淺析如何加強(qiáng)國土資源檔案管理工作

[摘 要]國土資源檔案是一筆寶貴的公共財(cái)富。做好國土資源檔案管理工作既是忠實(shí)記載國土管理歷史的必然要求，又是服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需要。當(dāng)前我國國土資源檔案管理存在著管理制度不健全，檔案的數(shù)字化、信息化程度低，檔案的開發(fā)利用不足等問題，本文就以上問題提出了進(jìn)一步加強(qiáng)國土資源檔案管理的若干建議。

[關(guān)鍵詞]國土資源；檔案管理；開發(fā)利用

國土資源檔案是國土資源管理部門在土地規(guī)劃、開發(fā)、利用以及低地籍管理、土地測繪等工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖片、音頻視頻等數(shù)據(jù)信息?！皣临Y源檔案管理是國土資源管理工作的重要組成部分，是服務(wù)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、群眾的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作”。[1]因此，做好國土資源檔案的征集、歸檔、立卷以及管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。但是，當(dāng)前的國土資源檔案管理工作存在諸多問題。分析當(dāng)前國土資源檔案管理存在的問題和不足是國土資源檔案管理者必須面對的現(xiàn)實(shí)問題。

一、我國國土資源檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛普及，信息化浪潮席卷社會(huì)生活的各個(gè)方面，對國土資源檔案管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)的國土資源檔案管理模式已經(jīng)難以滿足人們對檔案資源存儲(chǔ)、開發(fā)、利用的社會(huì)需要。分析問題是解決問題的前提?？v觀當(dāng)前國土資源檔案管理的整體狀況，我們認(rèn)為現(xiàn)有的國土資源檔案管理工作主要存在以下幾方面問題：

（一）國土資源檔案管理制度不健全，安全隱患多。當(dāng)前國土資源檔案管理人員對國土資源檔案的重要性認(rèn)識不足，“思想上不適應(yīng)，沒有從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的模式中徹底解放出來，思想守舊、工作被動(dòng)、缺乏新思想、新舉措，難以適應(yīng)新形勢的需要。”[2]首先，在日常工作過程中，國土資源管理人員的績效考核往往已完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的完成程度為標(biāo)準(zhǔn)，因此工作過程中的工作記錄及相關(guān)文件，往往因分工模糊，責(zé)任不明等制度不健全等在工作結(jié)束后，沒有及時(shí)收集整理和歸檔，致使一些珍貴的國土資源檔案遺失。其次，一些國土資源檔案館管理極不規(guī)范，已有的國土資源信息沒有及時(shí)歸檔、立卷、分類，編目和排列也不夠規(guī)范，部分國土資源檔案隨意堆放，長時(shí)間擠壓，造成霉變、蟲蛀、破損等現(xiàn)象。再次，有些國土資源檔案管理單位的檔案存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施落后，國土檔案資源存儲(chǔ)區(qū)與辦公區(qū)混在，檔案庫房嚴(yán)重不足，仍采用木質(zhì)檔案柜存放，存放設(shè)備簡陋，檔案管理人員安全意識差，安全管理制度不健全，安全防范措施形同虛設(shè)，落實(shí)不力，安全隱患多，國土資源檔案管理的安全形勢堪憂。

（二）國土資源檔案管理模式落后，信息化程度低。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案管理的信息化與數(shù)字化已經(jīng)成為未來發(fā)展的必然趨勢。但是多數(shù)國土資源檔案管理者仍沿用效率低下傳統(tǒng)檔案管理模式，嚴(yán)重制約了國土資源檔案管理的有效性。一方面，當(dāng)前國土資源檔案管理者的信息化意識較低，沒有看清信息化時(shí)代檔案管理的發(fā)展趨勢，缺乏國土資源檔案管理的創(chuàng)新意識與改革動(dòng)力，另一方面，現(xiàn)有國土資源檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)堪憂，檔案管理人員編制少，流動(dòng)性大，缺少正規(guī)培訓(xùn)和專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，有些檔案管理人員連哪些文件需要收集和如何進(jìn)行檔案的立卷歸檔都不會(huì)，仍延續(xù)著“你交我收”的被動(dòng)式檔案管理模式。此外，部分國土資源檔案管理者的電子檔案管理技能不足，檔案信息化、數(shù)字化管理尚處于數(shù)據(jù)輸入的初級階段，根本談不上電子檔案的整合和共享。

（三）國土資源檔案只“管”不“用”，開放利用率低。當(dāng)前國土資源檔案管理模式存在著“重管理，輕利用”的傾向，嚴(yán)重制約了國土檔案資源的開發(fā)與利用。一是國土資源檔案管理者對國土檔案資源的價(jià)值認(rèn)識程度低，沒有認(rèn)識到國土檔案資源對經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政府公共決策以及公民個(gè)人需求的重要作用，對現(xiàn)有國土檔案資源的開發(fā)整理不足，導(dǎo)致大量極具價(jià)值的國土檔案資源長期積壓在檔案柜里，難以發(fā)揮作用。另一方面，國土檔案管理人員對社會(huì)各類組織的國土檔案資源的需求了解不足，服務(wù)的主動(dòng)性較差，仍然采取坐等利用者上門查詢，利用者提出需要什么就查詢什么，很少主動(dòng)了解利用者的需求類型，此外，國土資源管理者沒有組織人手根據(jù)社會(huì)需求類型對檔案資源進(jìn)行深入挖掘與分析，僅能提供原始的檔案資源服務(wù)，資源服務(wù)類型單一，服務(wù)質(zhì)量不高，主動(dòng)服務(wù)意識差。

二、加強(qiáng)我國國土資源檔案管理工作的路徑選擇

（一）建章立制，推進(jìn)國土資源檔案管理規(guī)范化、制度化。首先，推進(jìn)國土資源檔案管理的規(guī)范化制度化，關(guān)鍵是人。要提高國土資源檔案管理人員的管理思維和管理技能，做好宣傳教育工作，強(qiáng)化國土資源檔案管理人員的現(xiàn)代管理意識，做好教育培訓(xùn)工作，通過短期培訓(xùn)、專家講座、內(nèi)部交流，提升國土資源檔案管理者的管理技能，全面強(qiáng)化管理人員檔案收集、立卷、整理、裝訂、上架等各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際操作能力，推進(jìn)國土資源檔案管理的管理模式創(chuàng)新。其次，推進(jìn)國土資源檔案管理的規(guī)范化、制度化，要完善制度建設(shè)。國土資源檔案管理要進(jìn)一步完善管理人員崗位分工制度，明確不同崗位的具體職責(zé)，將管理責(zé)任細(xì)化到人，明確檔案管理、歸檔范圍，細(xì)化檔案利用、借閱權(quán)限，嚴(yán)格鑒定、銷毀等規(guī)定，做到有章可循、有規(guī)可依，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。另外，要進(jìn)一步完善國土資源檔案管理的激勵(lì)機(jī)制，打破檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)分配的平均主義傾向，對在管理方式創(chuàng)新等管理過程中做出過突出貢獻(xiàn)的員工予以精神鼓勵(lì)和物質(zhì)鼓勵(lì)，激勵(lì)員工不斷的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的管理能力，調(diào)動(dòng)國土資源檔案管理人員的工作積極性；進(jìn)一步規(guī)范國土資源檔案管理的安全制度建設(shè)，一是要建立層層簽訂安全責(zé)任書的安全責(zé)任細(xì)化制度，明確每個(gè)人的安全責(zé)任，做到人人繃緊安全責(zé)任這根弦，人人參與安全工作。二是要建立安全巡視和定期檢查制度，定期對現(xiàn)有的國土資源檔案進(jìn)行安全檢查。檢查國土資源檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，消防設(shè)備的配備等情況。三是要制定安全預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的火災(zāi)、地震等情況制定突發(fā)緊急事件發(fā)生時(shí)國土資源檔案的搶救、保存工作。四是要進(jìn)一步更新國土資源檔案管理的基本設(shè)備，創(chuàng)造良好的國土資源檔案存儲(chǔ)環(huán)境。

（二）推陳出新，加強(qiáng)國土資源檔案管理數(shù)字化、信息化。信息化是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的根本特點(diǎn)，加強(qiáng)國土資源檔案管理的數(shù)字化、信息化是新時(shí)期推進(jìn)國土資源檔案管理的必然要求。進(jìn)一步加強(qiáng)國土資源檔案管理工作的信息化程度，需要做好以下三方面工作：一是要國土資源檔案信息化數(shù)字化人才培養(yǎng)。國土資源檔案數(shù)字化、信息化將使檔案部門管理的檔案資源的形式特征、主要工作以及服務(wù)模式都帶來了很大的變化。國土資源檔案管理的人員不但要掌握檔案管理的專業(yè)知識和技能，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的基本技能。因此，培養(yǎng)和造就一大批既掌握國土資源管理和檔案管理等專業(yè)知識，又能熟練地遠(yuǎn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體及數(shù)據(jù)通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)秀人才是推進(jìn)國土資源檔案管理數(shù)字化、信息化的前提和基礎(chǔ)。二是要大力推進(jìn)現(xiàn)有國土資源檔案的信息化、數(shù)字化進(jìn)程。首先，將保存時(shí)間較長的歷史檔案錄入國土資源信息化系統(tǒng)中，將紙質(zhì)的文檔、圖片及其他音頻視頻等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的新型檔案形式，進(jìn)一步延長其存儲(chǔ)期限。其次，不斷推進(jìn)數(shù)字化的國土資源檔案管理模式，鼓勵(lì)政府及相關(guān)企業(yè)采用電子化的檔案存儲(chǔ)格式，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理效率的提升，為國土資源檔案信息的開放和利用奠定基礎(chǔ)。除此之外，還需強(qiáng)化對國土資源檔案信息管理網(wǎng)站的建設(shè)，建立和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)檢索、查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的規(guī)范化管理和智能化利用，在國土資源檔案館網(wǎng)站上能夠?qū)崟r(shí)和在線滿足社會(huì)各界對政府檔案公開的需求，并不斷推進(jìn)網(wǎng)站在線受理、公開的信息化進(jìn)程。

（三）以用促管，提升國土資源檔案管理開發(fā)率、利用率?！霸谏鐣?huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢下，檔案工作模式必須適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)?！盵3]國土資源檔案管理部門不僅要做好檔案的管理工作，更要最大限度地開發(fā)和利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)國土資源檔案為政府公共決策服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的功能。如何推動(dòng)國土資源檔案開放程度，提高檔案的開發(fā)利用價(jià)值，成為擺在國土資源檔案管理部門面前迫切需要解決的問題：第一，打鐵還需自身硬，提升國土資源檔案的利用率首先要有樹立共享意識，增強(qiáng)服務(wù)的積極性和主動(dòng)性，深入了解社會(huì)各界對國土資源檔案服務(wù)的需求類型、需求主體等潛在的市場需求信息，在保留傳統(tǒng)服務(wù)項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步拓展服務(wù)范圍，優(yōu)化服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量。第二，要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，要制定數(shù)字化、電子化國土資源檔案的管理章程，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，提高國土資源檔案的管理、開發(fā)和利用的有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。各國土資源檔案管理部門要加強(qiáng)館際、館室協(xié)作，打破政府權(quán)限分工造成的“信息孤島”。進(jìn)行數(shù)據(jù)資源整合和網(wǎng)絡(luò)化管理，建立統(tǒng)一的國土資源檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)。第三，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識，提高檔案資源收集、加工等信息處理能力、計(jì)算機(jī)使用、文獻(xiàn)復(fù)制等現(xiàn)代技術(shù)的操作能力以及外語、專業(yè)知識等綜合知識水平，提高查找文獻(xiàn)的水平和速度，確保服務(wù)的效果和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：朱梅（1973-），女，漢族，安徽省阜陽市太和縣人，本科，安徽省太和縣國土資源局檔案室主任，主要從事檔案管理方面的研究。