“云時代”下檔案信息資源管理模式探究

左永艷，王先平，安建梅

(重慶文理學(xué)院軟件工程學(xué)院，重慶 永川 402160)

“云時代”下檔案信息資源管理模式探究

左永艷，王先平，安建梅

(重慶文理學(xué)院軟件工程學(xué)院，重慶 永川 402160)

文章介紹“云時代”下檔案管理的應(yīng)用模式，闡述云計算和云存儲之間的關(guān)系，分析傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，提出基于云存儲的檔案管理的設(shè)計與實現(xiàn)，并闡明了其優(yōu)勢.

檔案;云計算;云存儲

檔案是單位或個人在社會活動中直接形成的供保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的歷史記錄，因此檔案是信息的重要載體，而檔案管理的最終目的是提供檔案信息.因此，如何實現(xiàn)高效、有序、持久的檔案管理活動對于信息資源的共享有重要意義.

傳統(tǒng)檔案管理以紙張檔案為主，主要為非數(shù)字形態(tài)，這就要求大量空間來管理與保存，這種現(xiàn)實空間的檔案信息服務(wù)受到時空和信息資源的限制，尤其是在檔案借閱中，而云時代的到來極大程度上解決了傳統(tǒng)檔案管理中遇到的檔案存儲空間不足等問題.

1 云計算在檔案管理中的應(yīng)用

1.1 云計算的概念

狹義的“云時代”即“云計算”時代，廣義的“云時代”包括由“云計算”發(fā)展而來的所有技術(shù)的時代，如“云存儲”.本文中的“云時代”指廣義的“云時代”.“云計算”這個概念自2006年首次由Google首席執(zhí)行官埃里克·施密特提出以后，得到IT界的高度重視，在短短幾年的時間內(nèi)，由云計算衍生的一系列技術(shù)、服務(wù)、理念，正對人們的生活產(chǎn)生著深刻影響，一些新的詞匯，如“云服務(wù)”“云存儲”等涉及“云”的詞語也逐漸進(jìn)入人們的視線中，云時代的到來不僅會使IT業(yè)發(fā)生翻天覆地的變化，也正改變著世界.

目前，對云計算的定義尚未形成一個統(tǒng)一的認(rèn)識.楊怡(2009)認(rèn)為，云計算模式能方便地從云端獲取所需資源，在云端可能有成千上萬臺計算機(jī)，但云外面的使用者看到的只是一個統(tǒng)一的“服務(wù)”界面(或接口)，就像在使用一臺巨大的虛擬計算機(jī)，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)像使用本地計算機(jī)一樣使用云計算機(jī)［1］.綜合以往學(xué)者對云計算的研究，本文認(rèn)為，云計算最大的特點就在于可以運用云端服務(wù)器，對信息資源做出最大程度的整合，使空間資源實現(xiàn)最優(yōu)配置.

1.2 云計算在檔案管理中的應(yīng)用及優(yōu)勢

云計算作為一門新興的技術(shù)，其研究與應(yīng)用還在起步階段，目前已有學(xué)者對云計算在檔案信息資源管理方面做了研究.尹雪梅(2009)認(rèn)為，隨著企業(yè)和個體消費者對數(shù)據(jù)中心處理能力要求的不斷提高，一種新的技術(shù)，即“云計算”應(yīng)運而生，云計算將給圖書檔案界在知識共享方面提供有效的數(shù)據(jù)資源平臺［2］.文杰(2011)認(rèn)為，云計算具有確保檔案服務(wù)器可靠運行、最大限度地降低服務(wù)器出錯概率、降低相關(guān)費用、極大擴(kuò)展信息資源的共享范圍等優(yōu)勢［3］.方昀(2010)等分析了云服務(wù)模式在檔案信息化工作中實現(xiàn)資源共享、節(jié)約投資成本、提高可靠性、解決IT人才短缺、提高運維效率等方面的優(yōu)勢［4］.關(guān)于云計算在檔案管理中的優(yōu)勢方面，胡亞南的研究(2011)主要從云計算度對檔案管理職能方面分析云計算給檔案工作帶來的影響［5］.張倩(2010)認(rèn)為，現(xiàn)階段高校檔案信息資源建設(shè)面臨著檔案信息資源分布不均、共享程度低、重復(fù)建設(shè)率高、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)和制度體系建設(shè)滯后等問題，而云計算可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲海量化、信息搜索精準(zhǔn)化、查檔操作最簡化、信息資源共享能力最大化、安全服務(wù)無間斷化、“私有云”定制化等功能，能夠?qū)Ω咝n案信息資源環(huán)境進(jìn)行最大程度、最大范圍的整合［6］.

2 云存儲在檔案管理中的應(yīng)用

此處將云存儲單獨做介紹的原因在于，傳統(tǒng)檔案管理面臨的最大困難就是對檔案信息資源保存的可靠性、存儲的空間資源限制問題以及數(shù)據(jù)存儲的安全性問題，而云存儲技術(shù)可以很好地解決這些問題.云存儲將網(wǎng)絡(luò)中各種不同類型的存儲設(shè)備通過應(yīng)用軟件集合起來共同工作［7］.云存儲是一種服務(wù).考慮到檔案的安全性和特殊性，筆者認(rèn)為，可以采用“私有云”的服務(wù)模式，在單位內(nèi)部建立獨立的云平臺，將所有的檔案集中起來，形成內(nèi)部的“檔案云”，通過資源共享滿足用戶對資源的合理利用，享受高效的云服務(wù).

2.1 傳統(tǒng)檔案管理面臨的問題

2.1.1 傳統(tǒng)檔案管理的可靠性問題

檔案管理是一項重要且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑢τ谛畔①Y源的可靠性、完整性及連續(xù)性要求很高.這就要求信息資源長期保存，而長期保存的關(guān)鍵在于保證信息資源永久的可存取性和存儲系統(tǒng)的穩(wěn)定性.目前，依靠紙質(zhì)存檔或者存儲軟硬件等介質(zhì)的不穩(wěn)定性給信息資源存儲的安全性帶來了巨大的挑戰(zhàn).

2.1.2 傳統(tǒng)檔案管理的擴(kuò)容問題

檔案管理是一項長期的工作，隨著時間的推移信息資源越來越多，這就對存儲空間提出了更高的要求.為了解決這一問題，傳統(tǒng)檔案管理的一項重要任務(wù)就是投入大量資金對存儲設(shè)備進(jìn)行擴(kuò)容，或者在原有的存儲系統(tǒng)中直接添加硬盤，或者重新購買新的存儲系統(tǒng)，前者相對后者而言比較經(jīng)濟(jì)，但可能面臨著無法買到與原有存儲系統(tǒng)相匹配的硬盤等問題，且原有的存儲系統(tǒng)可能隨著時間的延長而降低工作效率;而后者資金投入大，且周期長，安裝后需要較長時間的調(diào)試與適應(yīng)，也會影響數(shù)據(jù)的及時更新與保存.

2.1.3 傳統(tǒng)檔案管理的安全性問題

傳統(tǒng)檔案管理中所面臨的另一個重要問題就是信息資源的安全性問題.檔案管理中的存儲系統(tǒng)處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，如果受到網(wǎng)絡(luò)病毒或網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊，那么服務(wù)器系統(tǒng)中的文件可能會被盜取或者毀壞，甚至導(dǎo)致服務(wù)系統(tǒng)的崩潰.

另一個安全隱患產(chǎn)生于數(shù)據(jù)的備份與遷移.存儲系統(tǒng)中的信息存儲在硬盤中，為防止硬盤損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，常常會將信息備份.但如果沒有適合的硬盤，那么備份的資料將無法讀取;如果硬盤空間已滿，則必須將信息遷移到其他存儲系統(tǒng)中，在信息遷移中也可能造成數(shù)據(jù)丟失.

2.2 云存儲在檔案管理中的設(shè)計與實現(xiàn)

云存儲是在云計算概念上發(fā)展而來的.周煜(2013)認(rèn)為，網(wǎng)絡(luò)云存儲是指通過一定的技術(shù)手段和特定載體，將檔案信息資源永久性地存儲在云端的虛擬空間的過程［8］.本文對云存儲在檔案管理中的設(shè)計與實現(xiàn)做介紹.圖1為云存儲架構(gòu)模型.

圖1 云存儲系統(tǒng)架構(gòu)模型

從圖1中可以看出，云存儲分為4層.其中，存儲層作為云存儲最基礎(chǔ)的一部分，顧名思義，存儲層主要用于存放各類檔案資料.作為云存儲中最核心的部分，基礎(chǔ)管理層也是云存儲中最難以實現(xiàn)的部分.基礎(chǔ)管理層通過集群、分布式文件系統(tǒng)和網(wǎng)格計算等技術(shù)，使得存儲設(shè)備可以協(xié)同工作，對外提供同一種服務(wù)，同時能對檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)有效管理，解決檔案資料的冗余問題.數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份及容災(zāi)技術(shù)確保了檔案資料的安全性.最后，作為檔案的授權(quán)用戶，可以通過公用應(yīng)用接口來登錄云存儲系統(tǒng)，享受云存儲服務(wù)，關(guān)于應(yīng)用接口層，云存儲運營單位可以根據(jù)自己的實際需要與資金狀況靈活開發(fā)不同的業(yè)務(wù)接口.

2.3 云存儲在檔案管理中的優(yōu)勢

2.3.1 在檔案管理可靠性方面的優(yōu)勢

在信息資源保存的期限與可靠性方面，云存儲能夠有效實現(xiàn)數(shù)字資源的協(xié)同保存，能切實保證信息資源的長期性和完整性.云計算對信息的保存通過跨機(jī)構(gòu)、跨地域協(xié)作的方式，實行分散存儲，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，用戶只需要通過特定接口，便能獲得公共的存儲和訪問服務(wù).

2.3.2 在檔案管理容量方面的優(yōu)勢

云存儲采取的架構(gòu)是并行擴(kuò)容，理論上可以隨意伸縮，通過動態(tài)的自動化部署，能夠很好地解決信息資源長期保存和持續(xù)增長的存儲空間的需求困難.從理論上講，云存儲可以利用互聯(lián)網(wǎng)云環(huán)境下無限容量的云存儲空間，將檔案信息資源進(jìn)行短期、中期或永久存儲［9］.

2.3.3 在檔案管理安全性方面的優(yōu)勢

在信息資源保存的安全性方面，云存儲的用戶規(guī)模大，存儲的數(shù)據(jù)量也很龐大，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，面對網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，云存儲首先考慮的是數(shù)據(jù)的安全性、可靠性以及效率等問題，采用加密技術(shù)以及身份認(rèn)證等進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)，能夠有效保證信息資源的安全.此外，云存儲將檔案信息放在不同節(jié)點，當(dāng)某一節(jié)點不能被訪問時，系統(tǒng)自動將讀寫指令發(fā)送到另一服務(wù)器上;同時，云存儲實現(xiàn)了不同位置間的數(shù)據(jù)實時備份，且解決所有存儲中心內(nèi)的負(fù)載平衡問題.

2.3.4 其他方面的優(yōu)勢

在信息資源管理的便捷性方面，云存儲將分散在各地的數(shù)字信息集中起來存儲，可以動態(tài)查重，刪除重復(fù)數(shù)據(jù)，管理十分方便.此外，云存儲提供了一個開發(fā)的平臺，有利于資源的充分共享，解決了以往用戶由于地理位置、單位等因素而帶來的無法查詢其他單位檔案資源的困難，極大地提高了檔案資源的利用率.

在檔案管理成本方面，傳統(tǒng)檔案管理方式對存儲系統(tǒng)硬件與軟件設(shè)備上需要大量資金，在后期階段也需要提供持續(xù)性的資金支持［10］.同時在人力成本方面，也需要專業(yè)人才對服務(wù)器、存儲系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)，這對于檔案管理而言也是一筆比較大的開支;而采用云存儲，檔案管理單位可以根據(jù)實際發(fā)展的需要申請云存儲規(guī)模，只需要較低的初期投入，不需要對存儲層進(jìn)行管理維護(hù).

3 結(jié)語

“云時代”的到來在在很大程度上解決了檔案信息資源管理中空間資源不足、成本高、信息查閱不便等問題，使得檔案管理工作變得更加智能化、規(guī)范化.同時，值得注意的是云計算也存在著安全性問題，云計算服務(wù)基于互聯(lián)網(wǎng)，依賴于互聯(lián)網(wǎng)，檔案信息的保密工作及安全性是合理運用云計算技術(shù)的核心問題.

［1］楊怡.云計算環(huán)境下的安全問題淺析［J］.電腦知識與技術(shù)，2009(5):4154-4156.

［2］尹雪梅.從云計算到個人數(shù)字檔案館［J］.山西檔案，2009(2):18-22.

［3］文杰.基于云計算的數(shù)字檔案館建設(shè)研究［J］.檔案與建設(shè)，2011(1):46-49.

［4］方昀，郭偉.云計算技術(shù)對檔案信息化的影響和啟示［J］.檔案管理，2010(4):70-73.

［5］胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應(yīng)用初探［J］.蘭臺世界，2011(3):20-21.

［6］張倩.云時代的高校檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式探究［J］.檔案與建設(shè)，2010(1):37-38.

［7］田雷.云計算在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用［J］.北京檔案，2011(5):24-25.

［8］周煜.云環(huán)境下檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)存儲研究［J］.蘭臺世界，2013(26):32-33.

［9］鄭奇茹.云存儲在高校檔案工作中的應(yīng)用［J］.辦公自動化，2012(24):49-50.

［10］王小容，衛(wèi)貴武.基于語言信息的檔案網(wǎng)站績效評估模型研究［J］.重慶文理學(xué)院學(xué)報:自然科學(xué)版，2012，31(4):18-22.

(責(zé)任編輯 穆 剛)

Research on the archives information resourcesmanagement app lied mode under the Cloud Era

ZUO Yongyan，WANG Xianping，AN Janmei

(Software Engineering Institute，Chongqing University of Arts and Science，Yongchuan Chongqing 402160，China)

This paper introduces the application mode of archivesmanagement in cloud computing era environment，expounds the relationship between cloud computing and cloud storage，analyzes the existing problems in the traditional archivesmanagement，put forward the design and implementation of filemanagement based on the cloud storage，and expounds its application advantages.

archive;cloud computing;cloud storage

G271

A

1673-8004(2014)05-0148-04

2014-02-19

國家自然科學(xué)基金項目(61304255);重慶市教委教育教學(xué)改革資助項目(1203197);重慶市教委科學(xué)技術(shù)研究項目(KJ131218);重慶文理學(xué)院教育教學(xué)改革項目(130322).

左永艷(1983-)，女，重慶武隆人，助理館員，碩士，主要從事檔案管理及可信軟件方面的研究.