建筑施工企業(yè)項(xiàng)目成本控制信息系統(tǒng)構(gòu)建模式的探討

郝莉蓉

(四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院成都校區(qū)，四川成都610399)

當(dāng)前我國(guó)建筑行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，如果一個(gè)施工企業(yè)項(xiàng)目的成本管理僅僅停留在傳統(tǒng)的靜態(tài)管理方式，缺乏數(shù)字化的動(dòng)態(tài)支持，如果不能采用先進(jìn)成本管理控制信息系統(tǒng)的數(shù)字化手段加強(qiáng)管理，就很可能會(huì)入不敷出。這就要求一個(gè)建筑企業(yè)在保證工程質(zhì)量、工期等合同要求的前提下，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行人員的合理配置、生產(chǎn)要素的優(yōu)化組合，并對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所發(fā)生的費(fèi)用，通過(guò)計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào)等活動(dòng)，盡可能地降低成本，實(shí)現(xiàn)預(yù)定的成本目標(biāo)。這就必須加強(qiáng)完善成本管理控制信息系統(tǒng)構(gòu)建并應(yīng)用在項(xiàng)目管理過(guò)程中，使施工企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

1 建立施工企業(yè)項(xiàng)目成本控制的信息平臺(tái)

信息平臺(tái)是一個(gè)以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、更新和維護(hù)的平臺(tái)。一個(gè)信息平臺(tái)由眾多子系統(tǒng)集合而成，這些子系統(tǒng)按公司內(nèi)部的功能鏈組成一體。如何從計(jì)算機(jī)數(shù)字化處理的潛在作用顯而易見，它通過(guò)對(duì)每個(gè)部門、每項(xiàng)工作、每個(gè)員工流轉(zhuǎn)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)采集和數(shù)字化分析處理，能使整個(gè)項(xiàng)目的信息在完成最基礎(chǔ)的搜集、分類、保存后，有一個(gè)更高效、透明的平臺(tái)進(jìn)行處理、交流和控制。數(shù)據(jù)化成本管理的結(jié)果可以大大提高基層員工的工作和管理效率，保證中層管理人員的信息準(zhǔn)確，并極大地避免高層管理人員的決策失誤。

1.1 成本數(shù)字化信息平臺(tái)的建立是項(xiàng)目成本控制的前提

項(xiàng)目成本控制中的信息資源，傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目成本控制的主要對(duì)象是人、財(cái)、物，因此其管理活動(dòng)也主要圍繞著這三種資源來(lái)展開。隨著企業(yè)信息化和管理水平的不斷提高，現(xiàn)在普遍形成了這樣一種共識(shí):信息也成為一種資源，同時(shí)是一種非常重要的資源。例如，一個(gè)建筑工程項(xiàng)目對(duì)種類繁多的建材需求數(shù)量究竟是多少?是開工前就有個(gè)準(zhǔn)確、清晰的預(yù)算，還是開工后根據(jù)需要不斷追加建材投資?還有對(duì)各工藝、工種的設(shè)備及人員配置，能否做到并駕齊驅(qū)、見縫插針，很大程度上取決于這些信息的科學(xué)運(yùn)籌和管理，這都是貌似無(wú)形的信息資源發(fā)揮的重要作用。

系統(tǒng)目標(biāo)設(shè)計(jì)是對(duì)于施工企業(yè)項(xiàng)目成本控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要確定以下目標(biāo):一是運(yùn)用優(yōu)化技術(shù)幫助工程項(xiàng)目成本控制者對(duì)工程成本進(jìn)行有效的組織、實(shí)施、控制、跟蹤、分析等管理活動(dòng)，達(dá)到提高成本核算水平，降低工程成本，提高成本管理工作效率以及經(jīng)濟(jì)效益。二是實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、成本控制、成本核算與分析、分析報(bào)表等功能，盡可能地實(shí)現(xiàn)工作過(guò)程的自動(dòng)化。三是探索計(jì)算機(jī)應(yīng)用條件下施工企業(yè)工程項(xiàng)目成本管理控制模式，建立適合于施工企業(yè)工程項(xiàng)目成本管理工作實(shí)際的信息系統(tǒng)，使項(xiàng)目成本管理計(jì)算機(jī)應(yīng)用在管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上提高到一個(gè)新的檔次。四是通過(guò)成本管理信息系統(tǒng)研究和分析構(gòu)建企業(yè)定額模型，對(duì)投標(biāo)報(bào)價(jià)做出迅速準(zhǔn)確有效的決策。

1.2 系統(tǒng)分析項(xiàng)目成本管理業(yè)務(wù)流程是項(xiàng)目成本管理重要環(huán)節(jié)

施工企業(yè)項(xiàng)目成本管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)流程如下:

(1)項(xiàng)目成本預(yù)算編制。項(xiàng)目部根據(jù)招投標(biāo)管理的要求，適應(yīng)單價(jià)合同、總價(jià)合同等多種承包方式進(jìn)行成本預(yù)算費(fèi)用的控制。

(2)分段分項(xiàng)成本計(jì)劃的制定。成本管理部門按照時(shí)間段、按分項(xiàng)工程分別制定材料總量計(jì)劃以及建立工作量及機(jī)械費(fèi)用臺(tái)帳。

(3)工程成本控制的實(shí)施。項(xiàng)目經(jīng)理部或分公司根據(jù)施工的進(jìn)度安排，在施工過(guò)程中對(duì)人工費(fèi)用支出、材料費(fèi)用支出、機(jī)械費(fèi)用支出、管理及其他費(fèi)用支出進(jìn)行控制。

(4)項(xiàng)目成本核算。當(dāng)工程進(jìn)行到一定時(shí)期，項(xiàng)目經(jīng)理部依據(jù)本階段項(xiàng)目實(shí)際產(chǎn)生的成本進(jìn)行核算，包括人工費(fèi)用核算、材料費(fèi)用核算、機(jī)械費(fèi)用核算以及各種管理費(fèi)用的核算等。

(5)項(xiàng)目成本分析。項(xiàng)目成本核算完成以后，將項(xiàng)目成本核算結(jié)果與計(jì)劃成本進(jìn)行分析比較，以確定本階段成本控制的成效，并與項(xiàng)目實(shí)際產(chǎn)值進(jìn)行對(duì)比，作出業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。

綜合工程項(xiàng)目成本管理控制系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

圖1 成本管理控制流程

1.3 工程項(xiàng)目成本管理信息系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)是項(xiàng)目管理控制成本的關(guān)鍵

工程項(xiàng)目成本管理信息系統(tǒng)總體分為6個(gè)子系統(tǒng)，分別是系統(tǒng)管理子系統(tǒng)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)、成本計(jì)劃子系統(tǒng)、成本控制子系統(tǒng)、成本核算與分析子系統(tǒng)、報(bào)表子系統(tǒng)?？傮w結(jié)構(gòu)如圖2所示。

圖2 成本管理信息系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

(1)系統(tǒng)管理子系統(tǒng)。系統(tǒng)管理子系統(tǒng)主要用于用戶管理和數(shù)據(jù)庫(kù)管理，其中用戶管理具體包括用戶增加、用戶刪除、用戶修改以及密碼修改、權(quán)限設(shè)置等。而數(shù)據(jù)庫(kù)管理則主要包括數(shù)據(jù)修改權(quán)限和數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限、數(shù)據(jù)字典以及數(shù)據(jù)的維護(hù)管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)等。

(2)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)。該子系統(tǒng)主要用于系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)，從而為成本系統(tǒng)管理提供完整、準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。本系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括施工企業(yè)的物料編碼、材料價(jià)格、分項(xiàng)工程名稱、部門信息、職工信息以及班組信息等。

(3)成本計(jì)劃子系統(tǒng)。包括總成本計(jì)劃和分項(xiàng)成本計(jì)劃。其中分項(xiàng)成本計(jì)劃隨著工程施工網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃進(jìn)度的調(diào)整，相應(yīng)調(diào)整成本計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)施工項(xiàng)目成本的動(dòng)態(tài)管理。系統(tǒng)可以生成不同的成本計(jì)劃類型，如按時(shí)間段計(jì)劃、按分項(xiàng)工程計(jì)劃、建立工程量臺(tái)帳和指定材料總量計(jì)劃等。

(4)成本控制子系統(tǒng)。該子系統(tǒng)是本系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接，負(fù)責(zé)對(duì)成本管理系統(tǒng)的人工費(fèi)用、材料費(fèi)用、機(jī)械費(fèi)用、管理費(fèi)用及其他費(fèi)用的控制，并最終形成成本分析報(bào)表。

(5)成本核算分析子系統(tǒng)。該子系統(tǒng)是成本管理信息系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，對(duì)人工費(fèi)用、材料費(fèi)用、機(jī)械費(fèi)用、管理費(fèi)用及其他費(fèi)用核算，并進(jìn)行成本差異分析與成本預(yù)測(cè)分析。它不僅是費(fèi)用開支的依據(jù)，也是成本分析和經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)的重要參考。

(6)報(bào)表子系統(tǒng)。系統(tǒng)完成各種分析計(jì)算后，還需要考慮如何輸出計(jì)算結(jié)果，其中有效方式之一便是生成各種分析報(bào)表，且系統(tǒng)能提供人機(jī)交互式報(bào)表的修改功能、查詢功能以及打印功能，主要包括成本分析報(bào)表、材料消耗表、費(fèi)用分配表等。

系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)通過(guò)系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，了解了系統(tǒng)的總體框架和系統(tǒng)的部分主要功能。將這些功能綜合起來(lái)，然后對(duì)其進(jìn)行分類，就形成不同的功能模塊。

根據(jù)施工企業(yè)成本管理實(shí)際工作需要，該系統(tǒng)從功能上可以劃分8個(gè)主要模塊并對(duì)主要模塊進(jìn)行，如圖3所示。

圖3 成本管理信息系統(tǒng)主要模塊

(1)系統(tǒng)安全管理模塊。工程項(xiàng)目成本管理信息系統(tǒng)從三方面來(lái)加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，即數(shù)據(jù)安全管理、用戶管理、權(quán)限管理。其中數(shù)據(jù)的安全管理包括實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的定時(shí)備份、備份數(shù)據(jù)還原和數(shù)據(jù)恢復(fù)等。

(2)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊。該模塊主要是管理項(xiàng)目工程中所有的公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括工程材料價(jià)格、分項(xiàng)工程名稱、部門信息、職工信息、各種供貨合同的執(zhí)行情況、合同的變更情況等。

(3)預(yù)算管理模塊。包括預(yù)算書或標(biāo)書的管理、項(xiàng)目成本預(yù)算編制。

(4)成本控制管理模塊。該模塊是系統(tǒng)的重要部分，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目成本的全面控制。它的主要功能包括:負(fù)責(zé)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接，負(fù)責(zé)對(duì)成本管理系統(tǒng)的人工費(fèi)用、材料費(fèi)用、機(jī)械費(fèi)用、管理費(fèi)用及其他費(fèi)用的控制，并最終形成成本分析報(bào)表。

(5)施工進(jìn)度管理模塊。施工進(jìn)度計(jì)劃是制定項(xiàng)目成本預(yù)算和產(chǎn)值計(jì)劃的重要依據(jù)。

(6)機(jī)具管理模塊。該模塊主要是跟蹤各種施工機(jī)械的使用情況以及各種設(shè)備使用成本、租金、維修成本的統(tǒng)計(jì)等，為機(jī)械費(fèi)用管理控制提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

(7)材料管理模塊。分為材料采購(gòu)與庫(kù)存兩部分。該模塊的功能包括:記錄材料采購(gòu)、使用情況以及庫(kù)存狀況，材料成本反映到費(fèi)用控制模塊，便于核算和分析，為材料費(fèi)用控制提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

(8)財(cái)務(wù)管理模塊。該模塊是對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并生成有關(guān)的報(bào)表。該模塊的功能有:料單審核、錯(cuò)帳修復(fù)、成本統(tǒng)計(jì)和查詢等，提供個(gè)人、部門的報(bào)銷統(tǒng)計(jì)信息，便于預(yù)算的控制。

總之，本系統(tǒng)是根據(jù)工程項(xiàng)目成本管理的實(shí)際工作需要而設(shè)計(jì)的。通過(guò)工程項(xiàng)目成本的控制、核算與分析，建立科學(xué)成本數(shù)據(jù)的經(jīng)濟(jì)模型，管理人員就可以在施工管理過(guò)程中根據(jù)本工程實(shí)施情況，即時(shí)作出準(zhǔn)確的決策，采取相應(yīng)的措施。

2 成本管理信息管理系統(tǒng)為企業(yè)管理人員進(jìn)行成本控制和實(shí)施管理提供良好服務(wù)平臺(tái)

具體的通過(guò)建立科學(xué)的經(jīng)濟(jì)模型、通過(guò)線性與非線型預(yù)測(cè)，找到盈虧平衡點(diǎn)，然后進(jìn)行成本分解，落實(shí)各個(gè)子目的成本，從而實(shí)現(xiàn)在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效及時(shí)處理的前提下，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的成本。在此基礎(chǔ)上，還可以通過(guò)數(shù)字處理平臺(tái)能夠迅速組織員工，將相應(yīng)信息真實(shí)準(zhǔn)確地反饋到集團(tuán)總公司推行的項(xiàng)目管理軟件中，使之能夠行使監(jiān)管、比對(duì)的職能，達(dá)到控制總成本的目的。

2.1 通過(guò)成本管理的控制信息系統(tǒng)加強(qiáng)勞務(wù)分包合同管理

通過(guò)數(shù)字化高效管理，能夠迅速地加強(qiáng)資格預(yù)審程序，選取合格勞務(wù)分包方，重視分包隊(duì)伍的能力、規(guī)模與近年業(yè)績(jī)。在招標(biāo)過(guò)程中，切實(shí)做到公平誠(chéng)信，確保優(yōu)秀的隊(duì)伍能夠參與競(jìng)爭(zhēng)并中標(biāo)，在工程施工之初，就打下良好的基礎(chǔ);另外，能夠在勞務(wù)隊(duì)伍實(shí)行建筑的單位面積包干價(jià)格，合同條款表達(dá)清晰，有效減少合同外立項(xiàng)，便于現(xiàn)場(chǎng)管理、減少雙方爭(zhēng)議、控制結(jié)算價(jià)格;還可以對(duì)所有輔料、小型機(jī)具實(shí)行承包責(zé)任制，減少項(xiàng)目部為此發(fā)生的采購(gòu)保管費(fèi)用、維護(hù)修理費(fèi)用，控制成本的目的達(dá)到。

2.2 通過(guò)成本管理的控制信息系統(tǒng)化的管理能夠嚴(yán)格執(zhí)行合同條款

現(xiàn)實(shí)中合同條款能否嚴(yán)格執(zhí)行直接關(guān)系到一項(xiàng)工程的成敗，如果沒(méi)有高效、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)處理，很難把握各項(xiàng)條款是否嚴(yán)格執(zhí)行。例如通過(guò)對(duì)商品混凝土約定依據(jù)合同單價(jià)和澆筑部位的設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行精確計(jì)算，及時(shí)得到構(gòu)成工程實(shí)體的工程量作為結(jié)算量，有效避免由發(fā)貨單結(jié)算而引起的重算、誤算的可能。還可以避免不必要的損耗、浪費(fèi);還可以對(duì)在結(jié)構(gòu)中占較大比例的鋼筋，通過(guò)信息處理平臺(tái)提前編制復(fù)核料表，下料時(shí)嚴(yán)格按照技術(shù)交底要求整料整用，嚴(yán)禁切斷整料加工，并制定相應(yīng)處罰措施。在此過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)的對(duì)合同數(shù)據(jù)(已經(jīng)組織到數(shù)據(jù)庫(kù)中)的高效數(shù)據(jù)處理，結(jié)合工程進(jìn)度運(yùn)籌模型，來(lái)跟蹤合同條款的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、糾正錯(cuò)誤，真正做到有合同可依、有合同必依。

2.3 通過(guò)成本管理的控制信息系統(tǒng)的數(shù)字化管理加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理

信息化平臺(tái)是一條有效的紐帶，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)核算、技術(shù)方案、現(xiàn)場(chǎng)施工的具體負(fù)責(zé)人員積極協(xié)作，及時(shí)溝通，避免發(fā)生以前各負(fù)其責(zé)的脫節(jié)狀態(tài)，使各部門的工作成為一個(gè)有機(jī)整體。

成本管理的控制信息系統(tǒng)的數(shù)字化成本管理平臺(tái)投入應(yīng)用后，就為管理人員進(jìn)一步加強(qiáng)管理、提高管理水平提供了空間。例如，可實(shí)現(xiàn)材料存放地科學(xué)管理，避免由于存放方法不當(dāng)引起不必要的損失;可進(jìn)一步完善技術(shù)人員的提料管理程序，將每一項(xiàng)提料任務(wù)都輸入到信息處理平臺(tái)中(圖4)，作到有據(jù)可查，責(zé)任清晰;可完善物資臺(tái)帳，隨著工程進(jìn)度做到帳、卡、物相符，一目了然。

圖4 物資管理流程

通過(guò)數(shù)字化成本管理，整個(gè)工程項(xiàng)目的成本數(shù)據(jù)都被有機(jī)地組織在數(shù)據(jù)庫(kù)中，隨著工程的結(jié)束，還可以輸出成本分析報(bào)表及相應(yīng)圖表，這就為成本控制分析提供了有力證據(jù)。各子目、項(xiàng)、環(huán)節(jié)所占比例，非常形象直觀，問(wèn)題所在也就暴露無(wú)遺，這就為今后對(duì)于成本控制進(jìn)行有的放矢地管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3 成本管理信息管理系統(tǒng)對(duì)工程投標(biāo)提供良好的決策支持服務(wù)

上面已經(jīng)談到，這個(gè)平臺(tái)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)工程項(xiàng)目中的全部數(shù)據(jù)，包括人、財(cái)、物信息進(jìn)行統(tǒng)一管理和操作，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的規(guī)范與完整，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建的局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳輸與共享。

通過(guò)成本管理的控制信息系統(tǒng)的數(shù)字化管理的高效處理及時(shí)確定責(zé)任成本。組織公司經(jīng)營(yíng)部成員和項(xiàng)目部經(jīng)理及經(jīng)營(yíng)人員分析招投標(biāo)文件、合同等全部相關(guān)資料，嚴(yán)格核對(duì)實(shí)體工程量，按照最新的施工組織設(shè)計(jì)、最近的市場(chǎng)信息，編制責(zé)任成本核算書總表，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)字化終端處理時(shí)，按照各個(gè)單位、單項(xiàng)工程、各個(gè)專業(yè)，分勞動(dòng)力、材料、機(jī)械、設(shè)備、措施費(fèi)、現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)、企業(yè)管理費(fèi)等列制分表，通過(guò)工程項(xiàng)目成本的控制、核算與分析，成本管理人員就可以在施工管理過(guò)程中根據(jù)本工程實(shí)施情況，為投標(biāo)報(bào)價(jià)提供有力的數(shù)據(jù)并及時(shí)作出準(zhǔn)確的決策，以產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，并對(duì)今后的工程投標(biāo)或?qū)嵤┨峁┝己玫臎Q策支持服務(wù)。

［1］程鐵信.國(guó)際流行項(xiàng)目管理軟件應(yīng)用［M］.中國(guó)電力出版社，2006

［2］孫三友.施工企業(yè)現(xiàn)代成本管理與流程再造［M］.中國(guó)建筑出版社，2004