血站物資采購庫存一體化管理淺析

●杜莉

血站物資采購庫存一體化管理淺析

●杜莉

物資管理是血站后勤工作重要的組成部分。文章從血站物資管理的要求和特點(diǎn)出發(fā)，對物資保障的目標(biāo)、要點(diǎn)等進(jìn)行了詳細(xì)闡述。對物資從計(jì)劃、采購、庫存、合同、動態(tài)分析等進(jìn)行全方位管控的方法和內(nèi)容做了說明，并按可視化、可控化和數(shù)字化實(shí)現(xiàn)物資采購與庫存的一體化管理。

采購庫存一體化管理 可控化 及時(shí)供應(yīng)

物資保障是血站后勤保障工作的重要組成部分，對保證血液的質(zhì)量和采供血的安全有著重要影響。及時(shí)、高效的物資保障是保證血站各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)與關(guān)鍵因素之一，也是完成各項(xiàng)科研、采供血、教學(xué)、服務(wù)等各項(xiàng)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。通過一系列有效手段優(yōu)化采購與庫存管理，構(gòu)成一體化的完整供應(yīng)鏈，實(shí)現(xiàn)適時(shí)、適地、適量的物資保障，對于保證血液質(zhì)量安全和完整有著重要影響。

廣義的血站物資包括儀器設(shè)備、行政辦公儀器、車輛，采血耗材、檢測試劑、辦公耗材、文化用品、印刷品、宣傳品，獻(xiàn)血紀(jì)念品、營養(yǎng)品以及基建維修材料等。這其中又把直接影響血液和血液成分制品的質(zhì)量特征，特別是安全性的物資，如一次性采血袋、一次性病毒滅活袋、采血耗材、檢測試劑、一次性注射器等作為關(guān)鍵物料管理。把不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量或即使略有影響但可以采取措施加以糾正的物料作為一般物料管理，如一次性口罩帽子、一次性鞋套、手套、試管等。在本文中把關(guān)鍵物料和一般性物料定義為狹義的血站物資加以闡述（下文中稱為血站物資），其它部分如儀器設(shè)備、辦公用品、設(shè)備、車輛、印刷品、紀(jì)念品及維修材料等不再做過多說明。本文就從關(guān)鍵物料及一般性物料的管理目標(biāo)、要點(diǎn)談起，就血站物資采購與庫存管理一體化的問題與業(yè)內(nèi)同行進(jìn)行探討。

一、血站物資采購庫存一體化管理的目標(biāo)

在《血站質(zhì)量管理規(guī)范》中，為了保證采供血機(jī)構(gòu)的血液質(zhì)量安全，采供血所使用的物料必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不得對獻(xiàn)血者健康和血液質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。物資管理看似簡單，實(shí)則涉及到多個(gè)方面，過程復(fù)雜，對血液的運(yùn)行、血液的質(zhì)量有著重要的影響。實(shí)行科學(xué)的物資管理是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，需要付出艱苦的努力。

血站物資對于血站的管理又有著特殊的意義，一般來說，從每一天每輛采血車出發(fā)之前的物資準(zhǔn)備，到血液制備、加工、儲存過程中所用的原輔材料，包括一個(gè)血型條碼、一盒試劑、一個(gè)棉簽都對血液的質(zhì)量有著重要影響。物資采購庫存一體化管理的內(nèi)容包括：基礎(chǔ)管理、采購、庫存、供應(yīng)商、合同管理等，管理的目標(biāo)是：

1.最優(yōu)化。血站物資采購庫存一體化管理不僅要做到采購有計(jì)劃、管理有臺賬、物料有卡片、數(shù)量清楚、金額清楚、用途清楚、去向清楚、準(zhǔn)確無誤、賬務(wù)相符、及時(shí)入庫、及時(shí)入賬、及時(shí)供貨等，對于大宗物料的采購與庫存還應(yīng)采取延續(xù)策略，即在有適量庫存的條件下，采用即時(shí)供應(yīng)的原則，既保證了物料在最佳有效期內(nèi)使用，又有效降低成本。

一是庫存最優(yōu)化。庫存管理是要使兩個(gè)對立的目標(biāo)保持平衡，即采供血所需的物資的可用性達(dá)到最大及最小庫存余量和相關(guān)的運(yùn)輸成本。也就是找到確保采供血工作順利運(yùn)行前提下的最低庫存量。主要包括以下幾個(gè)方面：（1）庫存結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化。按ABC分類法以及物資消耗歷史記錄來確定存量。ABC分類管理就是將庫存物資按品種和占用資金的多少分為重要的A類，一般重要的B類和不重要的C類三個(gè)等級，針對不同等級分別進(jìn)行管理和控制的一種方法，其具體分類方法為：A類物資所占品種少，占用資金大。如一次性采血袋、檢測試劑等；B類物資占用品種比A類物資多一些，占用的資金比A類物資少一點(diǎn)。如一次性注射器、真空采血管等；如C類物資所占品種多，占用的資金少。如一次性手套、一次性棉棒等。（2）物資狀態(tài)的最優(yōu)化。包括對應(yīng)于使用部門需求的預(yù)留量、可用量、接近過期量，以及安全庫存、經(jīng)濟(jì)訂購量確定的再訂購點(diǎn)，以減少人為因素影響。（3）編碼方法最優(yōu)化。編碼好記、好用，無需有特定含義，可以采用條碼掃描方式快速定位。

二是采購最優(yōu)化。從采購需求的申請審批、明確采購人員對供應(yīng)商的選擇、驗(yàn)收入庫、出庫使用到最后的發(fā)票結(jié)算，盡可能地減少環(huán)節(jié)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)的職責(zé)明晰，運(yùn)轉(zhuǎn)高效，并能夠有效地跟蹤、審核、控制。

三是業(yè)務(wù)流程最優(yōu)化。應(yīng)涵蓋生產(chǎn)商和供貨商的各種資質(zhì)證明材料的審核、正確的采購計(jì)劃、物料采購、驗(yàn)收入庫、庫房管理、出庫管理、不合格物料的控制、物料使用管理、臺賬管理、安全防護(hù)等方面，均需按最佳業(yè)務(wù)模式加以優(yōu)化，形成高效、流程的業(yè)務(wù)流程。

四是供應(yīng)商結(jié)構(gòu)最優(yōu)化。通過對供應(yīng)商資質(zhì)以及相關(guān)條件的考核，建立以主供應(yīng)商制為基礎(chǔ)的供應(yīng)商目錄，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化。

2.及時(shí)供應(yīng)。物資的儲備狀況是在滿足采供血需求，可預(yù)計(jì)發(fā)生或者某種事態(tài)變化需求量突然增大下的重要因素。所以應(yīng)把物資管理與采供血計(jì)劃統(tǒng)一考慮，采購計(jì)劃對應(yīng)于采供血計(jì)劃。一種情況是常態(tài)采供血的物資需求計(jì)劃，隨時(shí)補(bǔ)庫，使采供血計(jì)劃能夠與物資的采購與庫存動態(tài)平衡，不需要緊急采購；另一種情況是突發(fā)或者集中大規(guī)模采血時(shí)能夠根據(jù)計(jì)劃快速補(bǔ)充物資。比較好的方式是建立相應(yīng)的數(shù)學(xué)模型，通過計(jì)算以及對歷史消耗數(shù)據(jù)的分析，提出安全、經(jīng)濟(jì)的物資儲備方案以及團(tuán)體無償采血的應(yīng)急預(yù)案。

3.可控性與可追溯性。無論是物資的采購過程，還是庫存管理過程，通過任何一點(diǎn)都可以對采購和庫存的過程進(jìn)行全面追蹤，并對每筆物資申請、采購、訂單、入庫、結(jié)算、供應(yīng)商進(jìn)行追溯。如某種物料在哪個(gè)倉庫中有、可用數(shù)量有多少、預(yù)留的有多少、預(yù)留與哪份計(jì)劃對應(yīng)、替代品是什么、哪家買的、在哪份合同上、哪個(gè)批次、采購需求是誰提出的、在哪份采購單上、價(jià)格是多少、采購歷史價(jià)格如何、誰驗(yàn)收的、往年的數(shù)量等都是可以跟蹤和可控的。

4.綜合分析。可以對物資的采購、出入庫、ABC分類、供應(yīng)商等進(jìn)行全面的分析，通過這些分析提出物資保障決策。這些分析不但可以實(shí)時(shí)刷新，而且還要以直觀的圖形展現(xiàn)出來。比如：可以隨時(shí)了解現(xiàn)在有哪些物資、存放在哪些倉庫中、有多少是可用的、前一天的物資使用了多少、未來一個(gè)月內(nèi)采購某種物資要花多少錢等等都可以通過圖表實(shí)時(shí)查看。從血站領(lǐng)導(dǎo)到物資部門、業(yè)務(wù)部門可以直接透視到每個(gè)倉庫、每臺采血車的物資使用及儲備實(shí)時(shí)情況。

二、血站物資采購庫存一體化管理的要點(diǎn)

無論是物資存量的優(yōu)化與降低，還是降低成本和及時(shí)有效地供應(yīng)都是以最大程度地保障采供血的正常進(jìn)行為基礎(chǔ)的，物資管理要與血站的采供血計(jì)劃一起規(guī)劃。所以血站物資管理的要點(diǎn)包括：

1.與采血車、采血屋相關(guān)聯(lián)。即每臺采血車、采血屋都需要哪些物資，每天的消耗量有多大，不同地點(diǎn)不同時(shí)間采血車的物資需要量。根據(jù)血站采供血計(jì)劃，對每臺車、每個(gè)采血屋每天實(shí)際用量分析匯總，制定最佳的物資需求計(jì)劃。

2.過程全面管控。通過安全庫存、重訂購點(diǎn)、ABC分類法、采購提前期、資源共享、臺車物資消耗分析、臺車物資需求計(jì)劃等多種方法來保證物資的全面管控。除了記錄所有物資的相關(guān)信息，實(shí)時(shí)了解其批次、狀態(tài)、有效期，發(fā)放歷史、重訂購、盤點(diǎn)以及對應(yīng)技術(shù)檔案資料外，還包括跟蹤出入庫狀況，優(yōu)化物資的管理，消除冗余或呆滯庫存，從而降低成本。通過對庫存的優(yōu)化和合理計(jì)劃，建立符合采供血要求的合理庫存水平，即在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)保證適當(dāng)?shù)膸齑妗?/p>

3.建立完善的供應(yīng)商目錄。血站物資管理的安全性、時(shí)效性、專業(yè)性對供應(yīng)商有著嚴(yán)格的要求，建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度是最基本的要求，通常要求五證齊全，并且在國內(nèi)有較廣泛的應(yīng)用。以主供應(yīng)商制為主體建立供應(yīng)商目錄，詳細(xì)記錄供應(yīng)商相關(guān)信息，如所屬類別、付款條件、信用額度等，每種物料按1∶3的比例對應(yīng)供應(yīng)商，其中以質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、信譽(yù)等綜合分析后確定其中的一家為主供應(yīng)商。供應(yīng)商目錄使選擇余地和議價(jià)余地大大增加，可以更好地控制物資的質(zhì)量，提高保障的可靠性。

4.采購流程與庫存管理流程。通過確定采購工作流程，幫助完成采購工作。（1）申請審批流程。采購申請由使用部門提出，所有物資采購合同、采購辦理必須先批準(zhǔn)后實(shí)行，有效審批者是血站站長和分管領(lǐng)導(dǎo)。（2）規(guī)定采購管理責(zé)任。采購必須從合格供應(yīng)商目錄中選擇。明確采購人員對供應(yīng)商的選擇、采購物品的質(zhì)量和需求的滿足保證等付完全責(zé)任。（3）采購要有嚴(yán)格的招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)。（4）強(qiáng)調(diào)入庫驗(yàn)收職能。任何物資入庫后須經(jīng)采購員和庫房管理員一起驗(yàn)收并在送貨單、發(fā)票上簽名備查。驗(yàn)收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符，對經(jīng)手驗(yàn)收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購發(fā)票或采購約定所載之要求的相符性負(fù)責(zé)。(5)明確退貨與貨款結(jié)付流程。為避免損失，采購物資由于質(zhì)量、規(guī)格不符，采購部門需立即辦理退貨，無論貨品是否退還供應(yīng)商，均需立即書面通知財(cái)務(wù)部門及時(shí)扣回相應(yīng)款項(xiàng)。禁止采購員直接辦理款項(xiàng)支付。貨款由財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同、物資使用情況和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付。同時(shí)作為物流供應(yīng)鏈的一部分，能根據(jù)采供血計(jì)劃和庫存狀況實(shí)現(xiàn)自動采購，確定在正確的時(shí)間采購正確的物資。

5.最佳配送。對于關(guān)鍵物料動態(tài)配送，如一次性采血袋、采血耗材等按日配送。對于一般物料按需配送，如跟采供血工作相關(guān)的一次性口罩、手套、棉簽等采取即采即領(lǐng)的方式。對于辦公用品、其他材料按月配送，如打印紙、簽字筆等采取使用科室月底提交采購計(jì)劃、月初配送的方式。

6.基礎(chǔ)檔案管理。技術(shù)檔案包括供應(yīng)商本身的資質(zhì)檔案與物料的技術(shù)檔案，供應(yīng)商的資質(zhì)檔案詳細(xì)記錄供應(yīng)商所取得的資質(zhì)，有效期、范圍、主要指標(biāo)等內(nèi)容，物料的技術(shù)檔案則詳細(xì)記錄物料本身的技術(shù)參數(shù)，如一次性采血袋的規(guī)格型號、批次號、生產(chǎn)日期、有效期等，可保證每一種物料來源的可追溯性，保證血液的質(zhì)量和安全性。

7.物資的盤活與調(diào)劑。對于某一區(qū)域內(nèi)的若干血站，可以實(shí)現(xiàn)物資的共享與調(diào)劑。如有的物資可能購買量過大而使用期過長，當(dāng)有效期過后可能會造成較大浪費(fèi)。因此，可以考慮某些血站共享資源，分散存儲某些物資，一方面降低了成本，另一方面提高供應(yīng)的有效性。如某種物料需要進(jìn)口，而進(jìn)口周期較長，因此若干個(gè)血站經(jīng)過協(xié)商后，確認(rèn)某些物料的存儲，一旦需要就近調(diào)劑。對于一些存儲期較長而自身用量不大或者不常用的物料，可以“盤活”與其它血站交換或者調(diào)劑。

三、建立血站物資采購庫存一體化管理信息平臺

對于血站而言，建立起從物資采購、庫存、合同、供應(yīng)商到每臺采血車的物資保障體系，對于保證物資的有效供應(yīng)，實(shí)現(xiàn)高效、精確、即時(shí)、便捷的管理目標(biāo)，其唯一途徑就是采用信息化手段，建立物資采購庫存一體化管理信息平臺。

1.基本要求。血站物資采購庫存一體化管理從血站層面來說就是將物資管理的采購、庫存、發(fā)放等與供應(yīng)商管理、合同管理、分析決策等構(gòu)成一體化的信息平臺，把血站的制度、流程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等固化到信息平臺上，包括以下幾個(gè)方面：（1）標(biāo)準(zhǔn)的管理模式：實(shí)現(xiàn)管理模式的標(biāo)準(zhǔn)化，對于若干區(qū)域內(nèi)的血站而言，標(biāo)準(zhǔn)化的模式可以實(shí)現(xiàn)物資的資源共享，統(tǒng)一調(diào)配、差異化存儲、內(nèi)部調(diào)劑互換。（2）規(guī)范的管理流程：引入先進(jìn)管理理念、方法和手段，使備件計(jì)劃、采購、倉儲、合同、統(tǒng)計(jì)、分析等科學(xué)規(guī)范，流程最優(yōu)化。（3）科學(xué)的動態(tài)數(shù)據(jù)分析：動態(tài)跟蹤物資的采購、供應(yīng)情況，對采購計(jì)劃、庫存控制、合同執(zhí)行等進(jìn)行動態(tài)跟蹤管理和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供決策依據(jù)。（4）有效的供應(yīng)商管理：供應(yīng)商管理更加科學(xué)、全面、客觀，應(yīng)建立健全供應(yīng)商檔案。檔案要有編號、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級和銀行賬號等，并定期或不定期更新，由專人負(fù)責(zé)管理。供應(yīng)商檔案的評估應(yīng)按三個(gè)關(guān)鍵要素進(jìn)行：成本和價(jià)格；質(zhì)量；交付相關(guān)指標(biāo)。（5）統(tǒng)一的編碼：實(shí)現(xiàn)編碼的一體化管理，一處地點(diǎn)維護(hù)，多處應(yīng)用。

實(shí)施策略與方法.物資采購庫存一體化管理是以采供血工作為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)物流供應(yīng)鏈流暢運(yùn)行，這就要求按照“整體規(guī)劃，集成共享”的原則來實(shí)施，具體實(shí)施方法是：（1）建賬立標(biāo)打基礎(chǔ)：以血站物料為基礎(chǔ)，建立物料臺賬、供應(yīng)商臺賬，確定倉庫地點(diǎn)及布局。確定相應(yīng)的物資分類、供應(yīng)商分類等相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。（2）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)定編碼：建立編碼標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，建立統(tǒng)一的代碼體系以及制定相應(yīng)的管理制度。確定其安全庫存、ABC分類、再訂購點(diǎn)等指標(biāo)。（3）優(yōu)化流程明職責(zé)：建立和優(yōu)化相應(yīng)的流程，如采購流程、入庫驗(yàn)收流程、出庫退庫流程、退貨與付款結(jié)付流程、編碼流程等，根據(jù)流程確定相應(yīng)崗位，明確其職責(zé)。需要注意的是盡量消除交叉點(diǎn)重疊部分的職責(zé)。（4）梳理廠商建目錄：對供應(yīng)商進(jìn)行梳理，建立以主供應(yīng)商為基礎(chǔ)的供應(yīng)商目錄。（5）三高標(biāo)準(zhǔn)”保質(zhì)量：為保證信息平臺能在短期內(nèi)快速發(fā)揮作用并產(chǎn)生明顯效益，要求所有數(shù)據(jù)加載量達(dá)到95%、軟件功能的使用情況達(dá)到95%、使用部門或人員的投入達(dá)到95%。（6）清產(chǎn)盤資享資源：同一區(qū)域內(nèi)的多家血站通過清產(chǎn)核資，盤活沉淀的物資，各血站之間通過平臺進(jìn)行調(diào)撥、互換。各血站定義不同物料的存儲數(shù)量，由于在同一區(qū)域內(nèi)采用統(tǒng)一的編碼，所以可以實(shí)時(shí)看到物資在倉庫存儲、預(yù)留、可用等情況，各家根據(jù)自身采供血業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和要求，確定所要存儲的物資的種類、數(shù)量、成本等信息，實(shí)現(xiàn)各血站物資的差異存儲和資源的共享，有效降低成本。（7）實(shí)時(shí)跟蹤易管控：信息系統(tǒng)上線后，從采供血業(yè)務(wù)部門、檢驗(yàn)部門、質(zhì)量管理部門到物資保障部門內(nèi)的所有人員按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行統(tǒng)一的流程，在統(tǒng)一的制度下嚴(yán)格按要求操作，就保證了對物資管理方方面面的實(shí)時(shí)跟蹤。

四、結(jié)束語

在物資保障一體化信息平臺建設(shè)中，有四個(gè)環(huán)節(jié)：一是數(shù)據(jù)基礎(chǔ)準(zhǔn)備，二是標(biāo)準(zhǔn)化體系的形成，三是業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，四是綜合平臺的建立。這樣，物資保障一體化平臺就建起來了。物資保障一體化不僅僅是對物資供應(yīng)鏈的管理，還是與設(shè)備儀器、技術(shù)檔案、質(zhì)量監(jiān)測、合同等融合為一體的信息平臺。物資保障一體化不僅對于單個(gè)的血站降低庫存、降低成本，保證物資的及時(shí)供應(yīng)有著重要作用，同時(shí)也是同一區(qū)域內(nèi)的血站規(guī)范物資標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)物資的資源共享所必須的信息化平臺。

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（作者單位：北京市紅十字血液中心 北京 100000）

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1004-4914(2014)09-267-03