淺談如何做好大型學術會議會務工作

湯茂買

摘 要：會議這種社會活動由來已久，是自有人類以來就存在的一種社會現象。在當今社會，會議是領導機構進行決策和管理、實現領導職能的一種重要方式。會務工作是一項復雜的系統工作，也是各單位辦公室工作的一項重要職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的差錯，造成不良影響。會務工作，特別是大型學術會議的會務工作量非常繁重，這就要求負責會務工作的同志務必要做到在縱向上服從上一級領導的協調和指揮，保持信息和通訊的絕對暢通；在橫向上務必做到分工明確，事無巨細地落實每一個細節(jié)，盡職盡責，在完成個人本職工作的同時注意靈活處理突發(fā)事件和進行補位。會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果。

關鍵詞：大型學術會議；會務工作；計劃

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）19-0192-04

一、會前準備工作

會議的重點是計劃性要好，就是要做好前期的準備工作。會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否，體現著主辦單位的辦會水平。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%左右?？梢哉f，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是大型學術會議成功的前提。因此，必須以高度的責任感做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括制定會議計劃、組建會務班子、準備會議材料、安排會議后勤保障和布置會場等方面的工作。

（一）制訂會議計劃

第一步是擬定會議計劃。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議計劃通常是由決策層，如大會主席團、秘書長會議等議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。這些都確定好之后即可發(fā)出會議通知，通知內容包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍等。

（二）組建會務班子

第二步是組建會務班子。有些會議的規(guī)模相對較大，持續(xù)時間也較長，因此會有相當繁雜的會前籌備事項。這就需要事先成立一個籌備委員會來負責會議的所有籌備工作?；I備委員會是一個對會議整體負責的領導機構，通常由主辦單位的成員構成。一般可以根據會議的規(guī)模、議程等情況成立籌備委員會（或領導小組），可以由一名主要領導任主任，分管領導任副主任，會議相關職能部門主要負責人為成員，在籌備委員會（領導小組）下再建立子工作組，一般可設秘書組、接待組、宣傳報道組、后勤保障組（除接待之外的安全保衛(wèi)、水電等）等，各組確定人員，明確分工，層層負責，并定期碰頭交流工作進展。具體為下列圖解（見下頁表1）：

在秘書處的工作范圍中，日程安排要詳細，方便與會人員，分發(fā)到每個參會人員手中，使大家一目了然（下頁表2為會議日程表）。

在接待小組的工作范圍中，貴賓的接送與接待是重中之重，所以要把接送工作做細、做實。負責整個會務工作的負責人要掌握整體形勢的變化，清楚每一位貴賓的行程變化，及時更改接待表格，迅速通知各相關小組和各駐點的工作人員，告之貴賓行程的變化，以便各點做出安排的更新（P194表3為接送貴賓詳細安排表）。

在各個駐點都要詳細安排人員負責相關服務工作，責任到人（P194表4為各駐點詳細安排）。

（三）準備會議資料

會前籌備的第三步是準備會議資料。會議資料包括領導資料、來賓資料、會務資料和溝通資料。有的會議還要編印交流發(fā)言材料匯編，印發(fā)領導講話稿等。整個會議在開始前的一段時間，秘書處要準備好邀請工作（回執(zhí)、專家名單、行程）、大會開閉幕式議程（領導主持發(fā)言）、大會主題報告議程、會議指南制作等方面的工作，要做到全面、具體。

（四）準備會議后勤保障

有些全國性會議、國際性大會規(guī)模較大，需連續(xù)召開幾天，并且有外地同志、甚至有外賓參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。要根據出席會議的名額，提前編訂住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領導和年老體弱的同志應予以適當的照顧。會議期間的安保、出行、飲食要有專人負責，并事先做好安排。同時，根據會議規(guī)模擬定會議預算，經過會議領導小組同意后執(zhí)行。

（五）精心布置會場

會場是會議的重要場所，要根據會議的性質與規(guī)模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，主要應注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一些附屬設施。由于會議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現會議氣氛。一般包括：

1.懸掛會標、徽記、旗幟、主會場和分會場門牌及指示牌等。

2.設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。

3.確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明了。

4.保證照明、通風、投影、錄像、空調設備齊全、有效。

5.擺放適量花卉。

6.做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。

7.場外彩虹門、氫氣球、歡迎標語、紅地毯、花卉等。

8.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會議期間服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前數小時到達會場，反復多次檢查會場準備情況，做好會議材料分發(fā)，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等方面的工作。

（一）簽到與引導

簽到是指與會人員進入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續(xù)。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發(fā)言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。

（二）組織會議進行endprint

注意維持好會場秩序，會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機或調到振動狀態(tài)，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。在會議進行時，會務人員要按照會議議程做好服務工作，注意安排會議發(fā)言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議有關決議文件等。這其中主要是一些服務和保障性工作，該工作要求會務人員要了解會議內容，熟悉會議流程，領悟會議精神，關鍵是要做到細致入微，有條不紊，特別注意各種突發(fā)情況。

（三）搞好后勤保障

會中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應，要準備必要的紙張、鉛筆等，以備臨時取用。會議期間的考察、合影等活動也要精心組織好。根據需要有些會議還要準備簡約的會議紀念品。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的其他合理要求也應盡可能給予滿足，做到熱情周到。

會中階段，會務人員除了主要進行各種服務工作外，還要接受會中反饋信息，及時處理各種突發(fā)狀況。要求會務人員必須具備良好的政治素質、較強的應變能力和高度的責任感。

三、會后總結工作

會議日程的主要內容進行完畢后，標志著會議基本結束。但會務工作并不意味著就此結束，而是由會中服務階段轉入會后總結階段。會議有效性的20%是會后落實。該階段的工作任務仍很繁重，需認真地完成，做到“善始善終”。會后總結工作主要包括送別會議代表，會場的善后工作，整理會議文件以及會務總結反饋。

（一）送別參會代表

與會人員的車票或機票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。

（二）會場整理善后

要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余會議材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；與酒店結算費用等。

（三）及時做好新聞報道

將本次會議的意義、內容等相關情況及時通過網站、報紙等多種途徑予以報道，宣傳會議的影響，從而達到召開此次會議的相關效果。

（四）整理會議文件

整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發(fā)的文件，會議期間產生的文件和會后產生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。

（五）經費總結

根據會議預算整理會議的各種花銷，結算相關賬目經相關領導同意后向財務部門報銷等。

（六）會務總結反饋

會后總結工作的重點是會務總結反饋。上述工作都完成后，要對本次會議工作進行一次認真的總結，肯定成績，分析不足，表揚相關會務工作人員，向支持會議工作的有關部門表示感謝，布置會議精神貫徹執(zhí)行情況的檢查、反饋工作。通過會議工作總結，積累會議工作經驗，提高會務人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協同合作的良好作風。

四、結束語

現代社會是一個充滿變革、創(chuàng)新的社會，會議作為一種社會現象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。要想開好大會，會務工作起著至關重要的作用。成功的會務安排，會使會議開得圓滿成功。反之，則會使會議達不到預定的效果。因此，會務工作的相關理論和實踐技巧，是所有會議組織者、參與者必須熟知、掌握的一門科學和能力。

參考文獻：

[1] 雷洋.淺談如何做好會務工作[EB/OL].http：//wenku.baidu.com.

[2] 黃立新.會議與會務工作[M].北京：高等教育出版社，2011.

[3] 張麗琍.秘書會務工作與實訓[M].北京：中國人民大學出版社，2009.

[責任編輯 安世友]endprint