如何提高檢察檔案管理和利用水平

譚怡軍　李秋香

檢察檔案管理和利用工作是指檢察機關(guān)檔案管理職能部門集中管理本機關(guān)在工作和辦案過程中形成的全部文件、卷宗及有價值的資料，并積極提供這些文件、卷宗、資料的一項綜合基礎(chǔ)工作和服務(wù)性工作。如何在管理好檔案的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)檢察工作的科學(xué)發(fā)展是值得我們深入實踐與思考的重要課題。

一、當(dāng)前檢察檔案管理和利用中存在的不足

一是存在重辦案輕檔案的傾向。個別干警對檔案工作不夠重視，認(rèn)為案件辦結(jié)或判決了，只要案件沒有辦錯，辦案任務(wù)就算完成了，至于歸檔工作屬于“低層次”的事務(wù)性工作，等有空的時間再處理，造成有的案件結(jié)案以后案卷還在承辦人手里，由于案卷未能及時整理歸檔，承辦人可能對當(dāng)時辦案的案情和證據(jù)材料有所遺忘，從而難以對書證材料進(jìn)行規(guī)范有序地整理，甚至容易造成多個案卷材料的混雜或者材料遺失。也有個別干警不重視歸檔規(guī)范，認(rèn)為只要案卷材料裝訂起來就可以了，未能嚴(yán)格按照歸檔要求和材料順序歸檔，不僅容易造成該裝進(jìn)案卷的材料因未能裝入案卷而今后無法彌補，特別是一些贓款贓物扣押和發(fā)還的材料如不齊全，一旦當(dāng)事人投訴而查閱案卷時沒有相關(guān)材料印證，承辦人必須按有關(guān)規(guī)定承擔(dān)責(zé)任，也給往后的案卷查閱和利用造成不小的困難。

二是歸檔職責(zé)不夠明確。近年來，案多人少的矛盾比較突出，不論是檢察員、助理檢察員還是書記員都在從事辦案工作，難以形成較為合理的辦案和事務(wù)性工作分工負(fù)責(zé)的工作模式，比如自偵部門的檢察員、助檢員和書記員在辦案職責(zé)上沒有太大區(qū)分，原來應(yīng)由書記員承擔(dān)的案卷裝訂歸檔任務(wù)實際是誰辦案就誰負(fù)責(zé)歸檔，一方面由于承辦人忙于辦案而無睱顧及案卷的裝訂工作，另一方面由于歸檔工作具有較強的規(guī)范要求，沒有相應(yīng)的培訓(xùn)和實踐經(jīng)驗，也容易造成歸檔不規(guī)范。有的辦案部門將案卷材料交給不熟悉案情的實習(xí)生來裝訂，由于實習(xí)生既未受過歸檔訓(xùn)練又無實踐經(jīng)驗，往往造成案卷缺材料、法律文書制作不規(guī)范、材料內(nèi)容重復(fù)、排序混亂、頁碼重復(fù)、裝訂不規(guī)范等問題發(fā)生，返工量大，給辦案部門和檔案部門帶來負(fù)擔(dān)。

三是歸檔管理制度和機制不夠嚴(yán)格和完善。一方面，高檢院在多年前頒發(fā)的案卷歸檔目錄已不能適應(yīng)當(dāng)前檢察工作的需要，一些新的法律文書、材料難以在目錄中找到相應(yīng)的順序來裝訂。另一方面，有的案件由于當(dāng)事人上訴再審尚未判決，扣押贓款贓物暫時難以處理等種種原因拖很長時間才能結(jié)案，客觀上造成部分案卷無法及時歸檔，而檔案管理部門和辦案部門之間沒有完全建立有效的溝通、對賬和催促歸檔的工作機制，也缺少及時歸檔的強制性時間限制和對未能及時歸檔的警示和懲罰機制，個別辦案部門人員調(diào)整時對原承辦案件的卷宗后續(xù)歸檔的職責(zé)也不夠明確。

四是檔案利用途徑較為單一。當(dāng)前，檢察檔案主要用于查閱，包括對申訴案件的復(fù)查、辦案中調(diào)閱其他案卷材料、個別干警編寫案例時參考、以及接受外單位的一些檔案查詢。從總體上看，檔案利用的途徑較為單一，往往是為完成上級交辦的任務(wù)而查閱，缺少主動利用檔案開展調(diào)查研究、總結(jié)辦案規(guī)律和經(jīng)驗做法，檔案利用的范圍主要局限于案卷，檔案利用的思路還較為狹窄、檔案利用的范圍和種類還較為單一。

五是復(fù)合型檔案管理人員較為缺乏。檢察檔案工作質(zhì)量的高低與從事檔案工作人員的素質(zhì)有關(guān)。人是最核心的資源，沒有相應(yīng)的人才，任何先進(jìn)的技術(shù)和管理手段只能是流于形式，檔案信息化也是空談。一個優(yōu)秀的檔案工作人員，不僅要有檔案資料的收集、整理和管理能力，更要有充分開發(fā)利用能力。新時期檢察檔案管理人員要兼有檔案管理專業(yè)知識、相關(guān)檢察業(yè)務(wù)知識和檔案管理信息化知識的復(fù)合型人才，而且需要有甘于清貧和平凡、在檢察實踐中不斷去探索和創(chuàng)新的毅力和志氣。由于目前一般高校缺少檢察或司法檔案管理方面的專業(yè)培養(yǎng)機制，現(xiàn)有的檢察檔案管理人員往往都是一般的檢察人員，因此需要通過全方位、多層次的檔案管理人才培訓(xùn)，實現(xiàn)檢察檔案管理人才由事務(wù)型、封閉型向知識型、復(fù)合型、創(chuàng)新型的轉(zhuǎn)變。

二、深化檢察檔案管理和利用的對策思考

（一）建立完善的歸檔管理機制

檔案管理是一個系統(tǒng)工程，從管理層面上，需要建立檔案管理部門與辦案業(yè)務(wù)部門暢通的歸檔管理溝通渠道，檔案管理部門要隨時掌握未歸檔案卷的實際情況，并將催檔工作落實到人。從制度層面上，要建立嚴(yán)格的管理和考核制度，對歸檔工作比較認(rèn)真的，以及長期不能按時歸檔的承辦人要建立相應(yīng)的考核評價和獎懲機制，發(fā)揮考核導(dǎo)向的作用；從規(guī)范層面上，要針對各業(yè)務(wù)部門實際，完善案卷目錄歸檔順序，并根據(jù)檢察工作的發(fā)展及時調(diào)整規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、讓承辦人能一目了然地掌握案卷材料的歸檔目錄順序，從而便于對照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范裝訂和進(jìn)行督促檢查，減少不必要的返工；從培訓(xùn)層面上，檢察機關(guān)案卷歸檔裝訂的業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范要盡可能統(tǒng)一，要加強對每一個承辦人的歸檔基本技能培訓(xùn)，包括對新進(jìn)人員的培訓(xùn)，適時開展業(yè)務(wù)技能競賽和崗位練兵，增強檢察干警及時歸檔的時間意識、案卷材料的完整意識、卷宗裝訂的質(zhì)量意識，養(yǎng)成規(guī)范的歸檔工作習(xí)慣。

（二）從便于檔案利用角度加強檔案收集和整理

檢察檔案的開發(fā)和利用的過程中是各種檔案資料的綜合利用，而不是一本或一類檔案的開發(fā)和利用，融會貫通發(fā)掘不同種類檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，充分考慮到各門類之間的關(guān)聯(lián)性，通過加大之間的聯(lián)系充分運用多種類檔案資料形成更有價值的檔案開發(fā)和利用成果。因此，要從有利于檔案利用的角度出發(fā)，做好案卷檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案、會計檔案、設(shè)備檔案的收集、整理工作。如近年來職務(wù)犯罪案件全程同步錄音錄像工作中形成的聲像檔案中光盤一項，與相關(guān)案件卷宗有著密切的聯(lián)系，簡單地分開分類存放不利于今后的調(diào)閱使用。要實現(xiàn)文書檔案和聲像檔案雙重形式佐證的效果，方便查閱和利用。同時，要積極推進(jìn)檔案信息化工作，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、逐步建立電子檔案管理體系，充分發(fā)揮電腦技術(shù)的優(yōu)勢，開發(fā)出一套多功能、全方位的檢索系統(tǒng)和檢索工具，讓使用者及時查到有用、有價值的檔案資料，增強快速查閱能力，擴大查閱范圍，形成檢察機關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)，做到資源共享。

（三）拓寬檢察檔案的利用途徑

一是服務(wù)于案件申訴復(fù)查?？厣瓴块T針對群眾舉報、控告、申訴反映的問題，查閱相關(guān)案件的訴訟檔案，對案件的事實和證據(jù)進(jìn)行核實，以便及時答復(fù)舉報人或申訴人。二是服務(wù)于思想政治工作。檢察檔案中的實物檔案收集了檢察機關(guān)獲得的各種榮譽、證書、獎狀等。這些榮譽真實地反映了檢察干警吃苦耐勞、愛崗敬業(yè)、勇于拼搏的感人事跡。讓新進(jìn)的檢察干警參觀，進(jìn)行檢察傳統(tǒng)教育，能夠引導(dǎo)他們樹立愛檢敬業(yè)的信念，積極投身檢察事業(yè)，為檢察工作發(fā)展無私奉獻(xiàn)。三是服務(wù)于干部考察。檢察訴訟檔案的卷宗材料真實地再現(xiàn)了辦案人員的執(zhí)法質(zhì)量和水平，通過查閱案卷卷宗，也是從一個側(cè)面考察干部的有效途徑。四是服務(wù)于檢察宣傳。通過對文字檔案、聲像檔案和實物檔案的調(diào)閱，可以為宣傳先進(jìn)典型、開展案例報道、制作反腐倡廉警示教育片和宣傳版面等提供豐富的資料。五是服務(wù)于犯罪預(yù)防。預(yù)防犯罪不能僅停留在法律條文的說教上，還應(yīng)用真實的案例進(jìn)行教育，以提高預(yù)防宣傳工作的感染力和說服力。每年檢察機關(guān)都要批捕、起訴大量的案件，這些事例都通過檢察檔案保存下來，及時分析和總結(jié)犯罪手法特點和規(guī)律成因、編成具體生動的教材進(jìn)行宣傳教育，寓法于事，寓情于理，有助于人民群眾通過具體事例增強法律意識，提高防范能力，也有助于相關(guān)單位建章立制、亡羊補牢，發(fā)揮檢察職能的延伸作用。六是服務(wù)于檢察調(diào)研。檢察檔案是檢察工作零散的原始記錄，整合利用檔案資源，圍繞檢察工作中的重點、難點、熱點開展檢察調(diào)研，有助于更好地履行檢察職能。七是服務(wù)于年鑒和大事記等編撰工作。通過調(diào)閱、整理檔案資料，為做好每年的大事記和檢察年鑒的匯編工作提供支持。八是服務(wù)于案件質(zhì)量督查。通過對一段時期的案卷材料的調(diào)閱和質(zhì)量督查，能夠及時發(fā)現(xiàn)辦案質(zhì)量、法律文書制作等中的一類問題，從而及時予，保障檢察業(yè)務(wù)工作規(guī)范有序開展。

總之，檢察檔案的管理和利用是檢察機關(guān)發(fā)揮自身優(yōu)勢，充分挖掘檔案資料，服務(wù)保障區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展和推動自身發(fā)展的有效途徑，也是檢察機關(guān)管理水平的具體體現(xiàn)。管好檔案、用好檔案是需要我們不斷去探索和創(chuàng)新的永恒課題。