IT項(xiàng)目的第三方監(jiān)理機(jī)制

鄭釗穎

信息化項(xiàng)目監(jiān)理（第三方咨詢）的方法目前已經(jīng)有試行的國家標(biāo)準(zhǔn)《信息化工程監(jiān)理規(guī)范》2005年，目前對(duì)于大型IT項(xiàng)目（通常大于300萬，使用人數(shù)大于500人）的建設(shè)往往要引入第三方監(jiān)理來加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)控。是否真有必要引入設(shè)計(jì)監(jiān)理？如何充分IT監(jiān)理的作用，提高項(xiàng)目進(jìn)度執(zhí)行力度和可控度，加強(qiáng)建設(shè)和實(shí)施質(zhì)量管理工作？成為各大電力設(shè)計(jì)院在項(xiàng)目建設(shè)中值得考慮的一個(gè)問題，發(fā)筆者以某設(shè)計(jì)院院級(jí)設(shè)計(jì)過程管理平臺(tái)為例，對(duì)該機(jī)制進(jìn)行了分析和研究。

1 設(shè)計(jì)過程管理平臺(tái)項(xiàng)目的特點(diǎn)

設(shè)計(jì)過程管理平臺(tái)項(xiàng)目的通常具有以下特點(diǎn)：

（1）項(xiàng)目實(shí)施周期長，相關(guān)參與方較多（企業(yè)、咨詢公司、系統(tǒng)實(shí)施公司（多家）、軟件公司（多家）等），資金投資較大；

（2）項(xiàng)目本身比較復(fù)雜，可能涉及業(yè)務(wù)和管理等多個(gè)環(huán)節(jié)；

（3）項(xiàng)目實(shí)施場所就在企業(yè)內(nèi)部，且與企業(yè)的相關(guān)人員密切合作共同完成項(xiàng)目過程。并且業(yè)主方需要以一把手掛帥的全員動(dòng)員和參與，才能達(dá)到真正的項(xiàng)目效果；

（4）業(yè)主方可以隨時(shí)了解項(xiàng)目的成果和進(jìn)展情況；

（5）業(yè)主方與實(shí)施服務(wù)方存在信息不對(duì)稱情況；

（6）業(yè)主方通常對(duì)需求和實(shí)施各環(huán)節(jié)不是太了解；

（7）項(xiàng)目的效益往往不是太直接，需要深入的分析才能感覺到；

（8）項(xiàng)目實(shí)施方的工作通常不是很直接就能了解到，業(yè)主方不能及時(shí)了解到項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)；

（9）整個(gè)項(xiàng)目是一個(gè)整體，項(xiàng)目的中間交付物對(duì)項(xiàng)目的整體結(jié)果的影響很大，因此必須控制項(xiàng)目需求、計(jì)劃、中間交付物；

（10）參加項(xiàng)目的包括軟件廠商、實(shí)施方和硬件廠商，但是由于硬件通常是已經(jīng)定型，且又軟件廠商直接綁定，實(shí)施方一般對(duì)軟件有較多的了解，因此客戶主要是實(shí)施方。相對(duì)來說也簡單一些。

2 信息化項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)制

基于IT項(xiàng)目應(yīng)用的特點(diǎn)，要控制風(fēng)險(xiǎn)，必須要監(jiān)理參與。

圖1 IT項(xiàng)目的第三方監(jiān)理機(jī)制

在信息化的項(xiàng)目監(jiān)理中一般分為三部分：項(xiàng)目前監(jiān)理，項(xiàng)目過程監(jiān)理，和項(xiàng)目后期監(jiān)理。監(jiān)理的主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)和計(jì)劃的監(jiān)理、項(xiàng)目投入資源和項(xiàng)目成果的監(jiān)理、項(xiàng)目實(shí)施效益的監(jiān)理。

2.1 項(xiàng)目前監(jiān)理

主要是在項(xiàng)目啟動(dòng)前對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制，實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)理的主要內(nèi)容包括：總體計(jì)劃、范圍和目標(biāo)，考證項(xiàng)目計(jì)劃的可行性和范圍可容性和目標(biāo)的科學(xué)性及可實(shí)現(xiàn)性；預(yù)期的投資效益和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)證預(yù)期效益的科學(xué)性和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)全面性和公正性；項(xiàng)目的困難和阻力，找出主要的阻力點(diǎn)和問題結(jié)，作到知己知彼百戰(zhàn)不殆；克服困難的決心和措施，為將來項(xiàng)目順利進(jìn)行掃清障礙。這里主要是對(duì)項(xiàng)目前期的計(jì)劃工作進(jìn)行審核，保證項(xiàng)目在一個(gè)可靠的計(jì)劃下進(jìn)行。

2.2 項(xiàng)目中監(jiān)理

主要是在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制。其具體內(nèi)容有：監(jiān)理項(xiàng)目階段計(jì)劃，監(jiān)督階段計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度，并指導(dǎo)進(jìn)行合理調(diào)整；監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)際投入，保證投入的合理性，保證后續(xù)階段的可持續(xù)性；監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)際結(jié)果，保證階段結(jié)果與階段進(jìn)程計(jì)劃相同或相符；監(jiān)督項(xiàng)目實(shí)施中的困難和阻力，提出建議性措施和解決方法，避免項(xiàng)目的重大停頓或中止；監(jiān)督克服困難的措施，保證解決困難的措施有效性和可行性，保證項(xiàng)目進(jìn)程的順利進(jìn)行。

2.3 項(xiàng)目后監(jiān)理

主要是在項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后繼續(xù)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制。主要包括：監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)際總投入，投入的出入出現(xiàn)在哪里，并作為經(jīng)驗(yàn)記入相應(yīng)的文檔，以供以后相似項(xiàng)目的管理控制參考；監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)際成果，找出與計(jì)劃值的差別，以及出現(xiàn)問題的地方，并作為經(jīng)驗(yàn)記入相應(yīng)的文檔，以供以后相似項(xiàng)目的管理控制參考；項(xiàng)目的實(shí)際效益，與期望值的差別，以及出現(xiàn)問題的地方，并作為經(jīng)驗(yàn)記入相應(yīng)的文檔，以供以后相似項(xiàng)目的管理控制參考；改進(jìn)之處與措施，做為經(jīng)驗(yàn)知識(shí)積累，用與組織的知識(shí)庫，方便下次相似項(xiàng)目的實(shí)施。此階段的監(jiān)理主要是做些總結(jié)和評(píng)價(jià)的事情，并進(jìn)行企業(yè)知識(shí)積累管理。

3 信息化項(xiàng)目的監(jiān)理重點(diǎn)

（1）代表業(yè)主方，監(jiān)督服務(wù)方的項(xiàng)目全過程：包括項(xiàng)目的前期需求確定、信息化實(shí)施過程規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的管理和風(fēng)險(xiǎn)控制、項(xiàng)目中多方之間的協(xié)調(diào)、項(xiàng)目交付物的評(píng)估和測試、項(xiàng)目應(yīng)用效果評(píng)估和改進(jìn)建議等等；

（2）幫助建立項(xiàng)目協(xié)調(diào)機(jī)制和問題處理機(jī)制；

（3）企業(yè)項(xiàng)目需求的確定和變更管理；

（4）應(yīng)放在對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)督和控制上，包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目階段交付審查和建議、項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目軟硬件廠商/實(shí)施方/業(yè)主等之間的協(xié)調(diào)、項(xiàng)目問題解決機(jī)制等方面；

（5）組織對(duì)已經(jīng)上線實(shí)施的軟件模塊和系統(tǒng)進(jìn)行多方聯(lián)合測試，設(shè)定測試環(huán)境和模擬運(yùn)營環(huán)境，對(duì)測試不合格的模塊或系統(tǒng)限期整改；

（6）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警和解決；

（7）撰寫并提交項(xiàng)目過程中的階段監(jiān)理報(bào)告；

（8）項(xiàng)目結(jié)果的評(píng)估。

圖2 項(xiàng)目實(shí)施過程中的溝通

溝通機(jī)制：

（1）會(huì)議：監(jiān)理組織雙方項(xiàng)目組每周召開項(xiàng)目例會(huì)，總結(jié)每周工作，布置下周計(jì)劃。項(xiàng)目階段結(jié)束與開始時(shí)召開階段會(huì)議。雙方高層不定期進(jìn)行溝通，把握項(xiàng)目進(jìn)程，及時(shí)解決問題；

（2）文件：及時(shí)審閱和響應(yīng)對(duì)方提交的文件，制定有關(guān)規(guī)則，按照簽署文檔的重要程度分別指定簽字代表或?qū)徍舜恚辉趯徍舜聿荒苈男新氊?zé)時(shí)，應(yīng)指定代理人；事先制定有關(guān)規(guī)則，按照簽署文檔的重要程度分別指定簽字代表；

（3）SOW（Statement Of Work）：設(shè)計(jì)監(jiān)理嚴(yán)格控制項(xiàng)目目標(biāo)、范圍等的變更，正式提交范圍變更請(qǐng)求前雙方認(rèn)真考慮時(shí)間、成本和產(chǎn)出的三角制約關(guān)系，按照范圍變更的優(yōu)先級(jí)別作不同的處理；重大變更需雙方高層進(jìn)行磋商；

（4）其它非正式溝通方式。

【參考文獻(xiàn)】

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[責(zé)任編輯：湯靜]