建設(shè)工程信息檔案管理的重要性及管理措施分析

寇紅芳

【摘要】建設(shè)工程信息檔案管理工作，對(duì)建設(shè)工程各參與方及工程本身，具有重要的作用和意義。針對(duì)建設(shè)工程檔案管理的重要性及如何采取措施更好地進(jìn)行管理，本文結(jié)合工程實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了較為深入地探討。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；信息檔案管理；重要性；管理措施

信息檔案管理工作是工程建設(shè)管理工作的重要內(nèi)容，是參建單位的無形生產(chǎn)力。實(shí)踐表明，在工程建設(shè)活動(dòng)中，信息檔案管理工作的部門、人員設(shè)置得當(dāng)；管理工具配備合理；管理制度健全、工作落實(shí)到位的企業(yè)，能夠有效利用工程信息對(duì)生產(chǎn)工作的開展進(jìn)行及時(shí)指導(dǎo)，減少或消除生產(chǎn)工作失誤的發(fā)生幾率。從企業(yè)發(fā)展的角度看，信息檔案管理工作做得好的企業(yè)，往往能夠在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)中占領(lǐng)先機(jī)。

一、建設(shè)工程信息檔案的重要性

建設(shè)工程信息檔案是建設(shè)過程中形成的技術(shù)成果和管理成果，是建設(shè)工程項(xiàng)目的重要組成部分，對(duì)其特點(diǎn)及重要性分析如下：

1、建設(shè)工程信息檔案承載了各參建方依照國(guó)家及地方相關(guān)法律法規(guī)、工程規(guī)范及合同等規(guī)定簽署的意見，在工程建設(shè)過程中發(fā)揮著憑證的作用，具有真實(shí)性、連續(xù)性、規(guī)范性、可追溯性等特點(diǎn)。

2、工程項(xiàng)目在建設(shè)開工前，已經(jīng)積累并形成了大量的文件材料，包括前期階段的策劃、設(shè)計(jì)及評(píng)審文件、批文、招標(biāo)及合同文件等，通過這些文件材料的支撐完成建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、報(bào)建等工作；開工后，建設(shè)過程中對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保、投資及驗(yàn)收等各方面的控制管理過程信息，通過各類文件進(jìn)行承載并形成記錄，如實(shí)地反映了項(xiàng)目施工狀況及最終的項(xiàng)目建設(shè)成果。因?yàn)榻ㄔO(shè)工程項(xiàng)目信息檔案是參建者對(duì)建設(shè)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的信息，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按一定規(guī)則進(jìn)行收集、整理、保存的成果，故它是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過程的直接的記錄和真實(shí)反映，通過它可以把整個(gè)建設(shè)過程完整地鏈接起來。

3、建設(shè)工程作為一種特殊的產(chǎn)品，除具有一般產(chǎn)品共有的質(zhì)量特性外，還具有特定的六個(gè)內(nèi)涵：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性及與環(huán)境的協(xié)調(diào)性。工程建設(shè)不同階段的工作，對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量的形成發(fā)揮著不同的作用和影響，由于工程信息檔案能夠如實(shí)記錄整個(gè)建設(shè)活動(dòng)過程，可真實(shí)、直接地反映工程項(xiàng)目的建設(shè)管理水平和工程質(zhì)量，政府的建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)管機(jī)構(gòu)在對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)管過程中，需要依據(jù)相關(guān)的設(shè)計(jì)圖紙及質(zhì)量過程檢驗(yàn)檔案性文件結(jié)合對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工質(zhì)量的實(shí)體檢查對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量進(jìn)行。

二、做好建設(shè)工程信息檔案管理工作的措施

在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過程中，各參建方對(duì)建設(shè)工程信息檔案管理工作的質(zhì)量良莠不齊，如果對(duì)信息檔案管理工作的重視程度不夠，信息檔案管理工作質(zhì)量出現(xiàn)偏差，在實(shí)際工作的實(shí)施過程中往往會(huì)發(fā)生諸如工程施工圖紙缺失、合同變更依據(jù)缺失等狀況，造成錯(cuò)誤施工及返工、獲取工程費(fèi)用補(bǔ)償困難、工程無法驗(yàn)收合格等不利后果?？偨Y(jié)多年建設(shè)工程信息檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以下措施有助于做好工程信息檔案的管理工作值得借鑒：

1、設(shè)立專職部門、提供管理工具

針對(duì)參建工程項(xiàng)目，設(shè)立專職信息檔案管理部門，負(fù)責(zé)工程信息的收發(fā)、整編、歸檔、保管等工作。該部門須配備專職工作人員、辦公場(chǎng)所和文檔保管的場(chǎng)地及設(shè)施。從提高信息檢索工作效率和準(zhǔn)確性角度出發(fā)還應(yīng)配備電腦、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備及相應(yīng)計(jì)算機(jī)軟件。

2、建立健全管理制度

在工程項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)就應(yīng)建立工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立、健全信息檔案管理制度，付諸實(shí)施直至工程項(xiàng)目完全完結(jié)。信息檔案管理制度的建立還應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的特性形成便于操作的流程，把信息檔案管理的基本要求與工程項(xiàng)目的建設(shè)活動(dòng)有機(jī)地結(jié)合起來。

3、建立信息檔案管理制度需要關(guān)注的重點(diǎn)

根據(jù)工程信息檔案管理最終需要達(dá)到的目的，在建立相關(guān)管理制度時(shí)應(yīng)關(guān)注如下重點(diǎn)：

1）統(tǒng)一進(jìn)出窗口，避免多頭管理導(dǎo)致混亂。只要是與工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)相關(guān)的正式信息、文件、圖紙、聲像資料等，均統(tǒng)一由窗口部門的專人接收和發(fā)出。所謂窗口部門，即是前述需設(shè)立的信息檔案管理專職部門。

2）確保信息檔案安全。信息檔案的存放安全必須得到有效保障，須采取相應(yīng)的防火、防盜、防潮措施；電子文檔應(yīng)盡量轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔，同時(shí)電子文檔必須定期進(jìn)行安全備份，且原件與備份件必須分存在兩個(gè)相互獨(dú)立的載體上，同時(shí)做好計(jì)算機(jī)及數(shù)碼載體的病毒防范工作；同時(shí)紙質(zhì)文檔也需要轉(zhuǎn)化為電子文檔，便于傳輸和使用。

3）建立原始檔案（俗稱“死檔”）。窗口部門收發(fā)的所有資料，須留存一份原始檔案，并在檔案柜中妥善保存，不作為流轉(zhuǎn)件使用，工作中的流轉(zhuǎn)件可使用復(fù)印件。

4）分類管理。針對(duì)每個(gè)信息檔案的不同屬性，結(jié)合工程建設(shè)活動(dòng)中的使用情況，應(yīng)分類編號(hào)及存放，便于查詢和使用。通常分成接收件類和發(fā)件類兩大類，在上述兩類的級(jí)別下，可按對(duì)方單位名稱或信息文件的屬性劃分成小類，與流水編號(hào)配合使用。

5）確立信息檔案流水號(hào)使用規(guī)則。要求在對(duì)所有正式文本信息的歸納整理過程中，每個(gè)信息賦予特定流水號(hào)。信息檔案的流水號(hào)可按“發(fā)件單位簡(jiǎn)稱（或代表字母）/收件單位簡(jiǎn)稱（或代表字母）/流水號(hào)/日期”進(jìn)行編制。例如：本單位（簡(jiǎn)稱“BDW”）收到監(jiān)理單位（簡(jiǎn)稱“JL”）發(fā)來的一個(gè)通知，流水號(hào)可編為“JL/BDW/001/2014-6-18”；本單位發(fā)給監(jiān)理單位的文函，流水號(hào)可編為“BDW/JL/001/2014-7-18”。

6）進(jìn)行收、發(fā)登記。對(duì)接收和發(fā)出的工程資料名稱、數(shù)量、收發(fā)單位、日期及經(jīng)手人逐項(xiàng)進(jìn)行書面登記，并有獨(dú)立的流水號(hào)對(duì)應(yīng)，取得原始的信息收發(fā)記錄。之后應(yīng)將上述特征信息全部錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中（簡(jiǎn)單的做，可利用微軟OFFICE辦公系統(tǒng)中的EXCEL軟件實(shí)現(xiàn)），為將后工作中信息檔案的檢索查詢提供方便。

7）對(duì)信息的處理工作進(jìn)行閉環(huán)管理。信息檔案管理的根本目的之一是要促使文件、圖紙等信息資料在工程建設(shè)活動(dòng)中及時(shí)發(fā)揮作用，這就需要對(duì)每一項(xiàng)信息的使用、處理情況進(jìn)行跟蹤，確保不產(chǎn)生遺漏。

8）信息檔案電子化。利用目前的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)信息檔案的電子化管理，將獲取的書面文件通過照相、掃描及其他轉(zhuǎn)換手段，轉(zhuǎn)化為數(shù)碼檔案，并與數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行鏈接，有利于信息的歸檔、快速檢索及傳輸，提高管理工作效率和工作質(zhì)量。

9）周期性督促開展信息檔案資料的整理檢查。由責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，定期對(duì)信息檔案資料的管理情況按照制度規(guī)定進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，督促對(duì)問題的立及時(shí)整改。

4、督促落實(shí)

針對(duì)信息檔案管理工作設(shè)立專職部門，配備專職人員及設(shè)備，制定管理規(guī)章制度，最終需要落實(shí)到實(shí)處予以實(shí)施。作為參建單位領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)督促上述工作逐項(xiàng)落實(shí)，為開展良好的信息檔案管理工作提供管理保障。

三、結(jié)語

建設(shè)工程項(xiàng)目從策劃、評(píng)估、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收到投入生產(chǎn)或交付使用需經(jīng)歷很長(zhǎng)時(shí)間，其間凝集了組織者、設(shè)計(jì)者、建設(shè)者及監(jiān)管者等諸多單位及人員心血。建設(shè)過程中由各參建單位形成并保留的文件、圖紙、圖表及聲像資料等各種形式的信息資料，按照國(guó)家、地方及項(xiàng)目的相關(guān)規(guī)定經(jīng)過整編，并通過相關(guān)檢查驗(yàn)收后，形成一套完整的建設(shè)工程信息檔案，以及依法提交地方建設(shè)主管部門的竣工檔案。建設(shè)工程信息檔案管理工作，對(duì)建設(shè)工程各參與方及工程本身，具有重要的作用和意義。

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