淺談城建檔案信息化建設(shè)

蔡曉然

隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和推廣，信息技術(shù)以其快捷、便利、高效等諸多優(yōu)勢(shì)正被社會(huì)各行各業(yè)爭(zhēng)相推廣應(yīng)用。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)發(fā)展，我國(guó)多數(shù)城市的規(guī)模正不斷的擴(kuò)增，城市的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程也正在迅猛的發(fā)展，而城建檔案作為城市發(fā)展的記錄載體也必將走向信息化發(fā)展的道路。

城建檔案信息化建設(shè)是指城建檔案館利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過(guò)信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收、指導(dǎo)、管理決策的效率和水平，進(jìn)而提高城建檔案館的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的過(guò)程。具體到每一個(gè)城建檔案館，城建檔案信息化就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，管理方式的網(wǎng)絡(luò)化，決策的智能化和檔案信息利用的電子化。

我國(guó)城建檔案信息化建設(shè)總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展要求不相適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)的要求也相距甚遠(yuǎn)。目前，城建檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題有： 一、城建檔案信息化管理觀念落后，沒(méi)有得到政府和相關(guān)部門的足夠重視，規(guī)范性管理制度不健全；工作人員信息化管理和計(jì)算機(jī)操作水平不高，城建工程檔案專業(yè)管理知識(shí)急待更新和提高。二、信息化程度不高。由于城市工程建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)工作比較薄弱，檔案管理部門配套設(shè)施不夠完善，信息化程度仍然處于初始化水平，難以適應(yīng)城市建設(shè)和信息化技術(shù)的快速發(fā)展。三、城建檔案管理業(yè)務(wù)涉及到政府部門以及開發(fā)、建設(shè)、施工等若干單位，權(quán)限設(shè)置情況較為復(fù)雜，較難協(xié)調(diào)，難以為政府、行業(yè)、部門提供快捷高效的服務(wù)，更不能實(shí)現(xiàn)不同層次服務(wù)對(duì)象的資源共享。

要解決城建檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，加快推動(dòng)城建檔案信息化建設(shè)的步伐，可從以下幾方面入手：

一、城建檔案機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要轉(zhuǎn)變思想觀念、樹立檔案信息化意識(shí)。只有相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門領(lǐng)導(dǎo)觀念得到轉(zhuǎn)變，真心重視和支持檔案工作，才能促進(jìn)和推動(dòng)檔案信息化的改進(jìn)和不斷完善。檔案工作人員是城建檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作，主動(dòng)思考社會(huì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會(huì)信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。

二、提高城建檔案信息化水平。根據(jù)當(dāng)前城建檔案存在的問(wèn)題，首先應(yīng)該配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)、應(yīng)用或完善，可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。其次是逐步完善檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。 此外還應(yīng)對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

三、提高城建檔案信息化管理水平。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計(jì)算機(jī)管理滲透的形勢(shì)下，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。早在2002年，國(guó)家檔案局就發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作； 檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，通過(guò)選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過(guò)軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的一筆巨大的文化財(cái)富。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。從安全角度來(lái)說(shuō)，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問(wèn)授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。

工程建設(shè)的過(guò)程就是工程檔案的形成過(guò)程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過(guò)程。從工程立項(xiàng)到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來(lái)實(shí)施的，這在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度。實(shí)行城建檔案信息化管理能提高工程檔案管理的效率與效益。一是加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件；二是建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力；三是檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中；四是數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。

（作者單位：秦皇島市城市建設(shè)檔案館）endprint