基于Lotus Notes的企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究

陳菊

【摘要】 本文對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)中Lotus Notes的特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)性介紹，并與開發(fā)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合，對該系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案、總體需求以及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)進(jìn)行闡述，并探討了系統(tǒng)的實(shí)施內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)將工作流、信息處理以及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成到一個(gè)協(xié)作平臺的OA 系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】 Lotus Notes 辦公自動(dòng)化 公文管理 特點(diǎn)

由于我國社會(huì)在近些年的迅猛發(fā)展與進(jìn)步，使得企業(yè)辦公設(shè)備也隨之實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化以及無紙化。若要確保公司、企業(yè)以及集團(tuán)間實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，并保證企業(yè)能夠以最小代價(jià)換得最大經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)決策者一定要準(zhǔn)確掌握辦公設(shè)備等各領(lǐng)域信息。而由于近些年通訊技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與完善，使得企業(yè)通過準(zhǔn)確、快速、高效措施實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息存儲(chǔ)、收集以及加工處理工作[1]。到目前為止，辦公自動(dòng)化逐漸成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然之需，Lotus Notes為企業(yè)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)提供了科學(xué)、有效的軟件支持。

一、Lotus Notes 簡介

在業(yè)界，Lotus Notes可以說是唯一構(gòu)建于統(tǒng)一、開放結(jié)構(gòu)之上，且具備企業(yè)級協(xié)作、通信、Intranet、工作流以及Internet Web等綜合性應(yīng)用功能的新型軟件平臺，可支持多領(lǐng)域應(yīng)用是Lotus Notes的主要優(yōu)勢。

Lotus Notes本身為文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)范疇，所有應(yīng)用在該軟件平臺中都可通過數(shù)據(jù)庫方式呈現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)庫文檔是Lotus Notes的實(shí)際處理對象?，F(xiàn)階段，Lotus Notes被稱為全球最為先進(jìn)、新型的群件產(chǎn)品，Lotus Notes集文檔存儲(chǔ)、通信處理、應(yīng)用開發(fā)環(huán)境以及Web發(fā)布于一體，使其本身具有移動(dòng)計(jì)算、安全管理、復(fù)制機(jī)制、Internet支持以及工作流等現(xiàn)代化技術(shù)特性，不僅可以提供Lotus Script 和公示語言兩種開發(fā)方式，同時(shí)還能夠支持Java、Java script等編程語言。在ADO、ODBC以及JDBC等相應(yīng)的接口中，能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問。此外，Lotus Notes還能夠提供大量具有多功能的數(shù)據(jù)庫模板，通過這些模板，能夠有效降低對相關(guān)應(yīng)用程序進(jìn)行開發(fā)的工作量[2]。

Lotus Notes的重要特性是可以跨操作系統(tǒng)平臺，對網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)與操作系統(tǒng)結(jié)構(gòu)等都具有支持性作用，而且還可以屏蔽系統(tǒng)間所存在的不兼容性與復(fù)雜性，該軟件平臺本身的復(fù)制技術(shù)比較突出，主要包括移動(dòng)復(fù)制、雙向復(fù)制、字段級選擇復(fù)制、高效復(fù)制以及后端復(fù)制等，確保企業(yè)信息交互性能的大幅度提升，使企業(yè)辦公效率得以有效改善。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)總體需求

2.1系統(tǒng)安全

a.備份數(shù)據(jù)。在系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份過程中，將所需數(shù)據(jù)具體時(shí)間選擇提供出來，并提供有效的前臺操作功能；b.系統(tǒng)使用安全。具體包括權(quán)限設(shè)置和身份驗(yàn)證；c.數(shù)據(jù)安全。支持磁盤陣列、聯(lián)機(jī)備份、RAID容錯(cuò)及存儲(chǔ)等相關(guān)處理方式，以便于恢復(fù)系統(tǒng)原有機(jī)制。

2.2訪問方式

基于企業(yè)目前狀態(tài)，盡可能降低企業(yè)設(shè)備投資率，所以對服務(wù)器/客戶模式進(jìn)行選用，而且客戶機(jī)無法安裝用戶端軟件，在計(jì)算機(jī)瀏覽器中就可以直接訪問。

2.3功能與目的

對于一個(gè)企業(yè)來說，開發(fā)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的功能與目的主要是確保企業(yè)日常辦公業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)無紙化與網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文的科學(xué)、有效處理。

三、 Lotus Notes在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的整體設(shè)計(jì)

現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用Lotus Notes結(jié)構(gòu)模型主要有兩種，即：B/S結(jié)構(gòu)、C/S結(jié)構(gòu)。

3.1 B/S三層結(jié)構(gòu)模型

由于Lotus Notes技術(shù)在近些年的迅猛發(fā)展，特別是以Web為平臺的信息檢查與發(fā)布技術(shù)，造成應(yīng)用系統(tǒng)本身所具有的體系結(jié)構(gòu)逐漸由C/S主從結(jié)構(gòu)演變?yōu)槎嗉壏植际浇Y(jié)構(gòu)，這種演變過程的核心是Web技術(shù)，且為多級分布式結(jié)構(gòu)范疇，即：B/S（瀏覽器/服務(wù)器）系統(tǒng)。

服務(wù)器與瀏覽器共同組成B/S模型應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)都在服務(wù)器中放置，在服務(wù)器應(yīng)用程序中，瀏覽器自身能夠?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，從根本上說，瀏覽器本身存在多層結(jié)構(gòu)，能夠動(dòng)態(tài)擴(kuò)展處理B/S系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)類型，而且在服務(wù)器中可以集中開發(fā)B/S模式的各類型的系統(tǒng)維護(hù)工作，不需要對客戶端進(jìn)行維護(hù)，而且具有一致的操作風(fēng)格，凡是有瀏覽器的計(jì)算機(jī)用戶，均能方便的使用[3]。B/S系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中，實(shí)現(xiàn)用戶界面的途徑主要是WWW瀏覽器，其中一些事物邏輯實(shí)現(xiàn)于前端，而多數(shù)事務(wù)邏輯均實(shí)現(xiàn)于服務(wù)器端。由此可見，B/S結(jié)構(gòu)是通過瀏覽器技術(shù)，與瀏覽器Active技術(shù)與Script語言進(jìn)行有效結(jié)合，以通用瀏覽器的方式，使原先較為復(fù)雜、繁瑣的計(jì)算機(jī)專用軟件本身的強(qiáng)大功能才能得以實(shí)現(xiàn)。圖1為B/S模型圖。

圖1：B/S 模型示意圖

3.2 C/S兩層結(jié)構(gòu)模型

所謂C/S系統(tǒng)結(jié)構(gòu)或者模型，指的是由多個(gè)或者一個(gè)服務(wù)器、客戶和下層通訊系統(tǒng)與操作系統(tǒng)所組成的可以分布式分析、計(jì)算以及表示的一種復(fù)合體系，該模型為兩層結(jié)構(gòu)模型范疇，可將應(yīng)用系統(tǒng)具體分為服務(wù)器與客戶機(jī)兩種，很多應(yīng)用軟件在客戶端廣泛集中，由客戶端對系統(tǒng)應(yīng)用進(jìn)行處理，由服務(wù)器端處理事務(wù)管理與數(shù)據(jù)訪問等事務(wù)。圖2為C/S模型圖。

圖2：C/S模型示意圖

應(yīng)用C/S模型機(jī)制的主要優(yōu)勢包括：由計(jì)算機(jī)完成數(shù)據(jù)庫所有查詢操作工作，所有用戶都可以對高檔服務(wù)器及時(shí)查詢相關(guān)數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢進(jìn)行共享，服務(wù)器中數(shù)據(jù)庫服務(wù)進(jìn)程也可以確保數(shù)據(jù)一致性。所以，在一段時(shí)間內(nèi)，C/S模型被廣泛應(yīng)用于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中。

3.3 OA模型

相關(guān)研究結(jié)果表明，OA用戶群主要分為兩類，其中一類被稱為“近程用戶”，組織局域網(wǎng)內(nèi)為其工作地點(diǎn)，通過OA系統(tǒng)實(shí)施工組走，往往會(huì)實(shí)施較為繁瑣的業(yè)務(wù)操作，具有比較強(qiáng)的交互性要求和較大信息處理流量；第二類則被稱為“遠(yuǎn)程用戶”，用戶所需內(nèi)容為信息錄入與查詢，和OA系統(tǒng)具有較弱的交互性要求，且具有比較小的信息流量[4]。

基于這種OA用戶群分類，可OA系統(tǒng)模型定義為：B/S模型和C/S模型混合的綜合型OA系統(tǒng)模型。A.B/S模型結(jié)構(gòu)：這一結(jié)構(gòu)主要確?！斑h(yuǎn)程用戶”辦公需求得以實(shí)現(xiàn)，像：電子論壇、公告板以及信息發(fā)布等；b.C/S模型結(jié)構(gòu)：這一結(jié)構(gòu)主要確?！敖逃脩簟鞭k公之需得以實(shí)現(xiàn)，像：公文流轉(zhuǎn)、協(xié)同辦公以及個(gè)人辦公等。

四、系統(tǒng)的實(shí)施

4.1數(shù)據(jù)庫實(shí)施

具體實(shí)施數(shù)據(jù)庫是依照設(shè)計(jì)階段的關(guān)系模式，通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的語言對相關(guān)目標(biāo)模式予以構(gòu)建，實(shí)際上，目前很多數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中均含有對目標(biāo)模式進(jìn)行構(gòu)建的工具，以此為設(shè)計(jì)工作者創(chuàng)建實(shí)際視圖、數(shù)據(jù)庫以及索引等提供有效幫助。

Lotus Notes技術(shù)將具有強(qiáng)有力的一種開發(fā)工具提供出來，即：Domino Designer，有助于開發(fā)者對視圖、數(shù)據(jù)庫以及索引等進(jìn)行創(chuàng)建，便于對已有結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。此外，通常數(shù)據(jù)庫均構(gòu)建有系統(tǒng)、有效的數(shù)據(jù)庫模板，保證設(shè)計(jì)的調(diào)試與修改不會(huì)對原先數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，以此實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與設(shè)計(jì)兩者的分離，進(jìn)而使數(shù)據(jù)安全性與穩(wěn)定性得以不斷強(qiáng)化。

4.2程序設(shè)計(jì)及系統(tǒng)測試

4.2.1基于Lotus Notes的程序設(shè)計(jì)

系統(tǒng)功能得以實(shí)現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)就是程序設(shè)計(jì)，該環(huán)節(jié)根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)成果，通過計(jì)算機(jī)程序語言對系統(tǒng)功能進(jìn)行表述。在實(shí)施程序設(shè)計(jì)時(shí)，一定不能忽視以下問題：a.程序可讀性。對于程序運(yùn)行速度與精煉程度不會(huì)過度追求，具體要求易讀、清晰，并對注釋予以大量使用，以便于日后系統(tǒng)維護(hù)工作[5]。b.可靠性。對于任何時(shí)期而言，系統(tǒng)可靠性均為對系統(tǒng)質(zhì)量進(jìn)行衡量的關(guān)鍵性指標(biāo)，可靠性本身含義有多種：系統(tǒng)操作可靠性、程序運(yùn)行可靠性、通訊可靠性以及數(shù)據(jù)存取可靠性等。根據(jù)計(jì)算機(jī)操作工作者水平，必須對數(shù)據(jù)錄入和差錯(cuò)處理進(jìn)行精心設(shè)計(jì)。C.柔性設(shè)計(jì)。盡可能獨(dú)立劃分模塊。借鑒面向?qū)ο罄砟睿涯K制作成能夠隨意組合的對象，便于日后系統(tǒng)的維護(hù)及擴(kuò)展。

4.2.2系統(tǒng)測試

對于一個(gè)軟件系統(tǒng)而言，系統(tǒng)測試是一項(xiàng)關(guān)鍵性工作。系統(tǒng)測試對確保系統(tǒng)運(yùn)行可靠性與軟件質(zhì)量具有重要作用。系統(tǒng)測試方法主要有：分層次測試與分階段測試，具體測試方法在不同階段也有所不同，見圖3。

圖3：系統(tǒng)測試階段

①.行為測試。一般被用在可操作、高級別操作、功能級別的配置文件上和客戶說明書中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。②.結(jié)構(gòu)測試。操作低級別配置文件中所出現(xiàn)的錯(cuò)誤。③.現(xiàn)場測試。在系統(tǒng)前集聚專家、客戶及相關(guān)開發(fā)人員，鼓勵(lì)其盡可能避免系統(tǒng)發(fā)生故障。

五、結(jié)語

總而言之，電子公文系統(tǒng)本身具有時(shí)效性強(qiáng)、易于存檔、檢索便利以及保密性良好等優(yōu)點(diǎn)，便于相關(guān)管理人員與用戶全面掌握及使用。在安徽省食品藥品檢驗(yàn)所中，這種公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)被成功應(yīng)用。本研究在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)中對Lotus Notes的安全機(jī)制、協(xié)調(diào)運(yùn)行、工作流、信息集成以及信息通信等技術(shù)進(jìn)行充分利用，確保企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中任務(wù)管理自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化得以實(shí)現(xiàn)，而且也實(shí)現(xiàn)了各系統(tǒng)間信息共享機(jī)制。

參 考 文 獻(xiàn)

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