汽車檢測(cè)站程序文件的編寫規(guī)范淺析

摘要：對(duì)汽車檢測(cè)站程序文件的編寫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，編寫方法，基本結(jié)構(gòu)，內(nèi)容編排，格式內(nèi)容和基本要求進(jìn)行了完整論述，并對(duì)程序文件進(jìn)行了詳細(xì)分析，以及對(duì)汽車檢測(cè)站程序文件協(xié)調(diào)性、可行性、可檢查性相一致。

關(guān)鍵詞：汽車檢測(cè)站；程序文件

引言

近年來，隨著我國營運(yùn)汽車迅速增加，汽車檢測(cè)站發(fā)展也很迅速，汽車檢測(cè)站的管理業(yè)日趨規(guī)范完善程序文件是汽車檢測(cè)站實(shí)施質(zhì)量管理的基礎(chǔ)，程序文件對(duì)單位各項(xiàng)活動(dòng)的覆蓋程度以及程序文件的適用性。

1.程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編寫方法

1.1結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

每個(gè)程序文件在編寫前應(yīng)先進(jìn)行結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)的方法是：

（1）列出每個(gè)程序中涉及的活動(dòng)對(duì)應(yīng)的要素要求；

（2）按活動(dòng)的邏輯順序展開；

（3）將實(shí)驗(yàn)室的具體活動(dòng)方法進(jìn)行分析，并寫入相應(yīng)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容中。

1.2編寫方法

（1）根據(jù)上述類似的程序文件結(jié)構(gòu)的流程圖進(jìn)行展開；

（2）流程圖中內(nèi)容作為文件中主要考慮的大構(gòu)架即大條款；

（3）根據(jù)上述的構(gòu)架增加具體的內(nèi)容細(xì)則即結(jié)構(gòu)內(nèi)容，將結(jié)構(gòu)內(nèi)容作為大條款中的分條款；

（4）結(jié)構(gòu)內(nèi)容中應(yīng)主要描述誰實(shí)施這些工作，如何實(shí)施的步驟及實(shí)施后應(yīng)留下的記錄等；

（5）程序文件還可以包括為規(guī)定某項(xiàng)活動(dòng)所制定的專門工作制度

2.程序文件的基本結(jié)構(gòu)和內(nèi)容

程序文件的格式和內(nèi)容由編寫的組織自行確定。但是，一個(gè)組織的所有程序文件應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的內(nèi)容編制和格式，以便使用者熟悉、適應(yīng)按固定方法編寫的程序文件。

對(duì)于原有的程序文件不規(guī)范，以及在貫標(biāo)中要初次設(shè)計(jì)程序文件格式的組織，在編制程序文件前，管理部門要認(rèn)真設(shè)計(jì)并規(guī)定文件內(nèi)容編排的格式，要求程序文件的起草者切實(shí)按規(guī)定編寫，確保寫出的程序文件在一個(gè)組織內(nèi)部達(dá)到格式上標(biāo)準(zhǔn)化，內(nèi)容上規(guī)范化，并便于檢索閱讀和有可操作性。

2.1程序文件的基本結(jié)構(gòu)

程序序文件的基本格式主要是指對(duì)文件的版面規(guī)格和文頭、文尾的規(guī)范化設(shè)計(jì)。

（1）版面一般可采用A4幅面，太大和太小不利于保管和使用。

（2）文頭：程序文件的文頭一般要包括：實(shí)驗(yàn)室標(biāo)志（名稱）、程序名稱、文件編號(hào)、版次（含次數(shù)）、頁碼、文件層次或級(jí)別、文件發(fā)布或?qū)嵤┤掌?、編制者和批?zhǔn)者（也可放在文尾）及日期等內(nèi)容。

一份程序文件往往由數(shù)頁構(gòu)成，可以每頁都有文頭，也可以只在第一頁出現(xiàn)文頭，在后續(xù)頁上只在上部標(biāo)志文件編號(hào)和頁碼。

（3）文尾：如果文頭上的內(nèi)容不能全部列出時(shí)，余下部分可在文尾中列出。當(dāng)需要修改信息能在程序文件中體現(xiàn)時(shí)，可在文尾設(shè)計(jì)修改記錄。在許多情況下，采取簡(jiǎn)化的文尾，將內(nèi)容直接放在文頭中，不另設(shè)計(jì)文尾。

2.2程序文件的內(nèi)容編排

作為管理體系文件主體的管理體系程序，其范圍和詳略程度取決于活動(dòng)的復(fù)雜程度、所用的方法以及這項(xiàng)活動(dòng)涉及的人員所需的技能和培訓(xùn)。

程序文件可以用不同形式表達(dá)，有文字形式的、圖表形式的，亦可圖文并茂的，只要是按規(guī)序正式發(fā)布的都具有同等效力。文字形式的程序文件可按以下大綱進(jìn)行編寫。

程序名稱由管理對(duì)象和業(yè)務(wù)特性兩部分組成。如文件控制程序，對(duì)象是“文件”，業(yè)務(wù)特性是“控制程序”。

程序文件還可以包括為規(guī)定某項(xiàng)活動(dòng)所制定的專門工作制度。

3.程序文件的格式和內(nèi)容

3.1程序文件的格式

程序文件格式通常包括：封面、刊頭、刊尾、修改控制頁、正文。

3.2正文部分內(nèi)容

（1）目的

（2）適用范圍

（3）職責(zé)

（4）工作程序

（5）引用文件及相關(guān)的記錄

4.程序文件的基本要求

4.1符合標(biāo)準(zhǔn)的要求

（1）審查程序文件清單，看所列程序文件是否覆蓋了適用要素及有關(guān)質(zhì)量活動(dòng)；

（2）審查各程序文件，看是否覆蓋了對(duì)質(zhì)量活動(dòng)的控制要求。

4.2與其他管理體系文件協(xié)調(diào)一致

（1）與手冊(cè)內(nèi)容保持一致；

（2）與其他管理性文件不相矛盾；

（3）與相關(guān)的技術(shù)性文件不相矛盾；

（4）相互引用程序內(nèi)容協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

4.3適合于管理體系運(yùn)作

（1）程序文件規(guī)定的質(zhì)量活動(dòng)方式應(yīng)適合現(xiàn)行管理體系運(yùn)作；

（2）人員的職責(zé)明確，權(quán)限清楚；

（3）各項(xiàng)活動(dòng)所需的資源應(yīng)得到保證；

（4）程序規(guī)定的要求在實(shí)際運(yùn)作中都能夠達(dá)到。

4.4邏輯上完整

（1）程序文件涉及到管理體系中一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部門；

（2）按邏輯順序?qū)|(zhì)量活動(dòng)展開描述；

（3）對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的描述須有始有終，形成閉環(huán)。

4.5具有可操作性

（1）目的明確，方法清楚，切實(shí)可行；

（2）規(guī)定各項(xiàng)工作的責(zé)任人或責(zé)任部門，并規(guī)定工作的接口方式；

（3）按活動(dòng)順序清楚地規(guī)定工作步驟；

（4）規(guī)定應(yīng)保留的記錄，為事后監(jiān)督檢查提供依據(jù)；

（5）措辭準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)現(xiàn)“惟一理解”，執(zhí)行時(shí)不易引起混淆。

4.6程序文件內(nèi)容的掌握

（1）可不涉及具體的技術(shù)問題及操作細(xì)節(jié)，這些技術(shù)問題和細(xì)節(jié)可在支持性文具體化；

（2）對(duì)需要保密的內(nèi)容可在下一層次文件中引出；

（3）對(duì)現(xiàn)有行之有效的管理文件，在適當(dāng)之處將其引入程序，不必重復(fù)描述，但應(yīng)注意引用的文件須納入受控文件范圍。

程序文件是對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定的途徑進(jìn)行描述的，但并非所有的活動(dòng)都要制定程序文件。是否需要制定程序文件有兩個(gè)原則：一是當(dāng)準(zhǔn)則中明確提出要建立程序文件時(shí)，必須制定；二是當(dāng)活動(dòng)的內(nèi)容復(fù)雜且涉及的部門較多，使得該項(xiàng)活動(dòng)在質(zhì)量手冊(cè)中無法表示清楚時(shí)，必須制定相應(yīng)的支持性程序文件。

4.7常見的程序文件的名稱

根據(jù)本教材評(píng)審條文解釋，需制定的程序文件包括：

（1）保證公正性和保護(hù)客戶機(jī)密及所有權(quán)的程序；

（2）文件控制和管理程序；

（3）服務(wù)和供應(yīng)晶的選擇、購買、驗(yàn)收和儲(chǔ)存等程序

（4）評(píng)審客戶要求、標(biāo)書和合同的程序；

（5）處理客戶申訴和投訴的程序；

（6）不符合工作控制的程序；

（7）預(yù)防措施控制程序（可以與糾正措施控制程序合

（8）記錄管理程序；

（9）內(nèi)部審核程序；

（10）管理評(píng)審程序；

（11）人員培訓(xùn)程序；

（12）安全作業(yè)管理程序；

（13）環(huán)境保護(hù)程序；

（14）數(shù)據(jù)保護(hù)的程序；

（15）應(yīng)用不確定度的評(píng)定程序

（16）允許偏離的程序；

（17）儀器設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)程序；

（18）儀器設(shè)備（參考標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)）期間核查程序

（19）參考標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的管理程序；

（20）樣品的抽取和處置管理程序；

（21）結(jié)果質(zhì)量控制程序；

（22）結(jié)果報(bào)告管理程序。

總之，程序文件是編制質(zhì)量手冊(cè)的基礎(chǔ)，一個(gè)汽車檢測(cè)站在確定了質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，并落實(shí)了各職能部門和各類人員的質(zhì)量職責(zé)以后，要通過制定各類程序文件對(duì)影響產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量直接的或間接的質(zhì)量活動(dòng)進(jìn)行控制，從而保證方針和目標(biāo)的落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]曲藝，崔淑麗.汽車綜合性能檢測(cè)站質(zhì)量管理體系文件的編制.山東交通科技，2011

作者簡(jiǎn)介：

陳海燕（1977-），女，四川省西充縣人，青海省安凱汽車綜合性能檢測(cè)有限公司，助理工程師。

汽車檢測(cè)站程序文件的編寫規(guī)范淺析

810021青海省安凱汽車綜合性能檢測(cè)有限公司 青海西寧-陳海燕

摘要：對(duì)汽車檢測(cè)站程序文件的編寫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，編寫方法，基本結(jié)構(gòu)，內(nèi)容編排，格式內(nèi)容和基本要求進(jìn)行了完整論述，并對(duì)程序文件進(jìn)行了詳細(xì)分析，以及對(duì)汽車檢測(cè)站程序文件協(xié)調(diào)性、可行性、可檢查性相一致。

關(guān)鍵詞：汽車檢測(cè)站；程序文件

引言

近年來，隨著我國營運(yùn)汽車迅速增加，汽車檢測(cè)站發(fā)展也很迅速，汽車檢測(cè)站的管理業(yè)日趨規(guī)范完善程序文件是汽車檢測(cè)站實(shí)施質(zhì)量管理的基礎(chǔ)，程序文件對(duì)單位各項(xiàng)活動(dòng)的覆蓋程度以及程序文件的適用性。

1.程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編寫方法

1.1結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

每個(gè)程序文件在編寫前應(yīng)先進(jìn)行結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)的方法是：

（1）列出每個(gè)程序中涉及的活動(dòng)對(duì)應(yīng)的要素要求；

（2）按活動(dòng)的邏輯順序展開；

（3）將實(shí)驗(yàn)室的具體活動(dòng)方法進(jìn)行分析，并寫入相應(yīng)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容中。

1.2編寫方法

（1）根據(jù)上述類似的程序文件結(jié)構(gòu)的流程圖進(jìn)行展開；

（2）流程圖中內(nèi)容作為文件中主要考慮的大構(gòu)架即大條款；

（3）根據(jù)上述的構(gòu)架增加具體的內(nèi)容細(xì)則即結(jié)構(gòu)內(nèi)容，將結(jié)構(gòu)內(nèi)容作為大條款中的分條款；

（4）結(jié)構(gòu)內(nèi)容中應(yīng)主要描述誰實(shí)施這些工作，如何實(shí)施的步驟及實(shí)施后應(yīng)留下的記錄等；

（5）程序文件還可以包括為規(guī)定某項(xiàng)活動(dòng)所制定的專門工作制度

2.程序文件的基本結(jié)構(gòu)和內(nèi)容

程序文件的格式和內(nèi)容由編寫的組織自行確定。但是，一個(gè)組織的所有程序文件應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的內(nèi)容編制和格式，以便使用者熟悉、適應(yīng)按固定方法編寫的程序文件。

對(duì)于原有的程序文件不規(guī)范，以及在貫標(biāo)中要初次設(shè)計(jì)程序文件格式的組織，在編制程序文件前，管理部門要認(rèn)真設(shè)計(jì)并規(guī)定文件內(nèi)容編排的格式，要求程序文件的起草者切實(shí)按規(guī)定編寫，確保寫出的程序文件在一個(gè)組織內(nèi)部達(dá)到格式上標(biāo)準(zhǔn)化，內(nèi)容上規(guī)范化，并便于檢索閱讀和有可操作性。

2.1程序文件的基本結(jié)構(gòu)

程序序文件的基本格式主要是指對(duì)文件的版面規(guī)格和文頭、文尾的規(guī)范化設(shè)計(jì)。

（1）版面一般可采用A4幅面，太大和太小不利于保管和使用。

（2）文頭：程序文件的文頭一般要包括：實(shí)驗(yàn)室標(biāo)志（名稱）、程序名稱、文件編號(hào)、版次（含次數(shù)）、頁碼、文件層次或級(jí)別、文件發(fā)布或?qū)嵤┤掌?、編制者和批?zhǔn)者（也可放在文尾）及日期等內(nèi)容。

一份程序文件往往由數(shù)頁構(gòu)成，可以每頁都有文頭，也可以只在第一頁出現(xiàn)文頭，在后續(xù)頁上只在上部標(biāo)志文件編號(hào)和頁碼。

（3）文尾：如果文頭上的內(nèi)容不能全部列出時(shí)，余下部分可在文尾中列出。當(dāng)需要修改信息能在程序文件中體現(xiàn)時(shí)，可在文尾設(shè)計(jì)修改記錄。在許多情況下，采取簡(jiǎn)化的文尾，將內(nèi)容直接放在文頭中，不另設(shè)計(jì)文尾。

2.2程序文件的內(nèi)容編排

作為管理體系文件主體的管理體系程序，其范圍和詳略程度取決于活動(dòng)的復(fù)雜程度、所用的方法以及這項(xiàng)活動(dòng)涉及的人員所需的技能和培訓(xùn)。

程序文件可以用不同形式表達(dá)，有文字形式的、圖表形式的，亦可圖文并茂的，只要是按規(guī)序正式發(fā)布的都具有同等效力。文字形式的程序文件可按以下大綱進(jìn)行編寫。

程序名稱由管理對(duì)象和業(yè)務(wù)特性兩部分組成。如文件控制程序，對(duì)象是“文件”，業(yè)務(wù)特性是“控制程序”。

程序文件還可以包括為規(guī)定某項(xiàng)活動(dòng)所制定的專門工作制度。

3.程序文件的格式和內(nèi)容

3.1程序文件的格式

程序文件格式通常包括：封面、刊頭、刊尾、修改控制頁、正文。

3.2正文部分內(nèi)容

（1）目的

（2）適用范圍

（3）職責(zé)

（4）工作程序

（5）引用文件及相關(guān)的記錄

4.程序文件的基本要求

4.1符合標(biāo)準(zhǔn)的要求

（1）審查程序文件清單，看所列程序文件是否覆蓋了適用要素及有關(guān)質(zhì)量活動(dòng)；

（2）審查各程序文件，看是否覆蓋了對(duì)質(zhì)量活動(dòng)的控制要求。

4.2與其他管理體系文件協(xié)調(diào)一致

（1）與手冊(cè)內(nèi)容保持一致；

（2）與其他管理性文件不相矛盾；

（3）與相關(guān)的技術(shù)性文件不相矛盾；

（4）相互引用程序內(nèi)容協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

4.3適合于管理體系運(yùn)作

（1）程序文件規(guī)定的質(zhì)量活動(dòng)方式應(yīng)適合現(xiàn)行管理體系運(yùn)作；

（2）人員的職責(zé)明確，權(quán)限清楚；

（3）各項(xiàng)活動(dòng)所需的資源應(yīng)得到保證；

（4）程序規(guī)定的要求在實(shí)際運(yùn)作中都能夠達(dá)到。

4.4邏輯上完整

（1）程序文件涉及到管理體系中一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部門；

（2）按邏輯順序?qū)|(zhì)量活動(dòng)展開描述；

（3）對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的描述須有始有終，形成閉環(huán)。

4.5具有可操作性

（1）目的明確，方法清楚，切實(shí)可行；

（2）規(guī)定各項(xiàng)工作的責(zé)任人或責(zé)任部門，并規(guī)定工作的接口方式；

（3）按活動(dòng)順序清楚地規(guī)定工作步驟；

（4）規(guī)定應(yīng)保留的記錄，為事后監(jiān)督檢查提供依據(jù)；

（5）措辭準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)現(xiàn)“惟一理解”，執(zhí)行時(shí)不易引起混淆。

4.6程序文件內(nèi)容的掌握

（1）可不涉及具體的技術(shù)問題及操作細(xì)節(jié)，這些技術(shù)問題和細(xì)節(jié)可在支持性文具體化；

（2）對(duì)需要保密的內(nèi)容可在下一層次文件中引出；

（3）對(duì)現(xiàn)有行之有效的管理文件，在適當(dāng)之處將其引入程序，不必重復(fù)描述，但應(yīng)注意引用的文件須納入受控文件范圍。

程序文件是對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定的途徑進(jìn)行描述的，但并非所有的活動(dòng)都要制定程序文件。是否需要制定程序文件有兩個(gè)原則：一是當(dāng)準(zhǔn)則中明確提出要建立程序文件時(shí)，必須制定；二是當(dāng)活動(dòng)的內(nèi)容復(fù)雜且涉及的部門較多，使得該項(xiàng)活動(dòng)在質(zhì)量手冊(cè)中無法表示清楚時(shí)，必須制定相應(yīng)的支持性程序文件。

4.7常見的程序文件的名稱

根據(jù)本教材評(píng)審條文解釋，需制定的程序文件包括：

（1）保證公正性和保護(hù)客戶機(jī)密及所有權(quán)的程序；

（2）文件控制和管理程序；

（3）服務(wù)和供應(yīng)晶的選擇、購買、驗(yàn)收和儲(chǔ)存等程序

（4）評(píng)審客戶要求、標(biāo)書和合同的程序；

（5）處理客戶申訴和投訴的程序；

（6）不符合工作控制的程序；

（7）預(yù)防措施控制程序（可以與糾正措施控制程序合

（8）記錄管理程序；

（9）內(nèi)部審核程序；

（10）管理評(píng)審程序；

（11）人員培訓(xùn)程序；

（12）安全作業(yè)管理程序；

（13）環(huán)境保護(hù)程序；

（14）數(shù)據(jù)保護(hù)的程序；

（15）應(yīng)用不確定度的評(píng)定程序

（16）允許偏離的程序；

（17）儀器設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)程序；

（18）儀器設(shè)備（參考標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)）期間核查程序

（19）參考標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的管理程序；

（20）樣品的抽取和處置管理程序；

（21）結(jié)果質(zhì)量控制程序；

（22）結(jié)果報(bào)告管理程序。

總之，程序文件是編制質(zhì)量手冊(cè)的基礎(chǔ)，一個(gè)汽車檢測(cè)站在確定了質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，并落實(shí)了各職能部門和各類人員的質(zhì)量職責(zé)以后，要通過制定各類程序文件對(duì)影響產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量直接的或間接的質(zhì)量活動(dòng)進(jìn)行控制，從而保證方針和目標(biāo)的落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]曲藝，崔淑麗.汽車綜合性能檢測(cè)站質(zhì)量管理體系文件的編制.山東交通科技，2011

作者簡(jiǎn)介：

陳海燕（1977-），女，四川省西充縣人，青海省安凱汽車綜合性能檢測(cè)有限公司，助理工程師。