談ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

李永發(fā)

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的日益發(fā)展，信息技術(shù)不斷應(yīng)用到企業(yè)管理的各個(gè)領(lǐng)域，企業(yè)各專(zhuān)業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)層出不窮、不斷發(fā)展，在這個(gè)充滿競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，企業(yè)需要的是一款以財(cái)務(wù)管理為核心集成各專(zhuān)業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的軟件，需要既功能齊全，又能統(tǒng)籌企業(yè)資源，并做出靈敏反應(yīng)的系統(tǒng)軟件，在這種情況下ERP系統(tǒng)逐漸走進(jìn)了各大企業(yè)家的眼中，ERP系統(tǒng)憑借系統(tǒng)化、集成化的管理思想代替了傳統(tǒng)企業(yè)管理信息系統(tǒng) ，本論文將就ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用展開(kāi)論述。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理 ERP系統(tǒng) 企業(yè)財(cái)務(wù)管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.1； F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2014）10-0001-01

在這個(gè)信息化的時(shí)代，企業(yè)間加劇了競(jìng)爭(zhēng)，信息技術(shù)的應(yīng)用得到了廣泛的應(yīng)用，為了提高在企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)力，許多企業(yè)紛紛采用了新一代的集成化管理信息系統(tǒng)來(lái)武裝自己——ERP系統(tǒng)，整合企業(yè)管理的所有業(yè)務(wù)，包括人力資源、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、物流、行政、生產(chǎn)管理等等。它的優(yōu)勢(shì)在于最大化的信息集成，并把特定的管理要求固化。 ERP這個(gè)新平臺(tái)不僅能夠使企業(yè)全盤(pán)掌握企業(yè)各種信息，孵化跨部門(mén)、跨源頭的分析，還可以清晰的為高層提供決策所需的資料數(shù)據(jù)，總之，ERP將幫助企業(yè)的財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在管理理念、技術(shù)、方法等方面進(jìn)行全面的改革。

一、ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的差異

ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是建立在信息共享的基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化、集成化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供了決策運(yùn)行手段及資源數(shù)據(jù)，此系統(tǒng)具有高度的集成度、信息處理及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)存在著許多的差異。

首先，財(cái)務(wù)模塊是ERP系統(tǒng)的核心，一般主要包括：財(cái)務(wù)模塊、采購(gòu)管理模塊、人力資源模塊、設(shè)備管理、銷(xiāo)售管理模塊、生產(chǎn)管理模塊等，ERP系統(tǒng)內(nèi)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)模塊都緊密?chē)@著財(cái)務(wù)模塊展開(kāi)，各業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，可以自動(dòng)生成財(cái)務(wù)模塊的記賬憑證，這樣的機(jī)制保證了ERP系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)性和集成性。

其次，ERP系統(tǒng)的信息質(zhì)量要高于傳統(tǒng)的信息質(zhì)量，物流、資金流、信息流等數(shù)據(jù)都實(shí)現(xiàn)了一體化，如：客戶和供應(yīng)商信息，可以在合同模塊、銷(xiāo)售模塊、采購(gòu)模塊、財(cái)務(wù)模塊等模塊中共享，而且此系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)廣泛，減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)和人工的返工等問(wèn)題。

最后，ERP財(cái)務(wù)管理模塊可以根據(jù)需要預(yù)先設(shè)置相應(yīng)的內(nèi)部控制流程，還可以發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并提示工作人員進(jìn)行修改。保證了采集的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。而且在此系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)都是原始的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)處理的，工作人員可方便查詢，準(zhǔn)確無(wú)誤的生產(chǎn)需要的報(bào)告。

總之，ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)節(jié)約了數(shù)據(jù)采集的時(shí)間和提高了數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，比傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)更高效。ERP系統(tǒng)直接受集團(tuán)統(tǒng)一部署，減少了舞弊營(yíng)私行為的發(fā)生。同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理的一體化，能夠?qū)①Y金控制點(diǎn)分配到企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)約束資金，提高了資金的利用效率。

但是，ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)相比也有很多不足之處：

首先，ERP財(cái)務(wù)管理模塊界面不夠友好，反映的信息不夠直觀、豐富，不能很好滿足中國(guó)人的傳統(tǒng)習(xí)慣。其次，ERP系統(tǒng)的操作基本依靠操作事物代碼進(jìn)行，給操作者帶來(lái)諸多不便。另外，ERP財(cái)務(wù)管理模塊的財(cái)務(wù)報(bào)表功能較弱，給自行編制財(cái)務(wù)報(bào)告帶來(lái)一定困難。

通過(guò)以上分析可以看出，ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)融合，努力建成一套物流、資金流、信息流為一體，與涵蓋財(cái)務(wù)模塊、采購(gòu)管理模塊、人力資源模塊、設(shè)備管理、銷(xiāo)售管理模塊、生產(chǎn)管理模塊、計(jì)劃管理模塊等的ERP管理平臺(tái)相融合，業(yè)務(wù)操作上實(shí)現(xiàn)界面友好、易用的先進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，是每個(gè)大型企業(yè)的首選。

二、ERP在現(xiàn)代財(cái)務(wù)上的應(yīng)用

本單位在ERP系統(tǒng)推廣之前，已經(jīng)在整個(gè)集團(tuán)公司全面使用了中國(guó)石油財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)（FMIS），本系統(tǒng)是公司加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，也是公司推進(jìn)自主創(chuàng)新、加快信息化建設(shè)的重要組成部分，已形成了整個(gè)公司會(huì)計(jì)核算的統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)公司強(qiáng)化總體風(fēng)險(xiǎn)控制，構(gòu)建現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理體系，更好地服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有重要意義。

鑒于以上情況，總部確定EER系統(tǒng)的推廣采用與財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)（FMIS）融合的方案，通過(guò)融合達(dá)到兩個(gè)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)上、流程上、業(yè)務(wù)上的有機(jī)結(jié)合，既保持ERP系統(tǒng)的整體性，涵蓋財(cái)務(wù)、人事、采購(gòu)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備管理等企業(yè)日常運(yùn)作的全過(guò)程，通過(guò)整合企業(yè)資源、優(yōu)化資源配置，提高企業(yè)的運(yùn)行與管理水平，達(dá)到業(yè)務(wù)流、資金流、信息流三流合一、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化運(yùn)作的目標(biāo)；又體現(xiàn)FMIS的界面友好、易用、功能強(qiáng)大特點(diǎn)，發(fā)揮兩個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)。達(dá)到“界面友好、流程科學(xué)、運(yùn)行安全、符合發(fā)展”的目標(biāo)。

融合方法是在總部統(tǒng)一建立對(duì)照表管理系統(tǒng)，對(duì)照表充當(dāng)ERP與FMIS的翻譯，服務(wù)于ERP集成憑證及ERP手工憑證錄入的編碼轉(zhuǎn)換；對(duì)照表維護(hù)后分別保存到ERP和FMIS系統(tǒng)中。對(duì)于財(cái)務(wù)端發(fā)起的業(yè)務(wù)，在FMIS憑證錄入系統(tǒng)中錄入。通過(guò)ERP手工憑證界面輸入的會(huì)計(jì)憑證，自動(dòng)保存在FMIS7.0系統(tǒng)中；審核批準(zhǔn)后會(huì)在ERP系統(tǒng)中生成會(huì)計(jì)憑證。對(duì)于業(yè)務(wù)端發(fā)起的業(yè)務(wù)，在ERP系統(tǒng)中自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)憑證，再將憑證傳輸?shù)紽MIS中，并形成完整的FMIS會(huì)計(jì)憑證。通過(guò)上述方案數(shù)據(jù)一次錄入，多方共享，保證了ERP系統(tǒng)、FMIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性。

通過(guò)ERP和FMIS系統(tǒng)的融合有效地提高了會(huì)計(jì)核算工作效率和會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，充分體現(xiàn)財(cái)務(wù)成本有效控制和財(cái)務(wù)報(bào)告及時(shí)、準(zhǔn)確編制的功能，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.ERP系統(tǒng)實(shí)施前，金稅系統(tǒng)與ERP未連接，財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)手工做主營(yíng)業(yè)務(wù)收入及應(yīng)收賬款的確認(rèn)憑證，財(cái)務(wù)人員在金稅系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息后，由金稅系統(tǒng)開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票；ERP系統(tǒng)實(shí)施后，金稅系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)連接，財(cái)務(wù)人員根據(jù)ERP中銷(xiāo)售訂單，創(chuàng)建外向交貨單，開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票，過(guò)賬自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，并且相關(guān)銷(xiāo)售發(fā)票信息傳至金稅系統(tǒng)，直接可進(jìn)行發(fā)票的傳輸和打印，使銷(xiāo)售程序簡(jiǎn)化，提高工作效率。

2.物資業(yè)務(wù)，ERP系統(tǒng)實(shí)施前，一般每月25號(hào)結(jié)賬，25號(hào)至本月末，由于FMIS系統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)月未進(jìn)行封賬，不能在FMIS系統(tǒng)次月賬期中進(jìn)行發(fā)料等相關(guān)業(yè)務(wù)處理，只能在原物資系統(tǒng)進(jìn)行手工業(yè)務(wù)處理。實(shí)施ERP之后，每月26號(hào)將次月的物料賬期及財(cái)務(wù)賬期進(jìn)行開(kāi)啟，物資部門(mén)可以在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行次月業(yè)務(wù)處理，并且通過(guò)憑證傳輸功能，將此期間的業(yè)務(wù)傳輸至FMIS系統(tǒng)次月賬期中，使物資業(yè)務(wù)處理時(shí)間提前5-6天，有效提高了業(yè)務(wù)處理的及時(shí)率和工作效率。

3.會(huì)計(jì)信息質(zhì)量方面，ERP系統(tǒng)實(shí)施前，在原核算體制下，各級(jí)單位會(huì)計(jì)人員對(duì)同一類(lèi)業(yè)務(wù)的處理方法會(huì)做出不同的主觀判斷，同一業(yè)務(wù)處理選擇的FMIS科目核算明細(xì)會(huì)有所不同，造成核算結(jié)果與實(shí)際情況存在差異；實(shí)施ERP系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)人員共同使用一個(gè)處理平臺(tái)，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)核算與處理流程，通過(guò)ERP系統(tǒng)后臺(tái)配置及相關(guān)推導(dǎo)規(guī)則，對(duì)不同的物料類(lèi)型、設(shè)備類(lèi)型及投資類(lèi)型與評(píng)估類(lèi)進(jìn)行對(duì)應(yīng)，作為自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證基礎(chǔ)信息，使會(huì)計(jì)信息質(zhì)量得到保障，提高了會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。

4.提高了工作效率，實(shí)施ERP系統(tǒng)后，一部分會(huì)計(jì)憑證在ERP系統(tǒng)中自動(dòng)生成，如：項(xiàng)目投資、成本維修、材料出入庫(kù)等，再通過(guò)憑證傳輸功能將憑證傳輸至FMIS系統(tǒng)，使會(huì)計(jì)人員手工制證工作量大大減少，有效地提高了工作效率。

5.成本控制方面，如：項(xiàng)目核算在ERP中啟用預(yù)算管理功能，業(yè)務(wù)部門(mén)在下達(dá)WBS元素時(shí)，將投資項(xiàng)目的預(yù)算金額在ERP中一并下達(dá)，當(dāng)項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生成本超出ERP系統(tǒng)下達(dá)預(yù)算金額時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示項(xiàng)目超出預(yù)算金額，不能生成憑證。項(xiàng)目預(yù)算控制由事后向事前延伸，有效控制了超投資現(xiàn)象的發(fā)生。

三、ERP在未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與國(guó)際的接軌，在當(dāng)前的企業(yè)財(cái)務(wù)管理中，不僅需要完整的企業(yè)內(nèi)部信息，業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，而且還需要豐富的外部信息資源，以促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的不斷提高。我國(guó)集團(tuán)型企業(yè)不斷發(fā)展，產(chǎn)業(yè)也越來(lái)越集中，特別是對(duì)于跨區(qū)域的大型企業(yè)，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)進(jìn)行集中的管理、監(jiān)控及核算帶來(lái)新的需求，這必將給ERP的應(yīng)用與發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)融合，努力建成一套依托集決策支持、經(jīng)營(yíng)管理和業(yè)務(wù)流程控制為一體，涵蓋績(jī)效指標(biāo)體系、投資組合優(yōu)化、采購(gòu)庫(kù)存分析、設(shè)備管理平臺(tái)、產(chǎn)銷(xiāo)分析、財(cái)務(wù)決策支持的ERP管理平臺(tái)的先進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。業(yè)務(wù)操作上實(shí)現(xiàn)界面友好，易用；實(shí)現(xiàn)以提升績(jī)效為驅(qū)動(dòng)的報(bào)表指標(biāo)分析和數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘，有效支撐生產(chǎn)集約化、精細(xì)化的經(jīng)營(yíng)管理要求和降本增效的目標(biāo)。為管理層決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持和管理手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理從粗放型到精細(xì)化的跨越，是未來(lái)ERP系統(tǒng)及財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展方向和目標(biāo)。

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