企業(yè)檔案工作科學(xué)管理方法探究

岳英麗

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動(dòng)的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息資源寶庫。檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，各級領(lǐng)導(dǎo)一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負(fù)責(zé)、對職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到重視到位、投入到位，對檔案工作人員關(guān)心到位。要定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境；加大對檔案工作的經(jīng)費(fèi)支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質(zhì)條件，重視檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，做好歸檔文件材料的收集工作。

集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對企業(yè)檔案管理的基本要求，也是做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。集中統(tǒng)一管理有三層含義，一是檔案實(shí)體集中，企業(yè)各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統(tǒng)一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機(jī)構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和直接負(fù)責(zé)人，建立健全專兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項(xiàng)檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，這是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必須建立的制度。如果一個(gè)單位沒有落實(shí)“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與健康發(fā)展，使檔案工作無法與企業(yè)的改革和發(fā)展同步。如果不落實(shí)“四參加”“四同步”制度，就無法把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

要搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。檔案工作信息化，是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化。近年來，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案管理工作，在公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)上多次提出加強(qiáng)檔案管理工作，建立了以公司黨委書記負(fù)責(zé)制，公司辦公室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作發(fā)展目標(biāo)列入公司年度工作計(jì)劃，檔案管理要上新臺階，使其達(dá)到檔案法規(guī)的要求。公司檔案管理工作取得了很大的發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)了文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像電子、實(shí)物、人事檔案的集中統(tǒng)一管理，并于2010年8月通過了河南省檔案工作目標(biāo)管理先進(jìn)單位，檔案管理工作步入正規(guī)化、法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，充分發(fā)揮了檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用。

要加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一是對紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫房“八防”設(shè)施的配備，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強(qiáng)對電子檔案的載體保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對電子檔案的信息保護(hù)。新時(shí)期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求。檔案工作者要努力學(xué)習(xí)，具備較強(qiáng)的綜合分析、文秘寫作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復(fù)合型人才。要結(jié)合當(dāng)前的中心工作，為科學(xué)決策提供參考。

為加強(qiáng)我公司檔案工作，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，結(jié)合管理學(xué)上PDCA工作法及現(xiàn)代過程管理，開展“檔案六步循環(huán)工作法”。即以每一季度為一個(gè)工作循環(huán)，每循環(huán)分為“目標(biāo)、措施、執(zhí)行、考核、總結(jié)、交流”6個(gè)步驟，這里重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是總結(jié)和交流：首先，各級檔案人員要全面總結(jié)檔案工作的目標(biāo)、措施、執(zhí)行、考核情況，認(rèn)真撰寫檔案工作的總結(jié)材料，仔細(xì)查找不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，明確下步工作計(jì)劃，提出相關(guān)工作建議。其次，要通過單位內(nèi)部專兼職檔案員之間、本系統(tǒng)各單位之間及全國兄弟單位之間的廣泛交流，達(dá)到互通有無、共同提高的目的。

（作者單位：中鹽皓龍鹽化有限責(zé)任公司辦公室 來稿日期：2014-08-18）