誤的判斷出藥品檔案管理的保管期限。同時在確定藥品檔案保管期限的基礎之上，還應正確確定藥品檔案的保密期限。一般而言，藥品檔案的保管期限是藥品檔案的價值體現(xiàn)，而藥品檔案保密期限則是在一定時間內的保密工作，可以根據(jù)藥品檔案泄露后對制藥企業(yè)的危害程度來確定藥品檔案的保密期限，按重要程度將藥品檔案歸類，可以將非常重要的藥品檔案的保密期限設定為“長期”。不管是普通藥品檔案還是絕密藥品檔案，企業(yè)都應該采取有效的保密措施，從而保證商業(yè)機密不外漏，不斷促進制藥企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[2]。

2.2明確藥品檔案管理人員的職責

維護檔案的安全與完整是藥品檔案管理人員的首要職責。不僅是藥品檔案管理人員的基本工作任務，更是搞好藥品檔案管理保密工作的目標。在藥品檔案管理中，檔案管理人員要將不壞、不丟、不散、不亂等具體要求踐行到實際工作當中去，不斷提高藥品檔案管理保密工作的能力與水平。所謂的不壞，指的是藥品檔案的不壞，簡言之即藥品檔案的完好無缺，這就要求在進行藥品檔案管理工作時，杜絕一切可能造成檔案損害的因素，確保檔案的完整性。不丟，則是指在藥品檔案管理中，不能遺失藥品檔案，確保檔案內容的安全。不散，指的是藥品檔案的管理要集中，不能分散，以確保檔案管理的便利性。不亂，要求進行藥品檔案管理時，做到有條不紊，有規(guī)可循，有目可查[3]。

3.結語

綜上所述，藥品檔案管理保密工作對制藥企業(yè)而言，意義深遠。因此，制藥企業(yè)要不斷完善藥品檔案管理保密工作的相關規(guī)定，不斷提高藥品檔案管理人員的素質，確保檔案保密工作萬無一失，不斷提高藥品檔案管理保密工作的能力與水平，以實現(xiàn)制藥企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]張麗軍.淺析藥品檔案管理中的保密工作[J].中國醫(yī)藥指南，2007，09：84.

[2]鐘聲.探討檔案管理中的保密工作[J].華章，2012，30：295.

[3]孟爍.論檔案管理中的保密工作[J].機電兵船檔案，2013，06：48-50.