加強(qiáng)干部人事檔案審核整理工作的思考

【摘 要】干部人事檔案審核整理工作是干部人事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。本文在總結(jié)分析當(dāng)前干部人事檔案審核整理工作的主要做法的基礎(chǔ)上，對(duì)如何進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案審核工作提出了相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；審核整理工作；對(duì)策

干部人事檔案審核整理工作是當(dāng)前干部人事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是確保干部人事檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，整治干部人事檔案涂改造假問題的重要舉措。加強(qiáng)干部人事檔案審核整理工作有利于進(jìn)一步提高干部人事檔案管理質(zhì)量，推進(jìn)干部人事檔案工作的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，使干部人事檔案工作更好地為干部工作服務(wù)。

近年來，湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院認(rèn)真貫徹落實(shí)《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《關(guān)于開展領(lǐng)導(dǎo)干部檔案審核工作的通知》等文件精神，高度重視，周密安排，采取措施加強(qiáng)干部人事檔案審核整理工作，不斷完善干部人事檔案內(nèi)容，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，將干部人事檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。在審核整理過程中也發(fā)現(xiàn)了一些亟待解決的的新問題、新情況，必須進(jìn)一步加強(qiáng)調(diào)查研究，認(rèn)真查找工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，不斷探索新途徑新方法，及時(shí)制定整改措施，從而不斷提高干部人事檔案管理的規(guī)范化水平。

一、干部人事檔案審核整理工作的基本作法及程序

（一）籌備階段。一是成立機(jī)構(gòu)。成立干部人事檔案審核工作領(lǐng)導(dǎo)小組和工作專班。二是組織培訓(xùn)。采取校外和校內(nèi)培訓(xùn)相結(jié)合的方式進(jìn)行培訓(xùn)，選派人員到市委組織部進(jìn)行輪訓(xùn)；校內(nèi)組織《保密法》、《干部檔案材料收集歸檔規(guī)定》、等業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。提高專班人員整體素質(zhì)，增強(qiáng)專班人員保密意識(shí)，使專班人員明確工作要求，熟練掌握干部人事檔案審核整理方法，能夠獨(dú)立地完成干部人事檔案的審核整理工作。三是做好工作場(chǎng)地安排及物資準(zhǔn)備。嚴(yán)格按照人事檔案管理要求，做到檔案庫(kù)房、辦公室、閱檔室“三室分開”；庫(kù)房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫；配備人事檔案專用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、掃描儀、檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。

（二）清理分類階段。一是對(duì)干部人事檔案卷數(shù)進(jìn)行清理核對(duì)。二是按照《干部檔案材料收集歸檔規(guī)定》的收集范圍對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行清理和鑒別，并進(jìn)行分類和排序。

（三）初審階段。一是逐卷初審。對(duì)照干部本人填寫的《干部個(gè)人信息登記表》，對(duì)干部人事檔案材料是否完整性，材料內(nèi)容是否真實(shí)，特別是干部人事檔案中“三齡二歷一身份”的填寫是否準(zhǔn)確進(jìn)行審核，逐項(xiàng)填寫《干部人事檔案審核表》、《干部人事檔案審核存在問題記錄表》、《所缺干部人事檔案材料登記表》。二是匯總分析。對(duì)審核登記的問題，分門別類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總、認(rèn)真分析，研究提出初步處理意見。

（四）技術(shù)加工及補(bǔ)充階段。一是技術(shù)加工。根據(jù)《干部檔案整理工作細(xì)則》的有關(guān)要求，對(duì)不規(guī)范的檔案材料，進(jìn)行技術(shù)加工，達(dá)到規(guī)范統(tǒng)一、整齊美觀的效果。二是收集補(bǔ)充。對(duì)照《干部人事檔案審核存在問題記錄表》、《所缺材料登記表》收集、補(bǔ)充、完善檔案材料。三是整理歸檔。對(duì)審核過程補(bǔ)充的收集材料、個(gè)人說明材料、組織認(rèn)定和處理材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別、及時(shí)歸檔，并補(bǔ)充登記檔案材料目錄。

（五）復(fù)審階段。一是交叉檢查。按照《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《關(guān)于開展領(lǐng)導(dǎo)干部檔案審核工作的通知》要求，對(duì)照《全省領(lǐng)導(dǎo)干部檔案審核項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)及檢查驗(yàn)收評(píng)分表》，進(jìn)行檔案交叉檢查、評(píng)分，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)完善。二是重點(diǎn)檢查。重點(diǎn)檢查初審過程發(fā)現(xiàn)的問題是否得到了妥善處理。

（六）裝訂、驗(yàn)收入庫(kù)階段。逐卷打印干部人事檔案目錄，進(jìn)行裝訂并將驗(yàn)收“合格”的檔案歸入檔案室檔案庫(kù)房。

二、加強(qiáng)干部人檔案審核工作的幾點(diǎn)思考

（一）強(qiáng)化“三項(xiàng)措施”，確保干部檔案審核工作落到實(shí)處

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，為檔案審核工作提供組織保障

成立干部人事檔案審核工作領(lǐng)導(dǎo)小組，認(rèn)真制定干部人事檔案工作規(guī)劃及實(shí)施方案，專題研究干部人事檔案審核工作，組建工作專班，具體開展干部人事檔案審核工作。

2、明確責(zé)任，扎實(shí)推進(jìn)干部人事檔案審核工作

一是建立審核責(zé)任制。按照“誰審核、誰把關(guān)，誰審核、誰負(fù)責(zé)”的原則確定各級(jí)檔案人員的崗位職責(zé)，做到做到事事有人負(fù)責(zé)，環(huán)環(huán)有人把關(guān)。二是建立推進(jìn)落實(shí)制。按照“細(xì)化、量化、科學(xué)化”的要求，合理確定工作目標(biāo)，推行目標(biāo)管理。干部人事檔案審核工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期召開干部人事檔案審核工作推進(jìn)會(huì)，開展干部人事檔案審核定期專項(xiàng)檢查，進(jìn)一步統(tǒng)一思想，強(qiáng)化責(zé)任，落實(shí)任務(wù)。三是建立督辦考核制。將干部人事檔案審核整理工作納入重點(diǎn)工作督查范圍，與各單位年度責(zé)任目標(biāo)考核掛鉤。

3、嚴(yán)格程序，提高檔案審核的規(guī)范化水平

將干部人事檔案審核整理工作細(xì)化為籌備、清理分類、初審、技術(shù)加工及補(bǔ)充、復(fù)審、裝訂、驗(yàn)收入庫(kù)七個(gè)階段。每個(gè)階段都要制定具體措施，明確各階段工作任務(wù)和工作責(zé)任。在籌備階段要認(rèn)真制定工作方案；在清理分類、初審、技術(shù)加工及補(bǔ)充、復(fù)審、裝訂階段要嚴(yán)格按照工作方案的要求，采取評(píng)分、互審、預(yù)檢等方式認(rèn)真開展干部人事檔案審核；在驗(yàn)收入庫(kù)階段，要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)事求是，把好最后一道入口關(guān)，確保干部人事檔案審核工作質(zhì)量。

（二）突出“三個(gè)重點(diǎn)”，全面提高干部檔案審核工作的質(zhì)量

1、重點(diǎn)審核檔案材料是否齊全

干部人事檔案材料齊全是干部人事檔案審核的基本要求。干部人事檔案材料不齊全，主要集中在年度考核表、任免審批表、工資審批表、學(xué)歷材料、離任審計(jì)及表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料等。要根據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)照《干部履歷表》、《干部基本信息表》逐項(xiàng)打分，對(duì)扣分較多的項(xiàng)目重點(diǎn)核查，認(rèn)真查找補(bǔ)充。屬本單位形成的干部人事檔案材料，由本單位人事部門集中補(bǔ)充；屬干部原來所在單位形成的干部人事檔案材料，通知干部本人與原所在單位聯(lián)系補(bǔ)充。在催交索要人事檔案材料時(shí)要明確補(bǔ)充材料的內(nèi)容、要求及送交時(shí)限。

2、重點(diǎn)審核檔案材料內(nèi)容是否客觀真實(shí)

干部人事檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性是干部人事檔案審核工作的最終目標(biāo)。在干部人事檔案審核過程中，要著重鑒別材料是否有效，程序是否規(guī)范，手續(xù)是否完備，注意清除虛假材料，最大限度的保證干部人事檔案的真實(shí)性。

3、重點(diǎn)審核“三齡二歷一身份”是否準(zhǔn)確

在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡二歷一身份”的核定作為干部人事檔案審核整理工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到時(shí)間準(zhǔn)確，事實(shí)清楚，說服力強(qiáng)。對(duì)于干部人事檔案中“三齡二歷一身份”等重點(diǎn)審核信息，嚴(yán)格按照有關(guān)政策規(guī)定提出認(rèn)定意見，填寫《干部人事檔案“三齡二歷一身份”審核認(rèn)定表》，由干部本人、檔案審核人、檔案復(fù)核人簽字，加蓋單位組織人事部門公章后，存入干部本人檔案，要求層層把關(guān)，責(zé)任到人。

（三）完善“三個(gè)制度”，為檔案審核工作提供制度保證

1、健全完善培訓(xùn)管理制度

健全完善干部人事檔案人員培訓(xùn)管理制度，提高檔案人員的素質(zhì)是做好干部人事檔案審核工作的關(guān)鍵。建立培訓(xùn)管理制度要重點(diǎn)突出三個(gè)方面：一是思想政治教育培訓(xùn)。提高檔案人員的政治素質(zhì)，增強(qiáng)檔案人員做好干部人事檔案審核工作的責(zé)任感和緊迫感。二是業(yè)務(wù)培訓(xùn)。分期分批舉辦培訓(xùn)班，對(duì)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)崗位素質(zhì)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員履行崗位職責(zé)的能力。三是學(xué)歷教育。每年可挑選部分優(yōu)秀檔案人員到大中專院校短期培訓(xùn)，支持和鼓勵(lì)檔案人員參加各類學(xué)歷教育培訓(xùn)，提高學(xué)歷水平。

2、健全完善檔案日常管理制度

健全完善干部人事檔案日常管理制度是做好干部人事檔案審核整理工作的首要條件。一是要對(duì)干部人事檔案收集制度、鑒別制度、整理制度、查借閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度進(jìn)行全面梳理，制度應(yīng)涵蓋干部人事檔案接收、轉(zhuǎn)遞、材料收集、鑒別歸檔、保管保密、審核、查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，使審核工作有章可循、科學(xué)規(guī)范。二是要注意正確處理干部人事檔案集中審核與日常管理之間的關(guān)系，加強(qiáng)干部人事檔案日常管理工作。對(duì)于新接收的干部人事檔案，要逐頁(yè)逐項(xiàng)審核，經(jīng)核對(duì)無誤后，在回執(zhí)上簽名蓋章并立即退回回執(zhí)。對(duì)于干部人事檔案重要信息審核認(rèn)定不準(zhǔn)確的，應(yīng)退回重新認(rèn)定。對(duì)于新形成的歸檔材料，要先審核再進(jìn)入檔案，檔案材料要求真實(shí)規(guī)范、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。

3、健全完善信息化管理制度

健全完善干部人事檔案信息化管理制度是干部人事檔案開發(fā)利用的前提。一是要建立人事檔案管理信息化平臺(tái)，將干部基本信息和檔案材料目錄全部錄入干部人事檔案信息庫(kù)。二是落實(shí)干部人事檔案日常維護(hù)制度，及時(shí)更新干部人事檔案信息，做到一地審核，結(jié)果通用，一處維護(hù)，信息共享。

參考文獻(xiàn)：

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[2]方德生.干部人事檔案工作“三化”建設(shè)辯證關(guān)系淺析。經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2013（24）87.

作者簡(jiǎn)介：

邢玉莉（1976一），女，湖北廣水人，湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處館員，研究方向：檔案管理、人力資源管理。