軟件項(xiàng)目溝通管理

賈瑋娜

【摘要】溝通是在項(xiàng)目管理中必須具備的最基本也是最重要的技能，項(xiàng)目的成功離不開(kāi)良好的溝通管理。本文以某數(shù)字化校園信息平臺(tái)項(xiàng)目為例，結(jié)合作者實(shí)踐，討論在該項(xiàng)目進(jìn)行溝通管理的問(wèn)題。主要通過(guò)靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目組成成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)，發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽(tīng)和反饋，召開(kāi)高效項(xiàng)目會(huì)議等方法和策略進(jìn)行有效的溝通管理。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化校園平臺(tái)；軟件項(xiàng)目；溝通管理

數(shù)字化校園信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為導(dǎo)向的校園應(yīng)用軟件集成、共享、效率最大化，為學(xué)生、教師、行政辦公人員、及相關(guān)人員提供高效、便捷的信息服務(wù)，為高校領(lǐng)導(dǎo)提供智能決策分析的數(shù)字化校園信息平臺(tái)，是新一代面向服務(wù)為核心的各類(lèi)高校的先進(jìn)管理模式，成為高校數(shù)字化校園解決方案的引領(lǐng)者。

在本項(xiàng)目中，我們采用分期建設(shè)，研發(fā)與試點(diǎn)同步推進(jìn)的開(kāi)發(fā)方案，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)周期為1年，項(xiàng)目人員配置情況如下：客戶(hù)方項(xiàng)目組由客戶(hù)方項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組3人客戶(hù)顧問(wèn)1人客戶(hù)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1人客戶(hù)方實(shí)施人員2人一共7人組成，負(fù)責(zé)監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)施，和開(kāi)發(fā)方溝通，確定需求。開(kāi)發(fā)方項(xiàng)目組由開(kāi)發(fā)方項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組3人，開(kāi)發(fā)放顧問(wèn)組3人，項(xiàng)目經(jīng)理1人，分析設(shè)計(jì)組3人，開(kāi)發(fā)組6人，測(cè)試組3人，界面美工1人，工程實(shí)施組3人，配置管理人員1人，質(zhì)量管理人員1人，質(zhì)量保證人員1人一共26人組成。

在項(xiàng)目管理過(guò)程中，由于涉及的人員眾多，所以項(xiàng)目經(jīng)理90%的時(shí)間都會(huì)花在溝通上，項(xiàng)目經(jīng)理在溝通中擔(dān)任主持協(xié)調(diào)者，調(diào)解人，聆聽(tīng)者，解釋者等諸多角色。因此有效的溝通管理是項(xiàng)目成功的必備條件。在本系統(tǒng)項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，通過(guò)靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目組成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)，發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽(tīng)和反饋，召開(kāi)高效的項(xiàng)目會(huì)議等方法和策略進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理。

1.靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目組成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)

溝通的方式有很多，比如：電話(huà)溝通，電子郵件溝通，經(jīng)理信息系統(tǒng)溝通，但是只有靈活運(yùn)用才會(huì)收到良好的效果。在本項(xiàng)目中，項(xiàng)目正式啟動(dòng)后，我就把團(tuán)隊(duì)成員召集在一起，進(jìn)行了面對(duì)面的溝通，讓他們認(rèn)識(shí)到任務(wù)的艱巨，同時(shí)也讓他們樹(shù)立完成目標(biāo)的決心和勇氣。平時(shí)，我會(huì)定期地到項(xiàng)目成員的當(dāng)?shù)刈∷M(jìn)行私人探訪(fǎng)，與他們進(jìn)行一些隨意的交談，了解他們的需求，并探討下他們?cè)诠ぷ髦杏龅降膯?wèn)題，征集一些觀點(diǎn)和看法。每周我們都會(huì)進(jìn)行一次進(jìn)度評(píng)審，在每個(gè)里程碑，我們都會(huì)舉行一次正式的小組會(huì)議，對(duì)之前的工作情況確認(rèn)和總結(jié)。我還專(zhuān)門(mén)為項(xiàng)目組搭建了一個(gè)開(kāi)放式論壇，讓大家可以在BBS上暢所欲言，共同討論。

平時(shí)，我也把自己的電子信箱告訴給項(xiàng)目組成員，要求他們大膽地反映實(shí)際問(wèn)題，積極參與項(xiàng)目的決策與管理，多提建議和意見(jiàn)。我每天上班時(shí)都先認(rèn)真閱讀來(lái)信，并進(jìn)行處理，從來(lái)信中，我收集到了許多對(duì)決策有用的信息，為了激勵(lì)成員的熱情，我決定，凡是被采納的建議，給予鼓勵(lì)，提出帶有普遍性問(wèn)題的來(lái)信，我都會(huì)給予答復(fù)。

2.發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽(tīng)和反饋

在與項(xiàng)目成員溝通的過(guò)程中，從不隨意打斷對(duì)方說(shuō)話(huà)。如果對(duì)方的話(huà)很有道理，我會(huì)給予適度贊美。在整個(gè)過(guò)程中，我都會(huì)心平氣和的與對(duì)方講話(huà)。當(dāng)遇到問(wèn)題時(shí)，我會(huì)用不同的方案去解決。如果對(duì)方聽(tīng)不明白，我就會(huì)舉一些淺顯的例子讓他盡量明白我所說(shuō)的話(huà)。在氣氛緊張的時(shí)候，我會(huì)用幽默的話(huà)語(yǔ)來(lái)緩解氣氛，也就是所謂的能聽(tīng)話(huà)，能贊美，能心平氣和，能變通，能清楚，能幽默。在進(jìn)行溝通時(shí)，我還特別注意培養(yǎng)自己的傾聽(tīng)素質(zhì)，比如呈現(xiàn)給恰當(dāng)肯定的面部表情，避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動(dòng)作，呈現(xiàn)出自然放開(kāi)的姿態(tài)....當(dāng)然，適當(dāng)?shù)牡胤答佉彩欠浅Ｖ匾?，我盡量多問(wèn)少講，因?yàn)轫?xiàng)目成員往往比我更清楚本職工作中存在的問(wèn)題。所以，要多問(wèn)問(wèn)題，引導(dǎo)他們自己去思考和解決，我只對(duì)他們的工作進(jìn)展作出評(píng)價(jià)，溝通的重心放在“我們”，在溝通中盡量多使用“我們”少用“你”。同時(shí)我會(huì)把握良機(jī)，在適當(dāng)時(shí)候進(jìn)行反饋，黨成員出色地完成了一件事我會(huì)給予及時(shí)的表?yè)P(yáng)和激勵(lì)；當(dāng)成員犯了錯(cuò)誤，我會(huì)等他冷靜之后再作反饋；在進(jìn)行批評(píng)時(shí)，也堅(jiān)決不用“沒(méi)能力”，“失信”等評(píng)價(jià)性語(yǔ)言。我特別注意反饋談訪(fǎng)的內(nèi)容與書(shū)面考評(píng)意見(jiàn)的一致，不避重就輕，因?yàn)檫@樣會(huì)帶來(lái)不好的效果。

3.召開(kāi)高效的項(xiàng)目會(huì)議

項(xiàng)目會(huì)議是項(xiàng)目經(jīng)理溝通項(xiàng)目信息，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，制定項(xiàng)目計(jì)劃，形成項(xiàng)目決策，解決項(xiàng)目沖突，確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行的有效手段。在本系統(tǒng)項(xiàng)目中，啟動(dòng)階段我們召開(kāi)了項(xiàng)目啟動(dòng)動(dòng)員大會(huì)，由該項(xiàng)目當(dāng)事人雙方參與，主要目的是為了士氣，統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)，每周我們會(huì)舉行一次項(xiàng)目例會(huì)，由項(xiàng)目組成員全體參與，主要是檢查項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況，發(fā)現(xiàn)偏差，并制定和落實(shí)糾偏措施。每日會(huì)舉行一次項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議，主要目的是總結(jié)上階段工作，布置下階段任務(wù)，在該項(xiàng)目結(jié)束后，我們召開(kāi)項(xiàng)目總結(jié)大會(huì)，發(fā)起人老總，各部門(mén)經(jīng)理，項(xiàng)目組全體成員都參與，主要目的是為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，檢討教訓(xùn)，論功行賞，項(xiàng)目運(yùn)行一段時(shí)間后，我們還召開(kāi)了后評(píng)價(jià)會(huì)議。由很多專(zhuān)家參與，主要是學(xué)習(xí)和反饋，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，在開(kāi)會(huì)之前，我們都確定了會(huì)議的日程，議題，參與人，地點(diǎn)等。并提前通知與會(huì)者。同時(shí)控制會(huì)議的規(guī)模。僅邀請(qǐng)必需人員參加，并要求按時(shí)開(kāi)會(huì)，按時(shí)結(jié)束，制定防止開(kāi)會(huì)遲到，早退的制度。在會(huì)議上不允許討論與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的話(huà)題，在會(huì)議也要聽(tīng)取不同的觀點(diǎn)和意見(jiàn)。

重新回顧該項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程，項(xiàng)目組成員常常因?yàn)榧夹g(shù)問(wèn)題而爭(zhēng)論，當(dāng)發(fā)生沖突，在解決沖突方向時(shí)，我們?nèi)耘f處理地不夠好，技能欠缺，在今天的開(kāi)發(fā)中，我會(huì)不斷的努力和改進(jìn)。