醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題與改進

寇延華

醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率很重要，醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案的特點是真實性。它以文字、圖表、聲像等不同載體方式記載基建項目在改建、使用、維修等整個過程中的歷史和狀態(tài)。筆者就醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題和改進的措施談?wù)勛约旱挠^點供大家探討。

一、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

近年來，我國對醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復雜的特點，因而形成的檔案載體種類多、檔案數(shù)量大、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分之一，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設(shè)和事業(yè)不斷發(fā)展服務(wù)。因此，檔案部門在收集檔案時要抓住兩個環(huán)節(jié)：一是收集基建開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同、洽商變更等；二是在交付使用過程中的改建、裝修、設(shè)備安裝等施工過程和結(jié)果的記錄。

二、 基建檔案管理中存在的問題

醫(yī)院基建檔案在其形成過程中存在的問題往往被忽視，對一些數(shù)字的統(tǒng)計整理不夠齊全，一些數(shù)字和報表不夠規(guī)范。這些結(jié)果構(gòu)成的原因主要有以下方面：

1.對檔案管理工作重視不夠。由于醫(yī)院建筑物改變設(shè)計用途不是經(jīng)常施行，因而醫(yī)院往往忽略了基建檔案的管理或是管理不善，導致檔案殘缺不全等現(xiàn)象。

2.檔案管理水平跟不上。在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化管理。檔案管理制度不健全，檔案制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，在執(zhí)行上也存在“軟”現(xiàn)象。

3.檔案專業(yè)人才缺乏，知識結(jié)構(gòu)老化，知識層次低。在工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生。檔案專業(yè)畢業(yè)或者檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)制度，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件制作，用電腦操作并對檔案進行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

三、保證檔案完整準確應采取的措施

1.檔案的工作質(zhì)量關(guān)鍵是領(lǐng)導的重視問題。醫(yī)院施工負責人與施工方應進行了協(xié)調(diào)和核對，并將醫(yī)院檔案管理員的工作納入醫(yī)院的管理制度，納入有關(guān)干部的年終目標考核內(nèi)容，從制度上提升檔案管理的重要性，才能解決檔案不被重視的問題。

2.加強檔案的宣傳教育工作，增強檔案意識。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對檔案工作的態(tài)度，進而引起關(guān)注，取得支持，才使最早一部分遺失的檔案得到補充和完善。

3.建立健全檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等制度。做好基建檔案前期的收集工作力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性。檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程。工程的管理、設(shè)計、技術(shù)人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。

4.醫(yī)院基建檔案應實行集中統(tǒng)一管理。及時歸檔，認真整理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，這也是國家對于各類檔案管理的基本要求。

5.做好檔案資源的開發(fā)利用工作。檔案資源的真正目的是合理的開發(fā)利用，充分發(fā)揮出應有的價值。隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案的利用越來越多，需要提供的信息量越來越大，為不斷推進醫(yī)院檔案工作的開展，檔案工作者應積極開發(fā)檔案信息，開展咨詢服務(wù)，提高檔案工作的效率，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足不同需求者的利用要求，從而達到檔案價值的真正目的。同時，檔案部門可以編制檔案開發(fā)利用的實例面向社會公布從而贏得各級領(lǐng)導和員工支持和信賴，這對檔案工作提供了一個有力的保障。

（作者單位：陜西延長石油（集團）有限責任公司延安煉油廠檔案科）