縮短水土保持標(biāo)書編制時(shí)間

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黃河勘測(cè)規(guī)劃設(shè)計(jì)有限公司水土保持中心QC小組

(黃河勘測(cè)規(guī)劃設(shè)計(jì)有限公司， 鄭州 450003)

縮短水土保持標(biāo)書編制時(shí)間

李旭輝，席琳，劉飛

黃河勘測(cè)規(guī)劃設(shè)計(jì)有限公司水土保持中心QC小組

(黃河勘測(cè)規(guī)劃設(shè)計(jì)有限公司， 鄭州 450003)

為了提高標(biāo)書編制效率，QC小組從人、機(jī)、料、法、環(huán)等5個(gè)方面分析找到2個(gè)要因。針對(duì)商務(wù)標(biāo)書材料繁瑣的要因，制作了4個(gè)投標(biāo)控制表和9個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)；針對(duì)辦理投標(biāo)手續(xù)復(fù)雜的要因，制作了1個(gè)流程圖；從制度上和程序上規(guī)范化了標(biāo)書制作的過(guò)程。通過(guò)PDCA循環(huán)，完成了標(biāo)書編寫的規(guī)范化和投標(biāo)手續(xù)辦理的標(biāo)準(zhǔn)化，總結(jié)為“一圖、四表、九庫(kù)”， 大幅提高了管理水平和工作效率。

水土保持； 投標(biāo)； 標(biāo)書編制； “一圖、四表、九庫(kù)”

1 小組概況

黃河勘測(cè)規(guī)劃設(shè)計(jì)有限公司水土保持中心QC小組成立于2011年4月，是一個(gè)管理型小組。小組成員來(lái)自公司多個(gè)部門，共有10名成員，包括組長(zhǎng)薛建慧，組員史志平、李旭輝、席琳、劉飛、寧亞偉、張繼勇、李瑞品、牛磊、劉亞麗。其中，教授級(jí)高工1名、高級(jí)工程師1名、工程師4名、助理工程師2名、經(jīng)濟(jì)師1名、助理政工師1名。

2 選擇課題

隨著《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》的實(shí)施，企業(yè)通過(guò)投標(biāo)獲得合同訂單將是主要的途徑。水土保持專業(yè)近年來(lái)發(fā)展迅速，市場(chǎng)承攬的項(xiàng)目越來(lái)越多，投標(biāo)活動(dòng)中編制標(biāo)書需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人手，怎樣節(jié)約時(shí)間、提高投標(biāo)文件編寫效率迫在眉睫。

黃河設(shè)計(jì)公司投標(biāo)活動(dòng)涉及5個(gè)部門、10多個(gè)審批表、程序繁瑣，而且投標(biāo)活動(dòng)時(shí)間緊、要求高、受制約因素多。水土保持中心為了強(qiáng)化管理，理順生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程，提高標(biāo)書編制質(zhì)量和效率，確定此次選題。

3 現(xiàn)狀調(diào)查

以最近一年多6個(gè)典型的投標(biāo)項(xiàng)目為現(xiàn)狀調(diào)查對(duì)象，其中涵蓋了水土保持方案編制、驗(yàn)收評(píng)估和監(jiān)理3個(gè)類型，分析水土保持投標(biāo)文件編制所用時(shí)間。見(jiàn)表1。

表1 六個(gè)典型投標(biāo)項(xiàng)目消耗工時(shí)對(duì)比

4 目標(biāo)設(shè)定

從表1可以看出，一個(gè)項(xiàng)目現(xiàn)狀投標(biāo)消耗工時(shí)最多可達(dá)224h，該項(xiàng)目的招標(biāo)邀請(qǐng)函所要求的投標(biāo)書相對(duì)較難，因此不同項(xiàng)目耗費(fèi)的時(shí)間也不同。6個(gè)典型項(xiàng)目投標(biāo)平均消耗143h，占用了中心大量的時(shí)間與精力。圖1為6個(gè)典型投標(biāo)項(xiàng)目消耗工時(shí)情況對(duì)比。

圖1 六個(gè)典型投標(biāo)項(xiàng)目消耗工時(shí)對(duì)比

從表1可以看出，歷史最好水平為2010年1月河南煤業(yè)化工集團(tuán)乙二醇項(xiàng)目投標(biāo)所用工時(shí)為96個(gè)工時(shí)。因此，小組設(shè)定目標(biāo)為，通過(guò)縮短標(biāo)書編制時(shí)間，由平均消耗143工時(shí)降低到平均消耗96個(gè)工時(shí)，見(jiàn)圖2。

圖2 目標(biāo)設(shè)定柱狀圖

5 分析原因

2011年5月QC小組成員采用頭腦風(fēng)暴法，對(duì)人員、環(huán)境、方法、機(jī)械、材料等5個(gè)方面進(jìn)行認(rèn)真討論分析，得出影響標(biāo)書編寫效率低的10個(gè)末端因素，如圖3所示。

圖3 因果分析

6 確認(rèn)要因

小組成員根據(jù)樹(shù)圖，采取了現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查、驗(yàn)證和比較分析等方法，對(duì)影響投標(biāo)效率的10個(gè)末端因素進(jìn)行了逐個(gè)確認(rèn)，并編制了要因確認(rèn)表(見(jiàn)表2)，最終識(shí)別出兩個(gè)主要因素。

表2 末端原因確認(rèn)

7 制定對(duì)策

針對(duì)確認(rèn)出的要因，制定相關(guān)對(duì)策，見(jiàn)表3。

表3 對(duì)策

8 對(duì)策實(shí)施

根據(jù)對(duì)策表，逐項(xiàng)展開(kāi)活動(dòng)，每一項(xiàng)都有專人負(fù)責(zé)，明確時(shí)間。

8.1 對(duì)策一：將商務(wù)材料規(guī)范化

措施1:標(biāo)書編寫規(guī)范化，制定四張投標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化表格，詳見(jiàn)表4。

“四表”涵蓋了項(xiàng)目策劃—分工編寫—審查—備案的各方面，不僅規(guī)范化了投標(biāo)工作，還為今后中心開(kāi)展投標(biāo)工作打下基礎(chǔ)。

措施2：將商務(wù)標(biāo)材料歸類，建立9個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，詳見(jiàn)圖5。

九個(gè)水土保持投標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)分別為：企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)、企業(yè)資信證明庫(kù)、企業(yè)獲獎(jiǎng)證書庫(kù)、企業(yè)資質(zhì)證書庫(kù)、企業(yè)人員證書庫(kù)、水土保持榮譽(yù)庫(kù)、水土保持業(yè)績(jī)庫(kù)、業(yè)主評(píng)價(jià)證明庫(kù)、投標(biāo)相關(guān)文件庫(kù)。

措施3：組織專業(yè)人員管理水土保持投標(biāo)資料庫(kù)。

前兩年先由QC小組的4名成員負(fù)責(zé)管理水土保持投標(biāo)資料庫(kù)(見(jiàn)表4)，總結(jié)梳理相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，以后推廣到整個(gè)水土保持領(lǐng)域，由大家輪流對(duì)投標(biāo)資料庫(kù)進(jìn)行管理和補(bǔ)充完善。

表4 投標(biāo)資料庫(kù)的管理分工

8.2 對(duì)策二：將辦理手續(xù)標(biāo)準(zhǔn)化

措施1：開(kāi)會(huì)研討。

QC小組的成員來(lái)自公司多個(gè)部門，開(kāi)會(huì)研討如何簡(jiǎn)化辦理投標(biāo)手續(xù)，聽(tīng)取各方意見(jiàn)，提高辦事效率。

措施2：梳理流程。

編制商務(wù)標(biāo)涉及公司市場(chǎng)部、總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部和人力部4個(gè)部門，重要程序有9個(gè)：公司辦理投標(biāo)保證金審批表——借用資質(zhì)證書審批表—公司授權(quán)委托書存根—公司用印申請(qǐng)表—蓋公司鮮章，辦理法人簽章—辦理投標(biāo)保證金—公司借用財(cái)務(wù)相關(guān)資料審批表—辦理保函審批表—復(fù)印養(yǎng)老保險(xiǎn)對(duì)賬單，其中大項(xiàng)目還要辦理履約保函。

通過(guò)QC小組成員集思廣益，最終制定了水土保持標(biāo)書編制流程圖，見(jiàn)圖4。

圖4 水土保持標(biāo)書編制流程

9 效果檢查

表5為2011年6月水保中心投標(biāo)耗時(shí)情況統(tǒng)計(jì)。

表5 2011年6月水保中心投標(biāo)耗時(shí)統(tǒng)計(jì)

效益分析：通過(guò)小組開(kāi)展QC小組活動(dòng)，中心2011年6月投標(biāo)消耗平均時(shí)間為68工時(shí)，比目標(biāo)值縮短了28工時(shí)，超額完成了既定目標(biāo)，為水保中心提高了投標(biāo)效率，詳見(jiàn)圖5。

圖5 效果對(duì)比

10 鞏固措施

10.1 標(biāo)準(zhǔn)化措施

經(jīng)過(guò)QC小組討論，縮短標(biāo)書編訂時(shí)間的對(duì)策可以濃縮為“一、四、九”法，即“一圖、四表、九庫(kù)” 。

a.一圖：水土保持標(biāo)書編制流程控制圖。

b.四表：將辦理投標(biāo)手續(xù)標(biāo)準(zhǔn)化，制定4張投標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化表格(水土保持投標(biāo)項(xiàng)目策劃表SWCC-BS-01，水土保持投標(biāo)文件分工表SWCC-BS-02，水土保持投標(biāo)文件審查表SWCC-BS-03，水土保持投標(biāo)項(xiàng)目備案表SWCC-BS-04)。

c.九庫(kù)：建立9個(gè)水土保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)(企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)、企業(yè)資信證明庫(kù)、企業(yè)獲獎(jiǎng)證書庫(kù)、企業(yè)資質(zhì)證書庫(kù)、企業(yè)人員證書庫(kù)、水土保持榮譽(yù)庫(kù)、水土保持業(yè)績(jī)庫(kù)、業(yè)主評(píng)價(jià)證明庫(kù)、投標(biāo)相關(guān)文件庫(kù))。

10.2 鞏固情況

QC小組抽樣調(diào)查了中心2011年7～9月4個(gè)典型項(xiàng)目投標(biāo)文件的編寫效率，平均耗時(shí)62工時(shí)，鞏固效果良好。詳見(jiàn)表6、圖6。

表6 2011年7～9月水保中心標(biāo)書編制消耗工時(shí)統(tǒng)計(jì)

圖6 鞏固期效果對(duì)比

11 總結(jié)和下一步打算

小組本著以人為本的管理理念，充分發(fā)揮顧問(wèn)、專家及全體成員的聰明才智，學(xué)習(xí)并靈活運(yùn)用了PDCA的工作方法，在團(tuán)隊(duì)精神、質(zhì)量意識(shí)、進(jìn)度精神、改進(jìn)意識(shí)、進(jìn)取精神、QC統(tǒng)計(jì)工具運(yùn)用技巧等方面獲得了提升，詳見(jiàn)圖7。通過(guò)活動(dòng)，小組成員分工明確，完成了標(biāo)書編寫的規(guī)范化和投標(biāo)手續(xù)辦理的標(biāo)準(zhǔn)化，并通過(guò) “一圖、四表、九庫(kù)”的措施，從制度上和程序上規(guī)范化了標(biāo)書制作的過(guò)程，總結(jié)打印了公司投標(biāo)手續(xù)，大大提高了水土保持投標(biāo)效率，取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益。

圖7 自我評(píng)價(jià)雷達(dá)圖

今后，將繼續(xù)開(kāi)展QC小組活動(dòng)，再接再厲，不斷提高水土保持中心質(zhì)量管理水平。下一個(gè)課題名稱為：多元控制提高水土保持標(biāo)書編制質(zhì)量。

Shortening of Time for Preparing Water Conservation Tender

LI Xu-hui, XI Lin, LIU Fei Yellow River Survey Planning and Design Co., Ltd., Soil and Water Conservation Center QC Team

(YellowRiverEngineeringConsultingCo.,Ltd.,Zhengzhou450003,China)

QC team analyzes and discovers two causes from five aspects of labor, machine, material, method and environment protection in order to improve the efficiency of tender preparation. Four tender control table and nine databases are formulated aiming at reasons of complex materials in business tender. One flowchart is formulated aiming at reasons of complex tender procedures. Tender production process is standardized from system and procedure. Tender preparation standardization and tender procedure transaction standardization are completed through PDCA cycle. The above methods are summarized as ‘one figure, four tables and nine databases’, thereby greatly improving management level and working efficiency.

soil and water conservation; bid; tender preparation; one figure, four tables and nine databases

TV212

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1005-4774(2014)07-0073-05