當(dāng)前基層醫(yī)院檔案管理存在的問題及對(duì)策

[摘 要]近年來，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷推進(jìn)和信息管理技術(shù)的知識(shí)更新，醫(yī)院檔案管理工作的要求也在日益變化和提高。檔案管理是一項(xiàng)關(guān)系醫(yī)院業(yè)務(wù)管理、科研發(fā)展和群眾疾病預(yù)防等多方面的系統(tǒng)工程。本文將基于基層醫(yī)院在檔案管理中存在的突出問題，尋求新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案科學(xué)管理的措施：1、加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，不斷完善檔案管理制度建設(shè)；2、利用先進(jìn)的管理辦法，科學(xué)梳理檔案管理的工作流程；3、加大投入，加快推進(jìn)檔案的信息化管理進(jìn)程；4、加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)?？傊枰粩嗉哟髮?duì)醫(yī)院檔案軟硬件建設(shè)投入，加快實(shí)施信息化建設(shè)，從而最終實(shí)現(xiàn)提高醫(yī)院檔案管理水平的目標(biāo)。

[關(guān)鍵詞]基層醫(yī)院；檔案管理；問題；對(duì)策

醫(yī)院檔案是其在業(yè)務(wù)管理和醫(yī)療技術(shù)發(fā)展中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖標(biāo)、聲像、盤片等各種形式的資料，這是醫(yī)院決策和管理的重要依據(jù)。為了促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，需要重視醫(yī)院的歷史記錄和積累的數(shù)據(jù)信息管理。尤其是在管理相對(duì)薄弱的基層醫(yī)院，更要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理。從當(dāng)前我國(guó)基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來說，還存在諸多的問題，比如醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層缺乏重視，檔案工作人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理信息化滯后等。因此，本文將結(jié)合自身在新疆伊犁州尼勒克縣人民醫(yī)院的工作實(shí)踐，針對(duì)上述管理中存在的問題，提出完善檔案管理的一些思考和建議，希望能對(duì)業(yè)界同仁有一定的幫助作用。由于個(gè)人理論水平有限，文章中還會(huì)存在一些問題，懇請(qǐng)大家批評(píng)和指正

一、目前基層醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

作為基層醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院的檔案管理工作還不能與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)，存在的主要問題如下：

（一）缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，疏于其管理制度建設(shè)

由于基層醫(yī)院的財(cái)力和人力等方面的制約，加之檔案工作無法如醫(yī)療科研、教學(xué)研究等能夠直接產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的特點(diǎn)，導(dǎo)致一些醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視不夠，具體表現(xiàn)在：（1）檔案管理并未與醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展同步。目前整體來看，我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)還處于快速上升的階段，很多先進(jìn)的、新型的醫(yī)療手段和醫(yī)療器械都在不斷涌現(xiàn)，這就要求醫(yī)院的檔案管理工作也相應(yīng)地跟上發(fā)展的需求。但是很多基層的醫(yī)院，僅僅重視醫(yī)院的規(guī)模的擴(kuò)大、醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)等，對(duì)檔案設(shè)備的投人等嚴(yán)重不足，有的甚至不能納入到醫(yī)院的計(jì)劃范疇，這直接延緩了檔案管理工作能力的提高。（2）缺乏較為完善的檔案管理制度，導(dǎo)致很多需要?dú)w檔的文件仍然存留在各職能科室或是主管院領(lǐng)導(dǎo)那里，而且檔案的借閱制度也存在管理漏洞，很容易出現(xiàn)借而不還的現(xiàn)象。

（二）對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，檔案管理方法落后

目前基層醫(yī)院檔案管理存在著一定程度的管理不規(guī)范問題，比如管理職能不明確，主要表現(xiàn)在：很多基層醫(yī)院在檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理職能上存在管理漏洞，比如醫(yī)院的文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和音像檔案等通常是由綜合檔案室主要負(fù)責(zé)，醫(yī)療病歷資料通常由病案室管理負(fù)責(zé)，這樣就形成了多個(gè)部門來管理的基本格局，缺少一個(gè)專門獨(dú)立的部門來負(fù)責(zé)管理，不利于檔案資源的利用和共享。此外，由于檔案的管理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案的利用率偏低。一些基層醫(yī)院缺乏有效的信息檢索系統(tǒng)，開放程度較低，存在“管大于用”的現(xiàn)象。

（三）醫(yī)院檔案管理未全面納入信息化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理已經(jīng)成為諸多醫(yī)院進(jìn)行現(xiàn)代化管理的目標(biāo)和重要舉措。當(dāng)前信息化技術(shù)在一些醫(yī)院行政管理、醫(yī)療管理等方面得到了具體應(yīng)用，但是檔案管理的信息化建設(shè)卻非常滯后，具體表現(xiàn)在：（1）一些基層醫(yī)院的檔案管理工作還停留在人工手動(dòng)的管理階段，比如一些文書檔案、醫(yī)療器械登記、人事檔案等，這些都制約了醫(yī)院數(shù)字化和信息化管理的發(fā)展。（2）在大多數(shù)的基層醫(yī)院，檔案的保存主要依賴紙質(zhì)和照片這兩種形式，很容易受通風(fēng)、溫度以及防火等因素的影響，從而給醫(yī)院的檔案管理庫(kù)房帶來潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

二、提高基層醫(yī)院檔案管理能力的建議和思考

基于前文的分析，本文將從四個(gè)角度提出相應(yīng)的解決對(duì)策，具體如下：

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，不斷完善檔案管理制度建設(shè)

（1）在工作理念上，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視和檔案法等內(nèi)容的宣傳，這樣讓醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和各科室職工都能充分認(rèn)識(shí)到實(shí)施檔案管理工作的必要性和重要性。（2）不斷完善檔案的收集、利用和歸檔制度。一方面，需要將檔案管理的相關(guān)工作納入醫(yī)院的績(jī)效考核制度中，另一方面還需要建立檔案管理的責(zé)任制，將責(zé)任劃分到相關(guān)的管理部分、職能科室和個(gè)人，大力提高他們的責(zé)任意識(shí)，從而為檔案管理工作的開展提供一定的保障。（3）強(qiáng)調(diào)檔案管理的服務(wù)特色。這就要求檔案管理工作不能“閉門造車”，需要逐步改變被動(dòng)服務(wù)的現(xiàn)象，建立檔案機(jī)構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，從而拓展服務(wù)的范圍和層次。

（二）利用先進(jìn)的管理辦法，科學(xué)梳理檔案管理的工作流程

基于基層醫(yī)院目前存在的主要問題，本文建議：（1）實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理。具體包括：進(jìn)行質(zhì)量控制，即運(yùn)用科學(xué)的管理方法，進(jìn)行檔案的收集、歸納、編號(hào)和登記等，從而從源頭上直接控制檔案的質(zhì)量；進(jìn)行全過程控制，即成立檔案形成的過程監(jiān)控小組（部門），選派專業(yè)的檔案管理人員對(duì)檔案的形成和整理過程進(jìn)行指導(dǎo)和必要的監(jiān)控，從而將檔案涉及的各個(gè)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，達(dá)到醫(yī)院資源合理配置的管理目標(biāo)。（2）將檔案管理方法實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。比如建議采用數(shù)據(jù)庫(kù)的方式對(duì)醫(yī)學(xué)影像等資料進(jìn)行歸檔和管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理對(duì)于醫(yī)院整體管理水平的提高具有至關(guān)重要的作用，不容忽視。為此，需要不斷加大對(duì)醫(yī)院檔案軟硬件建設(shè)投入，加快實(shí)施信息化建設(shè)，從而最終實(shí)現(xiàn)提高醫(yī)院檔案管理水平的目標(biāo)。本文僅僅提出了一些提高基層醫(yī)院檔案管理能力的建議，還有待于進(jìn)一步的完善，從而真正實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作更好地服務(wù)于醫(yī)療服務(wù)工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]張紅文.徐秀玲.淺談如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化[J].醫(yī)學(xué)信息.2013（20）.

作者簡(jiǎn)介：李紅梅（1968年-），女，新疆尼勒克縣人，新疆伊犁州尼勒克縣人民醫(yī)院檔案室，館員，大學(xué)?？茖W(xué)歷，研究方向：檔案管理