基于知識(shí)管理的高校教學(xué)檔案信息增值探析

劉利利

知識(shí)管理是隨知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)而產(chǎn)生的一種全新的管理理念與管理方法， 它最先是在企業(yè)管理中得到推崇和實(shí)行，但作為一種融會(huì)多種學(xué)科成果、富有前瞻性的科學(xué)理論，其影響已快速滲透到社會(huì)的各個(gè)層面，也成為圖書(shū)情報(bào)檔案在內(nèi)的各學(xué)科領(lǐng)域關(guān)注的熱門(mén)話題。高校教學(xué)檔案記錄了高校教學(xué)工作的進(jìn)程，一方面記載了教師的教學(xué)科研成果，另一方面記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)成果，是學(xué)校各級(jí)學(xué)院文化知識(shí)沉淀的一個(gè)重要側(cè)面。本文筆者試圖從知識(shí)管理的角度，提出利用知識(shí)管理理論實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案價(jià)值擴(kuò)展的策略。

一、高校教學(xué)檔案信息增值的涵義

信息增值是信息從量變到質(zhì)變的過(guò)程，信息的有序化和系統(tǒng)化本質(zhì)上是實(shí)現(xiàn)信息從量變到質(zhì)變的手段，這主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是信息在量上的增值；二是信息在質(zhì)上的增值；三是信息在價(jià)值上的增值。

高校教學(xué)檔案是指高校的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)及教師個(gè)人，在從事教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中直接形成的，有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子載體的，具有有機(jī)歷史聯(lián)系的文件體系。根據(jù)信息增值的涵義，筆者認(rèn)為：高校教學(xué)檔案的信息增值主要是指教學(xué)檔案信息內(nèi)容的增值和教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等工作活動(dòng)效率的提高。它主要是通過(guò)對(duì)教學(xué)的文檔信息及其它和教學(xué)活動(dòng)相關(guān)信息的捕獲、接手、存儲(chǔ)、加工、傳遞和利用來(lái)實(shí)現(xiàn)的。高校教學(xué)檔案的信息增值體現(xiàn)為信息內(nèi)容能夠幫助高校的教師及管理人員，提高他們的決策合理性和實(shí)際管理工作、教學(xué)工作活動(dòng)的效率。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是教學(xué)檔案信息在消除不確定性方面的作用。通過(guò)對(duì)這些大量的、低價(jià)值的教學(xué)文檔數(shù)據(jù)和相關(guān)信息的加工、傳遞和利用，減少高校的有關(guān)教學(xué)的活動(dòng)的不確定性，從而制定最有利于提高高校教學(xué)各項(xiàng)活動(dòng)的水平，促進(jìn)高校發(fā)展相關(guān)政策的制定。

二是高校檔案信息滿(mǎn)足利用者需求度的變化。通過(guò)對(duì)原始教學(xué)檔案信息分析、加工、整合，形成高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，其價(jià)值發(fā)揮不再局限于參考、憑證或歷史文化作用，而是致力于解決利用者實(shí)際問(wèn)題。

三、有關(guān)教學(xué)的活動(dòng)效率的提高。這需要在教學(xué)檔案信息資源和利用者之間建立聯(lián)系，形成教學(xué)檔案利用者和教學(xué)檔案信息之間的有效匹配。為教學(xué)檔案的利用者提供高效的信息服務(wù)，以提高教學(xué)檔案利用者的決策水平和工作效率。

二、高校教學(xué)檔案信息增值中的知識(shí)管理內(nèi)涵

知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。知識(shí)管理的基本觀點(diǎn)是：顯性知識(shí)重新組合成為更復(fù)雜的顯性知識(shí)、隱性知識(shí)通過(guò)一定的方法顯性化、隱性知識(shí)不斷完善形成新的隱性知識(shí)、顯性知識(shí)經(jīng)過(guò)思考重新組織成為隱性知識(shí)。根據(jù)知識(shí)管理內(nèi)涵，可以看出高校教學(xué)檔案管理尤其是其信息增值有著自身特殊的知識(shí)管理價(jià)值和內(nèi)涵。

（一）高校教學(xué)檔案的信息增值體現(xiàn)對(duì)知識(shí)本身的管理

高校教學(xué)檔案信息管理的目標(biāo)和基本任務(wù)之一，就是實(shí)現(xiàn)已有教學(xué)檔案的信息價(jià)值和增值。實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息價(jià)值的關(guān)鍵是建設(shè)信息資源體系和信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)展教學(xué)檔案信息服務(wù)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息流的有序流動(dòng)和有效使用。而教學(xué)檔案的信息增值則要依賴(lài)對(duì)信息資源的篩選、組織與開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)。高校教學(xué)檔案具體內(nèi)容包括學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的文件材料，有關(guān)教學(xué)質(zhì)量檢查、評(píng)估材料，有關(guān)專(zhuān)業(yè)設(shè)置的文件材料、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、學(xué)生學(xué)籍卡、在校生花名冊(cè)，實(shí)驗(yàn)室管理材料，典型教案、重要備課記錄，學(xué)生對(duì)教師評(píng)價(jià)等。這些教學(xué)檔案材料是高校知識(shí)的重要載體，其本身所承載的知識(shí)一部分是顯性的，一部分是隱性的。

高校教學(xué)檔案信息增值過(guò)程中對(duì)知識(shí)本身的管理是通過(guò)對(duì)上述顯性知識(shí)、隱性知識(shí)，以及對(duì)顯性知識(shí)和顯性知識(shí)之間相互作用的管理實(shí)現(xiàn)的。高校教學(xué)檔案信息增值的顯性知識(shí)管理主要是對(duì)教學(xué)檔案衍生的知識(shí)資源進(jìn)行分析、加工、整合，使顯性知識(shí)成為更復(fù)雜的顯性知識(shí)。隱性知識(shí)管理主要是對(duì)教學(xué)檔案中經(jīng)驗(yàn)類(lèi)知識(shí)的所有者（包括教師、各學(xué)科專(zhuān)家、檔案工作者等）頭腦中知識(shí)分享的管理，而顯性知識(shí)和隱性知識(shí)之間相互作用的管理是指挖掘教學(xué)檔案信息的潛在價(jià)值，隱性知識(shí)顯性化，使知識(shí)得到創(chuàng)新。

（二）高校檔案的信息增值體現(xiàn)知識(shí)基本過(guò)程的管理

知識(shí)只有通過(guò)人腦加工和經(jīng)驗(yàn)的處理，集體的智慧轉(zhuǎn)化為新的知識(shí)，才能不斷地繁衍和發(fā)展。知識(shí)管理的任務(wù)主要在于知識(shí)的獲取、積累、顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化以及知識(shí)的交流與共享等。高校教學(xué)檔案的信息增值有著自身的增長(zhǎng)方式，不僅要把教學(xué)檔案信息收集起來(lái)，進(jìn)行分類(lèi)整理，還要通過(guò)創(chuàng)建教學(xué)檔案信息共享平臺(tái)，集約不同結(jié)構(gòu)的教學(xué)檔案信息資源，使教學(xué)檔案信息資源得到有效開(kāi)發(fā)和充分利用。通過(guò)教學(xué)檔案信息資源的共享，為高校教師和管理人員的學(xué)習(xí)注入動(dòng)力，督促他們跟蹤教學(xué)檔案信息的發(fā)展方向，做到教學(xué)檔案資源建設(shè)的與時(shí)俱進(jìn)，為教學(xué)檔案利用者提供快速、高效、可靠的優(yōu)質(zhì)教學(xué)檔案信息服務(wù)。通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案信息資源的共享，進(jìn)一步提高高校工作人員的工作效率，全面提升高校的教學(xué)和管理水平。由此可見(jiàn)，高校教學(xué)檔案的信息增值過(guò)程中體現(xiàn)的知識(shí)基本過(guò)程的管理就是利用檔案館人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及各類(lèi)先進(jìn)技術(shù)對(duì)教學(xué)檔案隱含的知識(shí)收集、分類(lèi)、整理、挖掘、轉(zhuǎn)化、交流與共享的管理等。

（三）高校教學(xué)檔案新信息增值中體現(xiàn)對(duì)知識(shí)相關(guān)要素的管理

高校教學(xué)檔案信息增值要解決兩方面的問(wèn)題：一是教學(xué)檔案信息資源的建設(shè)問(wèn)題；二是教學(xué)檔案信息資源的存取和開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題。“教學(xué)檔案信息資源”的概念不同于“教學(xué)檔案的概念”，它是指經(jīng)過(guò)人們合理開(kāi)發(fā)和組織的教學(xué)檔案中的信息、信息技術(shù)、文檔人員等要素組成的有機(jī)集合。在這些要素中，通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案的加工處理而獲得的有關(guān)信息，無(wú)疑是構(gòu)成教學(xué)檔案信息資源的核心要素，但是相關(guān)的信息技術(shù)和文檔人員等要素，也是這種經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)和組織的教學(xué)檔案信息得以有效控制和利用的必要條件。再有，信息技術(shù)的掌握和人員素質(zhì)的提高需要通過(guò)建構(gòu)某種學(xué)習(xí)共同體而得以實(shí)現(xiàn)，需要高校教學(xué)檔案形成每一環(huán)節(jié)中涉及的人員之間展開(kāi)不斷的學(xué)習(xí)。面對(duì)這種境況，需要建成學(xué)習(xí)型組織，營(yíng)造個(gè)人、組織共同發(fā)展的良好組織環(huán)境?？梢?jiàn)，高校教學(xué)檔案的信息增值蘊(yùn)含著對(duì)與知識(shí)有關(guān)的各種要素（包括知識(shí)組織、知識(shí)設(shè)施、知識(shí)技術(shù)、知識(shí)人員、知識(shí)制度和知識(shí)環(huán)境等）的管理。

三、基于知識(shí)管理的高校教學(xué)檔案的信息增值策略

在知識(shí)管理廣泛運(yùn)用于組織之中以提升組織能力的背景下，高校教學(xué)檔案的信息增值作為學(xué)校檔案工作的一個(gè)新任務(wù)，需要采取有效的知識(shí)管理策略來(lái)保證高校教學(xué)檔案的信息增值的實(shí)現(xiàn)。

（一）注重對(duì)教學(xué)檔案信息資源中的隱性知識(shí)的挖掘

知識(shí)管理中的一個(gè)重要的觀點(diǎn)就是：隱性知識(shí)比顯性知識(shí)更完善、更能夠創(chuàng)造價(jià)值；因此，隱性知識(shí)的挖掘和利用能力將成為個(gè)人和組織的成功關(guān)鍵之所在。因此，高校教學(xué)檔案工作不僅要注重對(duì)學(xué)校內(nèi)產(chǎn)生的有關(guān)教學(xué)工作的顯性知識(shí)（文檔）的收集、管理，而且更要重視對(duì)隱藏在教學(xué)檔案中的隱性知識(shí)的發(fā)掘，這部分知識(shí)對(duì)高校教學(xué)檔案的信息增值具有決定性的作用。因此，要從教學(xué)檔案承載的信息和數(shù)據(jù)中，發(fā)現(xiàn)特定數(shù)據(jù)和信息的相關(guān)性和內(nèi)在聯(lián)系，通過(guò)提煉、分析、綜合和激活，發(fā)現(xiàn)事物的本質(zhì)，并把這些數(shù)據(jù)和信息重新組合成為具有高價(jià)值的教學(xué)檔案信息。

（二）建立教學(xué)檔案信息共享平臺(tái)

教學(xué)檔案信息只有在交流的過(guò)程中才會(huì)增值，通過(guò)建立順暢的教學(xué)檔案信息交流渠道，不僅可以擴(kuò)展學(xué)校整體的教學(xué)檔案信息資源儲(chǔ)備，而且可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的增值。因此，高校教學(xué)檔案信息增值的實(shí)現(xiàn)還要有賴(lài)于教學(xué)檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)。

建置教學(xué)檔案信息共享平臺(tái)的目的，在于讓學(xué)校的教學(xué)檔案信息能做有效的管理，經(jīng)由整理分類(lèi)后，提供給學(xué)校的全體人員，做經(jīng)驗(yàn)的分享與知識(shí)的傳承。從短期目標(biāo)看，可以藉由教學(xué)檔案信息的分享平臺(tái)，提升學(xué)校全體人員教學(xué)檔案信息的分享和對(duì)談的機(jī)會(huì)，通過(guò)談話和分享促進(jìn)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的獲取、教學(xué)技能的提高；從長(zhǎng)遠(yuǎn)上來(lái)看，通過(guò)交流平臺(tái)，教師能夠在第一時(shí)間整理和提煉好自己獨(dú)具特色的教學(xué)知識(shí)和教學(xué)檔案，這在學(xué)校的教學(xué)評(píng)估、優(yōu)秀課程評(píng)比等活動(dòng)中都是優(yōu)秀的素材。

（三）增強(qiáng)教學(xué)檔案形成者與管理者的知識(shí)管理能力

人是知識(shí)管理的核心要素，是顯性知識(shí)的管理者和隱性知識(shí)的擁有者。因此，高校教學(xué)檔案的信息增值在一定程度上要取決于教學(xué)檔案形成者與管理者的知識(shí)管理能力。因?yàn)樗麄兪墙虒W(xué)檔案創(chuàng)造、傳播、運(yùn)用的主體，他們的素質(zhì)決定教學(xué)檔案的質(zhì)量。因此，要培養(yǎng)學(xué)校檔案管理者的知識(shí)管理素養(yǎng)，讓他們把知識(shí)管理理念貫穿到整個(gè)教學(xué)檔案的管理過(guò)程之中，有效的促進(jìn)教學(xué)檔案的價(jià)值增值，更好地為學(xué)校服務(wù)。

（作者單位：海南師范大學(xué)）