淺議如何做好基層單位人事檔案管理工作

杜猛

摘 要：人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，扮演著十分重要的角色。它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的軌跡，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰等方面的原始記錄。人事檔案管理按照科學(xué)的方法整理、分類(lèi)、保管，為組織人事工作提供服務(wù)。因此，應(yīng)結(jié)合單位自身特點(diǎn)，培養(yǎng)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，創(chuàng)新人事檔案管理工作，以提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：基層單位；人事檔案；人才信息；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F272.92 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）15-0096-02

1 人事檔案工作的重要性

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的重要特色，它是記載個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷和德、能、勤、績(jī)、廉等方面的證據(jù)，與個(gè)人待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡和單位選拔使用干部的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。人事檔案工作是人事部門(mén)工作中的重要組成部分，它直接影響到干部職工工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)，也是衡量一個(gè)單位、一個(gè)部門(mén)干部職工工作水平的標(biāo)志之一。無(wú)論在什么條件下，只要進(jìn)行人事管理活動(dòng)，就會(huì)形成相關(guān)的人事資料，就需要開(kāi)展收集、整理、歸檔、保管等人事檔案工作。因此，要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的價(jià)值，充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用。

2 創(chuàng)新管理工作和提高管理水平

2.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，但如果對(duì)這項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，它就很容易被忽視。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，是做好人事檔案工作的前提。單位領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，把檔案工作放在單位職工隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，納入到議事日程，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促。形成“主要領(lǐng)導(dǎo)重視抓、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)抓、檔案人員具體抓”的良好格局，確保檔案工作有人抓、有人管、有人開(kāi)展。逐步探索、建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性、定量考核，分級(jí)、分類(lèi)指導(dǎo)，等級(jí)升降的動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。

2.2 充實(shí)力量，提升素質(zhì)

檔案工作人員在人事檔案建設(shè)和管理工作中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，是提升檔案管理水平的根本。因此，必須加強(qiáng)人事檔案工作的力度，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，選擇具有責(zé)任心強(qiáng)、勤于學(xué)習(xí)、忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密、甘于寂寞、不計(jì)名利和職業(yè)道德過(guò)硬并掌握相關(guān)理論知識(shí)的人員從事檔案管理工作。做好人事檔案管理人才的培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，并從工作和生活上關(guān)心他們。做到每隔2年對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一次業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們不斷豐富專(zhuān)業(yè)技術(shù)、管理知識(shí)，完善現(xiàn)代化管理手段，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。發(fā)揮檔案人員的“傳、幫、帶”作用，切實(shí)提高檔案操作的水平。

2.3 建章立制，規(guī)范管理

制度建設(shè)是做好檔案管理工作的保障，人事檔案是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎、繁雜的工作，如果沒(méi)有制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。因此，要建立健全單位人事檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到制度上墻。全面推進(jìn)人事檔案規(guī)范化的裝訂工作，為了避免重復(fù)勞動(dòng)，保持美觀，切實(shí)做到分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄工整、加工規(guī)范、裝訂整齊，確保達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的規(guī)范化要求。此外，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理制度，規(guī)范運(yùn)作，避免人事檔案涂改、遺失等狀況出現(xiàn)，做到制度落實(shí)、操作規(guī)范、便捷查閱。

建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高管理服務(wù)水平，充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案，對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)人事檔案進(jìn)行快速查詢(xún)、瀏覽、編輯、刪除和統(tǒng)計(jì)。與此同時(shí)，將逐步建立、完善個(gè)性化人事檔案信息管理系統(tǒng)，把人才信息數(shù)據(jù)化，能夠充分呈現(xiàn)人才優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)人才、人事信息的科學(xué)管理和維護(hù)工作，使人事檔案管理人員將更多精力投入到更高層次的、更富創(chuàng)造力的管理服務(wù)中，為組織選人、用人提供準(zhǔn)確、全面的信息。同時(shí)，還要建立責(zé)任追究制度，對(duì)私自涂改檔案、報(bào)送虛假材料等，要追究相關(guān)材料填寫(xiě)人、主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

2.4 嚴(yán)格程序，狠抓落實(shí)

全面規(guī)范單位工作人員人事檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序，堅(jiān)決做到“五不查、四不借、三不轉(zhuǎn)”。五不查即無(wú)介紹信不查，非正式黨員不查，涉及本人不查，牽扯親屬不查，未經(jīng)批準(zhǔn)不查；四不借即未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借；三不轉(zhuǎn)即個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒(méi)有調(diào)令不轉(zhuǎn)，材料不全不轉(zhuǎn)。此外，為防止單位人事檔案泄密和丟失現(xiàn)象發(fā)生，檔案管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持做到定期、不定期地予以核對(duì)，確保做到人檔相符。

2.5 檔案內(nèi)容，收集充實(shí)

檔案材料形成的各個(gè)環(huán)節(jié)中，收集工作在整個(gè)人事檔案管理工作中占有十分重要的地位，是人事檔案工作的重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是人事檔案工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。具體分為以下三個(gè)方面：①建立干部職工工作業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將干部職工的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況歸檔，為干部職工考核提供必要的依據(jù)。②重點(diǎn)收集干部職工個(gè)人文化程度、專(zhuān)業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能的資料，并通過(guò)這些內(nèi)容，把干部人事檔案變成反映干部職工真實(shí)面貌的“鏡子”，記錄干部職工成長(zhǎng)的“錄像”，以便組織全面了解干部職工。有條件的還應(yīng)向上級(jí)部門(mén)推薦優(yōu)秀人才，把人事檔案庫(kù)變成人才信息庫(kù)，把沉默的“死”檔案變成有價(jià)值的“活”檔案。③要轉(zhuǎn)變思想，變坐等材料為主動(dòng)索取材料，經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行清查，建立缺少材料臺(tái)賬，催促相關(guān)單位及時(shí)補(bǔ)交。嚴(yán)把材料審核關(guān)，堅(jiān)決做到審核不合格的檔案不接收，材料不符合要求的不歸檔。

3 加強(qiáng)人事檔案的保密工作

保密工作是檔案管理中的一項(xiàng)重要工作，貫穿了檔案收集、整理、利用、保存的各個(gè)環(huán)節(jié)，是維護(hù)檔案安全的重要手段，是檔案事業(yè)持續(xù)、科學(xué)發(fā)展的重要保障。人事檔案管理部門(mén)保管著大量人事檔案材料，涉及職工個(gè)人資料，有很多涉密內(nèi)容。一旦出現(xiàn)泄密，不但造成個(gè)人隱私的泄露，還會(huì)影響單位的公信力。因此，保密工作始終都是人事檔案管理部門(mén)的重要職責(zé)。

4 加強(qiáng)信息化建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理作為信息源的重要組成部分，必然成為單位精細(xì)化管理不可或缺的部分。檔案管理具體分為以下兩個(gè)方面：①扎實(shí)推進(jìn)人事檔案信息化、職工的人事檔案信息庫(kù)的建設(shè)。鑒于人事檔案的動(dòng)態(tài)性、保密性、嚴(yán)肅性，對(duì)干部職工個(gè)人信息要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。根據(jù)工作變動(dòng)情況，對(duì)其工資、職級(jí)、學(xué)歷、崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲、業(yè)績(jī)等動(dòng)態(tài)信息適時(shí)更新，確保檔案的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用，建立干部職工電子信息檔案，提升查閱效率。②建設(shè)信息化檔案管理人才隊(duì)伍。在信息時(shí)代，檔案管理人員的工作對(duì)象從有形的檔案實(shí)體擴(kuò)展到數(shù)字代碼，工作方式也從傳統(tǒng)的檔案管理模式演變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)管理模式，工作角色也從被動(dòng)管理檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)提供檔案服務(wù)。

面對(duì)檔案信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)，應(yīng)加強(qiáng)單位檔案人力資源建設(shè)，具體分為以下兩個(gè)方面：①檔案工作者應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，適應(yīng)檔案信息化時(shí)代的新要求；②要加快引進(jìn)與檔案管理工作直接相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作者、檔案行政管理人員以及檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員，完善檔案管理人員結(jié)構(gòu)。培養(yǎng)出一支思想過(guò)硬、作風(fēng)扎實(shí)、樂(lè)于奉獻(xiàn)、業(yè)務(wù)精通的復(fù)合型檔案管理人員，從而實(shí)現(xiàn)單位人事檔案管理工作信息化建設(shè)新的飛躍。

〔編輯：張思楠〕