檔案征集工作規(guī)范化管理初探

幕立偉

摘要：檔案管理工作作為檔案管理體系中至關(guān)重要的組成部分，對(duì)于提高檔案征集工作效率有著關(guān)鍵性的影響。而就我國當(dāng)前檔案征集管理工作現(xiàn)狀來看，其中存在著很多的問題和不足，相關(guān)檔案館領(lǐng)導(dǎo)者并未真正意識(shí)到檔案征集工作規(guī)范化管理的重要性，從而導(dǎo)致大量有價(jià)值的檔案資源無法得到有效的利用，大大降低了檔案管理工作質(zhì)量，并從一定程度上，嚴(yán)重阻礙了我國檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，筆者通過結(jié)合自身實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，具體對(duì)檔案征集工作規(guī)范化管理進(jìn)行了研究討論，同時(shí)提出了相關(guān)有效的建議措施。

關(guān)鍵詞：檔案征集工作;規(guī)范化;管理措施

相比于檔案管理中其他工作環(huán)節(jié)來說，檔案征集工作自身具備了明顯的技術(shù)性與政策性的特點(diǎn)，其中存在著很多偶然性因素。所以，在實(shí)際的檔案征集工作過程中，檔案館應(yīng)該采用更多先進(jìn)有效的管理方法，對(duì)其進(jìn)行規(guī)劃化的管理，制定出科學(xué)合理的檔案征集工作流程，依法對(duì)檔案征集工作進(jìn)行梳理。同時(shí)，還要加強(qiáng)建立一套完善的檔案征集管理體系，確保所有檔案資源的最大化價(jià)值得以展現(xiàn)，進(jìn)一步提高檔案征集工作水平，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。對(duì)此，本文重點(diǎn)對(duì)檔案征集工作規(guī)范化管理進(jìn)行了探討分析，從而總結(jié)出以下相關(guān)結(jié)論，以供參考。

1、檔案征集工作的流程

檔案征集工作主要指的是人力資源與社會(huì)保障局根據(jù)具體的征集計(jì)劃來征集所需線索、明確主要的征集對(duì)象，通過規(guī)范的程序征集對(duì)象進(jìn)入館內(nèi)，將實(shí)際征集的對(duì)象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：首先是征集計(jì)劃的編制;其次是征集對(duì)象明確后，檔案征集工作人員和征集對(duì)象持有人間的互動(dòng)過程;第三是對(duì)已選的征集對(duì)象進(jìn)行評(píng)估鑒定和征集批準(zhǔn)的過程;第四是和征集對(duì)象持有人進(jìn)行征集手續(xù)的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關(guān)文件遞交給館內(nèi)相關(guān)部門的過程。我們可以將檔案征集工作的這五個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化為幾個(gè)工作步驟，即檔案征集計(jì)劃的制定、檔案征集意向的提出、征集對(duì)象的評(píng)估、基于征集對(duì)象開展相關(guān)專家鑒定會(huì)、檔案征集的審批、締約，征集檔案的接收、征集檔案的移交處理、針對(duì)征集對(duì)象構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案、把征集對(duì)象移交庫房、業(yè)務(wù)檔案的構(gòu)建，檔案征集工作可根據(jù)這一流程順利的運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.檔案征集工作規(guī)范化管理的途徑

2.1 提出檔案征集的意向

在開展檔案征集工作之前，應(yīng)該事先由兩名或兩名以上的工作人員提出明確的檔案征集意向。同時(shí)，相關(guān)的檔案征集人員還要提交檔案申請(qǐng)表、檔案征集意向書等有關(guān)資料。其中，檔案征集意向書是非常至關(guān)重要的，因此，上級(jí)部門將會(huì)通過這份文件資料真實(shí)了解到檔案持有人是否資源出讓征集對(duì)象。所以，在實(shí)際的檔案征集工作中，檔案征集工作要將征集對(duì)象的家庭住址、數(shù)量等基本信息情況認(rèn)真填寫到檔案征集意向書中。并且，還要對(duì)出讓價(jià)格以及分配情況進(jìn)行清楚詳細(xì)的記錄。另外，還要留下征集對(duì)象的聯(lián)系方式，以免日后出現(xiàn)問題，方便解決。最后，工作人員在對(duì)檔案征集申請(qǐng)表進(jìn)行制定時(shí)，應(yīng)該將有效的征集想法和意見告知給檔案征集人員，從而確保檔案征集工作更加規(guī)范化。

2.2檔案征集計(jì)劃的制定

檔案征集計(jì)劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續(xù)對(duì)征集對(duì)象予以準(zhǔn)確評(píng)估與鑒定的最有力依據(jù)。檔案征集計(jì)劃內(nèi)容具體應(yīng)涵蓋征集方式、征集原則、入藏標(biāo)準(zhǔn)、征集范圍等諸多的內(nèi)容" 檔案征集工作人員主要擔(dān)任歸檔人一職，財(cái)務(wù)人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項(xiàng)內(nèi)容$征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告（副本），征集對(duì)象專家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要（正本）、檔案征集協(xié)議（正本）、征集經(jīng)費(fèi)支付憑證（正本）、征集檔案點(diǎn)交記錄表等。

2.3征集對(duì)象評(píng)估

通常情況下，在實(shí)際的檔案征集工作中，主要是對(duì)征集對(duì)象進(jìn)行了全面的評(píng)估，而在這一環(huán)節(jié)中，相關(guān)檔案征集工作人員應(yīng)該充分準(zhǔn)備好相關(guān)材料，具體包括了申請(qǐng)表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對(duì)征集檔案評(píng)估專家的選擇上，將會(huì)由檔案館領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一制定。

2.4檔案征集審批

在進(jìn)行檔案征集審批過程時(shí)，檔案征集工作人員應(yīng)該實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好所需的相關(guān)材料，其中具體有檔案審批意向書、審批表、申請(qǐng)等。之后，檔案持有人會(huì)將征集檔案交給征集對(duì)象。并且，雙方還要簽訂一份檔案征集費(fèi)用支付的憑證文件，以免以后發(fā)生不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛。

2.5檔案征集締約

在這一環(huán)節(jié)的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協(xié)議也要一式三份。其中，檔案持有人將會(huì)保留一份，另外兩份將由檔案館統(tǒng)一保管。在這一環(huán)節(jié)過程中，要將檔案數(shù)量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協(xié)議清單中。

2.6 基于征集對(duì)象開展的專家鑒定會(huì)議

開展專家鑒定會(huì)過程中，檔案征集工作者要準(zhǔn)備好所需的材料，具體有：檔案征集意向書、申請(qǐng)表、征集對(duì)象原件等。擔(dān)任鑒定會(huì)的鑒定人員應(yīng)從檔案征集的專家?guī)熘谐槿?，最后將形成文件作為專家基于征集?duì)象而開展的鑒定會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。相關(guān)整理工作者要及時(shí)有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進(jìn)行轉(zhuǎn)交的資料包括了檔案征集意向書、申請(qǐng)表、審批表合同、專家鑒定會(huì)的會(huì)議紀(jì)要等諸多資料的正本。同時(shí)，還有征集資料的有關(guān)資料與圖片以及征集的經(jīng)費(fèi)支出憑證的副本。

2.7征集檔案的移交整理

檔案持有人把征集檔案及其相關(guān)資料移交到征集人員手中，涵蓋了征集檔案意向書。審批表合同評(píng)估報(bào)告、移交目錄等諸多資料的正木，同時(shí)，還包括征集對(duì)象的相關(guān)資料和圖片以及經(jīng)費(fèi)支出憑證的副木。形成文件是征集檔案的點(diǎn)交記錄表與文件清單。

2.8構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案

主要是把征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告、專家鑒定會(huì)的會(huì)議紀(jì)要和審批表這三方的副本、征集協(xié)議與經(jīng)費(fèi)支出憑證的正本予以歸檔處理。

2.9移交庫房

檔案整理人員擔(dān)任移交人，由庫房管理人員接收。移交之前，要保證檔案已經(jīng)根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行了著錄和整理。主要移交檔案目錄、征集檔案，要構(gòu)建移交目錄和庫房接收登記表、

2.10構(gòu)建業(yè)務(wù)檔案

整理工作人員要把有關(guān)的檔案資料移交到業(yè)務(wù)檔案管理部門。移交的內(nèi)容不僅要涵蓋檔案申請(qǐng)中移交的資料，還應(yīng)涵蓋庫存接收登記表的正本。

3.規(guī)范檔案征集人員行為

現(xiàn)有的行政規(guī)章，如《檔案征集辦法》對(duì)征集人員的行為做出了規(guī)定：“檔案館征集檔案，應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行。征集檔案時(shí)，檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊(cè)?！薄皺n案征集人員將征集的檔案據(jù)為已有的，由縣級(jí)以上地方人民政府檔案行政管理部門責(zé)令其交檔案館，并依法給予行政處分。

征集工作是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》和《國際博物館協(xié)會(huì)職業(yè)道德準(zhǔn)則》等，制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》，對(duì)檔案征集人員提出道德、行為方面的要求

4.結(jié)束語

綜上所述，可以得知，想要做好檔案征集工作并不是一件簡答的事情，由于檔案征集工作的特殊性和復(fù)雜性，也給檔案征集工作人員造成了很多的不便，致使檔案征集工作效率和質(zhì)量無法得到有效的保障。因此，為了確保檔案征集工作的順利開展，進(jìn)一步提升整體檔案管理水平，檔案館領(lǐng)導(dǎo)者必須高度重視對(duì)檔案征集工作的規(guī)范化管理，建立健全的檔案征集管理體系，從而充分保障檔案征集工作質(zhì)量。

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