遼寧省網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源整合利用的內(nèi)容與模式

舒暢

摘 要：文章從檔案信息資源整合的涵義出發(fā)，探討了檔案信息資源整合的內(nèi)容與模式，對(duì)實(shí)現(xiàn)我省檔案信息資源整合利用，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的合理配置，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和發(fā)揮檔案信息資源的功能具有重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息；資源整合；內(nèi)容與模式

1 檔案信息資源整合的涵義

檔案信息資源整合是指在兼顧網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源現(xiàn)有配置與管理狀況的條件下，通過(guò)建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺(tái)，對(duì)分散異構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化組合與無(wú)縫聯(lián)結(jié)，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案資源的合理組織、高效利用與價(jià)值增值。

2 檔案信息資源整合利用的內(nèi)容

2.1 檔案實(shí)體整合

實(shí)體整合從廣義上說(shuō)是突破管理體制的局限，人為將條塊分割的檔案實(shí)體集中到某一主體檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。狹義上講檔案實(shí)體整合是指某一檔案機(jī)構(gòu)檔案實(shí)體的排列、組合及在館室中的保存位置等。那么，這里作者是從廣義上講檔案的實(shí)體整合。如遼寧省檔案館對(duì)專門(mén)檔案實(shí)體的整合。這樣既豐富了館藏，優(yōu)化了結(jié)構(gòu)，利于為廣大群眾提供利用服務(wù)。但是這種做法與現(xiàn)行“條塊分割”的檔案事業(yè)管理體制及專門(mén)檔案管理的法律規(guī)定有不符之處，同時(shí)也影響了專門(mén)檔案形成部門(mén)對(duì)專門(mén)檔案進(jìn)行管理、利用和服務(wù)。對(duì)綜合檔案館在管理、庫(kù)存、人力、物力和財(cái)力上都造成了巨大的壓力。為此，就必須對(duì)分散的檔案實(shí)體實(shí)施全方位的整合，只有這樣才能把握我省檔案信息資源的整體布局。

2.2 檔案信息整合

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息整合可以不改變檔案實(shí)體的保管位置，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，將數(shù)字檔案信息與檔案實(shí)體相剝離，在計(jì)算機(jī)空間對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)邏輯的整理與重組。如遼寧省檔案局對(duì)下轄的縣區(qū)檔案資源的整合。信息整合的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在可構(gòu)建跨時(shí)空的檔案資源共享空間，為社會(huì)化的“一站式”檔案資源服務(wù)提供了可能，使檔案資源開(kāi)發(fā)的深度和廣度達(dá)到極致。但這種模式需要齊全完整且動(dòng)態(tài)更新的數(shù)字檔案資源作為基礎(chǔ)，也需要法律規(guī)范和計(jì)算機(jī)信息安全技術(shù)作為保障。

2.3 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)整合

網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)是檔案信息資源整合利用的關(guān)鍵性因素。在信息資源整合的過(guò)程中，涉及很多的信息技術(shù)，如信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)換技術(shù)，信息分類、檢索技術(shù)，用戶界面與系統(tǒng)集成技術(shù)等。但是僅僅有技術(shù)還是不夠的，標(biāo)準(zhǔn)化才是有效整合檔案信息資源的前提。有統(tǒng)一的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間信息的互通互聯(lián)。這就需要對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整合。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)整合是指檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)庫(kù)類型、系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案移交的格式等相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。只有建立和健全信息整合的標(biāo)準(zhǔn)體系，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通，才能最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，否則如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各自為政，只能產(chǎn)生一個(gè)又一個(gè)的“信息孤島”，整合沒(méi)有任何意義，互聯(lián)互通無(wú)法實(shí)現(xiàn)，資源共享成了一句空話。

2.4 檔案系統(tǒng)整合

由于信息化建設(shè)的需要，我省各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)、檔案館紛紛開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，使用的檔案管理系統(tǒng)有南大之星檔案管理系統(tǒng)、世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)、清華紫光檔案管理系統(tǒng)等。由于各檔案管理系統(tǒng)之間存在一些差異，致使各檔案館的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一，造成了檔案信息資源處于分散孤立，無(wú)法共享的狀態(tài)。要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合利用，就需要利用先進(jìn)的技術(shù)手段，構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源交換與共享平臺(tái)，通過(guò)這個(gè)平臺(tái)聯(lián)結(jié)各個(gè)異構(gòu)的應(yīng)用系統(tǒng)，從而為網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的共享創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。共建共管才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、管理上的一體化、服務(wù)上的網(wǎng)絡(luò)化。

2.5 人才結(jié)構(gòu)及服務(wù)整合

檔案信息資源的整合利用，也需要配備相應(yīng)的技術(shù)人員。根據(jù)檔案信息整合的發(fā)展要求，我省檔案部門(mén)在人才建設(shè)上要廣開(kāi)門(mén)路招賢納士，招收既懂檔案專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員。但是目前我省檔案隊(duì)伍在技術(shù)人才上還是很緊缺的，除了要完善人才引進(jìn)體系，更要注意對(duì)現(xiàn)有在崗人員進(jìn)行繼續(xù)教育，提升檔案工作人員的計(jì)算機(jī)水平和檔案專業(yè)技術(shù)知識(shí)。

檔案部門(mén)的工作人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)改善檔案工作的服務(wù)水平，更新工作觀念，站在利用者的角度，為檔案利用者提供服務(wù)。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理部門(mén)之間，以及檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間服務(wù)的整合，提供統(tǒng)一的用戶界面和共同的檢索方法，從而實(shí)現(xiàn)檔案利用者在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，都可以獲取所需的檔案信息。

3 檔案信息資源整合利用的模式

3.1 檔案館內(nèi)檔案信息資源的整合模式

目前，這種模式是各檔案館對(duì)本館內(nèi)檔案信息資源進(jìn)行。隨著信息化的發(fā)展，檔案信息載體出現(xiàn)了由紙質(zhì)載體向電子載體的過(guò)渡，信息管理模式由實(shí)體管理模式向虛擬管理模式的過(guò)渡，信息整合模式也要有前瞻性和延續(xù)性。通過(guò)整合，逐步實(shí)現(xiàn)館內(nèi)檔案在不同類型、不同載體、不同時(shí)空的檔案信息進(jìn)行檢索與利用模式。以逐步實(shí)現(xiàn)館內(nèi)檔案資源在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息檢索與利用模式。

3.2 檔案館間檔案信息資源的整合模式

檔案館間整合模式是借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使各個(gè)檔案館實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的傳遞與互訪的模式。這種模式下，各區(qū)縣檔案部門(mén)成為檔案信息資源的集散地，既可以利用其他檔案館的檔案，同時(shí)又可以提供本館的檔案。具體做法是建立交互式的數(shù)字檔案館。通過(guò)通信設(shè)備、線路和相應(yīng)的軟件，將分布在不同地方的計(jì)算機(jī)、終端及其附屬設(shè)備連接一起，組成信息網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。

3.3 全社會(huì)跨行業(yè)的整合模式

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案部門(mén)與社會(huì)各行業(yè)的聯(lián)系日益密切，各類檔案信息資源油然而生。社會(huì)整合模式對(duì)各種信息流進(jìn)行再分配與優(yōu)化配置，從而實(shí)現(xiàn)信息資源在不同的區(qū)域、行業(yè)、部門(mén)之間進(jìn)行整合。這種整合模式是實(shí)現(xiàn)檔案資源整合的最高境界，也是檔案資源整合的必然趨勢(shì)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案信息資源的整合利用既不是簡(jiǎn)單的信息拼湊，也不是一蹴而就的刪刪減減。因此我省檔案部門(mén)在實(shí)踐工作中，需要從檔案工作的大局出發(fā)，正確把握遼寧省檔案工作的實(shí)際情況，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀、以人為本、選擇和優(yōu)化適宜的整合模式，從而為我省檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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