如何加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理

郝文麗

【摘??要】在中職院校中，對學(xué)生的檔案進(jìn)行有效的管理并不容易，學(xué)生檔案在日后是否能得到有效利用，完全取決于當(dāng)下的檔案管理情況。本文對管理中職學(xué)生檔案方面的相關(guān)問題進(jìn)行了一系列的分析，同時(shí)對學(xué)生檔案的管理工作提供了可行的方法。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校??學(xué)生檔案管理??問題??解決辦法

【中圖分類號】G717???????????【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A???????????【文章編號】1674-4810（2014）34-0162-01

隨著對中職教育的重視，學(xué)生檔案也慢慢受到重視。學(xué)生檔案是一個(gè)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)能力、個(gè)人經(jīng)歷及參加過哪些活動的具體憑證，對學(xué)生本人有很大用處。有的企業(yè)在聘用員工時(shí)是非常重視學(xué)生檔案的，因?yàn)檫@里記載的都是學(xué)生在校期間的真實(shí)表現(xiàn)，企業(yè)單位也能根據(jù)這些檔案更好地了解企業(yè)的員工，通過了解他們的特長把他們分配到合適的崗位上去，這樣才能讓員工最大限度地實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，同時(shí)也能讓企業(yè)獲得最大的收益。所以，學(xué)校的檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，每個(gè)中職院校都應(yīng)該重視起來，這也是教育部對中職院校學(xué)生檔案工作提出的新要求。下面筆者對中職院校的學(xué)生檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議：

一?對檔案管理工作者的素質(zhì)予以有效提升

在中職院校的檔案管理工作中，檔案管理人員責(zé)任重大，事關(guān)整個(gè)教育工作，所以工作人員的素質(zhì)是非常重要的。很多中職院校中都沒有設(shè)立專門的部門和人員對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，很多都是由其他部門和不專業(yè)的人員進(jìn)行兼職管理。如果想改善這種狀況就必須專人專項(xiàng)，設(shè)立專人對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，而且管理檔案的人員還要有較高的政治素養(yǎng)和良好的職業(yè)道德水平，只有這樣才能很好地完成此項(xiàng)工作。其次要有很高的專業(yè)水平，掌握一定的檔案管理知識。最后就是在檔案管理的工作中要充分發(fā)揮技術(shù)的優(yōu)越性，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理學(xué)生檔案，熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的檔案存入、調(diào)用及查閱的功能。除此之外，還要經(jīng)常對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，這樣才能更好地完成工作和提高工作效率。

二?有效管理學(xué)生檔案

對于學(xué)生檔案的管理工作要科學(xué)、高效，因?yàn)闄n案是評價(jià)一個(gè)學(xué)生的直接依據(jù)，所以在收集和管理檔案的過程中要認(rèn)真、仔細(xì)。學(xué)校要注重學(xué)生檔案的真實(shí)和及時(shí)，要充分把握每個(gè)學(xué)生的動態(tài)，反應(yīng)最真實(shí)的狀況，這樣學(xué)生檔案才有更高的可信度，才能成為學(xué)校作為評比“三好”學(xué)生、助學(xué)金等的依據(jù)。檔案記錄著學(xué)生成長過程中多方面的綜合成績和真實(shí)情況，可以使學(xué)生進(jìn)入另外一所高校時(shí)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能快速有效地了解學(xué)生的真實(shí)情況。

三?落實(shí)檔案管理工作者的崗位職責(zé)

中職院校的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)要做到嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行檔案管理。相關(guān)實(shí)踐證明，想要做好中職院校的檔案管理工作，首先，要認(rèn)識到檔案管理機(jī)制的要求，做到嚴(yán)格按照制度執(zhí)行管理。不管是目前各大中職院校采取怎樣的學(xué)生管理方式，都需要根據(jù)學(xué)校的真實(shí)情況，建立特定的學(xué)生檔案管理部門，不管是學(xué)生檔案存放在哪里，還是需要有專業(yè)的人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。其次，需要根據(jù)檔案管理的數(shù)量情況，配備專業(yè)的管理人才進(jìn)行檔案管理。為了能保證學(xué)生檔案管理的水平和質(zhì)量，需要進(jìn)行集中式管理。管理組織機(jī)構(gòu)可從屬于學(xué)生工作處，并且配備專業(yè)的檔案管理人員。如果學(xué)校已經(jīng)具備綜合檔案管理工作室，那么學(xué)生檔案應(yīng)統(tǒng)一放在管理工作室內(nèi)進(jìn)行有效管理。對一些特殊的檔案，需要進(jìn)行分散管理，需要在一定程度上加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，確保學(xué)生檔案的整理質(zhì)量和正確歸檔情況，這樣才能使學(xué)生檔案管理工作有效地進(jìn)行下去，真正提高學(xué)校和相關(guān)部門的管理水平。

四?嚴(yán)把畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞流程關(guān)

首先，應(yīng)該做到嚴(yán)格按照檔案轉(zhuǎn)遞制度執(zhí)行，遵守檔案轉(zhuǎn)出和進(jìn)入程序，比如先需要填寫完整的轉(zhuǎn)遞單、轉(zhuǎn)檔檔案登記、嚴(yán)密包封、經(jīng)過機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞、檢查回收情況、未有回執(zhí)情況進(jìn)行催查等。同時(shí)，還應(yīng)該重視接收部門是否按照相關(guān)文件規(guī)定要求接收檔案。如果用人企業(yè)沒有保管檔案條件的，應(yīng)當(dāng)送相關(guān)人事部門進(jìn)行保管和存檔。這在一定程度上能防止檔案轉(zhuǎn)交出去后發(fā)生檔案丟失現(xiàn)象。另外，檔案中主要體現(xiàn)中職院校學(xué)生在學(xué)校期間多方面信息的綜合材料，應(yīng)形成一式兩份，其中一份應(yīng)存放在學(xué)生的檔案中，另一份學(xué)校負(fù)責(zé)保管放在學(xué)籍檔案中。這樣不但可以方便學(xué)生出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象后，找回檔案中的資料重新進(jìn)行建檔，還能防止有些畢業(yè)生為了個(gè)人利益利用重新建檔的機(jī)會做出嚴(yán)重的弄虛作假行為。提高管理檔案工作效率，使學(xué)校和家長在需要的情況下，在第一時(shí)間了解與學(xué)生有關(guān)的真實(shí)成績和信息。

五?結(jié)束語

簡而言之，管理中職院校學(xué)生檔案的工作，并不簡單，需要相關(guān)部門支持與配合檔案管理工作者，共同努力有效地完成該項(xiàng)工作，最終實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校學(xué)生檔案有效服務(wù)于培養(yǎng)全面發(fā)展型人才及高素質(zhì)人才的需要。

參考文獻(xiàn)

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〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕〕