論科技期刊與檔案管理的融合發(fā)展

張玉芳

陜西省糧油科學研究設計院 陜西省西安市 710082

摘要：在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，科技期刊在傳播科技成果、科普知識和科研學術方面都發(fā)揮著不可替代的作用。而如何管理好、使用好科技期刊的檔案成為一個重要課題。因此辦好科技期刊，提高我國科技期刊的運營工作，對我佃的經濟建設和科學發(fā)展都具有十分重要的現實意義。

關鍵詞：科技期刊；檔案管理；發(fā)展

引言

我國是當今世界科技期刊的大國，數量僅次于美國，但是從總體水平來說，我國科技期刊與科技強國還存在著一定的差距。眾所周知，對于任何一個組織來說，檔案管理都是一項非常重要的工作，正所謂“千里之堤，毀于蟻穴”，可見細微工作的重要性。然而隨著高科技時代的到來，人們更加迫切的需要了解掌握各種科普知識，才能跟上飛速發(fā)展的科技步伐。那么檔案管理也需要相應的信息化了。

一、科技期刊的發(fā)展問題

與其他期刊相比較而言，科技期刊的編輯工作要求更高。因為，它所要求的不僅是一名合格的稿件加工人員，而是要求編輯人員既能夠熟練掌握現代編輯加工技能，深諳各項編輯加工標準，完成學科價值意義上的一個編輯所應該完成的任務，同時，他必須對所編輯的專業(yè)性的科技文章具有一定的了解，有一定的鑒別能力并能給出專業(yè)的評價，且擁有自身獨特的理解與看法，因為期刊編輯人員的知識水平、編審能力、信息采集能力等都將直接影響刊社的效益。這就要求刊社人才要有豐富的專業(yè)知識、大膽的創(chuàng)新意識、敏銳的信息捕捉和把握能力等，從而推動期刊實現可持續(xù)性發(fā)展。

1、要加強期刊內部人員的業(yè)務和現代化技術的培訓工作，為員工提供參加業(yè)務學習的機會，使他們熟悉并熱愛本職工作，提高期刊內部員工的團結協(xié)作能力。

2、與期刊專業(yè)的全國知名教授、專家和學者建立良好的穩(wěn)固的關系，以利于運用其在該領域的權威性，塑造和樹立本刊的品牌形象。

3、優(yōu)秀的稿源一直是保證科技期刊內容質量的重中之重。在此，要保證期刊文章作者的學術和業(yè)界經驗水平。

4、要注重培養(yǎng)具有堅實的專業(yè)基礎知識以及較強的營銷能力的復合型營銷推廣隊伍。

二、科技期刊的檔案信息化管理的必要性

科技期刊的檔案管理是科技期刊服務部門為開展編輯業(yè)務工作而建立的，目的是實現期刊編輯從網上申報、推薦、審批立項、合同簽訂、項目管理及驗收、資料歸檔等全流程的電子化管理，并與上級編輯業(yè)務綜合管理系統(tǒng)實現無縫對接，從而提升業(yè)務管理的水平和效率，實現業(yè)務檔案管理的科學化、規(guī)范化?？萍计诳瘷n案管理的系統(tǒng)信息化，不僅級提高科技期刊工作人員的工作效率、處理能力，還極大地加強部門之間的溝通和資源共享，密切與社會各界的聯系，提供高質量的檔案信息服務，讓一切繁雜的工作盡可能的簡單，明了化，為工作人員節(jié)省不必要的時間，從而使工作更快捷簡便。

三、科技期刊的信息化管理使期刊業(yè)務呈現多樣化

長期以來，科技期刊作為一種專業(yè)化的期刊，有其獨特和針對的目標受眾群，在魚龍混雜的科技期刊市場，同質化現像嚴重。對此，要想在期刊市場占據自己的一席之地，就必須多樣化發(fā)展。在科技期刊的管理工作中，有較多的文獻資料，這些資料是文獻資源中的活躍要素，期刊管理工作的信息化技術解決了這一問題：人們可以根據自己的需要，通過計算機互聯網進行文獻的選擇、檢索和查閱工作，大大提高了人們獲取文獻的效率，也提升了期刊的信息化管理水平。與此同時，合理的檔案管理還可以增強期刊知名度和提高期刊的美譽度。因為期刊質量永遠是品牌價值的核心內容。

四、科技檔案信息化管理的社會效益

1、提高科技檔案管理質量和效率，用查找、瀏覽、篩選命令顯示出所需項目檔案信息，利用檔案庫數據自行生成各類報表，節(jié)省大量手工操作填表時間。

2、提高科技項目檔案的利用率，進行檔案的查詢，可以按業(yè)務類型、業(yè)務名稱、申報專題、技術領域、推薦單位、年度等任意條件查詢相關科技項目檔案；科技項目基本情況的統(tǒng)計和查詢，檔案輸出，可以輸出單個檔案、全體檔案、各類檔案名冊等。省去了調卷、閱卷、摘抄材料等工序，為科技檔案管理人員和利用者節(jié)省了大量時間。

3、延長科技項目檔案材料的壽命。以計算機查詢?yōu)橹?，從而使原始檔案材料的利用率大大降低。減少了因重復調檔、閱檔、摘抄等工作所造成檔案的磨損，有效地延長了科技項目檔案的壽命。

五、檔案管理的網絡信息化存在的問題以及解決辦法

網路信息化應用于檔案管理實際上是將文件存儲在光磁介質之中，并且其存在的形式是一種數字代碼，它需要依靠相關電腦的軟硬件系統(tǒng)和存儲介質才能擁有生命力。所以這種檔案管理方式不僅受到任務操作影響還受到了許多自然因素的影響。此外，在利用電子數據保存資料的時候，電子數據對操作以及設備具有很高的依賴性。所以應用電子文件進行資料保存時必須要注意資料的安全。在將網絡信息化的技術應用在檔案管理時，還存在著很多安全隱患問題方面。一方面是在利用網絡信息化技術進行檔案管理時一定會用到網絡和計算機，而一旦有網絡黑客的入侵就可能會使資料被盜用或者受到損壞，而且這種入侵是隱蔽、突發(fā)的，令人防不勝防。另一方面是在設備和數據載體出現物力故障時，可能會損害到原有文件，危及到資料的正常運行。所以利用這一技術進行檔案管理的同時，也會增加管理的難度。

為了避免上述一些問題的出現，有效保證資料安全性，在管理時一定要做好殺毒軟件安裝和防火墻處理，與此同時要定期對電腦進行殺毒，要防止病毒的入侵。在對于設備技術故障還有物理故障時，管理人員必須在管理時定期對設備和數據載體進行詳細檢查，避免故障發(fā)生只夠所造成的不可挽回局面。此外，在利用網絡信息化進行檔案管理時的網絡一般比較小，但是還應該對保密方面的工作加強管理，在管理人員對檔案進行管理的時候要制定一個全面的管理制度，使網絡信息化管理技術應用于方案管理的時候可以依靠一定的制度進行管理。防止一系列人為原因導致的破壞?？梢岳迷O置系統(tǒng)密碼的方式對網絡檔案信息進行有效管理，想要進入系統(tǒng)就需要一個身份驗證的過程，有效預防對資料蓄意破壞的人進入。

通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現檔案信息資源的社會共享，企業(yè)科技檔案是具有保存價值的科技文件，是企業(yè)檔案的重要內容，也是企業(yè)重要的知識資源。

結語

我國科技期刊必須深化改革，實現集約型方式經營和多樣化，走產業(yè)化道路努力做到新穎，細化，形式活潑。這是能夠突破重圍、力求發(fā)展的不二法門。也是中國科技期刊走出低谷的一條合理路線。如今，在商品生產的激烈競爭中，檔案信息能夠在經濟決策的正確與否，起到關鍵性作用。知己知彼，才能百戰(zhàn)百勝。在經濟決策中，一個商家不僅掌握自己生產工藝技術中的檔案信息，而且還要掌握市場及同行業(yè)的檔案信息。而同行對檔案信息通常是互相保密的。一條檔案信息有時可以使一個企業(yè)起死回生，扭虧轉盈。檔案信息化建設應從基礎做起，以實際需要進行檔案信息化建設。