推動檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作飛躍發(fā)展

王海波

（黑龍江省康復(fù)輔具服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

當(dāng)今社會是一個信息社會，隨著社會發(fā)展的不斷完善，越來越多的檔案信息出現(xiàn)在我們的學(xué)習(xí)中生活和工作中。不僅檔案的數(shù)量在急劇的增加，檔案的種類也隨之復(fù)雜起來。給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。而電子計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，徹底改變了這種局面。實現(xiàn)電子檔案信息化管理之后，不僅檔案管理的任務(wù)量隨之急劇減少，同時檔案管理的效果更佳明顯，各種檔案的調(diào)取和查閱也更為便捷。在紛繁復(fù)雜的檔案信息中，利用計算機搜索平臺，能夠迅速實現(xiàn)有條件的搜索，將有利用價值的檔案信息迅速檢索出來實現(xiàn)了檔案管理的及時性和有效性。

一、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，各類辦公都實現(xiàn)了無紙化操作，因此檔案的信息化管理是一種必然的趨勢，是順應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物。到目前為止，全國各個區(qū)域基本上建立健全了檔案信息化管理的系統(tǒng)，這也導(dǎo)致檔案的生成發(fā)生了本質(zhì)上的變化。傳統(tǒng)的檔案生成都是紙張形式的數(shù)據(jù)，而現(xiàn)如今都實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)建檔，信息的更改和調(diào)整都實現(xiàn)了自動化管理。一些老舊沒有進行網(wǎng)絡(luò)檔案建立的數(shù)據(jù)也在加緊工作，相關(guān)部門篩選有價值的檔案信息陸續(xù)建立的電子檔案，雖然目前這項工作還沒有完全建成，但是發(fā)展趨勢不可扭轉(zhuǎn)。

二、檔案信息化建設(shè)存在問題

雖然檔案信息化管理具有時代的優(yōu)勢，是進步的事物，但是由于其發(fā)展時間短，許多地方還不夠完善，因此也存在一些問題，對此我們應(yīng)該理性的看待，并不斷的對這些問題進行深入研究，爭取早日完善檔案信息化管理工作，提高社會服務(wù)整體質(zhì)量。下面簡單介紹幾種存在的主要問題：

1 制度與法律不健全

這種問題主要存在于一些大專院校，有些學(xué)校檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)不健全，操作起來無章可循，因此導(dǎo)致檔案信息的建立遇到了瓶頸。而有些高等學(xué)府順應(yīng)社會發(fā)展的需要，已經(jīng)完善了相關(guān)的體制，但是在實際的操作中并沒有嚴格執(zhí)行，一些違規(guī)操作沒有得到及時的糾正，因此造成了諸多遺留問題，清理難度大。

2 存在管理觀念問題

傳統(tǒng)的檔案信息是紙張形式的，檔案管理者主要對檔案進行分類和保存。而信息化時代要求信息的高度分享和利用，建立檔案信息化的一個目的也是提高檔案信息的利用率。但是一些檔案管理工作者還沒有及時的轉(zhuǎn)變觀念，仍然重于檔案的管理，而不能夠提高檔案的利用率。這種問題是主觀思想的問題，相關(guān)部門定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)即可緩解，解決難度并不大。

3 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

檔案信息化管理需要有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施來支撐，比如計算機、打印機、存儲機器等，如果不能夠完善這些基礎(chǔ)的設(shè)施，那么檔案信息化管理工作就是一紙空文。而一些相關(guān)的單位并沒有落實好基礎(chǔ)設(shè)施的啟動資金，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)嚴重滯后。

三、加快檔案管理信息化建設(shè)的建議

1 加快檔案信息標準規(guī)范化建設(shè)步伐

任何一項工作的落實首先都要完善與其相應(yīng)的規(guī)章制度，這樣工作的落實才能有章可循有的放矢。檔案信息標準規(guī)范的完善程度決定著檔案信息工作的質(zhì)量水平。檔案信息標準規(guī)范的制定應(yīng)該是一項從上到下的工作，因為這是一種新興的事物，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)法律也有待完善，所以國家的立法機關(guān)應(yīng)該組織一批專業(yè)人員進行實地考察，從檔案信息的建設(shè)、計算機使用規(guī)則、檔案信息的調(diào)用等諸多方面進行嚴格的規(guī)范，避免一些人利用職務(wù)之便盜用他人的檔案信息擾亂社會秩序。

2 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

檔案管理工作人員是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，這些業(yè)務(wù)人員額業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到檔案信息建設(shè)的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案信息管理難度不高，所以整體管理隊伍素質(zhì)偏低。檔案信息化建設(shè)需要應(yīng)用電子計算機技術(shù)，因此應(yīng)該定期有側(cè)重點的組織相關(guān)管理人員進行及時的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對于那些培訓(xùn)不合格的人員要及時淘汰，全面提高檔案管理團隊的綜合素質(zhì)。

3.提高認識，加大設(shè)施投入檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度；引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術(shù)，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

四、全國數(shù)字檔案館建設(shè)成績顯著

為了更好的進行社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，全面提高我國的綜合素質(zhì)，更早更好的與國際社會接軌，實現(xiàn)檔案信息的高質(zhì)量管理，早在上個世紀的八十年代，國家就組織各級省市部門率先進行檔案信息化建設(shè)的改革，為了進一步強化這項工作，國家立法機關(guān)還專門頒布了《文書檔案文件目錄級數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和交換格式》地方標準以及30個專題數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標準。各省市檔案館開展館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步推進檔案數(shù)字化建設(shè)進程。據(jù)不完全統(tǒng)計，截止到2010年底，江蘇省達到原文數(shù)字化約1.1億頁、照片52萬張、影片和音像39萬分鐘，涉及經(jīng)濟建設(shè)和民生專題數(shù)據(jù)庫已達74種。數(shù)字資源總量是全國前列?？傊瑪?shù)字化檔案館主要強調(diào)館藏的數(shù)字化，將數(shù)字化的檔案信息上網(wǎng)提供利用。它是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)及不可少的前期準備工作，是構(gòu)成數(shù)字檔案館的一部分。

結(jié)語

檔案的信息化建設(shè)是時代進步的一種表現(xiàn)，由于其發(fā)展時間短，所以在給我們帶來各種便利的同時必然會存在相應(yīng)的局限性，我們不能因為一些局限性而否定其進步的意義，相反，還要在此基礎(chǔ)上不斷的鉆研。同時。廣大檔案管理者要抓住機會加快自身理論知識的學(xué)習(xí)，不斷完善自身的檔案管理能力，這樣才能在自己的崗位上有所發(fā)展。

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