淺談如何編寫年鑒

關(guān)春光

[摘 要]年鑒是以全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地記述上年度事物運(yùn)動(dòng)、發(fā)展?fàn)顩r為主要內(nèi)容的資料性工具書。年鑒資料的收集要求全面完整，年鑒資料的整理要求細(xì)致入微，年鑒的編寫要按照規(guī)定的格式一絲不茍。

[關(guān)鍵詞]資料收集；資料整理；年鑒編撰；注意事項(xiàng)

自2006年5月18日中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令第467號(hào)公布實(shí)施《地方志工作條例》以來(lái)，地方志就走進(jìn)檔案工作者的日常生活。自2004年區(qū)史志辦要求編寫年鑒以來(lái)，我已經(jīng)完成了11年的年鑒編寫工作，在工作中遇到了一些問(wèn)題，也總結(jié)了一些做法，結(jié)合自己的工作實(shí)際，談?wù)勛约簩?duì)寫好年鑒的看法。

一、年鑒及其主要內(nèi)容

1.年鑒的定義

年鑒是以全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地記述上年度事物運(yùn)動(dòng)、發(fā)展?fàn)顩r為主要內(nèi)容的資料性工具書。匯輯一年內(nèi)的重要時(shí)事、文獻(xiàn)和統(tǒng)計(jì)資料，是按年度連續(xù)出版的工具書。

2.年鑒的特點(diǎn)

年鑒具有資料權(quán)威詳實(shí)、反映內(nèi)容及時(shí)、記事連續(xù)準(zhǔn)確、按年度出版、功能齊全、查閱使用方便的特點(diǎn)。

3.年鑒的作用

年鑒的主要作用是向人們提供一年內(nèi)全面、真實(shí)、系統(tǒng)的事實(shí)資料，便于了解一定區(qū)域政治、經(jīng)濟(jì)、文化社會(huì)等方面發(fā)展現(xiàn)狀和其發(fā)展趨勢(shì)。它所收集的材料主要來(lái)源于當(dāng)年的政府公報(bào)、重要報(bào)刊的報(bào)道和統(tǒng)計(jì)部門的數(shù)據(jù)。因此，年鑒有較大的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)意義和比較系統(tǒng)的連續(xù)參考作用。

4.年鑒的內(nèi)容

作為基層單位，年鑒的主要內(nèi)容一般包括概述、大事記、部門工作、組織機(jī)構(gòu)沿革、附錄等部分。

二、資料的收集

編寫年鑒的前提是要有充足的資料。能夠收集到完整、詳實(shí)、細(xì)致的第一手資料是年鑒編撰人員的重要工作之一。

1.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，成立編纂委員會(huì)

要積極爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，成立年鑒編纂委員會(huì)，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任主編，將所有涉及的部門及科室全部納入成員單位，并要求各成員單位指派一名工作人員專門負(fù)責(zé)提供年鑒資料。這樣就做到了收集資料有抓手，保證了可以收集到詳細(xì)的資料。

2.制訂收集計(jì)劃，明確收集目標(biāo)

年鑒資料的收集強(qiáng)調(diào)時(shí)間性和全面性，要根據(jù)編寫的內(nèi)容和單位工作實(shí)際，確定收集的內(nèi)容和目標(biāo)，制訂詳細(xì)的收集計(jì)劃，明確到部門和科室。只有明確了目標(biāo)，才能提高資料收集的效率，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)獲得相對(duì)完整的第一手資料，避免遺漏，為編寫工作提供基礎(chǔ)保障。

3.全面收集信息，充分補(bǔ)充資料

僅僅收集各單位和部門提供的資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足年鑒編寫需要的。還需要資料收集者從不同角度了解行業(yè)發(fā)展的新動(dòng)向、新事物、新情況、新變化，征徇資料提供者的不同意見(jiàn)，盡可能從不同的角度更多的收集資料。

4.虛心求教，不恥下問(wèn)

年鑒編纂者不可能熟悉單位所有的業(yè)務(wù)工作，在收集資料時(shí)，不僅要耐心細(xì)致，而且要虛心請(qǐng)教，對(duì)不明白的地方要向資料提供者多學(xué)、多問(wèn)。只有這樣才能保證在后期的整理和編寫過(guò)程中對(duì)資料有充分的認(rèn)識(shí)。

三、資料的整理

收集到的資料一般比較零亂，多是以大事記、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)刊、工作總結(jié)、典型材料等為主要內(nèi)容。這就需要編纂人員去其糟粕取其精華，優(yōu)中選精，為我適用。

1.按時(shí)間分類

編纂年鑒是要遵循一定的時(shí)間規(guī)律的，這就要求在資料整理過(guò)程中，將各種資料按發(fā)生的時(shí)間先后順利進(jìn)行排序，也可用表格的形式進(jìn)行整理，有利于編寫時(shí)的統(tǒng)一查找。

2.按內(nèi)容分類

一項(xiàng)工作可能涉及多個(gè)部門，需要協(xié)作與配合，導(dǎo)致收集上來(lái)的資料因報(bào)送部門不同而出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。這就需要年鑒編纂人員按內(nèi)容進(jìn)行分類，從主導(dǎo)部門的材料入手，加入其他配合部門的資料，以保障某項(xiàng)工作資料的完整性。

四、年鑒的編纂

1.確定年鑒的框架結(jié)構(gòu)

年鑒一般分為篇目、欄目、條目，按章、節(jié)編寫。編寫年鑒時(shí)要做到主題鮮明，層次清晰，重點(diǎn)突出。

2.明確編纂年鑒的文體

年鑒的文體一般為記敘文體或說(shuō)明文體。應(yīng)選用平實(shí)簡(jiǎn)潔的文字重點(diǎn)記錄事件或人物、時(shí)間、地點(diǎn)、方法或經(jīng)過(guò)、結(jié)果或問(wèn)題，避免裝飾和修辭。

3.確定年鑒的主要內(nèi)容

一般包括封面及封底、編纂委員會(huì)、前言、目錄、概述、大事記、自然概況、主要工作、專文特載、組織機(jī)構(gòu)沿革、附錄、照片等。根據(jù)不同的部門或單位可以進(jìn)行不同的選擇。同時(shí)要明確主次，分清詳略。

五、編纂年鑒的注意事項(xiàng)

1.語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、流暢

年鑒描述的是一年中主要工作的客觀事實(shí)，應(yīng)盡量避免使用疑問(wèn)句、感嘆句和祈使句，減少長(zhǎng)句和復(fù)句，不用“認(rèn)為”“因種種原因”等含糊其詞和“可能”“推測(cè)”等無(wú)法確定的詞語(yǔ)。

2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，應(yīng)來(lái)源于統(tǒng)計(jì)部門

年鑒中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)應(yīng)來(lái)源于統(tǒng)計(jì)部門，如果使用業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)（例如衛(wèi)生部門的醫(yī)療統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，要注明統(tǒng)計(jì)口徑和范圍）要標(biāo)注來(lái)源。同時(shí)要注意遵守保密規(guī)定。注重年鑒中數(shù)據(jù)的連續(xù)性，一般應(yīng)在保留以前年度的統(tǒng)計(jì)口徑和范圍的基礎(chǔ)上，進(jìn)行數(shù)據(jù)擴(kuò)充，確保數(shù)據(jù)具有可比性。

3.避免內(nèi)容的重復(fù)交叉

年鑒編寫過(guò)程中要注意各部分之間的內(nèi)容重復(fù)，涉及多個(gè)科室的內(nèi)容要由主要負(fù)責(zé)科室提供資料；也要注意同一部分的不同層次重復(fù)，要選擇重點(diǎn)層次進(jìn)行詳寫，其余內(nèi)容簡(jiǎn)要概述。

年鑒，講述了現(xiàn)在的事實(shí)，定格為歷史的記錄，在歲月更迭中靜靜的守候，所有參與年鑒編寫的工作人員要以飽滿的熱情、積極的工作為史負(fù)責(zé)。