合同風險管控“1234”工作法的創(chuàng)建與應用

張靜

摘要：合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中一個重要管理環(huán)節(jié)，貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，既是依法治企的要求，同時也是規(guī)范企業(yè)管理，實現(xiàn)痕跡化管理的有效手段。筆者以加強合同管理為切入點，對現(xiàn)行合同內(nèi)控管理進行積極探討和思考，力求持續(xù)優(yōu)化流程、降低風險、提高效率，推進煙草行業(yè)合同審計制度化、流程化、規(guī)范化建設進程。

關(guān)鍵詞：合同風險管控 “1234” 工作法

一、完善合同風險管控工作法的必要性

合同管理是動態(tài)管理過程，是注重科學、持續(xù)發(fā)展變化并趨于合理的過程，是企業(yè)做大做強得以支撐的脊梁。在新形勢下，煙草企業(yè)走向市場、成為市場主體，就必須堅持依法經(jīng)營，堅持誠信為本，煙草企業(yè)誠信經(jīng)營，一個極其重要的表現(xiàn)就是企業(yè)合同規(guī)范化管理。長期以來，蚌埠卷煙廠始終堅持遵紀守法、合法經(jīng)營，于2007年榮獲國家級“守合同重信用先進單位”，建立了完整的合同管理體系，將合同管理劃分為合同準備、合同簽署、合同履行、合同履行后管理四個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了事前合同文本審核，事中合同付款審核，事后合同履行分析全過程管理。在日常合同審計過程中，審計人員從合同管理四個管理環(huán)節(jié)入手，采取13項內(nèi)控措施對合同管理風險進行應對，通過風險評價發(fā)現(xiàn)，在風險管理總體受控前提下，企業(yè)現(xiàn)階段合同管理中簽署、履行后管理階段， 4項控制措施尚存在控制盲點。2012年，煙草行業(yè)把“嚴管理、促規(guī)范”作為工作重點任務，力求建立行業(yè)更加嚴格規(guī)范的生產(chǎn)經(jīng)營管理秩序，建立更加完善的行業(yè)制度體系，問題的存在、行業(yè)要求具有鮮明的時代烙印，需要企業(yè)跟隨時代步伐，必將改變工作方式，創(chuàng)新管理方法，更新管理理念，建立符合時代特征的合同管理方法。

二、合同風險管控“1234”工作法的創(chuàng)建與應用

蚌埠卷煙廠合同風險管控“1234”工作法，集1項檢查、2級審核、3方會簽、4步簽署為一體，從檢查機制、審核機制、會簽機制和簽署機制四個方面融合了合同內(nèi)控管理總體要求，準確把握了行業(yè)新形勢、新要求，兼顧了效率、科學合理原則，是符合時代特征的新型合同管理方法，對于促進企業(yè)合同管理、基礎管理、規(guī)范化管理具有一定的實用性和針對性。

（一）健全業(yè)務檢查與合同履行檢查合二為“1”的檢查機制

制定《蚌埠卷煙廠“一項一卷”卷宗管理方案》，項目實施過程中，項目立項、招投標、監(jiān)督、審計、財務、經(jīng)辦各職責部門形成相互制約和相互監(jiān)督的工作機制，充分發(fā)揮監(jiān)管合力，明確上一環(huán)節(jié)未通過不得進入下一個環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌設置合同簽訂、立項、招投標、監(jiān)督、驗收、結(jié)算、其他等7個檢查環(huán)節(jié)和56個檢查點，有效解決合同履行后管理，同時對工程投資、物資采購、宣傳促銷業(yè)務"一項一卷"資料合規(guī)性、資料完整性、歸檔及時性進行檢查。

（二）完善審計內(nèi)部“2”級審核機制

從完善內(nèi)部審計工作機制角度入手，在審計人員完成合同初審的基礎上，增設審計科長初審環(huán)節(jié)，有效解決合同審核到位的問題。該項管理措施一改過去初審意見只有審計人員提出的局限性，既可以使審計錯誤及時糾正，杜絕合同審核不到位情況，又完善了審計部門內(nèi)部相互制約機制，確保了合同審計的嚴密性。

（三）細化律師、財務、審計“3”方會簽機制

合同審計實行律師、財務、審計三方會簽是行業(yè)加強合同管理的重要舉措之一，但在實施細節(jié)上行業(yè)尚未進行明確規(guī)定，由專業(yè)人士律師對合同合法、合規(guī)、合理性等合同風險控制的重要領域進行最先審核，有助于防范企業(yè)法律風險，維護合法權(quán)益，是財務、審計人員關(guān)注合同成立的首要關(guān)口；財務人員對合同預算批復情況、財務結(jié)算審核，有助于控制企業(yè)財務風險，提高資金使用效率，是審計人員關(guān)注項目立項合理性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；審計人員負責最終對整個流程及合同條款的完整性進行審核，通過企業(yè)風險控制活動，明確會簽流程，合理劃分會簽職責，實現(xiàn)了控制關(guān)口前移，化事后的被動防范為事前的主動防范。

（四）再造“4”步簽署流程

蚌埠卷煙廠從加大合同預審和監(jiān)管入手，修訂完善《蚌埠卷煙廠合同管理辦法》，制定《蚌埠卷煙廠合同簽訂事宜績效考核細則》，實施“先審后批，先審后簽”4步合同簽署流程，實現(xiàn)了合同簽署閉環(huán)管理。

三、合同風險管控“1234”工作法的效果評價

通過近一年應用，合同風險管控“1234”工作法管理效應初步顯現(xiàn)，該工作法檢查機制健全，審核核機制嚴密，會簽機制合理，簽署流程順暢，既把住了合同簽訂關(guān)，會簽意見一目了然，又把住了流程關(guān)，意見采納情況有效確認，完善了合同審計制度及流程體系建設。在合同的不同管理階段形成了互相監(jiān)督、制約的關(guān)系，使合同在多角度、全方位科學有序的程序中產(chǎn)生，對于防范和降低經(jīng)營風險，維護企業(yè)形象，提升基礎管理水平，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展方面具有深遠意義。

（一）會簽清晰，方便快捷

清晰的會簽機制，充分體現(xiàn)了風險控制的嚴謹性，改變了會簽無序可循的現(xiàn)狀，方便了業(yè)務部門快捷送審，節(jié)約了合同審計時間。

（二）流程完整，環(huán)環(huán)相扣

簽署、會簽、審計二級審核機制的建立與再造，填補了蚌埠卷煙廠合同管理流程體系缺失部分、摒棄了不合理部分，確保了流程的科學性、完整性，各流程之間環(huán)環(huán)相扣，充分體現(xiàn)了細節(jié)決定成敗的管理思想。

（三）全面檢查，風險受控

業(yè)務檢查與合同履行檢查相結(jié)合，合同管理與企業(yè)基礎管理水平實現(xiàn)了雙提升，合同管理風險、企業(yè)經(jīng)營風險均得以控制在受控范圍內(nèi)。

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