現(xiàn)代檔案管理體系的數(shù)字化發(fā)展探析

單海燕

鶴崗市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處

摘要：現(xiàn)如今，我國的信息化技術(shù)發(fā)展迅速，社會的各個領(lǐng)域都實現(xiàn)了數(shù)字化，檔案管理工作也不例外。隨著科技的發(fā)展，檔案管理工作的基本模式已經(jīng)從傳統(tǒng)的對于紙質(zhì)載體的管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒蛿?shù)字化的管理。因此，本文主要對現(xiàn)代檔案管理體系的數(shù)字化發(fā)展趨勢進行了深入探究，希望能夠給相關(guān)的檔案管理工作者提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理；管理體系；發(fā)展趨勢；數(shù)字化

檔案管理的數(shù)字化主要是以先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展為主要依托，為了完善檔案管理體系，建立了一定的數(shù)字管理平臺，這種方式的運用對我國傳統(tǒng)的檔案管理方法產(chǎn)生了嚴重的沖擊。到目前為止，我國的檔案管理工作的形式主要是以電子檔案管理為主，紙質(zhì)檔案管理為輔。要想促進檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，需要對檔案管理的基本特點以及未來的發(fā)展趨勢等進行分析和探究。

1、現(xiàn)代檔案管理體系的特點及優(yōu)勢

檔案管理工作包含的范圍較廣，而且涉及到的領(lǐng)域也相對較多，需要檔案管理工作人員對此加強重視。其中包括對檔案信息的收集、查閱以及整理的全部過程。和傳統(tǒng)的檔案信息管理工作相比，較為明顯的特點就是引入了先進的技術(shù)和設(shè)備，轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)的檔案信息的紙質(zhì)載體為電子化和數(shù)字化的形式，管理的過程主要是通過計算機設(shè)備來進行。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，可以實現(xiàn)檔案信息的共享，同時可以在檔案管理數(shù)字化平臺的幫助下，展開更加全面的檔案管理工作，提高檔案信息的利用率，促進社會的發(fā)展。

2、現(xiàn)代檔案管理體系的完善措施分析

在數(shù)字化不斷發(fā)展的過程中，一些企業(yè)和部門在日常的辦公中還是采用紙質(zhì)管理的方式和手工抄寫的模式，這就在一定程度上降低了工作效率。另外，相應(yīng)的數(shù)字化平臺的基本設(shè)施建設(shè)還需要進一步完善，管理體系和現(xiàn)實的檔案管理工作現(xiàn)狀相脫節(jié)。為了解決這些問題，加快檔案數(shù)字化的管理水平，需要從兩個方面入手，一是平臺建設(shè)，一是完善體制。

要實現(xiàn)對檔案信息的管理體系進行建設(shè)，需要考慮到檔案管理軟件的優(yōu)化和管理，要在保證軟件配置的全面性的基礎(chǔ)上進行其他的工作，另外，需要確保軟件運行功能的完善，提高其基本性能。基于數(shù)字化檔案管理模式，需要進行軟硬件的積極配合，使得檔案能偶從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)形式，保證企業(yè)發(fā)展所用資料的完整性。另外在數(shù)據(jù)入庫之前要對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進行整合，為以后的數(shù)據(jù)利用提供參考和依據(jù)。只有對檔案管理體系和機制進行完善管理，才能最大限度地提供檔案管理共走的效率，進而提高其社會價值。

3、數(shù)字化管理平臺下現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢

隨著新時期檔案管理工作的發(fā)展，信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為一種趨勢，而且部分的企業(yè)基本已經(jīng)達到了這一目的。但是從我國各大企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀上來看，還存在著較為嚴重的問題。因此，在進行檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該加強對管理設(shè)備、方法以及技術(shù)的重視。在引進先進的技術(shù)、設(shè)備的同時，優(yōu)化檔案管理的體制，促進現(xiàn)代檔案管理的健康發(fā)展。具體的措施可以從以下幾個方面來進行分析和介紹：

3.1檔案管理手段將得到創(chuàng)新，努力深化

由于信息化和數(shù)字化是社會發(fā)展的整體趨勢，因此，檔案管理工作的發(fā)展也要順應(yīng)社會發(fā)展的需要。因此，創(chuàng)新意識就是促進檔案管理工作長足發(fā)展的關(guān)鍵和重點。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足社會和個人對于檔案信息的需要。

取而代之的是全程數(shù)字化管理模式，無論是從檔案管理理念到檔案管理辦法，都將隨著信息時代的發(fā)展，步步緊追，在這一探索的過程中，不斷進行深化、改革和創(chuàng)新，從而適應(yīng)新的信息環(huán)境。未來的發(fā)展趨勢要求檔案管理工作更為簡便、快捷，確保工作效率和質(zhì)量，因此在檔案編制、統(tǒng)計、調(diào)研、等諸多管理環(huán)節(jié)上都將優(yōu)化改進，實現(xiàn)全自動整合、檢索、統(tǒng)計確保多項檔案管理業(yè)務(wù)間的無縫鏈接，實現(xiàn)云端推送服務(wù)和覆蓋更為廣泛的網(wǎng)絡(luò)資源共享，這一系列變革，都將檔案管理帶上一個新的發(fā)展方向。

3.2檔案管理辦法將不斷推陳出新

隨著時代的發(fā)展與進步，數(shù)字信息概念的普及，檔案界的學術(shù)研究也將出現(xiàn)新理論、新思路，加之檔案管理軟件的研發(fā)層出不窮，檔案管理辦法勢必打破傳統(tǒng)一枝獨秀的局面，呈現(xiàn)百花齊放的態(tài)勢，這種現(xiàn)象有助于業(yè)界人士展開深入的討論，并通過理論聯(lián)系實際的方法對新產(chǎn)生的檔案管理辦法有更深入的了解，做到取其精華去其糟粕，使之成為經(jīng)得起實踐檢驗、為檔案界所推崇的新型管理辦法。這種良好的局面將不斷循環(huán)演變下去，預(yù)示著我國檔案管理水平走向成熟。

3.3檔案管理制度將變得更加規(guī)范、完善

檔案管理體系的構(gòu)建，是一項融合了檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理組織機構(gòu)設(shè)置、檔案設(shè)置、檔案管理制度確立等多項任務(wù)整合的系統(tǒng)性工作，在未來的發(fā)展過程中，要求檔案管理制度更為規(guī)范、完善，這也是檔案管理工作的核心。檔案管理制度的規(guī)范和完整，能夠為檔案管理工作提供可靠的業(yè)務(wù)支撐，縱觀我國目前的檔案管理制度，尚存在一些問題，尤其是在數(shù)字管理平臺的籠罩下，還需要對檔案管理制度進行更深層次的規(guī)范和調(diào)整，使其適應(yīng)數(shù)字信息的發(fā)展需求，特別是加強對電子文檔的保存、數(shù)據(jù)交換、技術(shù)鑒定、資源共享等眾多業(yè)務(wù)的規(guī)范，這些均是未來檔案管理制度發(fā)展過程中亟待解決的問題。

4、現(xiàn)代檔案管理體系數(shù)字化發(fā)展的措施

4.1要為數(shù)字化檔案管理工作提供資金保障、資源保障和人力保障。加強數(shù)字化硬件建設(shè)和軟件開發(fā)，改善工作環(huán)境，提供相應(yīng)的技術(shù)支持。加快檔案館原始信息的數(shù)字轉(zhuǎn)換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補充、更新和完善滿足社會各界廣大用戶的需求，使數(shù)字檔案館正常運轉(zhuǎn)，保持旺盛生命力。

4.2要培養(yǎng)和造就一大批具有檔案、圖書、經(jīng)濟信息、科技信息、信息技術(shù)開發(fā)與服務(wù)等多方面技能的數(shù)字化檔案管理人才。這要求我們調(diào)整檔案管理人員結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)一批具有相關(guān)專業(yè)知識的技術(shù)人員進行日常維護、維修，從而保障各種專業(yè)設(shè)施的正常運行。同時加快各級檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，加強現(xiàn)代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能。

4.3要正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系，正確解決數(shù)字化進程中錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權(quán)屬關(guān)系等問題。紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。

5、結(jié)論

檔案管理事業(yè)走向數(shù)字化管理平臺，可以說是迎來了一個嶄新的局面，檔案管理體系發(fā)展的總體趨勢也將越來越適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)需要，總體呈現(xiàn)出一片大好局面，然而針對檔案管理體系的建設(shè)仍任重道遠，始終不可懈怠，這要求每一位檔案管理工作者肩負起時代交付的重任，把握每一次機遇與挑戰(zhàn)，與時俱進，力圖將我國的檔案管理事業(yè)推上更高層次的發(fā)展平臺。

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