從“人找事”到“事找人”

企業(yè)在強(qiáng)化重大事項(xiàng)督辦管理的過(guò)程中，由于難以對(duì)督辦事項(xiàng)進(jìn)行精確的定位、查詢和統(tǒng)計(jì)，遇到了很多困難?；埸c(diǎn)科技提出的針對(duì)集團(tuán)企業(yè)督辦業(yè)務(wù)的“立體信箱式”管理模型，能夠幫助企業(yè)借助IT系統(tǒng)準(zhǔn)確定位、查詢和統(tǒng)計(jì)督辦事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)“人在找督辦事項(xiàng)”向“督辦事項(xiàng)主動(dòng)找人”轉(zhuǎn)變，大幅提升企業(yè)督辦事項(xiàng)管理水平。

有道是“抓大放小”，集團(tuán)企業(yè)如果管住了重大事項(xiàng)，就能在很大程度上管住風(fēng)險(xiǎn)。因此，提升重大事項(xiàng)的督辦管理是集團(tuán)企業(yè)提升執(zhí)行力的有效手段。然而，如何強(qiáng)化重大事項(xiàng)的督辦管理，卻仍然讓很多企業(yè)管理者非常頭疼。

應(yīng)對(duì)定位、查詢和統(tǒng)計(jì)挑戰(zhàn)

國(guó)內(nèi)知名管理軟件廠商北京慧點(diǎn)科技有限公司企業(yè)管控事業(yè)部解決方案部經(jīng)理呂兆海認(rèn)為，企業(yè)管理者難以快速了解事項(xiàng)的督辦進(jìn)展與存在的問(wèn)題，缺乏實(shí)時(shí)、有效的數(shù)據(jù)為企業(yè)業(yè)務(wù)決策和執(zhí)行服務(wù)，是企業(yè)重大事項(xiàng)督辦管理難的癥結(jié)之一。通常情況下，企業(yè)督辦事項(xiàng)的來(lái)源、組織人員、業(yè)務(wù)類型較為復(fù)雜，而且督辦事項(xiàng)的下發(fā)時(shí)間、持續(xù)周期、要求辦結(jié)時(shí)間等各不相同。在如此紛繁復(fù)雜的信息中，快速定位、查詢與統(tǒng)計(jì)一個(gè)或多個(gè)、一類或多類事項(xiàng)的辦理情況或歷史信息相當(dāng)困難。

呂兆海介紹，在長(zhǎng)期服務(wù)于集團(tuán)型企業(yè)管理信息化的過(guò)程中，慧點(diǎn)科技基于豐富的項(xiàng)目實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與管理研究成果，針對(duì)集團(tuán)企業(yè)的督辦業(yè)務(wù)提出了全生命周期的決議督辦管理解決方案。其中，創(chuàng)新性地提出了“立體信箱式”管理督辦管理模型，并將該模型固化在決議督辦管理產(chǎn)品中，旨在幫助企業(yè)應(yīng)對(duì)督辦管理中所面臨督辦事項(xiàng)的定位、查詢和統(tǒng)計(jì)等挑戰(zhàn)，為企業(yè)各級(jí)用戶提供更為便捷、全面、易用的執(zhí)行和決策支持。

據(jù)悉，慧點(diǎn)科技督辦事項(xiàng)立體信箱式管理模型從督辦來(lái)源、業(yè)務(wù)類型、組織人員、時(shí)間等多個(gè)維度對(duì)一個(gè)或多個(gè)、一類或多類事項(xiàng)進(jìn)行快速定位、查詢和統(tǒng)計(jì)。

支持動(dòng)態(tài)維度定義

呂兆海介紹，慧點(diǎn)科技提出的決議督辦“立體信箱式”模型設(shè)計(jì)遵循了可伸縮式理論。在此模型中，督辦事項(xiàng)被貼上了“多維度”的標(biāo)簽，可以設(shè)計(jì)兩個(gè)以上的分類維度對(duì)事項(xiàng)信息進(jìn)行管理，如督辦來(lái)源、業(yè)務(wù)類型、組織人員、時(shí)間維度等，同時(shí)每個(gè)管理維度又可以進(jìn)行進(jìn)一步的維度細(xì)分。

其一，督辦來(lái)源維度。企業(yè)的督辦事項(xiàng)來(lái)源較多，如重要會(huì)議決議督辦、領(lǐng)導(dǎo)交辦、年度計(jì)劃事項(xiàng)、公文督辦等。同時(shí)，在每個(gè)大維度下又會(huì)涉及下一級(jí)的細(xì)分維度，如在企業(yè)中重要的會(huì)議督辦經(jīng)常會(huì)涉及董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、總裁辦公會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、黨委辦公會(huì)和各類專題會(huì)等。因此，在此管理模型中，企業(yè)可以在重要會(huì)議決議督辦下繼續(xù)可以按照會(huì)議類型進(jìn)行下一級(jí)的模型固化，從而形成層級(jí)化、體系化的督辦來(lái)源架構(gòu)。

其二，業(yè)務(wù)類型維度。企業(yè)的督辦事項(xiàng)涉及企業(yè)運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面，為企業(yè)的督辦事項(xiàng)打上業(yè)務(wù)類型的標(biāo)簽有助于對(duì)督辦事項(xiàng)進(jìn)行分類的管理和統(tǒng)計(jì)。企業(yè)可以將業(yè)務(wù)類的劃分為不同的業(yè)務(wù)層級(jí)，如業(yè)務(wù)管理類、經(jīng)營(yíng)投資類、行政管理類、專業(yè)研究類等。每個(gè)業(yè)務(wù)類型又可以繼續(xù)細(xì)分，從而在業(yè)務(wù)類型維度形成體系化的管理。

其三，組織人員維度。企業(yè)的督辦事項(xiàng)會(huì)涉及企業(yè)的各個(gè)部門和下屬單位，一個(gè)督辦事項(xiàng)下達(dá)后，首先會(huì)到達(dá)業(yè)務(wù)部門/下屬單位；業(yè)務(wù)部門收到督辦事項(xiàng)后，會(huì)繼續(xù)細(xì)化分解到二級(jí)部門，甚至繼續(xù)細(xì)化到業(yè)務(wù)人員。系統(tǒng)管理模型即是將此種逐級(jí)分解和反饋的模型固化，形成組織人員維度。

其四，時(shí)間維度。企業(yè)的督辦事項(xiàng)是隨著時(shí)間不斷下發(fā)的，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中隨時(shí)都可能發(fā)起各類型的督辦，而每一次下發(fā)的各個(gè)督辦事項(xiàng)持續(xù)周期、要求辦結(jié)時(shí)間都不太一致，系統(tǒng)管理模型將自動(dòng)根據(jù)開(kāi)始日期、結(jié)束日期及間隔反饋日期、提醒日期等時(shí)間屬性進(jìn)行固化，形成時(shí)間的管理維度。

此外，企業(yè)還可根據(jù)不同時(shí)期的管理需求增加或調(diào)整管理維度，以形成更為豐富和精準(zhǔn)的管理定位。“在企業(yè)督辦事項(xiàng)管理中需要細(xì)化的維度可能不止以上四種，慧點(diǎn)科技督辦管理模型支持動(dòng)態(tài)伸縮式管理。企業(yè)可以在系統(tǒng)建設(shè)初期或使用過(guò)程中，隨時(shí)添加或變更管理維度，從而能夠更快速地響應(yīng)集團(tuán)督辦管理的精細(xì)化變革?！眳握缀Ｑa(bǔ)充說(shuō)。

從“人找事”到“事找人”

已經(jīng)固化在慧點(diǎn)科技決議督辦管理系統(tǒng)中的“立體信箱式”督辦管理模型，不僅可以快速定位督辦事項(xiàng)，推送督辦事項(xiàng)的進(jìn)展與問(wèn)題，還可以作為綜合查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)告管理等方面的重要基礎(chǔ)。

第一，幫助企業(yè)快速、自動(dòng)完成督辦事項(xiàng)分類。督辦管理人員在創(chuàng)建督辦事項(xiàng)時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)固化的各個(gè)維度對(duì)此督辦事項(xiàng)打上標(biāo)簽。因此，一旦督辦事項(xiàng)下發(fā)，該事項(xiàng)將自動(dòng)具有多個(gè)維度的標(biāo)簽。同時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)這些標(biāo)簽和設(shè)計(jì)的模型維度自動(dòng)、快速地將督辦事項(xiàng)放置到指定的“信箱”中，并根據(jù)信箱本身的屬性向各維度（組織用戶、業(yè)務(wù)類型、分管等）的相關(guān)用戶推送精準(zhǔn)的提醒和任務(wù)信息，并在其任務(wù)中心自動(dòng)展示。

第二，支持企業(yè)的矩陣化督辦事項(xiàng)授權(quán)管理。企業(yè)的督辦事項(xiàng)雖然大多是辦公廳或辦公室進(jìn)行統(tǒng)一督辦，但不同來(lái)源的督辦事項(xiàng)由不同的管理人員進(jìn)行督辦管理，甚至不同的會(huì)議都由不同的管理人員負(fù)責(zé)。現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)采用矩陣式管理，即不僅按會(huì)議類型或領(lǐng)導(dǎo)交辦類型進(jìn)行管理，并且根據(jù)業(yè)務(wù)類別由不同的分管領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)?；埸c(diǎn)科技決議督辦管理系統(tǒng)借助其先進(jìn)的管理模型可以便捷地支持為不同的維度細(xì)節(jié)進(jìn)行個(gè)性化、差異化的授權(quán)管理，從而全面支持了企業(yè)矩陣式管理的變革與管理提升。

第三，幫助企業(yè)快速定位督辦事項(xiàng)。系統(tǒng)將自動(dòng)根據(jù)所固化的各維度幫助用戶快速定位其相關(guān)的事項(xiàng)，并主動(dòng)將事項(xiàng)的要求、進(jìn)展情況、反饋信息、異常情況等根據(jù)管理要求進(jìn)行定位與提醒，從而幫助用戶在眾多的督辦事項(xiàng)中快速定位其所關(guān)心或出現(xiàn)異常的事項(xiàng)。同時(shí)，系統(tǒng)的任務(wù)中心還支持用戶根據(jù)各維度快速進(jìn)行督辦事項(xiàng)的篩選，從而幫助用戶快速找到其想查閱的事項(xiàng)。

第四，幫助企業(yè)優(yōu)化查詢。企業(yè)中的決策者、督辦事項(xiàng)管理者、事項(xiàng)執(zhí)行者經(jīng)常需要查詢一個(gè)或一系列的督辦事項(xiàng)，慧點(diǎn)科技的決議督辦模型能夠在督辦事項(xiàng)創(chuàng)建下發(fā)時(shí)自動(dòng)根據(jù)屬性進(jìn)行分類，這就實(shí)現(xiàn)了在用戶查詢時(shí)可以使用管理維度的組合，系統(tǒng)將根據(jù)組合快速地定位該區(qū)域的事項(xiàng)，而不需要遍歷所有督辦事項(xiàng)，從而大大提升查詢效率和精確度，對(duì)用戶體驗(yàn)和系統(tǒng)性能的保障都起到了優(yōu)化提升的作用。

第五，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)多維度的統(tǒng)計(jì)分析，支撐企業(yè)執(zhí)行力的提升。督辦事項(xiàng)的辦理是企業(yè)執(zhí)行力的重要體現(xiàn)，讓企業(yè)執(zhí)行力隨著督辦事項(xiàng)的辦理效率和效果的提升而不斷提升是企業(yè)決策者與管理者的重要實(shí)踐?；埸c(diǎn)科技決議督辦管理系統(tǒng)借助其立體式管理模型可以為企業(yè)決策者、管理者提供實(shí)時(shí)、精確、全面的效能統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，從而幫助企業(yè)提升執(zhí)行力。

呂兆?？偨Y(jié)說(shuō)，借助慧點(diǎn)科技決議督辦管理系統(tǒng)，被“貼”上多維標(biāo)簽的督辦事項(xiàng)信息，特別是異常信息，會(huì)被快速地推送至相關(guān)的管理人員和執(zhí)行人員的系統(tǒng)頁(yè)面，從而使得督辦管理從以往的“人在找督辦事項(xiàng)”向現(xiàn)在的“督辦事項(xiàng)主動(dòng)找人”轉(zhuǎn)變，大大提升企業(yè)督辦事項(xiàng)管理與執(zhí)行效率與效果。