淺談環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理現(xiàn)狀及效率的提高

苗占全　武開(kāi)業(yè)

【摘 要】隨著國(guó)家對(duì)環(huán)境保護(hù)工作的日益重視，越來(lái)越多的高科技設(shè)備應(yīng)用于環(huán)境監(jiān)測(cè)領(lǐng)域，環(huán)境監(jiān)測(cè)部門(mén)承擔(dān)的任務(wù)種類越來(lái)越多，任務(wù)越來(lái)越重，環(huán)境監(jiān)測(cè)部門(mén)內(nèi)外人員流動(dòng)及交換越來(lái)越頻繁，如何使我們環(huán)保部門(mén)的工作做到忙而不亂、繁而不雜，這就需要對(duì)相關(guān)的一系列工作有明確的記 錄，對(duì)相關(guān)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理人員的素質(zhì)提出更高的要求。各類新技術(shù)的應(yīng)用，使檔案載體形態(tài)，記錄方法、管理方法及開(kāi)發(fā)利用等方面發(fā)生了很大變化，相應(yīng)的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的效率應(yīng)該逐步提高，不斷地邁入現(xiàn)代化，如何在原有的基礎(chǔ)上更好的利用新技術(shù)從而使環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的效率逐步提高成為人們關(guān)心的一個(gè)問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】環(huán)境監(jiān)測(cè)；檔案管理；效率

1 環(huán)境檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的分類問(wèn)題

環(huán)境監(jiān)測(cè)部門(mén)是一個(gè)特殊的部門(mén)，它的主要職能是完成國(guó)家下達(dá)的指令性監(jiān)測(cè)任務(wù)，從而對(duì)區(qū)域環(huán)境有一個(gè)宏觀的把握，確保人民群眾的生存環(huán)境安全。環(huán)境質(zhì)量最直觀的表現(xiàn)就是各類監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，種類有大氣特征污染因子、區(qū)域環(huán)境噪聲水平、地表水特征污染因子、地下水特征污染因子、工業(yè)污水特征污染因子、放射性污染因子等等。把各類數(shù)據(jù)分門(mén)別類，有利于查找和應(yīng)用。

第一方面，儀器檔案的分類，由于監(jiān)測(cè)項(xiàng)目繁多，所應(yīng)用的儀器五花八門(mén)，必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，分為大型和中型以及小型、或者按照產(chǎn)地分為進(jìn)口和國(guó)產(chǎn)，所用的儀器使用說(shuō)明書(shū)、保修卡、安裝光盤(pán)必須妥善保管，各類儀器必須按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編訂序列號(hào)，以利于計(jì)量檢定和核查，并且根據(jù)各類儀器的使用狀態(tài)，加上諸如正常使用或者停用的標(biāo)示，并且明確反映在檔案中。

第二方面，實(shí)驗(yàn)試劑、標(biāo)準(zhǔn)樣品以及標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的檔案的分類，監(jiān)測(cè)項(xiàng)目所對(duì)應(yīng)的實(shí)驗(yàn)試劑、標(biāo)準(zhǔn)樣品以及標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)都是從各個(gè)生產(chǎn)廠家以及國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)樣品研制所購(gòu)買，各類證書(shū)的有效期限以及應(yīng)用范圍不盡相同，一旦應(yīng)用錯(cuò)誤，直接導(dǎo)致的后果就是產(chǎn)生錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，從而對(duì)環(huán)境質(zhì)量產(chǎn)生錯(cuò)誤的判斷，所以對(duì)于此類一定要加強(qiáng)檔案管理。

第三方面，環(huán)境監(jiān)測(cè)的人員檔案應(yīng)該細(xì)化，例如分為技術(shù)類和管理類。本單位與外單位的交換工作人員應(yīng)該予以明確區(qū)分，再比如出國(guó)交流人員的短期檔案應(yīng)該細(xì)化，注明在國(guó)外研究的課題名稱等等。

1.2 環(huán)境檔案的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題

由于社會(huì)對(duì)于環(huán)保部門(mén)的期望和要求不斷增加，單位不斷加強(qiáng)能力建設(shè)，新的監(jiān)測(cè)項(xiàng)目日益增加，人員流動(dòng)頻繁、人員編制日益增加，相應(yīng)的人員上崗培訓(xùn)及考核也日益增加，各類監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)現(xiàn)在一年的總量相當(dāng)于過(guò)去的十年總和，使得檔案門(mén)類劃分、人員職能調(diào)整難以做到規(guī)范化，由此引發(fā)的檔案標(biāo)引難度加大。因此制定一系列的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，是檔案管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本保證。

1.3 提高人員素質(zhì)

由于所使用儀器很多是進(jìn)口儀器，說(shuō)明書(shū)都是英文或者日文，并且檔案管理的現(xiàn)代化水平不斷提高，所以人員素質(zhì)提高迫在眉睫。它包括檔案工作人員的理論水平和實(shí)際工作能力、外語(yǔ)水平以及以計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化設(shè)備綜合應(yīng)用能力等。例如就現(xiàn)有計(jì)算機(jī)而言，多為西文提示，這對(duì)外語(yǔ)水平不高的大多數(shù)檔案工作人員來(lái)講，要學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)操作，并熟練的應(yīng)用于工作之中，并非易事。

1.4 檔案質(zhì)量問(wèn)題

1.4.1 標(biāo)引不準(zhǔn)確，導(dǎo)致發(fā)生錯(cuò)標(biāo)或漏標(biāo)的現(xiàn)象。

1.4.2 標(biāo)引語(yǔ)言不規(guī)范，以致數(shù)據(jù)標(biāo)引中發(fā)生用詞混亂，影響檢索效率。

1.4.3 審核制度不嚴(yán)，由于著錄標(biāo)引和數(shù)據(jù)輸入不進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，致使系統(tǒng)在使用中常有數(shù)據(jù)漏檢或誤檢的現(xiàn)象發(fā)生。

1.5 安全防護(hù)問(wèn)題

1.5.1 紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期保存要注意防濕、防霉、防蟲(chóng)，以及人為地破壞。

1.5.2 電子檔案長(zhǎng)期保存要注意人為或客觀上對(duì)計(jì)算機(jī)信息的破壞，如犯罪分子盜竊或工作人員誤操作而導(dǎo)致信息丟失。

1.5.3 計(jì)算機(jī)病毒對(duì)電子檔案的破壞也不容忽視，要保持經(jīng)常更新殺毒軟件的優(yōu)良習(xí)慣。

1.5.4 仲裁分析樣品及數(shù)據(jù)應(yīng)該妥善保管，以免引起法律糾紛。

2 新技術(shù)的應(yīng)用

2.1 縮微技術(shù)

近年來(lái)，縮微技術(shù)在環(huán)境檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用，它的主要優(yōu)點(diǎn)是能夠在保持檔案原貌的前提下，大大縮小檔案體積，節(jié)省存儲(chǔ)空間，從而有效保護(hù)檔案原件，然而，任何一項(xiàng)新技術(shù)都有局限性和一定的適用范圍，縮微技術(shù)也不例外。它的主要缺點(diǎn)是：縮微技術(shù)對(duì)某些特殊檔案以及一些特定要求的檔案目前還無(wú)能為力，例如對(duì)于聲像檔案的復(fù)制，以及檔案目錄的快速檢索；不能滿足對(duì)需要利用計(jì)算機(jī)處理的檔案信息；無(wú)法實(shí)現(xiàn)縮微品信息的遠(yuǎn)距離傳輸。

2.2 光盤(pán)技術(shù)

由于計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用和通信技術(shù)的進(jìn)步，光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)作為一種新的信息存儲(chǔ)手段，以其信息存儲(chǔ)容量大、可靠性高、原文自動(dòng)檢索方便以及便于和計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等優(yōu)點(diǎn)，近年來(lái)在音箱市場(chǎng)和軟件出版等行業(yè)得到了迅速發(fā)展。將光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)應(yīng)用于環(huán)境檔案管理，目前存在的主要問(wèn)題有以下幾點(diǎn)：法律依據(jù)不足，光盤(pán)的法律效力目前還未得到公認(rèn)，還處于探討階段，光盤(pán)存儲(chǔ)的檔案目前還不具備法律效力；保存期限問(wèn)題，多數(shù)專家人為光盤(pán)保存信息期限為10年左右，不同種類的光盤(pán)保存壽命不一樣，因此對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的；標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，由于光盤(pán)系統(tǒng)目前有有各生產(chǎn)廠家和研究部門(mén)自行確定標(biāo)準(zhǔn)，有的產(chǎn)品難以互相兼容和轉(zhuǎn)換，所以沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，光盤(pán)技術(shù)在環(huán)境檔案管理中的應(yīng)用難以推廣。

3 小結(jié)

要進(jìn)一步更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)環(huán)境檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，不斷提高環(huán)境檔案管理的效率，實(shí)行管理體制與職能的改革，走“文檔一體化”的道路，我國(guó)環(huán)境監(jiān)測(cè)領(lǐng)域檔案管理體制在過(guò)去很長(zhǎng)的時(shí)間里基本上處于封閉狀態(tài)，檔案工作局限于檔案的接受和保管以及按需供卷的被動(dòng)服務(wù)，隨著社會(huì)對(duì)環(huán)保工作的期望值的加大，國(guó)家對(duì)環(huán)保工作的日益重視，過(guò)去的工作方式很難發(fā)揮檔案的社會(huì)效益，從而適應(yīng)新形勢(shì)，所以，環(huán)境監(jiān)測(cè)領(lǐng)域檔案管理發(fā)展的方向是，管理對(duì)象由單一化向多元化發(fā)展，工作重點(diǎn)由文件管理逐步轉(zhuǎn)移到對(duì)信息的二次開(kāi)發(fā)，通過(guò)開(kāi)發(fā)形成各項(xiàng)文獻(xiàn)，并利用計(jì)算機(jī)把加工后的文獻(xiàn)建立起各種信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸?shù)絺€(gè)用戶單位，使檔案部門(mén)由管理型轉(zhuǎn)化為服務(wù)型和信息開(kāi)發(fā)型。

環(huán)保工作任重而道遠(yuǎn)，只要我們從實(shí)際出發(fā)，不斷研究問(wèn)題、解決問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，相信在不久的將來(lái)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平將會(huì)上一個(gè)新臺(tái)階，從而更好地服務(wù)于我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

[責(zé)任編輯：楊玉潔]