高校信息化采購平臺建設(shè)

張利格，聶 浩，趙志紅

（北京航空航天大學(xué)實驗室及設(shè)備管理處，北京 100191）

高校信息化采購平臺建設(shè)

張利格，聶 浩，趙志紅

（北京航空航天大學(xué)實驗室及設(shè)備管理處，北京 100191）

分析了高校采購管理部門在儀器設(shè)備采購具體操作上存在的問題和信息化建設(shè)的迫切性，研究了高校信息化采購發(fā)展的現(xiàn)狀及尚需改進的幾個問題，提出了建設(shè)符合高校實際情況的信息化采購平臺建設(shè)思路，詳細分析了信息化采購平臺的功能需求和實現(xiàn)方式。信息化采購平臺對提高采購效率和資金使用效益、規(guī)范采購、全面提升高校采購管理服務(wù)能力具有重要意義。

高校；儀器設(shè)備；信息化采購

儀器設(shè)備采購是高校預(yù)算支出中的重要科目，上級部門對執(zhí)行政府采購的要求也愈加規(guī)范和具體。就設(shè)備采購管理手段來說，傳統(tǒng)的手工和以紙質(zhì)媒介為基礎(chǔ)的高校儀器設(shè)備采購已不能適應(yīng)當前我國高等教育發(fā)展的需要［1－4］。由于沒有實用的信息化采購平臺，學(xué)校各部門獨立進行記賬式的管理，不能全面掌握歷史數(shù)據(jù)和采購工作進程，使計劃制定、領(lǐng)導(dǎo)決策具有一定難度。此外，由于沒有實現(xiàn)信息共享，各部門不能及時溝通和對接，工作效率難以提升。

1 傳統(tǒng)采購方式存在的問題

（1）審批環(huán)節(jié)多，業(yè)務(wù)操作銜接不暢，工作效率降低。由于政府采購和招投標相關(guān)法律法規(guī)對財政性資金使用有要求，對不同種類、不同價格區(qū)間的儀器設(shè)備以及是否為進口貨物等辦事流程都不相同。對于學(xué)校限定額度以下的儀器設(shè)備，用戶可以自行采購，程序相對簡單；而對于需要招標采購的儀器設(shè)備，如果是進口的，還需要履行進口審批程序和招標程序，然后才能采購，程序繁雜，結(jié)果導(dǎo)致采購周期長，工作效率低，服務(wù)質(zhì)量難以提升［5－6］。

（2）不利于采購過程公開和透明。由于沒有規(guī)范的信息共享平臺，監(jiān)督渠道單一，用戶和產(chǎn)品潛在的供應(yīng)商不能實時了解采購項目的相關(guān)信息，不能實現(xiàn)采購過程的完全透明。例如公開招標的項目，需要經(jīng)過提交申請、部門審批、委托采購代理機構(gòu)、提交技術(shù)要求、招標文件論證、發(fā)布招標公告、投標、開標、定標、公示、發(fā)中標通知書和最終簽訂合同等多個環(huán)節(jié)，所需周期長。如能借助信息化采購平臺，及時公開采購信息，拓寬監(jiān)督途徑，則可以為采購的公正、透明提供強大的技術(shù)支持。

（3）數(shù)據(jù)處理功能低。目前管理人員大多使用傳統(tǒng)的Excel工具來進行數(shù)據(jù)的錄入、匯總及統(tǒng)計，但是隨著數(shù)據(jù)的不斷增多，Excel工具表現(xiàn)出關(guān)聯(lián)性差，不易于查詢、更新、維護等缺陷，使數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、共享、對比、檢索、輸出等有一定困難，使計劃制訂、領(lǐng)導(dǎo)決策等具有一定難度。

由此看來，創(chuàng)新管理模式，推進高校采購業(yè)務(wù)信息化勢在必行，它是實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、標準化、透明化的技術(shù)保障，是提升高校采購管理水平的一個重要手段。信息化采購平臺的應(yīng)用，將有效提高工作效率和采購信息數(shù)據(jù)處理的能力，使采購過程更加規(guī)范和透明，對提高采購資金使用效益具有重要意義。

2 信息化采購發(fā)展現(xiàn)狀和不足

當前，越來越多的高校開始推進信息化采購平臺建設(shè)，并取得了一定的成績［7－10］。

2003年6月，中山大學(xué)投入使用了信息化采購系統(tǒng)，這是國內(nèi)高校使用較早、功能較為完整的電子采購平臺?！爸猩酱髮W(xué)網(wǎng)上競價系統(tǒng)”定位在服務(wù)于單價、批量或成套小于10萬元的標準化儀器設(shè)備的零星采購，涵蓋了從用戶申購、部門審批、信息發(fā)布、供應(yīng)商報價、合同簽訂、驗收、服務(wù)評價及采購監(jiān)督等高校儀器設(shè)備采購的所有環(huán)節(jié)。此后，該系統(tǒng)升級為共享平臺系統(tǒng)“高校儀器設(shè)備競價網(wǎng)”，并在全國高校推廣應(yīng)用。

華南師范大學(xué)于2004年啟用了物資供應(yīng)管理系統(tǒng)，進行物資采購的網(wǎng)上申報和審批。2007年，該校新開發(fā)了功能更為完善的網(wǎng)上政府采購系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了學(xué)校政府采購全流程的信息化。

廈門大學(xué)于2011年開發(fā)啟用了“物資采購管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)了采購申請、審批等環(huán)節(jié)的信息化，同時也在著手開發(fā)網(wǎng)上競價系統(tǒng)。

此外，中南大學(xué)、河海大學(xué)等高校也已啟用了自己開發(fā)的儀器設(shè)備網(wǎng)上競價系統(tǒng)。大連海事大學(xué)、溫州大學(xué)、新疆大學(xué)等高校對信息化采購也作了較為深入的研究和探索［11－12］，初步設(shè)計并實現(xiàn)了設(shè)備采購管理信息系統(tǒng)。

高校儀器設(shè)備采購信息化建設(shè)雖取得了一定的成效，但總體來說仍處于嘗試階段，部分高校信息化采購建設(shè)剛剛起步，有些功能還不夠完善，難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（1）不能實現(xiàn)信息共享，實用化程度低。當前，雖然高校資產(chǎn)管理、采購中心、財務(wù)部門、實驗室管理等管理部門都實現(xiàn)了不同程度的信息化管理，但是由于部門之間缺乏相互合作，各信息化平臺不能對接，造成大量數(shù)據(jù)信息不能共享，重復(fù)性勞動依然存在，甚至發(fā)生決策沖突。這使信息化系統(tǒng)喪失了優(yōu)勢，實用化程度偏低。

（2）信息化采購覆蓋范圍窄，沒有實現(xiàn)所有類型設(shè)備的信息化采購。當前高校儀器設(shè)備采購信息化主要針對限額標準以下的儀器設(shè)備采購，對于超過限額標準，需要公開招標采購的儀器設(shè)備則還是采用傳統(tǒng)方式進行。然而，需要公開招標的儀器設(shè)備，其采購流程恰恰是最為復(fù)雜的，需要經(jīng)過需求論證、多部門審批、招標組織等過程，環(huán)節(jié)多、采購周期長。信息化采購平臺應(yīng)該根據(jù)不同的采購需求，按照不同的采購方式，實現(xiàn)“一站化”采購流程，這樣才能有效提升工作效率和采購效益，從各個環(huán)節(jié)掌控采購的進程，也使采購信息數(shù)據(jù)庫更加完備。

（3）信息化采購平臺與國家政策和監(jiān)管要求結(jié)合不緊密。現(xiàn)今，基于不同計算機編程語言的信息化采購系統(tǒng)已經(jīng)開發(fā)出來，并為一些單位所用。但是有些系統(tǒng)尚不能緊密結(jié)合國家政策和監(jiān)管要求。高校儀器設(shè)備采購要嚴格按照《中華人民共和國政府采購法》、《政府采購貨物和服務(wù)招標管理辦法》、《政府采購信息公告管理辦法》等執(zhí)行，而且具有采購量大、資金渠道多、品種繁雜、專業(yè)性強、計劃性高、實時性強等特點。信息化平臺應(yīng)從入口、出口、中間流程的操控上與國家政策、學(xué)校需求緊密結(jié)合，使操作者能夠規(guī)范操作。

為了使信息化采購平臺盡快為高校所用，針對上述問題，結(jié)合高校自身特點和實際情況，詳細分析了信息化采購平臺的功能需求，探索建立切合高校實際、簡潔易用、科學(xué)合理的信息化采購平臺。

3 信息化采購系統(tǒng)的建設(shè)思路

根據(jù)國家及教育主管部門有關(guān)政府采購的規(guī)定以及高校內(nèi)部職能部門的分工，研究采購活動（申購－采購－簽訂合同－固定資產(chǎn)建賬等整個執(zhí)行過程）中的執(zhí)行主體、審批部門及其他參與人員的職能，分析各環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的問題和漏洞，從廉政反腐的角度充分考慮不同執(zhí)行主體間的相互制約和監(jiān)督因素，為公開、公平、公正的采購管理提供有力的技術(shù)支撐。圖1是我校當前采購活動執(zhí)行的總體流程圖。該流程需要進一步優(yōu)化，根據(jù)不同采購方式的特點和要求，實現(xiàn)申購、部門審批、采購方式確定、采購需求提交和修改、審批單打印、信息發(fā)布和采購執(zhí)行、合同審查、監(jiān)管、歸檔、統(tǒng)計等采購流程的全程信息化管理。信息化采購平臺應(yīng)提高信息公開度和透明度，多渠道接受監(jiān)督部門和公眾的監(jiān)督，并且允許申購人實時查看采購進展狀態(tài)，形成完備的采購知識數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)與其他部門的數(shù)據(jù)資源共享。

4 信息化采購系統(tǒng)的功能需求

（1）明確執(zhí)行人權(quán)限，做好角色劃分。信息化采購系統(tǒng)管理多個用戶，并分配給執(zhí)行人相應(yīng)的權(quán)限。如給采購申請人、院系負責(zé)人、采購管理人、合同管理人、財務(wù)部門負責(zé)人、監(jiān)管部門負責(zé)人、采購管理部門領(lǐng)導(dǎo)等分配相應(yīng)的操作、審批和瀏覽權(quán)限，他們也可以實時查看和了解采購的進程；為招標代理機構(gòu)設(shè)置賬戶，用于處理招標相關(guān)事宜；設(shè)置匿名登錄賬戶，廣泛接受各界監(jiān)督。

圖1 采購流程圖

（2）采購申請人。申購人在線填寫采購申請，系統(tǒng)引導(dǎo)申購人將采購名稱、預(yù)算額度、資金來源、采購依據(jù)（批復(fù)）、是否進口、申購人信息等逐條錄入。需要招標的項目應(yīng)設(shè)置上傳需求文件功能，自動根據(jù)用戶填寫的信息進行采購分類，并確定相應(yīng)采購方式，待管理部門網(wǎng)上審批通過后，可直接打印出采購申請單。

（3）采購任務(wù)分派。系統(tǒng)設(shè)立采購任務(wù)分派員的角色，任務(wù)分派員能夠在系統(tǒng)中看到所有的采購申請，根據(jù)采購種類和方式的不同，把該任務(wù)指派給相應(yīng)的工作人員，總體掌握和協(xié)調(diào)所有采購活動的進程。

（4）申請單管理模塊。工作人員接到采購任務(wù)后，對其負責(zé)的采購申請單進行實時處理，包括采購信息審核、招標需求審查、退回修改等，然后移交給相關(guān)部門審批；對于需招標的項目，待學(xué)校各部門審批通過后，再通過系統(tǒng)轉(zhuǎn)招標代理機構(gòu)進行招標程序的組織及相關(guān)信息的發(fā)布。

（5）拓寬信息公開渠道，加強采購平臺與使用者的互動功能。系統(tǒng)將所有可以公開的環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)都公開，包括采購需求、資金來源、采購公告、采購結(jié)果等，讓公眾都可以看得到、查得到，全方位接收輿論監(jiān)督；開通網(wǎng)上答疑的功能，實時解答用戶在采購過程中的各種疑問；設(shè)立網(wǎng)上投訴窗口，規(guī)范和監(jiān)督采購人員的行為；跟蹤和評價采購活動，包括對采購程序組織滿意度、貨物質(zhì)量規(guī)格、供應(yīng)商服務(wù)和信譽進行評價，監(jiān)督采購執(zhí)行人和供應(yīng)商的行為，為其他采購和制訂計劃提供參考依據(jù)。

（6）合同管理模塊。當申購人完成線下采購，并得到采購合同后，要求其在系統(tǒng)中進行合同信息錄入，合同章管理人員將對系統(tǒng)中的合同信息和合同文本進行審核，審核通過后，加蓋合同章，合同開始生效。

（7）數(shù)據(jù)管理和共享功能。采購系統(tǒng)能夠記錄和統(tǒng)計設(shè)備采購前、中、后的所有數(shù)據(jù)，包括采購方式、資金來源、采購預(yù)算、成交價格、產(chǎn)品品牌、成交供應(yīng)商、供應(yīng)商注冊信息等；并提供強大的檢索、查詢和導(dǎo)出功能，為計劃制訂、領(lǐng)導(dǎo)決策等提供依據(jù)；使采購平臺與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等對接，實現(xiàn)系統(tǒng)間的交互和數(shù)據(jù)共享，形成學(xué)校完善的資產(chǎn)管理、采購管理、使用及維護等全過程的知識數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)學(xué)校固定資產(chǎn)全生命管理提供良好的技術(shù)和知識支撐。

5 結(jié)束語

推進高校采購業(yè)務(wù)信息化，不僅是為降低采購成本、提高采購效率，更重要的是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的采購觀念、方法和習(xí)慣，減少采購過程中的隨意性。信息化采購平臺的建設(shè)，將有效促進采購業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、標準化、透明化的實現(xiàn)，進一步提高資金使用效益。

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Research on construction of university informationization procurement platform

Zhang Lige，Nie Hao，Zhao Zhihong
（Laboratory and Equipment Management Department，Beihang University，Beijing 100191，China）

The drawbacks of the university procurement administration in actuality are described in detail，and the urgency of the informationization construction is analyzed.The development status of university informationization procurement platform and several issues needed to be improved are studied.The ideas of constructing informationization procurement platform according to that university characteristics are presented.Functional requirements and implementations of informationization procurement platform are analyzed in detail.It is important for improving procurement efficiency and capital efficiency and standardizing the procurement process.

colleges and universities；instruments and equipment；informationization procurement

G647

A

1002－4956（2014）1－0231－04

2013－06－27

張利格（1978—），女，河北藁城，博士，助理研究員，主要研究方向為設(shè)備采購與管理.

E－mail：zhanglige＠buaa.edu.cn