醫(yī)院照片檔案管理工作中存在的問題探討

趙丹超

摘 要：醫(yī)院的照片檔案作為特殊的載體，是醫(yī)院建設和發(fā)展的真實寫照與原始記錄，照片檔案不僅具有查考價值，而且它的生動性、形象性是文字檔案無法比擬的，本文對醫(yī)療機構的照片檔案在收集歸檔過程中存在的一些問題進行探討，分析原因，提出了做好醫(yī)院照片檔案管理工作的應對之策。

關鍵詞：醫(yī)院 照片檔案 問題探討

中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（a）-0216-01

醫(yī)院的照片檔案真實、形象、直觀地記錄了醫(yī)院在醫(yī)療、護理、科研、管理、教學、基礎建設等方面的資料。照片檔案以其富有感染力的獨特記錄形式，在檔案利用中發(fā)揮著重要作用，利用照片檔案進行醫(yī)德教育、對外宣傳、出版畫冊等，不僅從中了解醫(yī)院的發(fā)展歷程，在今昔對比中感受醫(yī)院取得的成就，還能激發(fā)醫(yī)務人員拼搏進取的精神。但筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前很多醫(yī)院的檔案管理工作普遍存在“三不”現(xiàn)象，即照片檔案收集不齊、整理歸檔不規(guī)范、開發(fā)利用不夠等，這些問題迫切需要采取有效措施加以改進和提高。

1 醫(yī)院照片檔案管理工作存在的問題

1.1 照片檔案收集困難，流失嚴重

筆者在區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)每年的檔案檢查中發(fā)現(xiàn)，各醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案室，除了保存一些特別重大活動的照片，如醫(yī)院新大樓的建立，大型的義診活動，其他的能夠直觀地反映醫(yī)院的臨床、護理工作、公共衛(wèi)生工作及科研成果等的照片寥寥無幾，特別在基層醫(yī)療機構，這種現(xiàn)象尤為明顯。其實該區(qū)目前的所有的醫(yī)療機構都配備了相機，每次組織活動，召開重要會議都會安排人員攝影，形成了很多有價值的照片檔案，經(jīng)常也會有照片登報，但卻不能在檔案室找齊這些原始檔案。分析原因有三點：一是檔案管理人員為兼職人員，多是從行政、護理等部門轉(zhuǎn)崗過來，沒有經(jīng)過專門的照片檔案業(yè)務培訓就上崗，對照片檔案的重要性和專業(yè)歸檔知識不了解，缺乏主動收集照片檔案的意識；二是照片檔案起步較晚，人們對其了解程度不及紙質(zhì)檔案，認為有紙質(zhì)檔案就行，照片檔案是附屬的，存不存檔都無關緊要，甚至有人認為照片是自己拍攝的，屬于作品，應由本人自行保管，造成工作中忽視照片檔案；三是醫(yī)院的照片檔案收集工作涉及面廣、人員變動性大，期間形成的檔案材料沒有在相關部門的統(tǒng)籌下集中統(tǒng)一管理，缺乏照片歸檔的控制措施，造成照片檔案丟失。

1.2 照片檔案管理不嚴，制度陳舊

目前，所有公立醫(yī)療機構的檔案室都已建立了照片檔案歸檔制度，但制度尚不完善、不健全，缺少具有指導性和可操作性的實施細則，對照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。同時對管理規(guī)定執(zhí)行不嚴格，缺乏力度，照片檔案想交就交，不想交就不交，對未按規(guī)定移交檔案室的部門和個人沒有采取任何措施，因而導致了檔案室收集照片檔案全。

1.3 照片檔案注重實體管理，利用率不高

當前，醫(yī)療機構的照片檔案存在“重藏輕用”的情況，醫(yī)院對照片檔案的開發(fā)利用重要性認識不足，缺乏主動參與醫(yī)院建設意識，照片檔案的利用面較窄，利用率不高，照片檔案表現(xiàn)為一種靜態(tài)的、封閉的資源，照片檔案工作出現(xiàn)了一種高積累、低附加值的現(xiàn)象，比如當前醫(yī)患關系比較緊張的主要因素是醫(yī)患缺乏溝通，但很少有醫(yī)院會利用照片檔案讓患者了解醫(yī)院，理解醫(yī)生的工作，醫(yī)院利用照片檔案在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮的作用十分有限。

2 加強醫(yī)院照片檔案管理工作的思考

2.1 增強全員照片檔案意識，加強專業(yè)隊伍建設

增強醫(yī)院職工的照片檔案意識是做好醫(yī)院照片檔案管理工作的前提。要組織職工宣傳、貫徹、執(zhí)行《檔案法》《照片檔案管理規(guī)范》《醫(yī)院檔案工作條例》等法律、法規(guī)，普及照片歸檔相關知識；利用各種形式開展宣傳，提高職工的檔案意識和檔案法制觀念；邀請相關人員參加檔案工作會議，使職工了解醫(yī)院照片檔案工作的相關內(nèi)容，從而使全院職工重視在工作中形成的照片檔案，主動做好各種照片檔案的形成、積累和整理工作，共同推進醫(yī)院照片檔案工作發(fā)展。醫(yī)院的檔案管理人員是醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的具體實施者。要將檔案管理人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、晉職晉級等提高檔案管理人員的業(yè)務技能，為照片檔案管理提供人才隊伍保障。同時要對大量形成照片檔案相關部門的工作人員、攝影人員進行專業(yè)知識培訓，明確歸檔范圍，做好不漏歸檔，也不濫歸檔。

2.2 狠抓各項制度落實，確報照片檔案管理質(zhì)量

要改變醫(yī)院照片檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)狀，必須從狠抓制度建設入手，要從照片的收集、歸檔到移交檔案室，制定嚴格的管理制度，進行集中統(tǒng)一的管理。醫(yī)院要改變照片檔案長期保存?zhèn)€人手中或科室內(nèi)的傳統(tǒng)習慣和做法，明確規(guī)定相關部門每年都要將本部門形成的照片即使移交檔案室統(tǒng)一保管。為了確保照片檔案收集齊全完整，可以積極采取多種渠道做好照片檔案的收集工作。每個部門確定一名兼職檔案員，對他們進行業(yè)務培訓，要求他們按照片檔案的收集范圍，如：本院主要職能活動和重要工作成果的照片、醫(yī)院領導和著名人物參加本院有關重大公務活動等的照片隨時收集，并寫清照片的事由、時間、地點、人物、攝影者，分年度類別裝入相冊，待相冊滿后或年終及時移交醫(yī)院的檔案室。檔案室的管理人員對所有照片進行細心篩選，選擇有代表性、有保存價值的照片存檔。同時要完善檔案管理的考核制度，將各部門照片歸檔工作納入科室的年度考核，獎罰分明，確保相關制度真正落實到位。

2.3 提高照片檔案的利用率，服務醫(yī)院的發(fā)展

醫(yī)院照片檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，我們要充分發(fā)揮照片檔案在醫(yī)院各項重大工作中的作用，如醫(yī)院上等級、評優(yōu)創(chuàng)優(yōu)等，除了要有充分的文字外，還必須提供有說服力的照片證明，增強它的可信度。醫(yī)院照片檔案可以從三個方面進行開發(fā)利用：一是用于編撰史志，展示醫(yī)院的文化內(nèi)涵。我區(qū)目前兩家三級乙等醫(yī)院臺州市立醫(yī)院、臺州市中醫(yī)院都編撰了院志，其中收集了大量的新老照片，真實地再現(xiàn)了醫(yī)院的輝煌業(yè)績，生動地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，醫(yī)務人員通過今昔發(fā)展變化記住了走向成功背后的艱難、經(jīng)驗和教訓，也激起了他們對明天前程的拼搏；二是用于醫(yī)院文化建設，營造良好的氛圍。從2012年起，區(qū)衛(wèi)生局每年編印一本椒江衛(wèi)生年終特刊，比如2013年“服務健康、健康服務”的年終特刊就用圖文并茂的形式從數(shù)說、關愛、足跡、展望等四大方面，全方位、多角度地向人們展示了醫(yī)療機構在完善服務機制、延伸服務觸角、創(chuàng)新服務方式、深化服務內(nèi)涵、提升服務質(zhì)量等方面取得的成果，宣傳了衛(wèi)生文化，弘揚了職業(yè)精神，為推動衛(wèi)生事業(yè)又好又快發(fā)展提供強大的精神動利；三是用于臨床教學，提升專業(yè)技術水平。醫(yī)院照片檔案能為臨床教學提供生動的示范教材，如在臨床教學期間，需要利用大量的醫(yī)療照片檔案作教材，在病歷討論時需要提供照片檔案進行手術前、后的對比，提高了感性認識，鞏固了理論知識。

參考文獻

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