知識管理運用于公安檔案之設(shè)想

章曼倩

社會進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，知識已成為經(jīng)濟(jì)增長、社會發(fā)展的關(guān)鍵性資源。管理專家彼得·德魯克指出：“目前真正的控制性資源和生產(chǎn)決定性因素既不是資本，也不是土地和勞動力，而是知識。”而隨之產(chǎn)生的知識管理也成為新興且日益重要的研究課題，越來越多的組織通過知識管理來塑造自身的核心競爭力。

公安檔案作為社會管理的產(chǎn)物，與每個公民都有著密切聯(lián)系，如戶籍檔案、“110”報警登記檔案、交通事故處理檔案，等等，社會的信息需求很大，然而公安檔案的管理一直延續(xù)著傳統(tǒng)的管理模式，與飛速發(fā)展的時代步伐不相適應(yīng)，急需在新的觀念引領(lǐng)下，探索并建立新的管理方式。筆者認(rèn)為知識管理作為一種新的管理理念，可以運用于公安檔案，將公安檔案在社會管理中的獨特作用和特殊價值充分發(fā)揮出來，提升公安檔案的整體管理水平及服務(wù)功能。

一、什么是知識管理

知識管理指在組織中建構(gòu)一個量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)造等過程，不斷地回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積，個人與組織的知識成為組織智慧的循環(huán)，成為管理與應(yīng)用的智慧資本，有助于組織做出正確的決策。知識管理不是目標(biāo)，知識管理是手段、工具、營養(yǎng)品和助跑器。

作為專業(yè)名詞，知識管理好像離我們很遙遠(yuǎn)，知道的人并不多，其實它就在我們每個人的身邊。從開始讀書識字之日起，我們已經(jīng)在不斷享用前人知識管理的成果，并著手實施自己的知識管理。工作場合常常會碰到這樣的人，他們做事很有條理，非常規(guī)范，辦事效率很高，出錯率極低。仔細(xì)觀察這些人的工作，會發(fā)現(xiàn)他們都有一個共同的特點，就是個人工作的知識管理做得很好。知識管理是一個動態(tài)、持續(xù)的知識獲取、儲存與創(chuàng)新的過程，是不斷地把個人的顯性與隱性知識轉(zhuǎn)變成組織知識，并不斷擴(kuò)大組織的智力資本、增加組織競爭力的過程。

知識管理在管理理念上真正體現(xiàn)了以人為本的管理思想，人力資源管理成為組織管理的核心；在管理對象上以無形資產(chǎn)管理為主要對象，比任何管理形式都更加強(qiáng)調(diào)知識資產(chǎn)的重要性；在管理內(nèi)容中遵循“知識積累—創(chuàng)造—應(yīng)用—形成知識平臺—積累—再創(chuàng)造—再應(yīng)用—形成新的知識平臺”的循環(huán)過程；在范圍及重點方面包括顯性知識管理和隱性知識管理，但以隱性知識管理為重點，注重顯性知識與隱性知識間的共享與轉(zhuǎn)換；在目標(biāo)和策略方面以知識管理創(chuàng)新為直接目標(biāo)，建立知識創(chuàng)新平臺為基本策略，智力性和創(chuàng)新性是知識管理的標(biāo)志性特點；在組織結(jié)構(gòu)上與其他管理形式采取的金字塔式等級模式不同，采取開放的、扁平式管理的學(xué)習(xí)型組織模式。

二、知識管理運用于公安檔案的必要性

相對于一般機(jī)關(guān)、學(xué)校、企事業(yè)單位的檔案，公安檔案有其特殊性，一是涵蓋范圍廣，內(nèi)容涉及人們生活的各個方面和社會的各個角落。其中有許多與公民個人相關(guān)的檔案，都是公民個人經(jīng)歷和重大事項的證明，能夠在必要時維護(hù)公民的權(quán)益。二是專業(yè)性強(qiáng)。公安業(yè)務(wù)檔案包括刑事偵審、治安處罰、勞動教養(yǎng)、強(qiáng)制戒毒、收容教育、事故處理等三十幾個類別，每個類別涉及的領(lǐng)域不同，分別都有專門的收集、整理和提供利用的要求。三是有公共服務(wù)需求。公安檔案是公安管理狀況分析的重要依據(jù)憑證，對于維護(hù)社會穩(wěn)定有重要意義，同時社會存在大量的公安檔案信息需求，就基層公安派出所而言，戶籍檔案自形成之始，就直接面向社會公眾開展利用服務(wù)，其社會利用量數(shù)倍于公安機(jī)關(guān)內(nèi)部利用，社會各方面的查詢服務(wù)占據(jù)了提供利用的重要位置。當(dāng)然，這種服務(wù)僅限于個別的檔案，對于有著三十幾種專業(yè)檔案的公安檔案來講，現(xiàn)實利用需求與查閱服務(wù)的范圍存在一定程度的脫節(jié)，需要以新的管理理念和更加科學(xué)的工作方式，回應(yīng)社會的利用需求。

公安檔案是重要的知識資源，隨著新時期公安事業(yè)的發(fā)展和工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變，檔案管理的方式也在發(fā)生相應(yīng)的變化。公安檔案的特點，決定了必須適應(yīng)新形勢的要求，從對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容，即知識的管理，強(qiáng)化對檔案知識的開發(fā)利用，實現(xiàn)公安檔案資源的共享，滿足社會各方面的利用需求。知識管理強(qiáng)調(diào)了知識資產(chǎn)的重要性，注重顯性知識與隱性知識之間的共享與轉(zhuǎn)換，并以創(chuàng)新為直接目標(biāo)，與公安檔案管理方式的轉(zhuǎn)變目標(biāo)相契合。知識管理對公安工作各方面都會產(chǎn)生不同程度的影響，能有效地將海量的信息進(jìn)行識別、分類、創(chuàng)造、分享、整合，作為一種新的管理思想和方法，如能在公安檔案管理中加以運用，可以整體提升公安檔案的管理水平和服務(wù)功能。

三、知識管理運用于公安檔案的設(shè)想

1.轉(zhuǎn)變觀念，完善公安檔案管理方式

隨著社會進(jìn)步和公安工作的發(fā)展，公安檔案管理的方式也在發(fā)生了相應(yīng)的變化，重心從實體管理轉(zhuǎn)向知識管理，這是一種由外向內(nèi)、由淺入深、由物理控制向智能控制的轉(zhuǎn)變，目的是保證檔案信息的完整積累和提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。這就要求我們轉(zhuǎn)變觀念，賦予公安檔案更新的內(nèi)容，同時要從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息管理者、知識提供者和決策咨詢者，帶來角色的轉(zhuǎn)變。這種觀念轉(zhuǎn)變應(yīng)該是一種由上至下，由里及外的轉(zhuǎn)變，在推行及實踐知識管理理念時，領(lǐng)導(dǎo)者必須凝聚共同的愿景，營造知識管理的環(huán)境，逐漸從學(xué)習(xí)型組織轉(zhuǎn)化為知識型組織。首先轉(zhuǎn)變決策部門的認(rèn)識，更加注重人員合理調(diào)配，全面提升總結(jié)、提煉隱性知識和信息收集、分析、處理的能力。只有實現(xiàn)觀念的真正轉(zhuǎn)變，才能貫徹知識管理的思想，不斷完善公安檔案管理方式。

2.順勢應(yīng)變，再造檔案管理業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程再造，是指對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計。作為基于信息技術(shù)的、為更好地滿足知識服務(wù)需求、系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)流程再造，它突破了傳統(tǒng)的勞動分工理論思想，為公安檔案管理提供了一個全新的思路。在知識經(jīng)濟(jì)時代，組織結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失。公安工作對信息技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)生大量的電子檔案，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在較大的差異，對電子檔案的管理推動了公安檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，包括檔案從文件形成、運轉(zhuǎn)、歸檔、提供利用、鑒定、永久保存或銷毀的全過程，這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)公安工作的知識管理，同時強(qiáng)化了對各項公安業(yè)務(wù)工作的服務(wù)功能，可以提高整個公安工作效率，從而更好地服務(wù)社會。

現(xiàn)代公安工作中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，公安檔案是公安機(jī)關(guān)運轉(zhuǎn)中最重要的信息流，也反映了公安工作的業(yè)務(wù)流程，把這兩個流程有機(jī)地融合起來，即在檔案流程中體現(xiàn)公安業(yè)務(wù)流程的要求，或把公安業(yè)務(wù)流程要求嵌入檔案管理流程，可以減少流程的中間環(huán)節(jié)，提高流程中的并行程度與合作程度，體現(xiàn)了前端控制和全程管理的理念，可以有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，符合知識管理目標(biāo)和策略上以管理創(chuàng)新為直接目標(biāo)，以建立知識創(chuàng)新平臺為基本策略的標(biāo)志性特點。

3.開發(fā)信息，提升公安檔案管理水平

公安工作的發(fā)展對公安檔案管理提出新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理方法缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，很難適應(yīng)公安工作知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)，但同時也給公安檔案管理提供了一個轉(zhuǎn)變的契機(jī)，促使其運用信息技術(shù)，向積極開發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案中蘊含知識的方向轉(zhuǎn)變。必須積極開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動公安工作知識管理水平的提高。建立知識管理體系前，分類識別已有的知識資源和所需要的知識資源，區(qū)分哪些是重點，哪些會常用，等等，以便更有效地提供服務(wù)。同時，針對不同的服務(wù)對象，建立與之匹配的服務(wù)模式，以更便捷的方式滿足其利用需求。通過不斷提升檔案管理水平，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的循環(huán)。

4.提高素質(zhì)，塑造檔案人員的“知識人”形象

檔案人員僅僅當(dāng)一名忠誠的“保管員”，并不能充分實現(xiàn)現(xiàn)代公安檔案管理目標(biāo)，必須停止扮演單一的實體保管員角色，轉(zhuǎn)而成為概念、知識的提供者，成為“知識人”。充分運用檔案中蘊藏的知識服務(wù)公安管理各項業(yè)務(wù)工作，有多種方式和渠道，如匯集公安工作中典型的案例編撰成“案件處理規(guī)范案例”，發(fā)掘過去的經(jīng)驗和教訓(xùn)，揭示成功與失敗背后的邏輯規(guī)律，并將其內(nèi)在的智慧結(jié)晶應(yīng)用于今后的工作實踐，起到“吃一塹，長一智”的效果。知識管理就是透過知識的流通、分享、運用和創(chuàng)新，改變組織的學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力，因此營造開放的組織溝通氣氛，建設(shè)有利于創(chuàng)新的組織文化，是實踐知識管理的基礎(chǔ)工程。要塑造檔案人員的“知識人”形象，就應(yīng)該根據(jù)公安檔案的特點和管理要求，加強(qiáng)有針對性的培訓(xùn)，全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)，以政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、觀念新、作風(fēng)硬的嶄新面貌，當(dāng)好公安檔案的管理者。

知識管理的理念并沒有太多高深的成分，在知識管理實踐中更重要的，是將知識資源視為重要的資產(chǎn)，加以組織化的管理和發(fā)展的指導(dǎo)思想。有了對知識資源的足夠認(rèn)知，個人和組織對知識資源進(jìn)行科學(xué)化，系統(tǒng)化的管理就水到渠成了，即使工具和手段不夠發(fā)達(dá)，知識管理仍可以開展。相信公安檔案工作引入知識管理理念后，其特殊價值一定可以得到充分挖掘并加以提升，以更好地服務(wù)各項公安工作和社會各方，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（作者單位：上海市楊浦公安分局新江灣城派出所）