芻議事業(yè)單位檔案管理的問題措施

趙燕

摘要：檔案管理是管理單位人員以及保存單位資料一項必不可少的工作。隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展和企業(yè)改革的深入，我國的事業(yè)單位的檔案管理也面臨著全新的挑戰(zhàn)，下面我將結合實際談談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和優(yōu)化發(fā)展路徑。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

檔案管理工作是事業(yè)單位必不可少的一項基本工作，它是單位工作質量的一種再現(xiàn)，其管理水平的好壞直接關系到單位的工作效率能否提高，此外檔案記錄著單位的資料，它可以呈現(xiàn)出最真實的一面，比較規(guī)范的檔案管理可以作為衡量事業(yè)單位的管理水平的高低和單位的業(yè)績的條件。它為研究單位的業(yè)績提供了重要資料，單位可以依據(jù)保存的檔案從實際出發(fā)，結合單位的現(xiàn)狀制定相應的管理政策，來保障單位可以長期穩(wěn)定的持續(xù)發(fā)展前進。本文就事業(yè)單位目前檔案管理工作的現(xiàn)狀與未來發(fā)展進行論述。

1、目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1、工作人員忽視檔案管理工作的重要性。工作性質決定檔案管理工作較為枯燥乏味，難以取得較高的成績。而且檔案管理工作天天與文字打交道，缺乏活力，許多員工甚至領導認為檔案管理無非就是把單位人員的資料保管存放好，平時寫些東西，就沒有什么其它的事情了，因此在工作上不上心，馬馬虎虎，缺乏嚴謹認真的工作態(tài)度。正是這種消極懶散的工作心態(tài)，使得檔案管理工作很難得到更高層次的突破，很難完成高標準高質量的任務。

1.2、缺乏專業(yè)素質較高的檔案管理工作人員。檔案管理崗位屬于人員流動性較大的崗位，由于工作內容較為乏味，很多工作人員堅持不了多長時間就放棄了，因此在此崗位上沒有專業(yè)較強的高手。有的事業(yè)單位檔案人員還一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，在加上工作需要變動頻繁和業(yè)務素質欠缺，直接影響到了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務水平不精，導致歸檔文件在整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案未按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識不夠，存在隨意應付了事的懶散思想，單位領導對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導力度不夠，也使工作人員對當管理工作存在敷衍了事的心態(tài)。

1.3 機關檔案管理工作的硬件設施有待完善。領導缺乏對檔案管理工作的重視程度的認識這勢必會導致該工作經(jīng)費投入的欠缺。有些事業(yè)單位先前雖然建立了檔案管理系統(tǒng)與存儲室，但是在后來的工作中卻往往忽視了設施的更新與投入，這就導致原來的硬件設施遠遠跟不上后來檔案工作說要達到的要求，即不重視檔案管理工作的與時俱進，造成某些單位檔案室保管條件比較差，多數(shù)單位還達不到檔案治理要求，與整潔、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有很大的差距。還有些事業(yè)單位的檔案室甚至變成了雜物室，設施設備老化，不齊全，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，治理體制不到位，使部分檔案受到損害。

1.4 缺乏科學的檔案管理手段。隨著科學技術的發(fā)展，計算機信息的傳播也日益擴大，所設計的檔案管理系統(tǒng)也得到了普遍采用，但有些檔案管理人員由于不懂得如何運用，導致檔案管理的科學化程度不夠高，一些先進的系統(tǒng)還不能加以實施，雖然已經(jīng)推廣，但并未在檔案管理中得到廣泛運用。

2、對事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展建議

2.1提高工作人員的檔案管理意識。對檔案管理工作人員提供教育培訓，加強對管理人員的領導，使其深入了解此項工作的重要性。此外，對工作人員進行定期或不定期的培訓與教育，努力提高檔案管理人員的管理能力，充分發(fā)揮管理人員的創(chuàng)造性以及檔案管理人員的主觀能動性。事業(yè)單位還應對管理檔案的人員制定相應的考核制度，把檔案工作進行細分化，分類指導，來進一步推進事業(yè)單位檔案工作的高效運行。隨著系統(tǒng)設備的不斷完善，管理方法也應該不斷的改革，這就需要檔案管理者具有一定的信息管理能力，以便更好的把檔案管理水平提高上去。另外，可以組織拓展訓練等活動，增強工作人員的崗位榮譽感和歸屬感。

2.2 不斷完善檔案管理制度。事業(yè)單位檔案管理工作離不開健全的工作制度。一個好的制度可以使單位的管理正常運轉，檔案管理工作能夠科學有序進行的基本保障。做好單位重要會議記錄，以及員工的個人資料，勞動合同等重要資料的保管工作，對這些資料進行及時補充與更新。建立完整的檔案制度，包括檔案管理制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責、檔案鑒定制度、檔案監(jiān)督制度、安全消防制度等等。各制度要有相應的明文規(guī)定，并將規(guī)定進行細節(jié)化，進行相應的責任落實。要不斷完善和更新檔案管理制度。

2.3 加強檔案管理信息化建設。

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由傳統(tǒng)的以檔案實體保管為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷更新與快速發(fā)展，檔案管理信息化也是勢在必行的，實現(xiàn)檔案管理實體的信息化，可以對檔案信息資源進行有效合理的分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理的效益。與傳統(tǒng)的檔案資料管理方式相比較，電子檔案更便于保存、閱讀、修改和查詢，并且，電子檔案可以利用網(wǎng)絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理的成本。

2.3.1 制定信息化建設的總體規(guī)劃。以事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標為基礎，結合實際情況，從現(xiàn)實著手，進行深入調查和科學論證，制定出切合實際的檔案管理信息化長遠規(guī)劃及近期計劃，形成規(guī)模較大的嚴謹?shù)木W(wǎng)絡管理模式，不斷推動檔案信息化的協(xié)調發(fā)展。另外，還應注重系統(tǒng)應用的實際效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務的目標支持，強調系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，給未來發(fā)展留下可持續(xù)發(fā)展的增長空間。

2.3.2 運用新媒體，建立檔案信息網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設提供單位資料的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要發(fā)展方向，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標志和重要手段。在檔案的信息化建設中，應該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構建一個一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌加進去，實現(xiàn)網(wǎng)上資源共享，從而提高檔案管理的綜合效益和單位的系統(tǒng)效益。

另外，建設信息檔案網(wǎng)站要選用標準化的設備。選用的產(chǎn)品應符合當前國內外的相關標準，最好是當前或未來的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國內外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證系統(tǒng)的升級換代，減少重新開發(fā)的運營成本。設備的設置應盡量合理化、高效化。要充分考慮網(wǎng)絡的吞吐能力、響應時間和傳遞速度等等因素。

2.3.3 逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。檔案信息資源的數(shù)字化是進行檔案信息化建設的重要的前提和基礎，也是對檔案原件進行保護的有效重要方式。檔案數(shù)字化應該通過使用先進的信息技術，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化成數(shù)字化的信息，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上發(fā)布，及時更新以提供服務。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進行全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進行整體分析，以突出重點，進而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應長期共存，相互補充。

3 結語

由上可見，事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的問題還是比較明顯的，這些問題的存在不利于事業(yè)單位檔案管理工作的有效進行，應及時的解決。所以檔案管理人員必須加強對工作的認識，不斷進行檔案管理制度的推進和完善，使事業(yè)單位的檔案管理工作更加規(guī)范化，從而進一步推進事業(yè)單位檔案工作的有效運行。