山東省中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院圖書館實施“6S”管理的實踐與成效

文/山東省中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院 魏緒云 趙麗

一、背景

“6S”管理是一種起源于日本的現(xiàn)場管理模式。2019年3月，山東省中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院推行“6S”管理模式，全面規(guī)范醫(yī)院各部門的管理，實現(xiàn)管理規(guī)范化、服務(wù)精準化。依據(jù)“6S”管理框架，確定“6S”管理的核心要素為整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清潔（Seikesu）、規(guī)范（Standardize）、素養(yǎng)（Shitsuke）、安全（Safety）6個方面，并根據(jù)單位具體實際，分別被賦予不同的含義和目的。

山東省中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院圖書館以其館藏傳統(tǒng)與現(xiàn)代醫(yī)學(xué)、藥學(xué)、護理學(xué)、醫(yī)學(xué)人文、醫(yī)院管理學(xué)等領(lǐng)域的圖書、期刊、電子期刊等館藏資源，向臨床、護理等醫(yī)技人員以及醫(yī)學(xué)相關(guān)教師學(xué)生、醫(yī)院各層級管理人員等服務(wù)對象提供相關(guān)信息服務(wù)，為醫(yī)院發(fā)展提供重要信息支撐。因此，圖書館不僅是為醫(yī)護人員提供閱覽和信息服務(wù)的場所，還需搜集相應(yīng)最新信息以充實館藏資源，最大限度滿足醫(yī)護人員的專業(yè)信息需求。這就要求其在重視場所規(guī)范化建設(shè)的同時重視人員的素質(zhì)提升，以滿足規(guī)范化服務(wù)的要求。

以山東省中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院推行“6S”管理活動為契機，結(jié)合圖書館自身實際和“6S”管理的核心要素，以強化圖書館場所管理、規(guī)范工作人員工作流程、提高工作效率、提升圖書館環(huán)境舒適度為目標，通過剖析問題、制訂實施方案、細化實施過程，形成制度保持實施成果等。歷經(jīng)3年時間施行“6S”管理，圖書館管理水平和服務(wù)能力得到顯著提升。

二、“6S”管理在山東省中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院圖書館的實踐

分析基本情況、對照6方面核心要素的要求厘清問題，是制訂“6S”管理施行工作方案并分步驟實施的基礎(chǔ)。

（一）基本情況與存在的問題剖析。具體如下：

1.基本情況。該院圖書館館內(nèi)面積1 000多平方米，劃分為書庫、電子閱覽區(qū)和書刊閱覽區(qū)、辦公區(qū)等功能分區(qū)，電子閱覽區(qū)設(shè)置有24臺計算機檢索終端。現(xiàn)有工作人員5名。

圖書館藏有較為豐富的中西醫(yī)醫(yī)學(xué)文獻與工具書等實體與電子資源，包括藏書56 000多冊38 000多種。每年訂購中華系列、國外醫(yī)學(xué)系列、文摘系列、各地中醫(yī)院校學(xué)報、各地中醫(yī)藥、各地醫(yī)藥類期刊150種。數(shù)據(jù)庫資源主要包括中文期刊中國知網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫、博碩論文全文數(shù)據(jù)庫、學(xué)術(shù)會議論文全文數(shù)據(jù)庫，臨床操作規(guī)范數(shù)據(jù)庫（藥品數(shù)據(jù)庫、手術(shù)學(xué)數(shù)據(jù)庫、輔助檢查庫、疾病數(shù)據(jù)庫、循證證據(jù)庫等）。精選超星電子圖書數(shù)據(jù)庫、UpToDate臨床顧問外文數(shù)據(jù)庫等。根據(jù)工作計劃，2019年開始對圖書管理系統(tǒng)進行升級，更新為Interlid圖書館集群自動化管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)讀者線上查閱檢索館藏書刊信息、辦理圖書預(yù)約和續(xù)借、在線預(yù)覽館藏圖書等功能，提升圖書館服務(wù)手段和服務(wù)功能的現(xiàn)代化水平。

2.存在的問題。通過員工座談，征詢領(lǐng)導(dǎo)、專家和相關(guān)部門的意見，對照“6S”管理的要求，認為圖書館存在如下問題：圖書館內(nèi)物品結(jié)構(gòu)布局有待改善，物品擺放秩序需要調(diào)整，書庫、閱覽、辦公環(huán)境需要全面整改；由于歷史原因，館藏圖書分類標準存在不統(tǒng)一、不規(guī)范的現(xiàn)象；圖書排架格局和次序的科學(xué)性、合理性需進一步加強；圖書管理系統(tǒng)需要改進，圖書管理現(xiàn)代化、專業(yè)化服務(wù)能力需要提升，讀者借、還書服務(wù)方式與現(xiàn)代化管理要求有差距；部分無館藏價值的書刊需要報廢；電子資源更新不及時；工作制度、服務(wù)流程需要進一步改進和完善；工作人員素養(yǎng)以及安全意識需進一步提升等。

（二）“6S”管理實踐。針對存在的問題，按照醫(yī)院“6S”管理6方面核心要素的要求，明確圖書館施行“6S”的管理工作目標和總體要求；規(guī)范和美化圖書館館內(nèi)環(huán)境，全面提高圖書管理水平和讀者服務(wù)質(zhì)量，全面提升員工素養(yǎng)和安全服務(wù)意識；分步驟開展“6S”管理工作，強化員工的職業(yè)素養(yǎng)和安全意識，全面提升圖書服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

1.整理工作。目的是騰出空間、改善圖書館環(huán)境。本著“非必要，不保留”的原則，根據(jù)“經(jīng)常使用、偶爾使用、長期不用”等情況，對物品進行分類清理。對“長期不用”的物品，應(yīng)甄別其是否存在保留或館藏價值，并予以處理。

整理的范圍涉及書庫、閱覽室、辦公區(qū)，內(nèi)容包括藏書、過刊、現(xiàn)刊及書庫與閱覽區(qū)設(shè)施、文件夾、辦公桌椅、文件柜等設(shè)備設(shè)施，以及工作流程、規(guī)章制度等上墻懸掛內(nèi)容等。整理工作內(nèi)容主要包括：區(qū)分并標明圖書館書庫、閱覽室、辦公室等各功能分區(qū)；處理各功能分區(qū)不用或暫時不用的物品歸置于指定區(qū)域，包括無館藏價值的書刊；將待上架書刊歸置于指定區(qū)域；書架、閱覽與辦公桌椅、文件柜等設(shè)備設(shè)施以及電源線歸置有序；文件夾等辦公用品、用具擺放有序；清理各功能區(qū)內(nèi)的私人物品；統(tǒng)一整理、更新上墻內(nèi)容、規(guī)劃懸掛區(qū)域等。

整理的大量工作針對館藏圖書展開。借助于建設(shè)Interlid圖書館集群自動化管理系統(tǒng)的契機，對所有館藏書刊資源進行徹底系統(tǒng)的整理。清點所有館藏書刊資源，按館藏價值進行分類，列出詳細書目和冊數(shù)、出版日期、內(nèi)容摘要、借閱情況等，分類征詢相關(guān)業(yè)務(wù)處室意見，對部分書刊組織專業(yè)技術(shù)人員進行甄別確認，對認定具有館藏價值的圖書和合訂期刊，全部按照《中國圖書館圖書分類法》（第五版）分類標準分類號進行分類、編目，錄入新的管理系統(tǒng)，并重新排序、上架。同時，已有圖書借閱卡因新圖書管理系統(tǒng)投入運行而不再使用，經(jīng)逐一核對書刊借閱信息并將未還回書刊逐項錄入新的管理系統(tǒng)后，將其統(tǒng)一清理銷毀。對認定為無館藏價值的報紙、雜志、圖書進行登記清理，在確保圖書期刊賬目清晰完整的前提下，上報有關(guān)部門按規(guī)定集中報廢。

2.整頓工作。通過整頓，將各功能區(qū)內(nèi)部進行科學(xué)合理布局。以方便讀者借閱、閱覽，提高工作效率。將整理階段保留下來的物品，依照不同類型、用途分類歸置，排放整齊并進行標簽化標識，歸置后的物品應(yīng)具有整體感。對所有物品區(qū)分固定、移動與待處理物品實施“視覺管理”和“定位管理”，同類物品采用相同顏色標簽并編號，定位于指定位置。上墻內(nèi)容規(guī)范、形式統(tǒng)一、懸掛整齊，以保持環(huán)境的整齊、整潔。

書庫應(yīng)按照館藏圖書類別如中醫(yī)、西醫(yī)、合訂期刊、古籍、現(xiàn)刊等進行粗分類，以方便視覺管理。對分類、上架后的館藏書刊，按照圖書分類序號對其進行順序標示，以實現(xiàn)定位管理；對館藏期刊過刊合訂本，按照雜志類別與年號，標示定位于其所在的書架號與架層；對現(xiàn)刊雜志，按刊名英文首字母排列、分類排序并進行定位標示，以方便查閱。

對閱覽和辦公區(qū)，合理規(guī)劃并規(guī)整物品擺放。對閱覽室、辦公室可移動物品如桌椅進行分類、定位標示；對辦公桌上物品進行歸類、定位、整齊擺放；對所有辦公抽屜、文件柜等進行整理，標示貯藏物品類別；對辦公電腦和閱覽室計算機終端按使用功能進行分類標識；對電子閱覽室和辦公電腦連線等電源線進行規(guī)范集束、標示。同時繪制定置圖、書庫圖書指示圖等，并張貼在指定位置，保持圖、物相符；將工作制度、服務(wù)流程等，張貼于指定位置。保持上墻圖文字體、格式一致，形式統(tǒng)一。

3.清潔工作。對整理、整頓后的工作場所和公共區(qū)域，包括圖書館書庫書架、閱覽區(qū)及辦公區(qū)桌椅、電腦設(shè)備、文件櫥柜及門窗、地面、天花板等可見表面以及隱蔽部分進行全面、徹底清潔打掃，特別關(guān)注墻角、設(shè)備設(shè)施頂?shù)酌鎱^(qū)域。

清潔工作是“6S”施行管理的重要抓手，是保持各功能區(qū)整體環(huán)境的關(guān)鍵，必須制度化進行。為此，圖書館制定了清潔標準、規(guī)定了清潔周期、明確了清潔對象和清潔重點等并認真執(zhí)行，以保持書庫書刊整潔、書排架潔凈有序，閱覽、辦公區(qū)整齊干凈，窗明幾凈，為讀者借閱、查詢、閱覽、提供舒適、清新的環(huán)境。

4.規(guī)范工作。通過制定制度，落實工作責(zé)任制等舉措，動態(tài)保持“整理、整頓、清潔”工作成果是施行“6S”管理的關(guān)鍵。圖書館明確了各區(qū)域維護“整理、整頓、清潔”成果的責(zé)任人，明確了書刊借閱、書刊和電子信息資源訂購、新書編目、信息咨詢服務(wù)等各項工作的責(zé)任分工，實現(xiàn)了各功能區(qū)域均有專人負責(zé)、各項工作均有專人對接。同時，根據(jù)醫(yī)護人員的閱讀需求以及館藏資源實際，修訂完善書刊借閱和信息服務(wù)制度，積極、主動、精準地為讀者提供書刊借閱和信息資源服務(wù)；建立前沿醫(yī)學(xué)技術(shù)發(fā)展動態(tài)追蹤機制，專人專責(zé)收集并定期匯編相關(guān)醫(yī)學(xué)、藥學(xué)等最新發(fā)布的成果信息，供特定醫(yī)護人員選擇閱讀；構(gòu)建依托OA系統(tǒng)提交書刊信息資源采購意向的流程，并指定專人負責(zé)相關(guān)信息采集；完善書刊信息資源采購、入庫制度，確保及時準確地按照需求采購圖書和電子信息資源，定期更新數(shù)據(jù)庫。

制定檢查考評標準并進行定期評估，及時整改存在的不足。按照醫(yī)院“6S”管理規(guī)定，制作工作人員任務(wù)板和去向板并定期維護，強化日常管理，規(guī)范員工日常工作行為。通過這些措施，逐步強化圖書館規(guī)范化管理。

5.素養(yǎng)養(yǎng)成。提升員工素養(yǎng)是施行“6S”管理的保障。通過“6S”管理的實踐，培植員工自覺養(yǎng)成按制度辦事、主動作為的良好行為習(xí)慣，擯棄不合規(guī)范的言行和不良慣性思維方式，持續(xù)提升員工職業(yè)素養(yǎng)。

圖書館員工素養(yǎng)養(yǎng)成應(yīng)注重以下幾方面的工作：一是強化員工自覺遵守醫(yī)院和圖書館的各項規(guī)章制度，自覺履行圖書館施行“6S”管理的各項工作要求，確保各項工作職責(zé)得到高質(zhì)量落實。二是要求員工自覺按照醫(yī)院對職工的統(tǒng)一要求規(guī)范儀容儀表，按規(guī)定著裝并佩戴胸牌，遵守圖書館員工的禮儀規(guī)則；通過開展豐富多樣的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使員工深刻理解醫(yī)院的“6S”管理要求以及實施辦法和措施，通過與醫(yī)院“6S”管理辦公室專家座談交流、到其他科室參觀取經(jīng)以及圖書館員工自己組織研討，不斷提高駕馭“6S”管理各核心要素的能力。三是積極參加醫(yī)院和圖書館組織的集體活動、文體活動等，不斷提高員工的集體榮譽感。

素養(yǎng)的提升是一個潛移默化、循序漸進的過程，需要在培訓(xùn)學(xué)習(xí)和實踐中不斷自我完善。通過不斷查找存在的不足，對不符合“6S”管理的要求或細節(jié)進行持續(xù)整改糾正，在日積月累中將“6S”管理理念嵌入員工日常行為和服務(wù)工作中。

6.樹牢安全底線。在“6S”管理核心要素中，安全作為一個獨立環(huán)節(jié)，其重要性不言而喻。圖書館屬于公共場所，也是重點安全防范單位。其安全防范內(nèi)容主要包括防止火災(zāi)、水電事故、書刊等跌落傷人，以及書刊與電子信息資源的安全存儲、存儲介質(zhì)的安全運行等。安全防范能力建設(shè)主要涉及人的安全意識和安全物資的防范保障能力。圖書館應(yīng)通過查找安全漏洞，有針對性地采取預(yù)防措施，建強人防和技防能力。開展的工作主要包括：制定圖書館安全管理制度，開展員工安全管理教育培訓(xùn)，制定應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置程序，開展應(yīng)急處置演練，持續(xù)強化員工安全第一的理念，不斷提高安全防范意識。組織全體員工共同排查各功能區(qū)安全隱患，并及時采取相應(yīng)預(yù)防措施。通過排查，撤換不符合規(guī)范或超期運行的水電線路，更新過期相關(guān)滅火設(shè)備，配齊書庫照明裝置，規(guī)劃緊急疏散路徑并標示疏散路徑引導(dǎo)，消除易跌落書刊物資存放方式，清除可能存在安全隱患。規(guī)范對書庫藏書環(huán)境的控制，配齊書庫溫濕環(huán)境檢測以及空氣流通控制設(shè)備，確保藏書溫濕環(huán)境適宜，加強對館藏圖書的保護。建立電子資源存儲介質(zhì)保護方案，配備專業(yè)保存設(shè)備，實施定期備份制度，以確保資源的存儲安全。修訂并規(guī)范有關(guān)設(shè)備設(shè)施如終端電腦、水源、電源、門窗的巡檢與開閉制度，責(zé)任到人。做到安全事項事事時時有人管、有法管。

（三）“6S”管理實施成效。通過認真落實“整理、整頓、清潔、規(guī)范、素養(yǎng)、安全”“6S”管理要素要求，圖書館總體面貌、工作環(huán)境、工作秩序、工作手段、服務(wù)能力、工作人員精神面貌等方面都得到了顯著改善。通過梳理完善相關(guān)規(guī)章制度、規(guī)范化操作流程，明確責(zé)任分工，圖書館館藏資源和信息服務(wù)實現(xiàn)了規(guī)范化、標準化、流程化，成效顯著。通過工作人員學(xué)習(xí)和實踐“6S”管理各要素全過程，員工素養(yǎng)得到顯著提升，儀態(tài)儀表得當、行為規(guī)范，工作狀態(tài)得到顯著改善。對讀者需求的把握、對醫(yī)學(xué)、藥學(xué)前沿研究成果信息的把握以及依托館藏書刊資源和電子資源服務(wù)讀者的能力得到顯著提升，圖書館履行學(xué)術(shù)職能、教育職能、信息服務(wù)職能的能力得到進一步提高。

圖書館施行“6S”管理取得的成效，得到了山東省中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院“6S”管理辦公室的高度認可，并于2022年通過評估驗收。這將是該圖書館實施規(guī)范化管理的新起點。

三、結(jié)語

“6S”管理6個核心要素是一個整體，但各自作用又不同?！罢怼笔腔A(chǔ)，是實施“6S”管理的“開局”性工作，決定其能否順利實施；整頓則是實施“6S”管理的重點，決定其總體效果；清潔則是實施“6S”管理的抓手，對前兩項工作起到鞏固作用；規(guī)范則是實施“6S”管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，決定其質(zhì)量；素養(yǎng)養(yǎng)成則是實施“6S”管理的保障，決定其可持續(xù)性；安全則是實施“6S”管理的底線，也是圖書館工作的底線。

山東省中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院圖書館將“整理、整頓、清潔、規(guī)范、素養(yǎng)、安全”的要素要求持續(xù)融入日常工作中，積累的經(jīng)驗和做法值得總結(jié)：一是施行“6S”管理之前，要有充分的準備。員工要熟知“6S”管理的要素要求和具體內(nèi)容，圖書館館長要高度重視并制訂好施行“6S”管理的工作計劃，設(shè)立總體目標與階段目標，明確推行步驟，漸序推進，不斷完善。二是要在員工中培植“6S”管理理念，形成思想自律、行動自覺，并長期堅持。三是要加強內(nèi)部督導(dǎo)與監(jiān)督檢查，及時總結(jié)好的做法并予以固定形成制度、發(fā)現(xiàn)存在的不足和問題提出改進措施，動態(tài)改進。好的經(jīng)驗和做法，不僅促進了我院圖書館管理水平和業(yè)務(wù)能力的全方位提升，同時也為同類圖書館開展“6S”管理實踐提供了可參考的案例。