編外合同制用人對(duì)高校人事檔案管理的影響

紀(jì)可研

摘 要：近年來，各大高校編外合同制的人員數(shù)量明顯增加，為高校人事檔案的管理工作帶來了一定影響。本文主要就編外合同制對(duì)高校人事檔案的影響進(jìn)行了簡單分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：編外合同制用人 高校人事檔案管理 影響

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）08（c）-0205-01

1 編外合同制用人對(duì)高校人事檔案管理的影響

1.1 高校人事檔案管理觀念無法適應(yīng)新形勢(shì)

高校人事分配制度的改革衍生出了編外合同制用人方式，對(duì)于高校人員的管理工作逐步由起初的身份管理向崗位管理轉(zhuǎn)變。但人事檔案的管理卻無法適應(yīng)新形勢(shì)下編外合同制用人制度的要求，即使檔案管理主體的身份被淡化了，傳統(tǒng)觀念仍未發(fā)生實(shí)質(zhì)性改變。加上人事檔案的管理只是將原來的身份檔案管理轉(zhuǎn)變成了編內(nèi)外職工人事檔案，且覆蓋面也并不全面。而對(duì)于編外職工的檔案直接劃歸為流動(dòng)人員，對(duì)于這類人員的檔案資料按規(guī)定理應(yīng)交由人才流動(dòng)中心進(jìn)行代管，也就是所說的人才代理制。同時(shí)，普遍認(rèn)為編內(nèi)職工的人事檔案屬于高校人事檔案管理，而編外職工的人事檔案則交由人才中心負(fù)責(zé)代管，但人才中心對(duì)此并未引起高度重視，最終造成編內(nèi)外職工人事檔案管理的失衡。

人才代理制下，高校與人才交流中心對(duì)于編外人員的檔案管理職責(zé)混亂。高校只注重對(duì)人員資料的使用和管理，卻忽視了其收集整理工作，而人才中心只負(fù)責(zé)接受檔案，無視檔案的管理工作，造成編外人員檔案信息不健全或不完整現(xiàn)象的發(fā)生，使得現(xiàn)有的資料無法全面的反映出該人員的信息。這種情況容易導(dǎo)致編外職工缺乏歸屬感。

1.2 高校人事檔案管理服務(wù)功能無法適應(yīng)新形勢(shì)

高校人事檔案能夠?yàn)楦咝＿M(jìn)行人才的選拔提供一定的理論依據(jù)，從而促進(jìn)學(xué)校科、教、文事業(yè)的發(fā)展。近年來，各大高校順應(yīng)歷史發(fā)展潮流進(jìn)行編外合同制的推行，努力實(shí)行勞動(dòng)合同管理制度，招聘過程中過分注重人才的高學(xué)歷高資歷，卻忽視了應(yīng)聘者的人事檔案，后期也未采取相應(yīng)措施對(duì)其進(jìn)行查詢，弱化了人事檔案在人員招聘中的功能。而對(duì)于編外人員的約束僅限于勞動(dòng)合同的簽訂，并未涉及到人事檔案。更讓人擔(dān)憂的是，高校對(duì)于編內(nèi)職工的人事檔案也逐漸疏于管理，檔案管理人員，甚至是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)程度仍然不夠，片面的認(rèn)為只要能勝任崗位職責(zé)即可。在后期進(jìn)行編內(nèi)人員補(bǔ)充工作時(shí)，無法排除錄用人員是編外人員的可能性，這種情況下，就存在著因資料不全而無法正確了解本人實(shí)際情況的問題，一定程度上弱化了人事檔案的服務(wù)職能。更有甚至，在市場競爭下，部分求職者會(huì)進(jìn)行年齡、學(xué)歷、工齡等基本信息的偽造，不同程度上降低了人事檔案的使用價(jià)值。

2 對(duì)策建議

2.1 重視對(duì)編外人員的人事檔案管理

作為高校人事管理工作的重要組成部分，人事檔案管理工作應(yīng)根據(jù)分配制度改革的要求進(jìn)行必要的變革。在高校分配制度中，人事管理由先前的身份管理過渡到當(dāng)下的崗位管理的過程中，人事檔案管理工作人員也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷解放思想、實(shí)事求是，樹立崗位意識(shí)，從而拓寬人事檔案管理的范圍，在管理編內(nèi)人員的人事檔案的同時(shí)積極收集編外人員的人事檔案管理，并做好各項(xiàng)移交工作，保證其編外人員人事檔案的有效性。

2.2 建立健全完善的高校人事檔案

高校人事檔案存在的價(jià)值在于其在日常招聘等活動(dòng)中的服務(wù)功能的運(yùn)用。檔案信息的真實(shí)性、完整性是人事檔案管理存在的前提條件。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，高校人事檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)全員化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。從高校人力資源出發(fā)，有目的的建立高校全民人事檔案的信息儲(chǔ)備和搜索工作，包括編外人員人事檔案的收集和整理，利用網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高校全民人事檔案進(jìn)行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范性的管理，從而實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部人力資源的優(yōu)化配置，科學(xué)合理的使用和管理編內(nèi)外職工，實(shí)現(xiàn)真正意義上的人盡其才，才盡其用，從而為高校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作

高校檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)，且具有一定技術(shù)含量的工作，這要求工作人員既要具備專業(yè)的知識(shí)和技能技巧，熟練掌握和人事檔案相關(guān)的各類法律法規(guī)政策，還要熟悉現(xiàn)下人事分配制度的改革方案和編外人員人事檔案管理工作的基本流程。因此，學(xué)校可定期組織工作過人員進(jìn)行知識(shí)競賽、專業(yè)探討或?qū)ｍ?xiàng)培訓(xùn)等各類活動(dòng)，以此來提高工作人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，高校人事檔案管理人員需定期與人才交流中心進(jìn)行溝通交流，以保證編外人員人事檔案信息的完整性和有效性，逐漸將編外人員人事檔案納入到日常管理工作中。為此，高校在進(jìn)行人事管理工作時(shí)就需注意以下兩點(diǎn)工作：一方面，做好編外人員在本校工作期間的檔案資料的收集整理和移交工作；另一方面，建立協(xié)調(diào)機(jī)制，定期向人事檔案代辦機(jī)構(gòu)查詢招聘入校的編外人員的人事檔案，對(duì)其年齡、學(xué)歷、工齡等各方面信息進(jìn)行核實(shí)。

3 結(jié)語

總之，編外合同制用人方式的應(yīng)用一定程度上推動(dòng)了人事檔案制度的改革，高校傳統(tǒng)的人事檔案管理要想適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展需要就必須解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新機(jī)制，唯有如此，才能夠促使人事檔案管理水平的提高，實(shí)現(xiàn)高校檔案的管理服務(wù)功能，從而推動(dòng)高校事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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