事業(yè)單位存貨管理問題與解決方案

趙梅雅

摘 要：事業(yè)單位的存貨是指事業(yè)單位在開展業(yè)務(wù)活動及其他活動中耗用或為了銷售而儲備的資產(chǎn)，包括存貨、燃料、包裝物和低值易耗品等。由于事業(yè)單位的財務(wù)管理與企業(yè)的有所不同，因此在資產(chǎn)的管理方面，尤其是存貨管理的力度和措施方面有很大區(qū)別，容易出現(xiàn)管理上的問題。通過了解事業(yè)單位存貨管理的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位存貨管理管理存在問題，提出對策建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；存貨；管理制度

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）24-0119-02

針對事業(yè)單位的收入和支出存在配比關(guān)系不嚴(yán)格的現(xiàn)象，只進行收支結(jié)余核算不進行盈虧核算和相關(guān)的成本核算，導(dǎo)致了在現(xiàn)實工作中許多事業(yè)單位的管理人員不重視存貨成本和實物資產(chǎn)的管理和核算，甚至違紀(jì)違規(guī)等舞弊行為時有發(fā)生。存貨管理作為衡量事業(yè)單位管理水平的一項重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理效率的高低對單位的財務(wù)狀況有很大的影響。因此加強存貨的控制、規(guī)劃、核算，對提高單位管理水平，加快資金周轉(zhuǎn)，提高財政資金及預(yù)算外資金使用效率，減少財務(wù)漏洞具有十分重要的意義。

一、事業(yè)單位存貨管理的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位的存貨與企業(yè)的存貨不同

事業(yè)單位會計制度規(guī)定，存貨是指事業(yè)單位在開展業(yè)務(wù)活動及其他活動中耗用或為了銷售而儲備的資產(chǎn)，包括材料、燃料、包裝物和低值易耗品等。事業(yè)單位隨買隨用的低值易耗品可以在購進時直接作為支出列支，但對大宗材料或批量較大的存貨采購沒嚴(yán)格要求規(guī)定通過存貨科目核算入賬。實際業(yè)務(wù)操作中，大多數(shù)事業(yè)單位對大批、大宗購置的存貨也采用這種“以報列支”的方法。存貨的日常核算采用實際成本法核算。

企業(yè)會計準(zhǔn)則規(guī)定，存貨是指企業(yè)在日常生活中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料或物料等。存貨最基本的特征是企業(yè)持有存貨的最終目的是為了出售（無論是可直接供出售，還是經(jīng)過進一步加工后才能出售）而不是自用。存貨主要包括各類材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品以及包裝物、低值易耗品、委托代銷商品等。存貨日賬核算可以按實際成本核算，也可以按計劃成本核算。

通過以上分析，事業(yè)單位與企業(yè)在存貨購置目的及核算上存在著較大差異，首先事業(yè)單位對存貨采購是為了保障業(yè)務(wù)活動或其他活動的正常運作，其核算方法較為簡單，設(shè)置的存貨明細(xì)賬僅作輔助賬備查之用。企業(yè)購置存貨目的是為了提供勞務(wù)或出售商品獲取利潤，其有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇尕浐怂阋?。企業(yè)必須設(shè)置分類清晰的存貨明細(xì)賬，作為當(dāng)期成本費用消耗法律依據(jù)；其次，事業(yè)單位存貨計價必須是實際成本法核算，企業(yè)卻可根據(jù)經(jīng)營規(guī)模大小還可選擇計劃成本法核算，相比較之下事業(yè)單位在核算選擇方法上較為窄小。

（二）長期不進行存貨的盤點，處置隨意性

沒有定期進行存貨的盤點、隨意處置存貨的情況會時有發(fā)生。長期以來事業(yè)單位并沒有形成完整的存貨盤點制度，或者有制度并沒有很好地執(zhí)行。偶爾根據(jù)主管部門要求為應(yīng)付檢查也會作一定的盤點，但清查中出現(xiàn)的一系列問題既沒有重視，也未解決。由于沒有制度化的盤點，對存貨的實際情況不甚了解，各部門隨意采購、擅自處理存貨的情況還時有發(fā)生，有的無償贈送，甚至?xí)霈F(xiàn)拿回家用或落入個人手中，從而造成不必要的損失。有些單位每年財政下達(dá)給該單位預(yù)算指標(biāo)之后，為了完成當(dāng)年工作業(yè)務(wù)，不論單位存貨庫存量多少，只要有預(yù)算采購內(nèi)容，仍隨意繼續(xù)采購，導(dǎo)致財政資金浪費。其次，各項支出對于存貨核算并沒有設(shè)置存貨明細(xì)賬，沒有專門的倉庫和專人保管，以至于在盤點上增加難度，盤點的結(jié)果也與實際的不相符。

（三）存貨管理機構(gòu)的多頭性

事業(yè)單位的存貨管理大多實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、責(zé)任到人”的管理制度。各職能部門根據(jù)工作量設(shè)置相應(yīng)的倉儲量及管理人員，分管明細(xì)賬的登記工作。而存貨總賬則由財務(wù)部門統(tǒng)一核算、管理。形成責(zé)任人、職能部門、財務(wù)部門多元化管理的格局。而實際上卻沒有一個真正發(fā)揮作用的綜合協(xié)調(diào)部門。又由于存貨管理屬于各職能部門，但其使用又主要集中于專業(yè)業(yè)務(wù)活動，容易造成存貨流動與財務(wù)核算、職能部門管理與各專業(yè)部門使用相互脫節(jié)的狀態(tài)，導(dǎo)致無人關(guān)心，無人負(fù)責(zé)，致使賬實不符，存貨流失。

（四）存貨明細(xì)分類不規(guī)范、核算不健全

各事業(yè)單位的存貨明細(xì)賬往往沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范，明細(xì)賬的設(shè)置帶有很強的主觀性，大量的存貨沒有建賬，如辦公用品、日常用品等，致使相當(dāng)一部分存貨成為賬外之物。購進的物品不通過“存貨”科目。這種做法，在核算上省時省力，但容易造成存貨流失和使用上的浪費。由于購入量較大，長此以往，積少成多，最終導(dǎo)致家底不清，給單位的財產(chǎn)帶來不可估量的損失。在辦公用品采購上，存在大量購入后并不做入庫登記，相關(guān)人員隨時可以領(lǐng)購，長期下來，導(dǎo)致浪費現(xiàn)象嚴(yán)重。

二、事業(yè)單位存貨管理的問題

（一）事業(yè)單位對存貨管理不夠重視

一方面，事業(yè)單位存貨采購的經(jīng)費來源主要是財政撥款、財政補助、事業(yè)收入，具有一定的無償性。存貨的使用一般也是無償?shù)?，一般表現(xiàn)為消耗性存貨，很少形成產(chǎn)品。另一方面，事業(yè)單位的存貨構(gòu)成和分類較之企業(yè)也是不同的，存貨管理的品種及力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有企業(yè)單位大，存貨和分類構(gòu)成較少，主要表現(xiàn)為專業(yè)業(yè)務(wù)用存貨、工具、器具、低值易耗品。主要用于事業(yè)單位的專業(yè)業(yè)務(wù)活動，如園林生產(chǎn)、科研、零星維修等活動，對存貨的管理遠(yuǎn)沒有企業(yè)單位重視，這是導(dǎo)致存貨管理不合理、浪費等問題的重要原因。各級管理上普遍存在對貨幣支出很重視，卻忽略了對物品流失的關(guān)注。

（二）存貨采購的隨意性較大

長期以來事業(yè)單位并沒有形成完整的存貨采購盤點制度，或者有制度沒有很好地執(zhí)行，更重要的各預(yù)算單位在編報下一年度預(yù)算支出指標(biāo)時，沒有對家底仔細(xì)摸清，編制預(yù)算時隨意性、依賴性較重。只要業(yè)務(wù)工作需要，不論物品多少，首先考慮到是采購并非考慮原有存貨的有效使用，從而造成財政資金浪費并帶來事業(yè)單位資產(chǎn)管理混亂。針對存貨的流動性大，剛購置的物品時常遺失，導(dǎo)致第二次的購買時有發(fā)生。以杭州蠶種場為例，對于存貨并沒有一系列的出入庫程序，在采購過程中僅根據(jù)年初預(yù)算指標(biāo)在規(guī)定時期內(nèi)安排實施采購而非根據(jù)實際需要進行添置。尤其是如易耗品—辦公用品之類的是隨缺隨買，這樣就導(dǎo)致辦公費的開支增加，不設(shè)置出入庫單，物品的丟失性也會加大。endprint

（三）管理制度的不嚴(yán)格

存貨管理的內(nèi)部牽制制度、稽核制度、監(jiān)督制度沒有得到真正落實。有關(guān)存貨進、銷、存的流程控制流于形式過于簡單。雖有崗位責(zé)任制制定，但事業(yè)單位普遍存在編制人員有限，人員緊湊，一人多崗現(xiàn)象普遍。權(quán)責(zé)不明晰，具體業(yè)務(wù)僅僅局限在事后審批上，一人說了算的情況比較普遍。人員崗位設(shè)置不合理，有的崗位互串，經(jīng)濟業(yè)務(wù)審批人員、經(jīng)辦人員、保管人員沒有實行真正的職務(wù)分離，或只實行職務(wù)分離，沒有實行相互制約。由于是事業(yè)單位，政府對在編人員有著嚴(yán)格的控制，導(dǎo)致串崗、不相容崗互串現(xiàn)象時有發(fā)生。

三、加強事業(yè)單位存貨管理的建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，進一步增強事業(yè)單位存貨管理的意識

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，只有領(lǐng)導(dǎo)的意識提升了，職工們才能追隨領(lǐng)導(dǎo)做好存貨管理工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須重視單位存貨的有序化管理，去除其隨意性。同時要制定崗位責(zé)任制度，明確崗位職責(zé)，對于違反制度的行為要予以處罰，防止違法亂紀(jì)的行為發(fā)生。要克服口頭上、形式上的重視，將存貨管理提到事業(yè)單位事業(yè)經(jīng)濟考核指標(biāo)的完成，工作的順利開展，經(jīng)費節(jié)約的高度來認(rèn)識，從單位主管領(lǐng)導(dǎo)到職能部門、管理人員都要提高加強存貨管理的觀念。從而能夠?qū)⒋尕浌芾砉ぷ鞯某尚С浞煮w現(xiàn)在單位的財務(wù)管理工作中。

（二）理順關(guān)系，建立科學(xué)的管理體制

明確各相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限、工作標(biāo)準(zhǔn)、考核及輪換辦法，確保存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位互相分離、相互制約、互相監(jiān)督。在管理機構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)及管理下，由財務(wù)部門、職能部門、保管人、領(lǐng)購人、使用人分工負(fù)責(zé)，形成既有分工負(fù)責(zé)又有統(tǒng)一管理的體系。即采購、驗收和付款崗位相分離：銷售與收款崗位相分離；業(yè)務(wù)申請與審批、審批與執(zhí)行相分離等。對一些價值較高的存貨，要專人負(fù)責(zé)并建立崗位責(zé)任制。實施授權(quán)批準(zhǔn)控制，明確審批人對存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序和相關(guān)的權(quán)限，不得越權(quán)審批，嚴(yán)禁未授權(quán)人員辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，對經(jīng)辦人員超越職責(zé)權(quán)限范圍的業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理，并向上級報告。對存貨的收發(fā)、領(lǐng)退和保管都要有手續(xù)制度，明確責(zé)任。

（三）加強事業(yè)單位存貨的財務(wù)核算及管理

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)通過明細(xì)核算或輔助登記方式，登記取得存貨成本的資金來源（區(qū)分財政補助資金、非財政補助資金、其他資金）。購入的存貨驗收入庫，按確定的成本，核算入賬。要求對各種存貨的擺放順序、位置、時間等方面做出安排，有條件的應(yīng)采用計算機進行數(shù)字化處理，合理確定庫存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量，根據(jù)不同存貨的性能，采取必要的防銹、防腐、防霉、防火、防爆、防蟲及溫度、濕度控制等措施，保證存貨安全。對易燃、易爆、有毒、有害及化學(xué)和物理反應(yīng)靈敏的存貨應(yīng)單獨保管，對貴重、稀缺物品、精密儀器、關(guān)鍵備件、危險品等存貨要采取特別控制措施并定期進行查對。

（四）嚴(yán)格采購制度，加強存貨管理

單位的物資采購部門按照領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的采購計劃購入存貨后，在入庫前必須對所購存貨的品種規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行認(rèn)真的檢查核對，保證入庫材料的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、品種規(guī)格等符合要求，對于不合格的以及采購過程中出現(xiàn)的短缺、損耗，要及時清查原因，已明確責(zé)任，索取賠償。對于合格的物品，由倉庫保管人員填制一式兩份入庫單清點入庫。一份由保管人員作為登記存貨明細(xì)賬的依據(jù)，另一份連同購物發(fā)票作為辦理報銷手續(xù)和會計人員的做賬依據(jù)。各職能部門或個人領(lǐng)用存貨，必須由所在部門和物資主管部門批準(zhǔn)，嚴(yán)格按照計劃和定額發(fā)放，發(fā)料計量必須精確并當(dāng)面清點，堅持先進先出的發(fā)放原則，由保管人員填制出庫單確認(rèn)發(fā)貨。

加強事業(yè)單位存貨的管理是一項涉及部門多、管理周期長、任務(wù)艱巨的工作，在單位主管機構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各個職能部門應(yīng)各司其職，協(xié)同工作，以此來保證事業(yè)單位存貨計劃采購、合理使用、高效節(jié)能。參考文獻(xiàn)：

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[責(zé)任編輯 陳鳳雪]endprint