重視檔案工作是領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)所系

夏彥國

近年來，平鄉(xiāng)縣審計局檔案工作取得了長足的進(jìn)步，檔案工作也確實使我們從中受益。檔案工作是“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民” 的重要工作，也是體現(xiàn)一個單位工作管理水平的一個窗口。

我先后在縣財政局、農(nóng)開辦、審計局工作，多年工作中或多或少對檔案有一些認(rèn)知。做好部門檔案工作，前提是對檔案工作要有一個正確的認(rèn)識。有人狹隘地認(rèn)為，檔案工作是一項務(wù)虛的幕后工作，對一個單位尤其是現(xiàn)在沒有用途，這種觀點(diǎn)是膚淺、片面和不負(fù)責(zé)任的。我認(rèn)為，做好檔案工作從大處說是對歷史負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)、對人民負(fù)責(zé)；從小處說就是對工作負(fù)責(zé)、對自己負(fù)責(zé)、對他人負(fù)責(zé)。只有深刻認(rèn)識檔案的重要意義，才能增強(qiáng)自身做好檔案工作的積極性和主動性。

沒有檔案，就沒有社會的發(fā)展和進(jìn)步

檔案是對人類社會實踐活動的真實記錄，是人類認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是人類珍貴的遺產(chǎn)。做好檔案工作既是對過去工作成果的記錄和傳承，更是對勞動者的尊重和肯定。

作為特殊的文化載體，檔案是人類寶貴的歷史文化財富，對國家、社會和個人都具有重要的憑證、參考作用，對后人的工作和生活具有極高的借鑒、利用價值。如果沒有檔案，人類社會就不可能在繼承中發(fā)展，在前進(jìn)中創(chuàng)新。

檔案具有時效性、唯一性和不可再生性，檔案是伴隨著時間的推移而逐漸積累形成的，如果某段時期內(nèi)的重大活動沒有記錄下來形成檔案或者檔案遺失，那么這段時期在歷史上將會成為一個空白，這對后人來說是非常令人遺憾和不負(fù)責(zé)任的。所以正確對待并做好檔案工作是非常有必要的。

檔案為憑 檔為民用

通過檔案的利用，可以澄清事實真相，為自己的觀點(diǎn)提供證據(jù)，這是被反復(fù)證明的客觀事實。如近一個時期以來，日本在我國的固有領(lǐng)土釣魚島周圍，反復(fù)制造事端、故意挑釁，不斷發(fā)表欺騙性言論，詆毀中國軍隊。我國通過相關(guān)視頻錄像澄清了事實真相，揭穿了日本罔顧事實，顛倒黑白，抹黑我國我軍形象的丑惡面目，這就是檔案作用的體現(xiàn)。

通過對檔案的完善管理，可以為他人提供有效的幫助。我在財政局工作期間遇到過這樣一件事，有一名職工即將退休時，趕上所在企業(yè)破產(chǎn)，由于該企業(yè)不重視檔案工作，丟失了他的個人檔案，導(dǎo)致其不能辦理退休手續(xù)，無法按政策享受相關(guān)待遇，后來我從財政局查到了他的工資記錄，幫助其辦理了退休手續(xù)，維護(hù)了其個人利益。

從歷史上來看，歷史檔案的遺失給現(xiàn)代人留下了遺憾和困惑。例如三國時期諸葛亮發(fā)明了運(yùn)輸工具——木牛流馬，史書《三國志》和小說《三國演義》對其均有描述，但是由于沒有結(jié)構(gòu)圖形等詳細(xì)資料傳世，對于究竟是否確有此物？現(xiàn)在仍沒有定論，也沒有人制作出與史書描述一致的實物。如果史書能夠記載的再詳細(xì)一些或相關(guān)資料能夠流傳下來，那么現(xiàn)在我們也不會感到遺憾和困惑了。因此保持檔案的完整齊全并使之為民所用是極其重要的。

做好檔案工作是領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)所系

近年來，我局在檔案工作方面本著“規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案利用”原則，通過堅持四個到位、加強(qiáng)四項建設(shè)、加強(qiáng)檔案利用，不斷提高檔案工作水平。

一是領(lǐng)導(dǎo)重視到位。每年都把檔案工作納入全年工作計劃，與審計業(yè)務(wù)等各項工作同部署、同推進(jìn)；定期召開專題會，研究部署檔案工作；明確一名主管副局長，并在人、財、物上向檔案工作傾斜。

二是機(jī)構(gòu)設(shè)置到位。成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由我親任組長。對本局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，形成一個統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、層次分明、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。

三是責(zé)任落實到位。嚴(yán)格實施檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入目標(biāo)管理，實行主管局長領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、檔案員三級連帶責(zé)任制，明確工作目標(biāo)，落實個人責(zé)任，形成一級抓一級，層層抓落實的檔案工作責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。

四是人員配備到位。明確一名專職檔案管理員、4名專職檔案員和8名兼職檔案員，打造了一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的檔案工作隊伍，保證了檔案工作的順利開展。

在充分提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，大力加強(qiáng)檔案工作各項基礎(chǔ)建設(shè)。一是加強(qiáng)制度建設(shè)。根據(jù)《檔案法》和《河北省檔案管理條例》，建立完善了以檔案歸檔、保管、借閱、保密、鑒定、銷毀等為主要內(nèi)容的檔案制度體系，并把各項制度上墻公布，使檔案工作有據(jù)可依、有章可循。

二是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在辦公用房非常緊張的情況下，完成了檔案用房建設(shè)，實現(xiàn)了庫房、閱覽、榮譽(yù)三室分開，籌措資金購置配齊了各種設(shè)施、設(shè)備，嚴(yán)格達(dá)到“十防”要求，確保檔案的安全。

三是加強(qiáng)信息化建設(shè)。我局為檔案室配備了電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，建立了門戶網(wǎng)站和內(nèi)部局域網(wǎng)。我在2012年未到審計局任職以前，就開始利用業(yè)余時間探索紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的方法，結(jié)合其他管理軟件，研究出一套用掃描方式制作電子檔案的管理軟件，目前已將2014年以前全部紙質(zhì)檔案制成電子檔案，今年我局購買了專業(yè)檔案管理軟件，通過研究實現(xiàn)了電子檔案和管理軟件的順利對接，建立了完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案的準(zhǔn)確、方便、快捷的查找利用；同時對適宜公開的檔案通過機(jī)關(guān)網(wǎng)站進(jìn)行公開。

四是加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)。一方面，組織檔案人員參加縣檔案局開展的檔案知識培訓(xùn)；另一方面，每年進(jìn)行內(nèi)部檔案知識培訓(xùn)，組織人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法、檔案管理軟件使用等內(nèi)容，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。

通過不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，使檔案工作水平逐年提高，為機(jī)關(guān)工作發(fā)揮著自身的利用價值。檔案利用是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的。其基礎(chǔ)就是檔案的歸檔、移交、整編、著錄等一系列工作，其中包括編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、檔案價值的鑒定、保管、統(tǒng)計、專題索引、匯編資料、接待來訪和提供利用。我們編寫了《制度匯編》、《檔案利用效果選編》、《全宗介紹》、《大事記》、《機(jī)構(gòu)組織沿革》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《年鑒》，為促進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件、提供了方便。一年來，接待借、閱卷宗27人次，累計借、閱卷宗35卷次，檔案的查全率、查準(zhǔn)率達(dá)95%和98%以上，充分發(fā)揮了檔案工作的服務(wù)作用。

兩年來，在市、縣兩級檔案局的指導(dǎo)和幫助下，我局（下轉(zhuǎn)8頁）（上接10頁）在檔案工作中做了一些扎實有效的基礎(chǔ)性工作，取得了一些成績。2013年6月通過河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理AAAA認(rèn)定，成為全市審計系統(tǒng)內(nèi)首家通過該認(rèn)定的縣級審計機(jī)關(guān)；2014年7月，晉升河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理AAAAA認(rèn)定工作準(zhǔn)備就緒，成為目前全省審計系統(tǒng)縣級審計局申請AAAAA的第一家，但是距離檔案工作規(guī)范化要求仍存在一定差距。只有進(jìn)一步提高對檔案工作的重視度，努力提升管理規(guī)范化水平，才能不斷促進(jìn)檔案工作再上新臺階。