檔案里的“生命史”：醫(yī)院檔案數(shù)字化利用與保存探析

王建琴

[摘 要]醫(yī)者，生命之大事。近年來(lái)，隨著西方“新文化史”的傳入，“生命史”研究日益博興，學(xué)界以及日常民眾對(duì)之愈來(lái)愈重視，而醫(yī)院中的檔案可謂“生命史的最佳腳注”。同時(shí)，伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)每天都在產(chǎn)生著“龐大的數(shù)據(jù)”，對(duì)這些數(shù)據(jù)如何進(jìn)行有效的歸納與提取、利用與保存，便成為不可規(guī)避的問(wèn)題。作為一所國(guó)家三級(jí)甲等醫(yī)院，汾陽(yáng)醫(yī)院歷史悠久，看病就醫(yī)患者較多，較早的實(shí)踐了醫(yī)療管理的數(shù)字化，本文在此以其為例進(jìn)行解讀，探求醫(yī)療檔案如何更好的服務(wù)于人民大眾的“生命史”。

[關(guān)鍵詞]“生命史”；數(shù)字化；醫(yī)院檔案；管理

汾陽(yáng)醫(yī)院作為一所百年老院，建院歷史悠久，除了綜合檔案室中的“老檔案”，每天都在產(chǎn)生著大量的新檔案，記錄著醫(yī)院發(fā)展、管理、病人就醫(yī)史等各類(lèi)信息，很多具有不可忽視的價(jià)值，可以說(shuō)在一定意義上它是一種生命背后的“記錄”。如何對(duì)這些檔案資料進(jìn)行利用，讓它“立得住”“留得下”，便成為了我們經(jīng)常思考的問(wèn)題。本文以研究汾陽(yáng)醫(yī)院建院百年以及近些年來(lái)數(shù)字化建設(shè)步伐加快為契機(jī)，力圖探求醫(yī)院檔案文化建設(shè)的突破口，深層次地挖掘百年老院的歷史文化、服務(wù)當(dāng)今醫(yī)療檔案的數(shù)字化建設(shè)。

一、“如何留存過(guò)去”

檔案最大的價(jià)值在于保存歷史原貌，幫助人們更好的認(rèn)知“自我”。汾陽(yáng)醫(yī)院建院久，歷經(jīng)清末、民國(guó)，保存、搜集以及后期搶救了大量有關(guān)民國(guó)、抗日戰(zhàn)爭(zhēng)、建國(guó)后珍貴的醫(yī)療檔案資料。至2013年底已累計(jì)收集案卷11748卷（不包括代建代管的呂梁市醫(yī)療廢物中心檔案71卷），其中錄像帶295卷、光盤(pán)574盤(pán)、磁盤(pán)1卷，室存資料97卷，編制案卷目錄114本、全引目錄112本、專(zhuān)題目錄2本。據(jù)筆者自身不完全統(tǒng)計(jì)，僅2012～2013年一年醫(yī)院進(jìn)行檔案查借閱利用人次就達(dá)1510人次，2006年編寫(xiě)院志時(shí)查閱人次達(dá)到3000人次以上，其中，不乏來(lái)自全國(guó)各大高校的研究者和兄弟醫(yī)院參觀者，老檔案的價(jià)值已然凸顯，成為解讀建國(guó)前后，地域生命史、生活史、外交史的重要文獻(xiàn)資料。

不可忽視的是在現(xiàn)有的檔案建設(shè)體中，部分醫(yī)院對(duì)老檔案重視程度不夠。其實(shí)，歷史恰恰本身就是一筆財(cái)富。針對(duì)于此，汾陽(yáng)醫(yī)院結(jié)合自身的特殊的歷史，組織檔案室人力物力資源重點(diǎn)搶救了一批“過(guò)時(shí)的檔案”。這些檔案解讀了汾陽(yáng)醫(yī)院為何在小城鎮(zhèn)辦大醫(yī)院而且一直經(jīng)久不衰、日益興旺的原因所在，更回答了什么是醫(yī)院精神的問(wèn)題。在整理過(guò)程中，我們首先對(duì)歷史檔案進(jìn)行了分類(lèi)，挑選出其中具有價(jià)值和最常用的檔案進(jìn)行篩選，甚至于二次或三次加工，并利用數(shù)碼拍照或掃描方式等對(duì)其提煉、編纂，將其轉(zhuǎn)變?yōu)榇蟊娀⑼ㄋ谆?、流行形式的文化“產(chǎn)品”，以便更好的保存與服務(wù)醫(yī)院和當(dāng)?shù)厣鐣?huì)的各個(gè)階層。

同時(shí)，受益于近年來(lái)歷史學(xué)科領(lǐng)域興起的口述史研究。我院于10年前便已經(jīng)開(kāi)始對(duì)部分老職工進(jìn)行了口述檔案的收集，我們認(rèn)為，歷史檔案和口述檔案是互為補(bǔ)充的重要的兩個(gè)部分。汾陽(yáng)醫(yī)院由于其自身的特殊性以及建國(guó)前后時(shí)代的滄桑巨變，先后有很多著名醫(yī)務(wù)工作者從業(yè)于此，他們的記憶亦是珍貴的“檔案”，為了對(duì)此進(jìn)行“挖掘與保存”，我們先后分為三步進(jìn)行了挖掘。第一，成立了名苑研究會(huì)，克服醫(yī)院檔案工作人員少的弊端，由黨務(wù)部和綜合檔案室牽頭組織了一批愛(ài)好寫(xiě)作的成員組成，有退休的老員工，有在職的老職工，有新加入醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者，這樣可以盡力實(shí)現(xiàn)人員層次之間的無(wú)縫隙銜接；第二，我們分類(lèi)別、分層次召集現(xiàn)有醫(yī)院在職職工和離退休職工進(jìn)行集體座談與個(gè)別座談；第三是走出去，深入太原、天津、北京、浙江等地向曾經(jīng)在我院工作過(guò)的老同志進(jìn)行座談、征集、專(zhuān)職采訪22人次，組織集體（其中一次太原地區(qū)35人參加）座談2次；此外，也充分采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，電話采訪5人次，有來(lái)自大洋彼岸加拿大的、也有來(lái)自上海、山東、杭州，江蘇、西安的，也有通過(guò)電子郵件、傳真等形式積極收集稿件、照片的，也有通過(guò)公眾網(wǎng)絡(luò)采集或收藏的，還有到古玩市場(chǎng)、文化市場(chǎng)收集購(gòu)買(mǎi)的等等?？梢哉f(shuō)，此項(xiàng)工作發(fā)動(dòng)全院，老少參與，功在當(dāng)下，利在千秋，意義不言而喻。

在對(duì)舊有檔案以及口述檔案組織整理電子化的過(guò)程中，我們亦對(duì)現(xiàn)有刊行的有關(guān)我院的歷史研究、學(xué)術(shù)論文等進(jìn)行了收集與編撰，現(xiàn)已收集整理編撰227篇，渴望明年能公開(kāi)出版發(fā)行。這些資料的整理與收集，從一個(gè)側(cè)面記錄了汾陽(yáng)醫(yī)院的歷史，同時(shí)也還原了汾陽(yáng)（當(dāng)時(shí)稱(chēng)汾州府）的“生命史”，讓我們更好地了解到了近代以來(lái)，國(guó)人“生命史”的發(fā)展脈絡(luò)。

二、“數(shù)字生命史”的構(gòu)建

毋庸置疑，在現(xiàn)代社會(huì)中醫(yī)療病歷檔案由于其特殊性，關(guān)系到一個(gè)個(gè)個(gè)體的“生命史”。而大數(shù)據(jù)化時(shí)代的到來(lái)，智慧醫(yī)療概念的出現(xiàn)，都要求我們提供更加透徹的感知、更全面的泛在互聯(lián)、更深入的智能體系，打造出一個(gè)具有智慧化的區(qū)域醫(yī)療信息平臺(tái)。通過(guò)對(duì)這一平臺(tái)的利用，醫(yī)生乃至普通百姓可以通過(guò)利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)與醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)療設(shè)備之間的互動(dòng)，逐步達(dá)到信息化，構(gòu)建無(wú)所不在的“全生命周期醫(yī)療服務(wù)”體系，構(gòu)建每個(gè)人的“數(shù)字生命史”。

而目前我國(guó)現(xiàn)有的醫(yī)院檔案中大致分為醫(yī)院集體和個(gè)人檔案兩大類(lèi)。醫(yī)院集體檔案也就是醫(yī)院各個(gè)職能部門(mén)管理層的檔案，涉及各個(gè)管理科室，我們于2000年開(kāi)始主要采用的是檔案津科網(wǎng)絡(luò)軟件，使用10多年來(lái)不斷開(kāi)發(fā)、更新，查閱檢索非常方便。個(gè)人檔案主要包括干部職工檔案和病歷檔案。其中，又以病歷檔案管理的重要性和使用頻率尤為突出，覆蓋全院所有的臨床、醫(yī)技、職能部門(mén)。它是一個(gè)多維度的檔案體系，連接著醫(yī)院、病人、社會(huì)的各個(gè)角落，且在診療、科研、社會(huì)保險(xiǎn)、生兒育女、法律鑒定等各個(gè)方面都占有著不可忽視的地位。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，國(guó)務(wù)院新醫(yī)文件中關(guān)于醫(yī)院信息化工作明確指出：“醫(yī)院要以醫(yī)院管理和電子病歷為重點(diǎn)，推進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)”，并將醫(yī)院信息化建設(shè)視為醫(yī)改的“四梁八柱”之一。汾陽(yáng)醫(yī)院于1996年7月開(kāi)始建立了出入院病人計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，1997年10月擴(kuò)展到藥房藥庫(kù)管理系統(tǒng)，1999年自主開(kāi)發(fā)程序，對(duì)門(mén)診掛號(hào)收費(fèi)到各項(xiàng)輔助檢查收費(fèi)以及藥房購(gòu)藥等所有信息全部納入計(jì)算機(jī)管理，并由原始清單改為一日清單，同時(shí)編制了醫(yī)院血庫(kù)管理程序，睹塞了管理中的缺陷和漏洞。2003年汾陽(yáng)醫(yī)院與山西導(dǎo)通聯(lián)合將醫(yī)院信息管理系統(tǒng)升級(jí)，門(mén)診、藥品、住院、血庫(kù)、病區(qū)、醫(yī)院材料、院長(zhǎng)查詢?nèi)繉?shí)行計(jì)算機(jī)管理，并將病案室服務(wù)器也收回統(tǒng)一管理，保證數(shù)據(jù)安全，采用了磁盤(pán)陣列、數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)等，2009年臨床醫(yī)技科室數(shù)字化檔案建設(shè)從網(wǎng)絡(luò)布線工程入手，初步形成了覆蓋科室、病房的PACS網(wǎng)絡(luò)，為醫(yī)院管理決策提供了大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)。

2010年汾陽(yáng)醫(yī)院在實(shí)施電子病歷（機(jī)打）及醫(yī)務(wù)科病歷質(zhì)控系統(tǒng)工程的基礎(chǔ)上，繼續(xù)進(jìn)行電子病歷工程本地化改造，并配合醫(yī)務(wù)科、山西省病歷質(zhì)控中心進(jìn)行電子病歷質(zhì)控程序的開(kāi)發(fā)研究，將電子病歷與HIS、LIS、PACS系統(tǒng)連接。同時(shí)，制定出了汾陽(yáng)醫(yī)院住院醫(yī)護(hù)工作站（醫(yī)囑）系統(tǒng)試用方案，并進(jìn)行了實(shí)施前的調(diào)研、準(zhǔn)備、協(xié)調(diào)工作。在婦科、心內(nèi)科測(cè)試運(yùn)行醫(yī)囑管理系統(tǒng)，并多次召開(kāi)全院相關(guān)科室協(xié)調(diào)會(huì)，規(guī)范工作流程、及時(shí)征集討論改進(jìn)程序。此外，還設(shè)計(jì)了PACS圖像和報(bào)告網(wǎng)頁(yè)，使科室能夠及時(shí)查看到輔助檢查科室的相關(guān)圖片及報(bào)告。

術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻，醫(yī)院的電子信息化，必須依賴有專(zhuān)業(yè)的行業(yè)公司規(guī)劃。汾陽(yáng)醫(yī)院為更好的發(fā)展以及長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃與山西導(dǎo)通信息科技有限公司簽訂了“山西省汾陽(yáng)醫(yī)院信息化建設(shè)項(xiàng)目”合同，邀請(qǐng)?jiān)摴矩?fù)責(zé)、維護(hù)升級(jí)醫(yī)院的醫(yī)囑管理系統(tǒng)、醫(yī)院HOA協(xié)同辦公系統(tǒng)、合理用藥系統(tǒng)、手術(shù)室管理系統(tǒng)、LIS等系統(tǒng)；在硬件建設(shè)方面，則不斷完善服務(wù)器、存貯陣列等硬件的引進(jìn)與投入，軟硬件同步進(jìn)行，大大提高了醫(yī)院的信息化管理水平，使汾陽(yáng)醫(yī)院信息管理從以收費(fèi)經(jīng)濟(jì)管理為主的初級(jí)HIS系統(tǒng)發(fā)展為以電子病歷、病人信息管理為主的高級(jí)綜合管理系統(tǒng)。目前汾陽(yáng)醫(yī)院將對(duì)各科室醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，引進(jìn)“數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)——汾陽(yáng)醫(yī)院臨床科主任管理平臺(tái)”使用，接入城鎮(zhèn)居民醫(yī)保程序。

醫(yī)院看病模式的數(shù)字化建設(shè)，也大大促進(jìn)了檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。以往的醫(yī)院檔案工作，只是對(duì)紙質(zhì)文件媒介的重視，對(duì)數(shù)字檔案多有忽略，不利于醫(yī)院檔案的建設(shè)。筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)積極融入醫(yī)院電子化建設(shè)之中，并積極通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)后臺(tái)建設(shè)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)，定期收集，采取多種形式（紙質(zhì)、光盤(pán)、磁盤(pán)、異地備份等）保存，這樣，我們的檔案工作才能更加一步，也才能更好的服務(wù)醫(yī)院以及普通民眾的日常生活。

檔案建設(shè)與醫(yī)院發(fā)展是一體的，醫(yī)療檔案管理對(duì)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展有舉足輕重的作用。醫(yī)療檔案的建設(shè)在于保存醫(yī)院的發(fā)展脈絡(luò)，更在于服務(wù)于普通民眾的“生命史”。在當(dāng)下科技發(fā)展以及數(shù)字化醫(yī)院的構(gòu)建下，醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)只有與地俱進(jìn)，跟緊時(shí)代發(fā)展，不斷拓展自身檔案建設(shè)的領(lǐng)域，積極融入數(shù)字化建設(shè)，才能促進(jìn)自身發(fā)展，也才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案本身的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]檔案數(shù)據(jù)，引用為我院院綜合檔案室總結(jié)數(shù)據(jù)。