淺析信息管理與企業(yè)秘書工作

沙爾拉

摘 要：社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，社會主義制度的建立與完善，使得我國的企業(yè)發(fā)展逐步成熟壯大，而秘書工作作為企業(yè)管理工作中必不可少的一部分，也面臨著諸多的挑戰(zhàn)。中國自加入WTO后，與世界接軌增多，企業(yè)信息化的發(fā)展也迅猛發(fā)展，將信息管理技術(shù)運用到企業(yè)秘書工作中，以增加自己在市場上的競爭力、爭取利益最大化，成為每個企業(yè)追求的目標。

關(guān)鍵詞：信息管理；秘書工作；企業(yè)管理；信息化

隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，信息社會化給企業(yè)文秘工作的開展帶來了契機，計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代化的電子工具對企業(yè)文秘的辦公產(chǎn)生了深淵影響。本文從介紹現(xiàn)代信息管理在我國發(fā)展狀況為基礎，詳細介紹了企業(yè)秘書工作在我國的發(fā)展趨勢與特點并提出了如何做好秘書的幾點建議，在此基礎上，深入探討了信息管理在企業(yè)秘書工作中的發(fā)展與應用。

一、現(xiàn)代信息管理在我國的發(fā)展

信息是主體所感知的能夠反映事物運動狀態(tài)及其變化特征的內(nèi)容，是具有特定含義的數(shù)據(jù)，而管理信息系統(tǒng)則是以人為主導的，并利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡通訊設備以及其他設備，進行采集、傳遞、儲存、加工、維護和利用的人機系統(tǒng)。現(xiàn)代信息管理作為信息系統(tǒng)管理的一部分，對我國企業(yè)尤其是秘書工作的開展提供了便利。信息技術(shù)孕育知識經(jīng)濟，隨著信息化技術(shù)的快速更新發(fā)展支撐著現(xiàn)代企業(yè)的良好發(fā)展與未來道路的走向。

信息化發(fā)展已經(jīng)成為我國制造業(yè)轉(zhuǎn)型升級的必走之路。信息化管理可以讓企業(yè)在未來發(fā)展的道路上走得更加長遠長久。

不過，我國現(xiàn)有許多企業(yè)還未看見信息化管理的優(yōu)勢，不能清晰認識到信息化管理對于現(xiàn)有企業(yè)發(fā)展的一個助力?；蛘哒f只有一部分大型企業(yè)才開始引進信息化管理的理念，逐漸將信息化理念滲透到企業(yè)的內(nèi)部，但是這僅僅是一部分的企業(yè)而已。所以我國企業(yè)中，信息化管理仍存在較大的問題，提高企業(yè)管理的信息化還是需要很長一段的路要走。在未來企業(yè)發(fā)展道路上，企業(yè)信息化管理是企業(yè)發(fā)展的一個必然趨勢。

二、企業(yè)秘書工作在我國的發(fā)展趨勢與特點

所謂秘書，是指組織或者主管的助手，其任務是在認可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作于綜合服務，并能運用辦公室的工具設備，從事組織與主管制定的行政性任務的人員。秘書既是一個古老的職業(yè)，又是發(fā)展前途十分廣闊的職業(yè)，它隨著時代的前進而前進，隨著社會的發(fā)展而發(fā)展。我國現(xiàn)有的秘書制度并不完善，相對于國外一些先進的秘書制度而言，我國公司里的秘書并沒有相對而言那么多的法律地位和權(quán)力；因此，進行秘書制度的改革，為秘書工作立法，科學的確定秘書的地位，重新明確秘書的職權(quán)范圍，是我國秘書工作與世界接軌的主要措施。秘書工作的不規(guī)范，大部分行業(yè)都需要秘書這一職業(yè)的人來進行一部分工作，為行業(yè)帶來一定的收益與發(fā)展。但是我國大部分的秘書工作者對此項工作還是存在一些隨意性和跟隨自己的經(jīng)驗性來進行工作。我國之后的秘書工作定會進行法律制度的完善、秘書工作的規(guī)范、秘書工作公文的統(tǒng)一標準、實現(xiàn)秘書工作手段的現(xiàn)代化。隨著時代的腳步，秘書工作的發(fā)展一定會更加完善、秘書一定會作為輔助管理的角色存在于企業(yè)之中。

三、如何做好企業(yè)秘書

企業(yè)秘書主要指在公司企業(yè)中工作的秘書職業(yè)。企業(yè)秘書的日常工作有：

第一，日常事務性工作。主要指秘書在沒有上司指示、授意和監(jiān)督下履行的常規(guī)性工作。

第二，指派性工作。主要指上司臨時交辦的事項。這些工作大多時間緊、要求高，無慣例可循，綜合性強，要求秘書弄清上司的意圖，搞清工作的程序要求、時限，并能很好地分清主次，統(tǒng)籌兼顧，合理安排，準確、高效地完成。

第三，獨創(chuàng)性工作。是指秘書運用創(chuàng)造性主動性和積極靈活的工作態(tài)度和方法來幫助上司，根據(jù)公司的各項計劃和管理工作的某些可預見性的特點，積極挖潛，搶先做好某些工作。

作為一個合格的企業(yè)秘書，必須牢固樹立十種企業(yè)意識：學習意識、奉獻意識、嚴謹意識、效率意識、創(chuàng)新意識、超前意識、保密意識、形象意識、全局意識、守紀意識。存在意識就會存在發(fā)展的腳步，意識錯誤，腳步就會混亂，輕者停滯不前，重者企業(yè)破產(chǎn)。除去意識，秘書還必須具備并不斷提高的四種素質(zhì)，過硬的政治素質(zhì)幫助秘書人員在大是大非面前保持清醒的頭腦，運用科學正確的方法處理日常事務；扎實的文字功底幫助秘書人員輕松撰寫材料；過硬的技術(shù)素質(zhì)會滿足日益發(fā)展的現(xiàn)代化秘書工作要求；健康的身體素質(zhì)有利于秘書工作的平穩(wěn)順利的進行，促進企業(yè)內(nèi)部的管理工作更加順利的發(fā)展。

四、信息管理在企業(yè)秘書工作中的發(fā)展與應用

信息化管理已然在現(xiàn)代企業(yè)管理中占有較大的份額，實施企業(yè)信息化管理是企業(yè)發(fā)展到一定程度時的必然需求，加快企業(yè)信息化步伐，促進信息經(jīng)濟與傳統(tǒng)經(jīng)濟的融合，是推進企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和制度創(chuàng)新的有效手段，是企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢的最佳選擇和必由之路。進行信息管理必須進行秘書的信息管理意識的提高和工作態(tài)度、心里素質(zhì)的培養(yǎng)。信息管理在企業(yè)秘書工作中的必須做到以下工作：（1）踏踏實實做好本職工作。做秘書，最根本的一條就是實事求是，盡心盡責的工作。（2）不斷強化信息管理意識，加強秘書在平時的工作中運用信息管理進行秘書工作。（3）實事求是，恪盡職守。只有不斷完善與加強本身的素質(zhì)，才可以成為一個合格的秘書。

五、總結(jié)

通過以上研究與分析，不難發(fā)現(xiàn)，秘書工作在企業(yè)管理中扮演著重要角色，企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展離不開完善的管理機制和高素質(zhì)的秘書工作人員。企業(yè)秘書作為企業(yè)管理輔助的存在，必須要全力發(fā)揮秘書存在的作用。現(xiàn)有企業(yè)秘書工作存在各類的不足，在今后企業(yè)的發(fā)展中，秘書工作一定會更加盡善盡美，不斷發(fā)展，不斷進步。在未來的企業(yè)發(fā)展中，秘書工作是必不可少的，所以發(fā)展企業(yè)就要發(fā)展秘書，跟隨著企業(yè)的未來發(fā)展腳步進行。

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