高校集體戶口管理信息化的建設(shè)與思考

于 越 ，殷宏斌，尹世學(xué)

（1.清華大學(xué) 保衛(wèi)部，北京 100084；2.清華大學(xué) 信息化技術(shù)中心，北京 100084）

隨著改革開放不斷深入，高校傳統(tǒng)的集體戶口管理模式暴露出來越來越多的弊端[1]，近來要求進(jìn)行相應(yīng)戶籍制度進(jìn)行改革的呼聲越來越高。[2]在這種情況下，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，如何實(shí)現(xiàn)信息化戶籍管理，發(fā)揮計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的優(yōu)勢，促進(jìn)管理和決策的科學(xué)化，是一個(gè)值得深入研究和思考的課題。[3]

清華大學(xué)自2007起，啟動(dòng)建設(shè)集體戶口管理系統(tǒng)，相繼建設(shè)了戶籍基本信息管理、遷入、遷出、借用歸還、二代身份證管理、信息服務(wù)等多個(gè)模塊。經(jīng)過多年的建設(shè)，系統(tǒng)功能逐步完整，體系不斷完善，通過提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息服務(wù)使得該系統(tǒng)在戶籍管理和決策支持方面發(fā)揮了重大的作用。

一、信息系統(tǒng)建設(shè)

高校的戶籍管理既是一項(xiàng)繁雜瑣碎、專業(yè)性、政策性很強(qiáng)的基礎(chǔ)工作，也是高校管理及服務(wù)校內(nèi)師生員工的一個(gè)重要組成部分。當(dāng)前集體戶口的戶籍為雙重管理：行政管理權(quán)屬于轄區(qū)派出所，而戶口的相關(guān)紙質(zhì)資料，包括戶口卡、首頁等，其存放和日常使用及管理由學(xué)校戶籍管理部門進(jìn)行。

在傳統(tǒng)的戶籍管理模式下，戶口的遷入、遷出、借用、歸還等大部分工作通過手工進(jìn)行，或通過excel輔助工作。存在著手工操作工作量大、效率低、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差、不能保證數(shù)據(jù)更新和傳遞的及時(shí)性等缺點(diǎn)。戶籍管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，克服了諸多缺點(diǎn)，促進(jìn)了管理和服務(wù)水平的提高[4]。

1.系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

（1）戶口卡片網(wǎng)絡(luò)化：系統(tǒng)首先實(shí)現(xiàn)了對個(gè)人戶籍的完整信息的信息化管理，并將信息通過網(wǎng)絡(luò)，面向集體戶口個(gè)人開放戶口卡片的查詢和信息核對功能，個(gè)人在網(wǎng)頁上可以查詢到與戶口卡信息及版式相同的頁面，這樣，通過信息技術(shù)建立管理部門與個(gè)人的信息反饋機(jī)制，避免個(gè)人信息的錯(cuò)誤狀態(tài)長期存在，給相關(guān)管理帶來損失。網(wǎng)上戶口卡片信息如圖1所示。

圖1 個(gè)人戶口卡片核對

另外，集體戶口人群中很大一部分為本校教職工，他們在住房、教育、社會(huì)保障等過程中，很多時(shí)候要用到集體戶口卡的首頁。以清華大學(xué)為例，一般為多個(gè)部門、幾百人共用一張戶口卡首頁，在相關(guān)業(yè)務(wù)辦理的集中階段，容易出現(xiàn)首頁借用沖突的情況。為此，戶口管理辦公室將首頁掃描到系統(tǒng)中，個(gè)人可以網(wǎng)上查看、打印首頁，持打印件到戶口辦公室蓋章。這樣，既避免了使用沖突，也大大減輕了工作人員查找、登記的工作量。

（2）優(yōu)化管理流程[5]：戶口管理包括戶口的遷入、遷出、借用、歸還等多個(gè)業(yè)務(wù)階段，每階段有相應(yīng)的管理流程。戶籍管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，不是將管理流程簡單的計(jì)算機(jī)化，而是通過分析，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，通過流程的整合、重組、再造，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的更合理分工，促進(jìn)科學(xué)化管理。[6]比如在戶口遷入方面，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與清華數(shù)字迎新系統(tǒng)的實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)接口；在戶口遷出方面，與就業(yè)中心分工合作，與將遷移證的發(fā)放與派遣證合并，減輕了部門的工作量，去繁就簡，也減少了畢業(yè)生手續(xù)辦理的環(huán)節(jié)，提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，管理也更為科學(xué)；在戶口借用業(yè)務(wù)上，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)預(yù)約，學(xué)生可以不必到院系開介紹信，受到了學(xué)生的歡迎和好評。

（3）建設(shè)管理平臺(tái)：建設(shè)了綜合的戶籍管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)戶籍管理全過程的信息化，包括戶口和身份證管理兩個(gè)部分。相關(guān)各項(xiàng)主要業(yè)務(wù)均通過系統(tǒng)進(jìn)行，功能主要包括戶口遷入、日常管理、身份證管理、戶口遷出、查詢統(tǒng)計(jì)、信息服務(wù)等多個(gè)模塊，并根據(jù)戶籍管理的特點(diǎn)，支持戶口的批量遷入遷出、日常遷入遷出、戶口異動(dòng)、戶口借出歸還、日常辦公等業(yè)務(wù)。不但保證了這些業(yè)務(wù)的有序辦理，而且在學(xué)校范圍實(shí)現(xiàn)了與教職工、學(xué)生等信息的共享。系統(tǒng)還與中關(guān)村派出所相關(guān)戶籍管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)交換接口，從源頭上保證了戶籍信息的準(zhǔn)確性、完整性和更新及時(shí)性。

2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)模型

在系統(tǒng)在功能模塊逐步完整、完善的同時(shí)，系統(tǒng)更加注重于為各類用戶提供服務(wù)。集體戶口管理系統(tǒng)與清華大學(xué)人事系統(tǒng)、學(xué)生系統(tǒng)、迎新系統(tǒng)、離校系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享。在外延方面，實(shí)現(xiàn)與公安戶籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口。從而支持各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理過程。集體戶口管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型如圖2所示。

圖2 集體戶口管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)模型圖

3.系統(tǒng)建設(shè)成果

清華大學(xué)戶籍管理系統(tǒng)的建設(shè)，體現(xiàn)了管理公開和以人為本的理念，實(shí)現(xiàn)管理流程透明化，使教職工和學(xué)生可以充分了解了集體戶口管理的手續(xù)辦理過程，減少了工作過程中不必要的誤解和矛盾，集體戶口人員可以對管理進(jìn)行有效的監(jiān)督。加強(qiáng)了面向教職工和學(xué)生個(gè)人的服務(wù)，深化服務(wù)內(nèi)容，提高服務(wù)水平。

（1）面向管理部門工作人員：提供業(yè)務(wù)工作平臺(tái)，通過戶口管理業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和優(yōu)化，使工作人員從繁重的日常重復(fù)性工作中解放出來，實(shí)現(xiàn)了合理的分工；通過與校內(nèi)外其他部門的系統(tǒng)接口和信息共享，工作人員只需要在系統(tǒng)中維護(hù)戶籍的必須信息，而人員的基本信息、戶籍的大部分信息，都可以從其他部門獲得，在業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次采集，重復(fù)使用，避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，既減輕了工作人員的工作量，也減少錯(cuò)誤的產(chǎn)生，提高了管理效率；通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，工作人員可以預(yù)見性的對主要業(yè)務(wù)的工作量進(jìn)行預(yù)估，對容易發(fā)生工作失誤的環(huán)節(jié)，做到心中有數(shù)，提前預(yù)警，提高了個(gè)人的工作效率。[7]

（2）面向全校師生：通過流程優(yōu)化，減輕個(gè)人辦理業(yè)務(wù)的強(qiáng)度。在戶口的遷入時(shí)，系統(tǒng)與迎新系統(tǒng)向結(jié)合，使不需要遷移戶口的學(xué)生直接通過此項(xiàng)手續(xù)；在戶口的遷出時(shí)，與派遣證的發(fā)放相結(jié)合，使兩個(gè)手續(xù)集中辦理，學(xué)生不需要跑腿的手續(xù)不跑，減少排隊(duì)；在戶口借用時(shí)，通過網(wǎng)上預(yù)約，避免學(xué)生需要先到院系開介紹信的麻煩。另外，對于常見問題，如集體戶口的管理辦法、戶口遷入、遷出過程等，系統(tǒng)通過信息發(fā)布，個(gè)人可以隨時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上查詢，避免學(xué)生辦理手續(xù)的盲目性。圖3是戶籍業(yè)務(wù)手續(xù)辦理說明示意圖。

（3）面向各級領(lǐng)導(dǎo)：系統(tǒng)不但涵蓋了個(gè)人戶籍的各項(xiàng)信息，也從人事處、教務(wù)處等其他的業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)中共享信息，實(shí)現(xiàn)跨部門的信息整合和利用；另外，在時(shí)間上，系統(tǒng)存儲(chǔ)了歷年來戶籍相關(guān)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)從以上兩個(gè)維度，為相關(guān)各級領(lǐng)導(dǎo)提供信息的綜合查詢和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，通過數(shù)據(jù)的趨勢分析和對比，協(xié)助管理人員思考、發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)的工作規(guī)律，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策。

圖3 戶籍業(yè)務(wù)手續(xù)辦理說明

二、系統(tǒng)應(yīng)用情況

通過系統(tǒng)的應(yīng)用，支持了清華大學(xué)每年約1.1萬人次的戶籍變動(dòng)，直接和輔助支持了每的日常查詢、借用、開具各類證明、辦理身份證等服務(wù)達(dá)3.5萬人次。信息的網(wǎng)上發(fā)布、核對、業(yè)務(wù)辦理功能的開通，還大大緩解了日益嚴(yán)重的學(xué)生集體戶口積壓現(xiàn)象。[8]業(yè)務(wù)辦理的速度也大大提高，如以往新生落戶一般需要4-5個(gè)月的時(shí)間，而在系統(tǒng)應(yīng)用后，時(shí)間縮短至兩個(gè)月，顯著提高了工作效率。

三、展望

雖然集體戶口管理系統(tǒng)在清華大學(xué)的應(yīng)用取得了良好的效果，但是在高校擴(kuò)招、人戶分離、多樣化的用工形式等現(xiàn)象不斷涌現(xiàn)的背景下，[9]管理在不斷改革和深入，相應(yīng)的，也需要現(xiàn)有信息化集體戶口管理進(jìn)行必要的改進(jìn)和完善，尤其是公安系統(tǒng)常住人口的網(wǎng)上戶籍遷移等工作的逐步落實(shí)，實(shí)現(xiàn)在全國范圍內(nèi)的公安戶籍聯(lián)網(wǎng)工程任重道遠(yuǎn)。[10]總之，高校集體戶口信息系統(tǒng)建設(shè)面臨很多新的需求和挑戰(zhàn)，只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善，才能保障和促進(jìn)學(xué)校管理和服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。

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