高校照片檔案管理新舉措

杜鵬鵬

[摘 要]隨著數(shù)碼相機(jī)的廣泛應(yīng)用，數(shù)碼照片逐漸取代了傳統(tǒng)的照片，檔案工作者要解放思想、更新觀念、改變措施，做好照片檔案的管理工作。

[關(guān)鍵詞]高校照片檔案；檔案管理；文字信息；照片選取

高校的照片檔案是指學(xué)校在教學(xué)活動(dòng)、科研工作、重大活動(dòng)等活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的照片。隨著數(shù)碼相機(jī)的廣泛應(yīng)用，數(shù)碼照片逐漸取代了傳統(tǒng)的照片，因具備成像快、無(wú)底片、不必沖印便可觀看和利用等特點(diǎn)，海量的照片正在等待接收，而面對(duì)著海量的照片，歸檔的措施也要發(fā)生改變。

一、加強(qiáng)高校照片檔案的收集力度

檔案的收集是做好檔案歸檔的基礎(chǔ)，也是難點(diǎn)，照片檔案作為檔案的一個(gè)重要組成部分，這個(gè)問(wèn)題顯得尤為突出。紙制檔案每年都會(huì)開(kāi)展年度立卷，學(xué)校的各個(gè)部門(mén)對(duì)于紙質(zhì)的檔案也很重視，因此收集的比較完整齊全。而照片檔案，因?yàn)榕臄z者分散，每個(gè)部門(mén)沒(méi)有一個(gè)明確的拍攝者，檔案意識(shí)薄弱，而且缺乏全局觀念，工作時(shí)只考慮自己或本部門(mén)工作便利，新聞?wù)掌辉谧约夯虮静块T(mén)內(nèi)部保存，不移交給檔案館統(tǒng)一保存。因此每年都有海量的有保存價(jià)值的照片檔案沒(méi)有歸檔進(jìn)入檔案館，加強(qiáng)對(duì)其的收集力度很有必要。

1.以服務(wù)為宗旨，提高檔案收集意識(shí)

拍攝者是照片的直接生產(chǎn)者，當(dāng)拍攝者在拍完照片之后，只考慮用于發(fā)表新聞或本部門(mén)保存，很難再重復(fù)利用，隨著崗位的變化容易丟失。在他們的思想意識(shí)中不會(huì)考慮到要統(tǒng)一歸檔到學(xué)校的檔案館，因此，我們每年在年初年度立卷的時(shí)候，專(zhuān)門(mén)把電子檔案兼職人員召集開(kāi)會(huì)，并且定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。平時(shí)通過(guò)QQ聯(lián)系群，積極主動(dòng)熱情地與各個(gè)兼職檔案員溝通，主動(dòng)了解用戶的需求，介紹利用檔案的制度、解決用戶利用中的難題，通過(guò)照片檔案的利用工作在主動(dòng)服務(wù)中擴(kuò)大影響，從而強(qiáng)化兼職檔案員的“檔案”意識(shí)。我們提出“以服務(wù)為宗旨，提高檔案收集意識(shí)”，要讓他們知道，我們是幫助他們保存，方便他們利用，同時(shí)保存也更加安全。

2.堅(jiān)持全面性和獨(dú)特性相結(jié)合的原則

把照片的發(fā)展脈搏和本單位的發(fā)展情況相結(jié)合，才能更加全面、完整的做好照片檔案。照片技術(shù)從傳統(tǒng)膠卷照片發(fā)展到現(xiàn)在的數(shù)碼照片，數(shù)碼照片因具備無(wú)底片、不必沖印便可觀看和利用的特點(diǎn)，所以各個(gè)部門(mén)不管大小活動(dòng)都要進(jìn)行拍照留念，但是也是因?yàn)閿?shù)碼照片的這些特點(diǎn)，使得海量照片都存在拍攝者的電腦上。對(duì)于這種情況，我們結(jié)合高職院校以及我們學(xué)校自己固有的特色，對(duì)比2012年提出的《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（征求意見(jiàn)稿）歸檔范圍，制定合適的歸檔范圍，比如加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的頂崗實(shí)訓(xùn)、技能培訓(xùn)等方面的照片收集。

為了能夠把我們學(xué)校照片收集的更加齊全，把學(xué)校的特色通過(guò)照片體現(xiàn)出來(lái)，我們采取的措施是：1.集中的照片，比如宣傳部、科研處等部門(mén)。每年的5月前把前一年度的照片，按要求移交到檔案館。2.分散的照片，比如是各個(gè)二級(jí)學(xué)院等部門(mén)拍攝的照片，這些是我們學(xué)校特色的照片，按照年度立卷的方式很難形成有序歸檔，我們采取在二級(jí)學(xué)院再建一個(gè)二級(jí)網(wǎng)絡(luò)，就是在學(xué)院的各個(gè)部門(mén)再指定一名電子檔案兼職人員以及各專(zhuān)業(yè)主任為兼職檔案員，要求他們?cè)诨顒?dòng)結(jié)束后就立即挑選照片，上傳到我們的檔案管理系統(tǒng)，并且寫(xiě)全文字說(shuō)明，同時(shí)我們也在檔案網(wǎng)站上提供瀏覽，以便提供瀏覽觀看和重復(fù)利用。除了上面的兩個(gè)步驟之外，作為照片檔案的管理者，要做一個(gè)檔案有心人，要做好檔案的監(jiān)督工作，平時(shí)要密切關(guān)注學(xué)校的各種重大活動(dòng)，以防有漏網(wǎng)之魚(yú)。比如在2010年世博會(huì)上，我們學(xué)校旅游學(xué)院的學(xué)生曾參與世博開(kāi)幕國(guó)宴招待服務(wù)，里面有學(xué)生接受軍訓(xùn)，模擬招待等珍貴照片，但是我們檔案館一直都不清楚，直到今年學(xué)校要建校史館，到學(xué)院走訪調(diào)研，才收集到這組照片。3.征集照片，通過(guò)學(xué)校師范學(xué)院的攝影協(xié)會(huì)和社會(huì)各界攝影愛(ài)好者，征集學(xué)校各方面的照片。4.主動(dòng)拍攝照片，照片檔案管理者要主動(dòng)走出去，隨時(shí)留意學(xué)校新變化，進(jìn)行拍攝保存。

二、加強(qiáng)高校照片檔案的文字信息完整性

雖然現(xiàn)在的數(shù)碼照片和傳統(tǒng)照片檔案在組成部分方面有所區(qū)別，數(shù)碼照片由數(shù)碼照片、EXIF信息和文字說(shuō)明組成（2012年的《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》），而傳統(tǒng)照片由照片、底片和文字說(shuō)明組成。但是文字說(shuō)明一直是照片的三大組成部分之一，也說(shuō)明了文字說(shuō)明對(duì)于照片檔案的重要性。

文字說(shuō)明是照片內(nèi)容的補(bǔ)充，是照片形象的靈魂。照片畫(huà)面的固定性和表面性決定必須用文字說(shuō)明加以補(bǔ)充、豐富，只有文字說(shuō)明才能充分的表達(dá)出照片中所含的深層的內(nèi)容和特殊意義。如，我們學(xué)校一所并軌學(xué)院中的一座水塔，只看照片不知道真正的意義，和很多學(xué)校的水塔一樣，只是一座水塔，這次我們學(xué)校建校史館，走訪了這所并軌學(xué)院的第一任校長(zhǎng)，聽(tīng)他講述才知道這座水塔見(jiàn)證了學(xué)校安全飲用水的歷史，也了解到這座水塔是80年代建校初期，學(xué)校校長(zhǎng)越級(jí)到省政府請(qǐng)示，副省長(zhǎng)親自批示4萬(wàn)元，專(zhuān)款專(zhuān)用修建學(xué)校的飲水工程。從而補(bǔ)全了這張照片的文字說(shuō)明。離開(kāi)了文字說(shuō)明，就無(wú)法去了解和認(rèn)識(shí)這些歷史事情，從而也使照片檔案失去了歷史記憶的作用。

文字說(shuō)明實(shí)行主動(dòng)移交和時(shí)時(shí)跟進(jìn)原則。文字說(shuō)明也是照片檔案收集的一個(gè)難點(diǎn)。以學(xué)校宣傳部為例，拍攝者對(duì)于拍照的目的都是從新聞價(jià)值的角度去考慮，往往忽略了歷史保存的價(jià)值性，所以在文字說(shuō)明方面就尤為缺少，只寫(xiě)明時(shí)間和活動(dòng)的簡(jiǎn)要標(biāo)題，而忽略了其他要素，更加不會(huì)為每張照片去寫(xiě)題名。檔案管理人員只能看圖寫(xiě)字，寫(xiě)出表面的內(nèi)容。而現(xiàn)在隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，學(xué)校門(mén)戶網(wǎng)站的地位也越發(fā)凸顯，學(xué)校重要的會(huì)議等活動(dòng)都會(huì)在學(xué)校的門(mén)戶網(wǎng)站上以新聞的形式予以發(fā)表，以宣傳部的照片為例，在2011年的活動(dòng)照片中，有82.47%的活動(dòng)都可以在門(mén)戶網(wǎng)站上找到，在2012年，有84.23%；2013年，有90.03%。借此我們?cè)趯?duì)照片檔案的年度立卷和平時(shí)收集時(shí)，要求歸檔部門(mén)除了提供照片之外還要把新聞電子稿一并歸檔，新聞稿中不僅有著時(shí)間，地點(diǎn)、人物等信息，還有豐富的事件和背景等信息，很大程度上已經(jīng)補(bǔ)全照片檔案的文字說(shuō)明。沒(méi)有新聞稿的活動(dòng)在沒(méi)辦法寫(xiě)清楚文字說(shuō)明的情況下，退回相關(guān)部門(mén)，要求寫(xiě)清楚之后再交上來(lái)。

三、照片選取實(shí)行兩步走原則

隨著數(shù)碼技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們面對(duì)著海量的電子照片，要從中選出需要保存的照片，這個(gè)不僅是對(duì)檔案員耐心的考驗(yàn)，也是對(duì)照片理解的考驗(yàn)。對(duì)于照片選取的的環(huán)節(jié)，一直都不被人重視，甚至認(rèn)為是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作。事實(shí)上，照片的選取就是檔案鑒定環(huán)節(jié)，是“判斷檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程”。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)碼照片幾何級(jí)數(shù)的遞增，必定要求與其想適應(yīng)的照片檔案鑒定，其要求更高、分量愈重。

我們學(xué)校的照片檔案實(shí)行兩步三套制歸檔管理。第一步，我們要求移交部門(mén)以“原始、全面、真實(shí)、清晰”為原則，對(duì)照片進(jìn)行初步篩選，然后把經(jīng)篩選后的電子照片移交到檔案館；第二步，電子照片的數(shù)量很龐大，比如我們學(xué)校就宣傳部2011年移交的照片為16800張，2012年為18487張，2013年12138張。檔案館以“去粗存精、主題鮮明、信息量豐富”為原則把部門(mén)移交的電子照片進(jìn)行再篩選，把精選出來(lái)的照片實(shí)行電子與紙質(zhì)雙套制歸檔。

在照片的選取中要注意一點(diǎn)是一些重大的活動(dòng)，比如學(xué)校主辦國(guó)家級(jí)的活動(dòng)或者著名的人物來(lái)學(xué)校視察等大家比較關(guān)注的照片，要適當(dāng)?shù)亩嗵暨x清洗幾張照片保存，盡量保存全面詳細(xì)，以備今后各種之需。

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