淺析如何做好煤炭行業(yè)檔案管理工作

史文梅

摘 要：煤炭行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展離不開檔案管理工作的完善，因此，探索如何做好煤炭行業(yè)的檔案管理工作具有極其重要的意義。為了保證對煤炭產(chǎn)業(yè)的充分利用，促進煤炭行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)煤炭企業(yè)的社會效益和經(jīng)濟效益統(tǒng)一，煤炭企業(yè)必須重視檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：煤炭行業(yè) 檔案管理 管理方式

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）05（c）-0176-02

煤炭行業(yè)的檔案管理工作是否高效合理，關(guān)系到煤炭企業(yè)的運行，因而許多煤炭企業(yè)不遺余力的提高檔案管理工作的水平以適應市場經(jīng)濟對煤炭行業(yè)提出的新的要求。該文就目前煤炭行業(yè)管理工作的不足之處以及如何做好煤炭行業(yè)的檔案管理工作進行論述，并對煤炭行業(yè)的發(fā)展方向進行展望。

1 當前煤炭行業(yè)檔案管理工作存在的不足

1.1 領(lǐng)導的觀念落后

有些煤炭企業(yè)的領(lǐng)導人員忽視檔案管理工作的重要性，錯誤的認為檔案管理與企業(yè)的發(fā)展沒有太大的關(guān)系，對檔案管理工作投入的時間和精力比較少，加之他們對《檔案法》缺乏了解，使得下屬的檔案管理人員缺乏對檔案進行依法管理的意識，對檔案管理工作沒有主動性和積極性，消極工作，領(lǐng)導人和管理人員的做法都阻礙了檔案管理工作的進行。

1.2 檔案管理機制不健全

有些煤炭企業(yè)對檔案管理部門的職責劃分模糊，沒有對檔案的管理建立明確的規(guī)范和要求，致使許多檔案資料被損壞、丟失卻找不到具體的負責人員；有些煤炭企業(yè)對計算機技術(shù)在檔案管理工作中的作用認識不清，檔案管理軟件長時間不更新，致使檔案管理工作的方法落后、效率低下；還有些企業(yè)對制成的檔案的格式、組卷、分類、裝訂等業(yè)務標準沒有進行統(tǒng)一的規(guī)范，導致檔案的整理工作十分混亂；這些不健全的管理機制都嚴重的影響了檔案管理工作的順利開展。

1.3 檔案管理工作人員的素質(zhì)較低

檔案管理是一門科學，不是簡單的對檔案進行保管，它需要工作人員具備相應的專業(yè)知識和專業(yè)技能，擁有良好的個性心理品質(zhì)，能夠及時發(fā)現(xiàn)工作中的新問題和新情況并提出可行的應對措施。但是由于長久以來煤炭行業(yè)對檔案管理工作的忽視，致使目前檔案管理工作人員的素質(zhì)偏低。特別是某些檔案管理工作人員不思進取，缺乏創(chuàng)新意識，具體表現(xiàn)在有的工作人員不去主動學習現(xiàn)代化的辦公方式，仍然采用紙質(zhì)化辦公；有的工作人員缺乏責任感等。

2 做好煤炭行業(yè)檔案管理工作的方法

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案資料的收集

思想對行動有重大的影響，所以為了做好檔案管理工作，相關(guān)人員要更新觀念，堅持實事求是、與時俱進的思想，努力探索提高檔案管理水平的有效措施。

資料的搜集是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，因而煤炭企業(yè)的有關(guān)人員要及時準確的搜集資料，按時對搜集到的資料進行整理歸納，并注意保存搜集到的資料。從煤炭行業(yè)長期的發(fā)展歷程來看，這些搜集到的材料可能會幫助煤炭企業(yè)有效應對市場競爭中可能發(fā)生的各種情況，對于維護企業(yè)的利益起著不可替代的作用。

2.2 制定完善的檔案管理細則

在遵循國家相關(guān)檔案管理法規(guī)和條例的前提下，煤炭企業(yè)內(nèi)部應當制定完善的檔案管理辦法。管理辦法應包括對制成檔案的業(yè)務標準的具體規(guī)范；檔案搜集的具體途徑；進行檔案管理時使用的辦公軟件；選拔和培養(yǎng)檔案管理人員的注意事項等等。

2.3 構(gòu)建科學的檔案管理工作體系

目前我國許多煤炭企業(yè)都存在著檔案管理工作體系混亂的情況，領(lǐng)導不重視檔案管理工作，不同部門之間的權(quán)責劃分不明確，導致材料從搜集、整理、歸納、儲存到利用的整個過程做不到規(guī)范化。

要改變這種狀況，首先，領(lǐng)導要知道檔案雖然不能直接提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，但是檔案的信息和服務卻能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展創(chuàng)造間接的價值，鑒于此，領(lǐng)導應轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，在思想上重視檔案管理工作，樹立檔案要集中管理，分部門、分級別負責的意識，將檔案管理工作與其他工作放在同等重要的位置上，向員工傳遞檔案管理的重要性；其次，要全面考慮企業(yè)的實際情況，制定一套科學的檔案管理工作體系，盡可能的將責任細化；最后，要重視檔案管理工作與其他各項工作的結(jié)合，積極發(fā)現(xiàn)兩者之間的共同點以及能夠相互借鑒的地方，從而提高檔案管理工作的整體水平。

2.4 創(chuàng)新檔案管理模式

長期以來，我國大部分煤炭企業(yè)采用統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的模式，但是隨著煤炭行業(yè)的發(fā)展，這種管理模式的弊端逐漸顯露出來，許多煤炭企業(yè)在對自身的發(fā)展情況進行總結(jié)研究之后探索出了一種新的管理模式，即在統(tǒng)一領(lǐng)導的前提下，實行集中管理和分層管理。

統(tǒng)一領(lǐng)導的著眼點在于從宏觀角度把握檔案管理工作，對不同部門的檔案管理工作進行有效的監(jiān)督，考察工作人員的能力，防止資料損壞或者丟失現(xiàn)象的發(fā)生；集中管理的著眼點主要體現(xiàn)在兩個方面，第一個方面是對特別重要的資料進行管理；第二個方面是對形成時間比較短的資料進行管理；分層管理的著眼點是對不適合進行集中管理的資料進行管理。

2.5 提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作的具體實行者是相關(guān)工作人員，工作人員素質(zhì)的高低直接決定著檔案管理工作的水平。任何事物都是不斷發(fā)展變化的，檔案管理工作也是如此，這就要求檔案管理工作人員要具備專業(yè)的業(yè)務知識，有應對新情況和新挑戰(zhàn)的心理準備，具備良好的職業(yè)修養(yǎng)和高度的責任感，因此要通過各種有效的途徑提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，可以通過組織培訓、專家講座等方式促使管理人員學習先進的知識，提高對檔案管理工作的認識水平，積極改進工作過程中的不足之處，推動檔案管理工作的不斷完善。

與其他行業(yè)相比，煤炭行業(yè)的工作環(huán)境比較差，導致許多煤炭企業(yè)的人才流失，這就加大了煤炭管理工作的難度。如何培養(yǎng)合格的人才并且留住人才便成了多數(shù)煤炭企業(yè)必須考慮的問題。除了提升管理人員的素質(zhì)，企業(yè)也應該重視改善工作環(huán)境，完善薪資制度，使人才樂于工作，愿意投身于檔案管理工作。endprint

3 對未來煤炭行業(yè)檔案管理工作的展望

煤炭企業(yè)為了實現(xiàn)持久的經(jīng)濟效益和社會效益，對檔案管理工作給予的關(guān)注越來越多，不少企業(yè)還對現(xiàn)行的檔案管理模式進行了新的探索，從當前煤炭行業(yè)的發(fā)展趨勢來看，煤炭行業(yè)的檔案管理工作必然會在未來呈現(xiàn)出更加廣闊的發(fā)展前景。

3.1 煤炭檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合

經(jīng)濟和科技的高速發(fā)展推動了現(xiàn)代信息技術(shù)的突飛猛進，未來，現(xiàn)代信息技術(shù)對社會的各個領(lǐng)域都會產(chǎn)生深刻的影響，煤炭行業(yè)當然也不例外。信息技術(shù)的發(fā)展為實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理工作的網(wǎng)絡化和自動化提供了巨大的可能性，可以預見，在不久的將來，現(xiàn)代信息技術(shù)必將為煤炭管理工作注入更多高科技的元素。

3.2 檔案信息資源共享

煤炭企業(yè)在最初的發(fā)展階段，檔案資料比較少，相關(guān)人員查閱資料比較容易，但是隨著煤炭企業(yè)規(guī)模的擴大，其資料的累積量會增多，這時許多企業(yè)會選擇建立檔案館來保存資料。

檔案管理工作要進行創(chuàng)新就不能閉門造車，不能有意的割裂與其他行業(yè)的聯(lián)系，所以檔案信息資源共享必定會成為一種潮流。檔案信息資源共享不僅能夠高效的利用煤炭企業(yè)檔案館的館藏，避免信息的重復和浪費，而且能夠與其他行業(yè)實現(xiàn)優(yōu)勢互補，從整體上推動煤炭行業(yè)的長足發(fā)展。

4 結(jié)語

我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展對煤炭行業(yè)的檔案管理工作提出了更嚴格的要求，檔案管理工作作為煤炭行業(yè)的基本工作之一，關(guān)系著煤炭企業(yè)的發(fā)展水平和競爭力，所以煤炭企業(yè)應當不斷改進檔案管理工作中的不足之處，提高檔案的使用率，從而發(fā)揮檔案管理工作應有的價值。

參考文獻

[1] 王盈.淺談如何優(yōu)化陜西煤炭行業(yè)檔案管理[J].陜西煤炭，2012（2）.

[2] 王鶴.淺談煤炭體制改革中檔案的管理工作[J].黑龍江科技信息，2013（4）.

[3] 王英杰.淺談新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理的幾個問題[J].華章，2013（8）.

[4] 張琳.分析煤炭企業(yè)檔案管理工作面臨的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2013（11）.

[5] 賈金果.煤炭企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2010（28）.

[6] 杜靜.煤炭企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)初探[J].中國科技博覽，2010（33）.endprint