淺析數(shù)字化轉(zhuǎn)型中容易忽略的幾個(gè)業(yè)務(wù)流程問(wèn)題

在傳統(tǒng)出版向數(shù)字出版轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，企業(yè)戰(zhàn)略、數(shù)字產(chǎn)品、商業(yè)模式和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)往往會(huì)成為關(guān)注的焦點(diǎn)，一些最基本的工作卻會(huì)被忽視或漠視，其中就包括本文談到的傳統(tǒng)出版流程的優(yōu)化和改造。

筆者不想從宏觀的層面上去談數(shù)字出版流程，因?yàn)檎w的流程設(shè)計(jì)或流程再造顯然是頂層設(shè)計(jì)的問(wèn)題，真正實(shí)施起來(lái)不僅需要周密的規(guī)劃和強(qiáng)力的推動(dòng)，而且周期也會(huì)比較長(zhǎng)?；谧约旱墓ぷ鲗?shí)踐和對(duì)行業(yè)現(xiàn)狀的認(rèn)知，筆者認(rèn)為不妨從小處著眼，從微觀切入，通對(duì)現(xiàn)有流程的調(diào)整和優(yōu)化，為數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定必要的基礎(chǔ)。

一、數(shù)字化內(nèi)容資源的存檔

筆者認(rèn)為，無(wú)論學(xué)界如何爭(zhēng)論，對(duì)于出版社來(lái)說(shuō)，內(nèi)容始終為王，出版社提供給用戶(hù)的無(wú)論是產(chǎn)品還是服務(wù)，都離不開(kāi)自己現(xiàn)有的內(nèi)容資源或能夠組織、把控和調(diào)動(dòng)的內(nèi)容資源。雖然內(nèi)容資源的重要性不言而喻，但筆者發(fā)現(xiàn)，真正能夠把數(shù)字化內(nèi)容資源的存檔工作做到位的出版社其實(shí)并不多。

內(nèi)容資源的存檔涉及內(nèi)容、管理兩個(gè)層面的問(wèn)題。

從內(nèi)容本身來(lái)看，存檔就涉及內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、關(guān)聯(lián)性、及時(shí)性和可追溯性。所謂完整性，是指出版物相關(guān)的文件已收集齊全，比如封面、正文、版權(quán)頁(yè)、配套音頻、配套視頻、插圖、字體、營(yíng)銷(xiāo)文件等。所謂準(zhǔn)確性，是指上述文件必須是相應(yīng)版本的最終文件。所謂關(guān)聯(lián)性，是指要在上述文件之間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系（文件夾、一書(shū)一檔、內(nèi)容資源采集工具）。所謂及時(shí)性，是指上述文件要在最終定稿的第一時(shí)間提交存檔。所謂可追溯性，是指當(dāng)出現(xiàn)內(nèi)容修訂時(shí)，要能夠追溯到與所修訂內(nèi)容相關(guān)的所有文件，進(jìn)而完成必要的修正后重新存檔。

從管理的角度來(lái)看，內(nèi)容資源的存檔與出版社內(nèi)部的許多部門(mén)息息相關(guān)，其中就包括編輯部、總編室、設(shè)計(jì)排版部、印制出版部、內(nèi)容資源管理部、數(shù)字產(chǎn)品制作部和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部。責(zé)任編輯需要對(duì)內(nèi)容本身負(fù)責(zé)；總編室需要協(xié)調(diào)年度/月度選題計(jì)劃；設(shè)計(jì)排版部需要管理社內(nèi)外的美編和排版人員，并擬定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)；印制出版部需要協(xié)調(diào)內(nèi)容修訂的環(huán)節(jié)把控；內(nèi)容資源管理部需要收集和審核需要存檔的內(nèi)容資源；數(shù)字產(chǎn)品制作部需要提出數(shù)字產(chǎn)品所需的內(nèi)容資源及具體要求；市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部需要針對(duì)不同的分銷(xiāo)渠道提出對(duì)營(yíng)銷(xiāo)數(shù)據(jù)和營(yíng)銷(xiāo)文件的具體要求。

由此可見(jiàn)，數(shù)字化內(nèi)容資源的存檔工作的確比較復(fù)雜，無(wú)論是哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，可能都會(huì)帶來(lái)諸多麻煩。出版社應(yīng)高度重視內(nèi)容資源的全流程管理，力求統(tǒng)一流程、明確邊界、界定責(zé)權(quán)，否則必然會(huì)出現(xiàn)流程不暢、效率低下和重復(fù)返工的現(xiàn)象。

以下6個(gè)問(wèn)題或許有助于給出版社敲響警鐘：

1.排版廠提交文件的周期和結(jié)賬周期分別是多久？（3個(gè)月是否太長(zhǎng)了？）

2.在哪里可以看到全社每月的選題信息和每月已出版新書(shū)的信息？（信息是否不透明？）

3.如果市場(chǎng)人員需要一本圖書(shū)第三章和第六章的無(wú)角線(xiàn)PDF文件，他如何才能得到？多久才能得到？（是否能提前溝通而不是每次都說(shuō)急用？）

4.責(zé)任編輯是否有權(quán)直接找印刷廠更換用于印刷的膠片？（換掉后數(shù)字內(nèi)容的更正誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)？）

5.社里決定在微信平臺(tái)開(kāi)設(shè)微店，微店所需的封面圖片和書(shū)目信息是否需要編輯參與提供？此前在為三大電商提供相關(guān)信息時(shí)，編輯是否已經(jīng)參與過(guò)？（編輯到底要填多少種表格？）

6.數(shù)字編輯是否要從PDF中復(fù)制文本出來(lái)用于網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的制作？（誰(shuí)把數(shù)字編輯變成搬運(yùn)工？）

二、電子樣書(shū)和營(yíng)銷(xiāo)文件的制作

隨著出版社宣傳渠道和分銷(xiāo)渠道的多元化，無(wú)論是紙質(zhì)書(shū)還是電子書(shū)，都會(huì)涉及電子樣書(shū)制作的問(wèn)題。移動(dòng)運(yùn)營(yíng)商閱讀基地、三大電商平臺(tái)、微店、淘寶旗艦店、版權(quán)輸出，全部都離不開(kāi)樣書(shū)的制作，而且每一個(gè)渠道對(duì)樣書(shū)的要求可能都各不相同。在出版社內(nèi)部，這些需求的發(fā)起方很可能是銷(xiāo)售部、市場(chǎng)部和國(guó)際部，而不是編輯部或內(nèi)容資源管理部，但電子樣書(shū)的制作工作卻跟這兩類(lèi)部門(mén)密切相關(guān)。就筆者觀察，由于缺乏前期的溝通和對(duì)彼此的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容及工作環(huán)節(jié)缺乏了解，需求部門(mén)與樣書(shū)的制作部門(mén)往往會(huì)相互埋怨，結(jié)果造成電子樣書(shū)無(wú)法按時(shí)完成制作。

事實(shí)上，電子樣書(shū)的制作完全可以變被動(dòng)為主動(dòng)，社里應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)一起坐下來(lái)認(rèn)真梳理一下整個(gè)流程，思考以下問(wèn)題：

1.各個(gè)渠道的需求有哪些共性和個(gè)性？（列出對(duì)比表）

2.樣書(shū)到底由哪些要素組成，如何做出不同的模板？ （封面、版權(quán)頁(yè)、目錄、精彩章節(jié)、封底）

3.每個(gè)要素在出版社內(nèi)部的哪個(gè)環(huán)節(jié)完成效率最高？（應(yīng)明確節(jié)點(diǎn)和責(zé)任）

4.如果要在這個(gè)環(huán)節(jié)完成，需要對(duì)現(xiàn)有的工作做何調(diào)整？（應(yīng)就優(yōu)化措施達(dá)成一致意見(jiàn)，比如美編不能僅提供全封文件、版權(quán)頁(yè)必須存檔PDF文件、目錄必須要有純文本格式、編輯在圖書(shū)付印時(shí)必須明確精彩樣章的具體頁(yè)碼等）

只要能夠真正找到這些問(wèn)題的答案，不僅可以確保電子樣書(shū)及時(shí)有效完成制作，而且還能夠同時(shí)做好相關(guān)的營(yíng)銷(xiāo)數(shù)據(jù)和營(yíng)銷(xiāo)文件。就筆者了解，很多出版暢銷(xiāo)書(shū)的民營(yíng)文化公司都會(huì)要求自己的責(zé)任編輯在圖書(shū)付印前必須制作一個(gè)WORD版本的選題信息單，并在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)指定位置共享，此信息單的內(nèi)容可用于圖書(shū)的預(yù)售，而且在所有分銷(xiāo)渠道宣傳時(shí)，都統(tǒng)一使用此信息單中提供的數(shù)據(jù)和內(nèi)容，這顯然是一種行之有效的辦法。

三、版權(quán)頁(yè)的制作

版權(quán)頁(yè)的組成要素包括版權(quán)歸屬信息；圖書(shū)在版編目（CIP）數(shù)據(jù)；出版者、發(fā)行者和印刷者的名稱(chēng)及地點(diǎn)；開(kāi)本、印張和字?jǐn)?shù)；出版年月、版次、印次和印數(shù)；統(tǒng)一書(shū)號(hào)和定價(jià)，等等。在出版社內(nèi)，通常要由責(zé)任編輯負(fù)責(zé)核對(duì)版權(quán)頁(yè)上所有的信息，在圖書(shū)付印前，版權(quán)頁(yè)也要通過(guò)質(zhì)量管理部門(mén)的審核，有些出版社甚至?xí)筘?zé)任編輯、編輯部主任、質(zhì)量管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人和版權(quán)頁(yè)的排版人員、印制人員在版權(quán)頁(yè)上簽字。為了這個(gè)小小的版權(quán)頁(yè)，責(zé)任編輯不知道要在各個(gè)部門(mén)之間奔波多少趟，其間的辛苦可能只有自己知道。

事實(shí)上，只要把出版社內(nèi)部的流程和分工做一些小的調(diào)整，就可以大大提升版權(quán)頁(yè)的制作效率，從而顯著降低編輯人員及其他相關(guān)人員的工作量。

首先，版權(quán)頁(yè)上的這些要素及其字體、位置等都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求。

其次，所有的信息基本可以劃分為幾大區(qū)域，而且每一區(qū)域都能找到相應(yīng)的歸口負(fù)責(zé)部門(mén)或人員。比如：引進(jìn)版權(quán)圖書(shū)的版權(quán)聲明可由國(guó)際部負(fù)責(zé)；圖書(shū)在版編目（CIP）數(shù)據(jù)可由總編室負(fù)責(zé)；出版者、發(fā)行者和印刷者的名稱(chēng)及地點(diǎn)，開(kāi)本、印張和字?jǐn)?shù)以及出版年月、版次、印次和印數(shù)可由出版印制部門(mén)負(fù)責(zé)；書(shū)名、統(tǒng)一書(shū)號(hào)和定價(jià)可由責(zé)任編輯負(fù)責(zé)。

再次，出版社內(nèi)部顯然有常用的圖書(shū)開(kāi)本，異型開(kāi)本必定是少數(shù)，這意味著大部分圖書(shū)的版權(quán)頁(yè)版式都是比較規(guī)范的，換句話(huà)說(shuō)，都是可以設(shè)計(jì)出固定模板的。

最后，版權(quán)頁(yè)上的所有信息都有比較明確的確定時(shí)間，而且能夠理出先后順序。

由此可見(jiàn)，只要在出版社內(nèi)部做一個(gè)簡(jiǎn)單的流程管理程序（可以依托ERP、協(xié)同編輯平臺(tái)或者自動(dòng)化辦公系統(tǒng)），配置好流程節(jié)點(diǎn)和每個(gè)節(jié)點(diǎn)的角色及權(quán)限，就可以讓所有的信息都通過(guò)在線(xiàn)的系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，所有的簽字確認(rèn)在線(xiàn)完成。同時(shí)在出版社內(nèi)部設(shè)計(jì)出常用的版權(quán)頁(yè)版式模板，在所有的信息確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)入排版環(huán)節(jié)，完成排版的同時(shí)輸出PDF文件，一則方便責(zé)任編輯最終核對(duì)所有信息后提交付印，再則也為后續(xù)制作電子書(shū)及對(duì)外授權(quán)合同的簽署奠定基礎(chǔ)。

四、內(nèi)容資源的版權(quán)管理及積累自有版權(quán)內(nèi)容資源的UGC模式

其實(shí)出版社的人都很清楚，自己擁有版權(quán)的內(nèi)容資源比較有限，如果僅就數(shù)字出版而言，出版社能夠調(diào)用的資源更是少之又少。不過(guò)，這倒不是說(shuō)出版社就無(wú)法去做數(shù)字出版物了。至少在目前看來(lái)，出版社還有兩大優(yōu)勢(shì)存在，一是歷史及現(xiàn)有紙質(zhì)出版物的作者通常愿意讓出版社代為行使自己所創(chuàng)作作品的信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)，二是出版社可以依托掌握的作者資源為特定的用戶(hù)和市場(chǎng)定制內(nèi)容，這一點(diǎn)在專(zhuān)業(yè)和教育出版領(lǐng)域表現(xiàn)得更為突出。為了充分發(fā)揮這兩大優(yōu)勢(shì)，出版社可以去做兩件事情。

首先，對(duì)現(xiàn)有內(nèi)容資源的版權(quán)問(wèn)題進(jìn)行一次全面的梳理，明確自己擁有或者可以代理哪些產(chǎn)品的哪些權(quán)利，哪些產(chǎn)品的哪些權(quán)利是需要盡快去跟作者溝通的，哪些產(chǎn)品是肯定不能用于數(shù)字化產(chǎn)品的，哪些產(chǎn)品的哪些權(quán)利已經(jīng)授予了哪些公司。出版社可以建立自己的合同管理系統(tǒng)和版權(quán)管理系統(tǒng)，針對(duì)每一種內(nèi)容資源標(biāo)注以下最基本的屬性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)容資源版權(quán)的全流程管理：

·來(lái)源產(chǎn)品合同號(hào)

·版權(quán)類(lèi)型

·（共有）版權(quán)方名稱(chēng)

·已獲得授權(quán)項(xiàng)

—授權(quán)時(shí)間

—授權(quán)地區(qū)

—授權(quán)版本

—版稅結(jié)算方法

—是否有轉(zhuǎn)授權(quán)權(quán)利

·對(duì)外授權(quán)情況

—授權(quán)時(shí)間

—授權(quán)地區(qū)

—授權(quán)版本

—版稅結(jié)算方法

如果這些內(nèi)容資源還有可能去做衍生產(chǎn)品和周邊產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)，需要標(biāo)注的版權(quán)屬性就要更加詳細(xì)了。

其次，出版社應(yīng)基于市場(chǎng)需求，對(duì)未來(lái)的內(nèi)容資源開(kāi)發(fā)進(jìn)行前瞻性地規(guī)劃，很多有明確需求的碎片化資源完全可以充分利用草根精英的力量，內(nèi)部策劃，委托創(chuàng)作，進(jìn)而把這些內(nèi)容的版權(quán)牢牢把控在自己手中。換句話(huà)說(shuō)，就是要設(shè)計(jì)一個(gè)簡(jiǎn)單的流程，基于UGC（用戶(hù)生成內(nèi)容）模式快速積累自有版權(quán)的內(nèi)容資源。

下面是來(lái)自speak2me網(wǎng)站的一個(gè)例子，這是一個(gè)很簡(jiǎn)單的聽(tīng)力課程，課程的基本信息如下：

課程的主要頁(yè)面如下：

[摘要]數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)已成為傳統(tǒng)出版社改革的熱點(diǎn)，這不僅僅是針對(duì)數(shù)字產(chǎn)品和服務(wù)而言，在數(shù)字化時(shí)代，即便是傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書(shū)出版也同樣面臨諸多的數(shù)字化問(wèn)題，比如紙質(zhì)書(shū)生產(chǎn)流程的數(shù)字化、紙質(zhì)書(shū)營(yíng)銷(xiāo)渠道的數(shù)字化等，如果這些問(wèn)題不能得到很好的解決，整個(gè)出版社的轉(zhuǎn)型升級(jí)就會(huì)舉步維艱。本文從數(shù)字化內(nèi)容資源的存檔、電子樣書(shū)和營(yíng)銷(xiāo)文件的制作、版權(quán)頁(yè)的制作、內(nèi)容資源的版權(quán)管理，以及積累自有版權(quán)內(nèi)容資源的UGC模式四個(gè)方面，探討如何對(duì)傳統(tǒng)的出版流程進(jìn)行優(yōu)化和數(shù)字化改造。

[關(guān)鍵詞]存檔；數(shù)字化；版權(quán)頁(yè)；UGC；電子樣書(shū)；版權(quán)

[作者簡(jiǎn)介]路本福，外語(yǔ)教學(xué)與研究出版社。

我們從頁(yè)面上可以看出課程主要由幾個(gè)部分組成：幾段（限定字?jǐn)?shù)和難度級(jí)別的）英文、中文譯文、由外籍人士朗讀的英文語(yǔ)音、詞匯表。其實(shí)，這個(gè)課程后面還有練習(xí)部分和社區(qū)分享部分。很顯然，類(lèi)似這樣的課程并不需要專(zhuān)家或者大牌作者制作，由于設(shè)定了固定的模板，完全可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方式讓有意愿的用戶(hù)自動(dòng)上傳內(nèi)容，經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的審核和編輯加工后就可以成為一個(gè)完整的微課。出版社如果要針對(duì)特定的用戶(hù)推出微課產(chǎn)品，完全可以照搬這種UGC模式，設(shè)計(jì)一個(gè)基于Web的采集流程即可快速積累大量?jī)?nèi)容資源。

以上僅僅列出了幾個(gè)比較常見(jiàn)的流程問(wèn)題，實(shí)際上，出版社內(nèi)部并不是沒(méi)有流程，而是流程尚處于自發(fā)狀態(tài)。很多人都在日復(fù)一日地做同樣的工作，但卻很少有人思考某件事情在社內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)的整個(gè)流程是什么，很少有人把這個(gè)流程記錄下來(lái)并加以研究分析。關(guān)于流程的優(yōu)化和改造，有很多專(zhuān)業(yè)的理論和方法，在此，筆者推薦一個(gè)簡(jiǎn)單有效的模型，即GROW模型。見(jiàn)下圖。

GROW是成長(zhǎng)的意思，該模型由目標(biāo)、現(xiàn)狀、可選方案和意愿四個(gè)部分組成，是一個(gè)循環(huán)往復(fù)的過(guò)程。

無(wú)論面臨的是什么樣的流程問(wèn)題，只要能按照這個(gè)模型去思考，就不難發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，進(jìn)而找出可能的改進(jìn)方法，并最終確定如何去優(yōu)化當(dāng)前的流程。

有人說(shuō)，流程是一個(gè)組織管理體系的血脈，如果血液流通不暢，組織一定會(huì)運(yùn)行不暢。在傳統(tǒng)出版社向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的今天，如果我們不能從根本上解決好流程問(wèn)題，那么我們的轉(zhuǎn)型必將效率低下、舉步維艱。